Mail Server là gì? Những điều cần biết khi thuê Mail Server

Các doanh nghiệp thường chọn Mail Server làm công cụ quản lý và lưu trữ thư điện tử, bởi tính linh hoạt và tiện dụng của chúng. Nhưng muốn sử dụng Mail Server hiệu quả thì người dùng cần hiểu được bản chất Mail Server là gì? Bài viết dưới đây của Vietnix sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết nhất về Mail Server.

Mail Server là gì?

Mail Server, hay còn được gọi là Email Server là một hệ thống máy chủ được cấu hình riêng dựa trên tên miền của doanh nghiệp hoặc tổ chức để thực hiện việc gửi và nhận thư điện tử. Ngoài chức năng chính này, doanh nghiệp cũng sử dụng Mail Server như một phương tiện để quản lý truyền thông nội bộ, giao tiếp qua thư tín hay thực hiện các giao dịch thương mại một cách chuyên nghiệp. Email Server đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hiệu suất của doanh nghiệp, đảm bảo an toàn thông tin, khả năng khôi phục dữ liệu cao và thực hiện các thao tác nhanh chóng. 

Mail Server chia sẻ một số thông số kỹ thuật giống như các loại Server thông thường khác, bao gồm RAM, CPU và Storage. Bản chất của Mail Server giống như Dedicated Server (Server riêng) hoặc Cloud Server (Server điện toán đám mây). Tuy nhiên, có một điểm khác biệt như: có thể thuê máy chủ ảo hoặc máy chủ vật lý để phục vụ nhiều mục đích khác nhau, trong khi Mail Server thường được sử dụng để trao đổi và nhận thư điện tử.

Ngoài các thông số cơ bản, Email Server còn liên quan đến các yếu tố email như Email Account, Mail List, Email Forwarder,… Hiện nay có nhiều nhà cung cấp cung cấp Mail Server miễn phí để người dùng trải nghiệm và sử dụng dịch vụ.

Cách thức hoạt động Mail Server

Để có thể hoạt động mượt mà và ổn định, Mail Server sẽ dựa trên 2 giao thức dưới đây:

1. Outgoing Mail Server

Outgoing Mail Server, hay còn được biết đến là Mail Server gửi đi, sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). SMTP là một giao thức dễ sử dụng cho việc dịch chuyển mail để giao tiếp với các Server từ xa. Đặc biệt, người dùng có khả năng gửi nhiều mail cùng một lúc đến các Server khác nhau khi sử dụng SMTP.

2. Incoming Mail Server

Incoming Mail Server hoạt động thông qua 2 hình thức như sau:

• POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): Mang email đến lưu tại máy tính có Mail Client, hầu hết là nội bộ máy tính của người dùng bằng những ứng dụng email phổ biến như Outlook, Mac Mail hoặc Windows Mail,…

• IMAP (Internet Message Access Protocol): Hình thức này được đánh giá là phức tạp hơn POP3, cho phép nhiều client cùng lúc kết nối tới một Mailbox. Tại Mailbox, email sẽ được sao chép đến máy client, bản gốc của email luôn được giữ lại ở Mail Server.

Có thể bạn quan tâm:

Những tính năng nổi bật của Mail Server là gì?

Dưới đây là loạt tính năng nổi bật mà Mail Server đem đến cho người dùng:

• Thực hiện quá trình gửi và nhận email dễ dàng bằng Internet với tên miền cụ thể của doanh nghiệp và tổ chức.
• Tránh được tình trạng email spam, chứa virus hoặc mã độc.
• Thông tin nội bộ được bảo mật hoàn toàn.
• Dễ dàng tùy chỉnh dung lượng tối đa cho người dùng riêng biệt ở Mail Server.
• Thuận tiện trong việc quản lý tất cả nội dung email của các người dùng trên cùng hệ thống.
• Tùy chỉnh được chức năng sao lưu dữ liệu tự động. Luôn giữ được những thông tin cần thiết.
• Khả năng tùy chỉnh chức năng sao lưu dữ liệu tự động, giúp người dùng luôn giữ được những thông tin quan trọng và đề phòng trước các sự cố mất dữ liệu.

