Email log giúp theo dõi các email được gửi từ trang web WordPress của doanh nghiệp đến người dùng. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định và khắc phục sự cố, cũng như kiểm tra tình trạng của các thông báo email. Trong bài viết này, Vietnix sẽ hướng dẫn 4 bước thiết lập email log trong WordPress đơn giản và hiệu quả.
Tại sao cần phải thiết lập email log trong WordPress?
Dù bạn quản lý một website doanh nghiệp nhỏ trên WordPress hay vận hành một shop bán hàng online trên WooCommerce, WordPress chắc chắn sẽ tự động gửi nhiều loại email thông báo đến người dùng. Với một trang web WordPress cơ bản, các email thông báo này sẽ gồm có email đặt lại mật khẩu, thông báo tài khoản mới, cập nhật mật khẩu, bình luận từ người dùng, và các cập nhật liên quan đến WordPress.
Nếu bạn đang vận hành một shop bán hàng online, thì email là cực kỳ quan trọng. WooCommerce sẽ thường xuyên gửi các email như biên lai, thông tin đơn hàng, thông báo đơn hàng mới và các cập nhật tài khoản đến người dùng.
Rõ ràng, việc quản lý thông báo qua email là yếu tố không thể thiếu để website hoạt động ổn định và cung cấp trải nghiệm người dùng tốt nhất. Để đảm bảo các email này không chỉ đến đúng người nhận mà còn tránh bị đánh dấu là thư rác, việc sử dụng dịch vụ SMTP uy tín là lựa chọn tối ưu. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xem hướng dẫn của Vietnix về 5 cách sửa lỗi WordPress không gửi email.
Ngoài ra, bạn cũng sẽ muốn xem email nào đã được gửi cho người dùng nào. Email log cho phép lưu giữ bản ghi hoạt động email, điều này rất hữu ích trong một số trường hợp. Sau đây là một số ví dụ về email log có thể giúp ích:
- Đảm bảo các email thông báo được gửi đúng thời gian.
- Kiểm tra hoạt động của plugin contact form trong WordPress.
- Kiểm tra xem các email gửi từ plugin có đang hoạt động hay không.
- Theo dõi các hoạt động của người dùng qua email log.
- Theo dõi hoạt động người dùng nếu bạn quản trị một trang web membership, hoặc bán các khóa học online.
- Lưu trữ bản ghi về đơn đặt hàng, biên lai và thông báo đến khách hàng trong WooCommerce.
4 bước để thiết lập email log trong WordPress dễ dàng
Bước 1. Cài đặt và thiết lập plugin WP Mail SMTP
Đầu tiên, cài đặt và kích hoạt plugin WP Mail SMTP. Plugin này cho phép doanh nghiệp gửi email bằng bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ SMTP nào, bao gồm Gmail, Outlook, SendGrid, Amazon SES… Để biết thêm chi tiết, bạn có thể làm theo hướng dẫn của Vietnix về cách cài đặt plugin WordPress, hoặc xem video hướng dẫn sau đây:
Sau khi kích hoạt, hãy truy cập vào trang WP Mail SMTP > Settings để thực hiện cấu hình cho plugin này. Đầu tiên là nhập license key. Bạn có thể tìm thấy license key trong tài khoản trên website WP Mail SMTP.
Sau đó nhấn vào button ‘Verify’. Kế đến, cuộn xuống phần Mailer và chọn phương thức gửi email trên WordPress. WP Mail SMTP tương thích với mọi dịch vụ SMTP. Phần mềm này cung cấp các tùy chọn cấu hình đơn giản cho các nhà cung cấp dịch vụ SMTP phổ biến như SendLayer, SMTP.com, Gmail, Outlook, Brevo, Mailgun, SendGrid, Amazon SES, cũng như các dịch vụ SMTP khác.
Chọn mailer mong muốn và bạn sẽ thấy một hướng dẫn chỉ cách thiết lập mailer đó. Mailer PHP là tùy chọn mặc định, nhưng Vietnix khuyến khích không nên sử dụng bởi mailer này không đáng tin cậy. Đa số các máy chủ lưu trữ WordPress không được cấu hình đúng cho email, nên việc sử dụng mailer PHP có thể khiến email không đến được người dùng hoặc bị đưa vào mục thư rác.
Để đảm bảo hiệu suất gửi email tốt nhất, bạn nên sử dụng các nhà cung cấp SMTP như SendLayer, SMTP.com hoặc Brevo. Nếu chọn tùy chọn ‘Other SMTP‘, bạn sẽ cần cung cấp thông tin cấu hình SMTP từ trang web của nhà cung cấp dịch vụ SMTP của mình.