Lợi ích khi sử dụng Mail Server

Hiện nay, vấn đề liên quan đến spam email, email chứa mã độc,… gây mất mát dữ liệu đang là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Với khả năng đảm bảo an toàn cho dữ liệu, Mail Server đang nhận được đánh giá cao và mang lại nhiều lợi ích quan trọng như sau:

• Nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín trong mắt khách hàng từ việc tạo email dựa trên tên miền doanh nghiệp.
• Cung cấp nhiều tính năng nổi trội dành cho email doanh nghiệp và nâng cao tính bảo mật.
•  Người dùng có khả năng truy cập email từ mọi thiết bị và mọi nơi nhờ vào khả năng đồng bộ hóa dữ liệu và tính linh động cao.
• Dễ dàng tùy chỉnh và cấu hình những tính năng khác nhau theo nhu cầu.
• Hỗ trợ ngăn chặn spam hoặc virus rất hiệu quả.
• Không gian lưu trữ lớn và riêng biệt giúp dữ liệu được an toàn tuyệt đối.
• Tích hợp giao thức SSL làm gia tăng tính bảo mật.
• Dùng IP riêng biệt từ đó tránh được tình trạng bị vào blacklist không rõ lý do.

Phân loại Mail Server phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có 2 loại Mail Server được đông đảo người dùng lựa chọn bao gồm: Mail Server Microsoft – Google và Mail Server độc lập.

1. Mail Server Microsoft – Google là gì?

Mail Server của Microsoft và Google là những dịch vụ email lớn và uy tín trên thị trường. Cả hai đều nổi tiếng với quy mô lớn, hệ thống bảo mật cao cấp và tính năng đa dạng. Mặc dù giá Mail Server từ Microsoft hoặc Google có thể cao hơn so với các dịch vụ khác, nhưng đối với người dùng, đó là một khoản đầu tư đáng giá. Bạn sẽ có khả năng quản lý dữ liệu một cách dễ dàng và an toàn. Ngoài ra, Mail Server của Microsoft và Google còn tích hợp nhiều tiện ích và tính năng ưu việt khác, giúp người dùng sử dụng email trực tuyến thuận lợi và linh hoạt hơn.

2. Mail Server độc lập là gì?

Mail Server độc lập là hệ thống Email Server được cấu hình riêng cho các tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) phải xử lý một lượng lớn thư điện tử. Điều này đặt ra yêu cầu cao về khả năng kiểm soát và linh hoạt vượt trội hơn so với các dịch vụ email thông thường.

Mail Server độc lập được trang bị nhiều tính năng cần thiết cho việc gia tăng hiệu suất và kiểm soát ở những hoạt động có quy mô lớn như:

• Hỗ trợ đồng bộ hóa Outlook.
• Cung cấp khả năng quản lý hệ thống email từ xa.
• Tích hợp Webmail và công cụ quản trị website nâng cao hơn.
• Hỗ trợ kết nối cơ sở dữ liệu.

Các thuật ngữ thường được sử dụng trong Mail Server

Xoay quanh Mail Server có rất nhiều thuật ngữ liên quan và phổ biến như:

• TLS Mail Server.
• SASL Mail Server.
• Webmail.
• SMTP-IN Queue.
• Local Queue.
• Local Mailboxes.
• Email Authentication.
• Mail Exchanger Record (MX).

TLS Mail Server là gì?

TLS (Transport Layer Security) có nghĩa là bảo mật tầng truyền tải. TLS vận hành kèm với tầng ổ bảo mật SHL (Secure Sockets Layer), với mục đích là cung cấp cách thức vận chuyển mã hóa dành cho đăng nhập được chứng thực của SASL (Simple Authentication and Security Layer).

SASL Mail Server là gì?

SASL (Simple Authentication and Security Layer) là một lớp xác thực và bảo mật đơn giản dùng để xác thực người dùng. Đầu tiên, SASL sẽ thực hiện xác thực, tiếp theo là TLS sẽ cung cấp vận chuyển mã hoá dữ liệu đã xác thực.

Webmail là gì?

Webmail có nghĩa là email trên nền trang web. Bạn có thể dễ dàng bắt gặp Webmail như: Hotmail, Gmail, hay Yahoo Mail. Với Webmail người dùng có thể truy cập email mọi nơi mọi lúc.

SMTP-IN Queue là gì?

Trước khi thư được phân tán đến Local Queue hay Remote Queue, giao thức SMTP sẽ tiến hành sao lưu tất cả thư điện tử gửi đi từ hệ thống Email Server của doanh nghiệp tại SMTP-IN Queue. Đồng nghĩa với SMTP-IN Queue cũng giống như một kho lưu trữ thông tin thư từ trước thời điểm thư được gửi đi.

Local Queue là gì?

Hệ thống sẽ tiến hành phân loại, sắp xếp thư lại theo một thứ tự nhất định sau khi tiếp nhận được thư. Tiếp đó sẽ là quá trình chuyển thư vào hộp thư của người nhận. Việc sắp xếp và phân phối trên được gọi là Local Queue.

Nhằm nâng cao tính bảo mật và hệ thống Email Server luôn được an toàn, trước khi thư được đến với người dùng, Local Queue và Remote Queue sẽ thực hiện quét virus, tiếp đến là rà soát spam để chất lượng thư gửi đi luôn tốt và an toàn nhất. Điều này phần nào giúp các Email Server không bị blacklist cho vào danh sách IP Spam.

Local Mailboxes là gì?

Local Mailboxes được gọi là hộp thư của những Account có đăng kí tài khoản tại Mail Server của doanh nghiệp.

Email Authentication là gì?

Email Authentication là một tính năng được dùng trong việc xác nhận danh tính của các users khi họ truy cập vào hộp thư email. Email Authentication hỗ trợ người dùng bảo mật thông tin cá nhân trên thư của chính mình. Nói dễ hiểu, tính năng này giống như một loại email dự phòng. Trong trường hợp quên mật khẩu của Mail Server, bạn được phép sử dụng email để lấy lại mật khẩu một cách dễ dàng.

Mail Exchanger Record (MX) là gì?

MX Record thực hiện việc dẫn đường cho email đến với Mail Server. Thông thường, MX Record sẽ được đi kèm theo một A record và trỏ đến địa chỉ IP thuộc Mail Server. Sẽ có một thông số pref gồm giá trị số dùng để thể hiện mức độ ưu tiên cho những Mail Server. Theo đó, giá trị pref càng thấp thì mức độ ưu tiên sẽ càng cao.

Nên đăng ký Mail Server ở đâu?

Với mong muốn mang đến cho người dùng những trải nghiệm chất lượng về Mail Server, các nhà cung cấp dịch vụ luôn không ngừng phát triển nâng cấp hệ thống, đảm bảo quá trình gửi và nhận thư luôn được ổn định. Lựa chọn một nhà cung cấp uy tín là yếu tố quan trọng hàng đầu cho những doanh nghiệp có ý định sử dụng Email Server. Theo đó, bạn nên ưu tiên chọn những nhà cung cấp có nhiều kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực Hosting, VPS, Server,… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp được hưởng những lợi ích về mặt hỗ trợ kỹ thuật và tính năng nổi bật từ Email Server.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu sử dụng mail số lượng lớn thì Email Doanh Nghiệp của Vietnix chính là một trong những lựa chọn không thể bỏ qua. Đây là dịch vụ dành cho các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu dùng email tên miền riêng nhằm gia tăng tính bảo mật, nâng cao uy tín và chuyên nghiệp.

Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu gửi và nhận email không lớn, có thể tận dụng các dịch vụ Mail Server miễn phí để tiết kiệm chi phí. Các dịch vụ này thường cung cấp một lượng email nhất định mỗi ngày hoặc mỗi tháng mà không yêu cầu chi phí đăng ký. Tuy nhiên, khi nhu cầu tăng lên, việc chuyển sang các gói trả phí là lựa chọn tối ưu để có nhiều tính năng và khả năng sử dụng cao hơn.

Dưới đây là một số dịch vụ Mail Server miễn phí mà bạn có thể tham khảo:

1. Gmail SMTP Server

Gmail miễn phí là một trong những dịch vụ Mail Server nổi tiếng nhất thế giới và cung cấp khả năng sử dụng như một SMTP Server để gửi email. Tài khoản Gmail miễn phí có thể gửi tối đa 500 email/24 giờ, trong khi tài khoản Google Workspace trả phí có thể gửi tối đa 2000 email/24 giờ.

2. SparkPost

SparkPost nổi bật với khả năng thống kê chi tiết về số liệu email, tỷ lệ mở và xem thư trong các chiến dịch email. Điều này giúp người dùng phân tích và tối ưu hóa chiến lược marketing của mình dễ dàng. 

3. SendGrid

SendGrid có API toàn diện, dễ tích hợp vào các ứng dụng, cho phép gửi tối đa 100 email/ngày mà không tốn chi phí. Nếu có nhu cầu sử dụng gia tăng, bạn có thể chọn các gói trả phí với số lượng email lên đến 1.500.000 email/tháng.