Dưới đây là nhưng thông tin cấu hình SMTP bạn cần cung cấp:
- SMTP Host: Địa chỉ máy chủ SMTP, thường sẽ trông giống: smtp.yoursmtpserver.com.
- Encryption: Thường là SSL hoặc TLS.
- SMTP Port: Thông thường là 465.
- Authentication: Bật xác thực.
- Username: Tên người dùng được cung cấp bởi dịch vụ SMTP. Thông thường, đó là địa chỉ email của bạn.
- Password: Mật khẩu dịch vụ SMTP.
Sau khi nhập thông tin xác thực, đừng quên nhấp vào ‘Save Settings‘ để lưu cài đặt.
Bước 2. Kích hoạt tính năng email log
Ở trang cài đặt của plugin, hãy chuyển qua tab ‘Email log‘ và chọn checkbox bên cạnh tùy chọn ‘Enable log‘.
Tùy chọn Email Log sẽ lưu thông tin chung và thông tin khắc phục sự cố về từng email, bao gồm ngày giờ, chủ đề, trạng thái email, địa chỉ email của người gửi và người nhận, BCC và CC cũng như các file đính kèm. Ngoài ra, plugin còn cho phép kích hoạt email log WordPress toàn diện. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc kỹ trước khi bật tính năng này, vì toàn bộ nội dung email, bao gồm thông tin nhạy cảm đều được lưu vào database WordPress dưới dạng văn bản.
Bước 3. Kiểm tra cài đặt plugin WP Mail SMTP
Đầu tiên, truy cập WP Mail SMTP > Tools và chuyển sang tab ‘Email test‘.
Để kiểm tra xem plugin này có hoạt động không, hãy nhập địa chỉ email và nhấn vào ‘Send email‘. Plugin sẽ ngay lập tức gửi một email thử nghiệm đến địa chỉ đã cung cấp. Sau đó, bạn sẽ thấy trạng thái của email trên màn hình.
Bạn có thể xem thêm bài viết sau của Vietnix:
Bước 4. Xem lại email log trong WordPress
Bạn có thể xem lại email log bất kỳ lúc nào mà không cần phải rời khỏi admin area của WordPress. Truy cập WP Mail SMTP > Email Log, một nhật ký với danh sách các mục kể từ khi bật email log sẽ xuất hiện.
Để xem chi tiết các mục, hãy di chuột qua mục đó rồi nhấp vào link ‘View‘ nằm bên dưới. Thao tác này sẽ mở mục email log với chế độ xem chi tiết.
Với tính năng tìm kiếm, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các mục theo địa chỉ email, chủ đề, header hoặc nội dung (nếu nhật ký nội dung được bật). Bạn cũng có thể xóa các mục cũ trong email log bằng cách nhấp vào link ‘Delete‘ dưới mỗi mục. Để xóa nhiều mục cùng lúc, cần chọn từng email, sau đó chọn ‘Bulk actions‘ từ menu dropdown và chọn ‘Delete‘. Cuối cùng nhấp vào ‘Apply ‘để xác nhận.
Nếu cần phân tích email log cẩn thận hơn hoặc tạo báo cáo có khả năng gửi thì bạn có thể xuất email log sang phần mềm spreadsheet hoặc dịch vụ email marketing yêu thích của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng gửi lại một email bị lỗi.
WP Mail SMTP Pro cho phép người dùng xem thông tin về khả năng gửi email dưới dạng biểu đồ như theo dõi số lượng email đã được gửi, mở và nhấp mỗi ngày. Điều này cực kỳ hữu ích cho người dùng WooCommerce.
Theo dõi hiệu suất của các chiến dịch hoặc bản tin newsletter một cách nhanh chóng và dễ dàng. Các bản ghi bao gồm số lần mở và nhấp vào mỗi chủ đề email. Nhấp vào button ‘Graph‘ để xem biểu đồ trực quan về hiệu suất của email cụ thể.
WP Mail SMTP sẽ gửi cho bạn một báo cáo thống kê hiệu suất email hàng tuần, cung cấp cái nhìn tổng quan hữu ích về các số liệu như tỷ lệ mở, nhấp và phản hồi. Báo cáo sẽ được gửi qua email đến địa chỉ đã cung cấp.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau:
Lời kết
Vietnix hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu cách thiết lập email log trong WordPress. Nếu muốn biết thêm về hướng dẫn email WordPress, bạn có thể xem thêm các bài viết cách gửi email tự động trong WordPress, hoặc 3 cách đổi tên người gửi trong email WordPress gửi đi. Chúc bạn thành công và đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để đội ngũ admin của Vietnix có thể hỗ trợ nhanh nhất.