4. Elastic Email

Elastic Email phù hợp cho những ai tìm kiếm giải pháp Email Marketing toàn diện. Dịch vụ này cung cấp nhiều mẫu email đa dạng cho mọi lĩnh vực, kèm theo tính năng tự thiết kế Email Marketing thông qua giao diện kéo thả linh hoạt. Ngoài ra, Elastic Email còn hỗ trợ các tính năng tự động hóa (automation), báo cáo và khảo sát trực tuyến,.. làm thu hút sự chú ý của người dùng.

5. Maildocker

Maildocker được nhiều người sử dụng nhờ giao diện quản trị đẹp mắt và thân thiện. Dịch vụ này cung cấp thống kê chi tiết về quá trình gửi và hiệu suất email, bao gồm số lượng đã gửi, đã đọc, thời gian nhấp, giỏ hàng,… đem lại trải nghiệm chi tiết cho người dùng.

Bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ Mail Server miễn phí:

Hướng dẫn cách cài đặt Mail Server

Để cài đặt Mail Server bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Đăng nhập SSH trên máy chủ.
• Bước 2: Cập nhật gói hệ thống.
• Bước 3: Cài đặt curl và git.
• Bước 4: Tải xuống Docker.
• Bước 5: Tải xuống các thành phần Docker.
• Bước 6: Cập nhật quyền Docker thành tệp thực thi.
• Bước 7: Đảm bảo umask của bạn bằng 0022.
• Bước 8: Thay đổi vào thư mục / opt.
• Bước 9: Tải xuống tệp Mailcow.
• Bước 10: Thay đổi thành thư mục Mailcow.
• Bước 11: Tạo tệp cấu hình.
• Bước 12: Kéo hình ảnh.

Bạn có thể tham khảo chi tiết hướng dẫn cài đặt Mail Server tại:

Cấu hình Mail Server

Để có thể gửi và nhận email thông qua tên miền riêng, bạn cần thực hiện cấu hình Mail Server. Dưới đây là các bước hướng dẫn thực hiện cấu hình Mail Server:

• Chọn loại mail server: Bạn có thể chọn giữa hai loại phổ biến: POP3 và IMAP. Trong đó, POP3 tải email về máy tính và lưu trữ chúng ở đó, còn IMAP cho phép bạn truy cập email trực tiếp trên máy chủ và đồng bộ hóa chúng qua nhiều thiết bị.
• Chọn tên miền và DNS: Tạo bản ghi MX trong cài đặt DNS để đảm bảo tên miền được cấu hình để trỏ đến mail server. 
• Chọn phần mềm mail server phù hợp với nhu cầu: Có một số phần mềm Mail Server phổ biến như Microsoft Exchange Server, Postfix, Sendmail và Dovecot (cho IMAP/POP3). 
• Cấu hình mail server: Bạn hãy cài đặt và cấu hình phần mềm đã chọn trên máy chủ của mình, bao gồm cấu hình địa chỉ IP của máy chủ, port sử dụng cho giao thức email (chẳng hạn như port 25 cho SMTP), xác thực và bảo mật, quản lý danh bạ và tài khoản email,…
• Tạo tài khoản email: Thêm tài khoản email cho người dùng bằng cách nhập thông tin như tên người dùng, mật khẩu và địa chỉ email. Thông thường, bạn có thể thực hiện điều này qua giao diện quản trị của mail server.
• Cài đặt ứng dụng email: Để sử dụng mail server, bạn cần cấu hình ứng dụng email trên máy tính hoặc thiết bị di động. Thông thường, người dùng chỉ cần nhập địa chỉ mail server, tên người dùng, mật khẩu và port tương ứng.
• Kiểm tra kết nối và gửi/nhận email: Sau khi cấu hình, hãy thử gửi và nhận email để đảm bảo rằng mail server hoạt động đúng cách và ổn định.
• Cấu hình bảo mật: Bạn cũng cần cấu hình các biện pháp bảo mật như SSL/TLS để bảo vệ giao tiếp email giữa máy tính và mail server.
• Sao lưu và bảo vệ dữ liệu: Bạn cần thực hiện sao lưu dữ liệu email định kỳ để đảm bảo an toàn thông tin quan trọng. Bảo vệ mail server khỏi các cuộc tấn công bằng cách cập nhật và theo dõi các biện pháp bảo mật thường xuyên..

Lời kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về dịch vụ Mail Server, cũng như những lợi ích to lớn mà chúng mang đến cho người dùng. Hy vọng sau khi đọc bài viết, bạn có thể tích lũy thêm nhiều kiến thức về Email Server và áp dụng cho việc quản lý, lưu trữ, gửi email,… một cách hiệu quả nhất.