Email được xem là một công cụ không thể thiếu dùng để trao đổi thông tin công việc của hầu hết người dùng hiện nay. Những cái tên như Gmail, Yahoo mail hay Zoho Mail… dần trở nên quen thuộc, nhưng Webmail vẫn còn khá xa lạ với nhiều người. Vậy Webmail là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Vietnix.
Webmail là gì?
Webmail là ứng dụng cho phép quản lý quá trình trao và nhận email trực tuyến được vận hành trên nền tảng website và tương thích với nhiều thiết bị khác nhau. Bên cạnh việc truy cập máy chủ email, Webmail còn mang đến khả năng làm việc trực tiếp với email thông qua việc đọc, trao và nhận thư.
Hiện nay các nền tảng quản lý, gửi và nhận email như Gmail, Yahoo và Outlook,… vẫn rất quen thuộc với người dùng. Vậy lý do tại sao vẫn cần đến ứng dụng giúp quản lý email như Webmail? Cùng Vietnix tìm hiểu những tính năng nổi bật của Webmail và lý do để sử dụng Webmail.
Các tính năng nổi bật của Webmail
Dưới đây là những tính năng nổi trội mà Webmail mang đến cho người dùng:
- Soạn thảo Email: Người dùng được phép soạn thảo cùng đính kèm các tập tin liên quan tới nội dung như: hình ảnh, tệp và Email.
- Hộp thư đến – Inbox: Ngoài Email trong mục Spam, người dùng có thể quản lý mọi thư được gửi đến.
- Hộp thư đi – Outbox: Kiểm soát và quản lý tất cả Email được gửi đi.
- Thư nháp – Draft: Những thư đang soạn hay chưa được gửi đi sẽ được lưu trữ lại ở mục này. Đặc biệt, Webmail còn hỗ trợ người dùng lưu thư đang soạn trong trường hợp mạng không ổn định.
- Hộp thư riêng: Tính năng này cho phép người dùng lưu trữ thư theo chủ đề hoặc những thư quan trọng. Từ đó việc kiểm soát và tìm lại Email cũ sẽ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.
- Thư rác – Spam: Là mục dùng để chứa các Email quảng cáo hay được cho là mối nguy hại đến từ những tài khoản xấu. Nhưng đôi lúc các thư chính cũng có thể bị chuyển đến mục này, nên người dùng cần thường xuyên kiểm tra để tránh bỏ qua những thư quan trọng.
Ngoài ra, Webmail cũng hỗ trợ các tính năng như đổi hình nền giao diện, phông chữ và tạo chữ ký riêng.
Ưu và nhược điểm khi sử dụng Webmail
Cũng như những ứng dụng quản lý Email khác, Webmail cũng có những ưu và nhược điểm riêng.
Ưu điểm
- Giao diện thân thiện với người dùng: So với những ứng dụng khác thì Webmail không có khác biệt gì quá lớn nên đa phần người dùng đều có thể dễ dàng sử dụng được.
- Backup: Đây cũng được nhận xét là một điểm mạnh của Webmail. Ưu điểm này hỗ trợ người dùng lưu dữ liệu, tránh các vấn đề phát sinh do mất dữ liệu.
- Tính linh hoạt cao: Người dùng có thể dễ dàng truy cập Webmail bằng mọi loại thiết bị như: điện thoại, máy tính hay máy tính bảng,… ở mọi thời điểm miễn là đảm bảo có kết nối mạng.
- Tìm Email nhanh chóng: Người dùng có thể dễ dàng tìm ra thư mình cần bằng cách nhập từ khóa liên quan. Loạt kết quả sẽ được hiển thị nhanh chóng trên giao diện của ứng dụng.
- Giới hạn lưu trữ: So với các ứng dụng quản lý Email hiện nay thì Webmail được cho là nổi bật hơn về mặt giới hạn lưu trữ nhờ có dung lượng miễn phí lớn. Từ đó người dùng có thể tối ưu được lượng dữ liệu lưu trữ trên thiết bị.
Nhược điểm
Dịch vụ không được đảm bảo
Là một trong những dịch vụ quản lý mail được đánh giá cao trên thị trường hiện nay tuy nhiên đôi lúc Webmail có thể bị gián đoạn gây ảnh hưởng nhất định đến người dùng do nhiều sự cố khác nhau. Nhưng tần suất này thường không cao, cho nên người dùng có thể chấp nhận và bỏ qua nhược điểm này.
Rủi ro doanh nghiệp có thể bị mất tất cả email
Đây cũng là một trong những rủi ro mà tổ chức và doanh nghiệp phải đối mặt, cho bên bạn cần lưu ý thường xuyên Backup dữ liệu trong trong quá trình sử dụng. Nhưng đa số các nhà cung cấp dịch vụ Webmail hiện nay đều hỗ trợ bảo vệ dữ liệu cho người dùng.
Quảng cáo gây khó chịu cho người dùng
Đây là điều không thể tránh khỏi khi sử dụng Webmail vì bản thân Webmail là một ứng dụng trực tuyến được vận hành nhờ nền tảng Web. Tuy nhiên những quảng cáo này cũng không gây ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm người dùng bởi nó không chiếm diện tích hiển thị quá nhiều.
Thư Spam
Tuy người dùng được phép kiểm soát chúng trong hộp thư Spam nhưng người dùng vẫn phải đối mặt với việc số lượng thư Spam ngày một gia tăng. Cho nên việc xóa thư Spam định kỳ là cần thiết trong quá trình sử dụng.
Quyền riêng tư
Hầu hết, các dịch vụ cung cấp Webmail đều được phép truy cập vào mọi email của người dùng. Người dùng có thể nghiên cứu các chính sách bảo mật của nhà cung cấp mình chọn để nắm bắt được những thông tin này.
Để đảm bảo tính riêng tư, đa số dữ liệu của người dùng sẽ được bảo mật. Tiêu biểu như Gmail chỉ sử dụng quyền này khi phân phối Email quảng cáo.
Địa chỉ Webmail thiếu chuyên nghiệp
Địa chỉ email là một trong những yếu tố góp phần nâng cao nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, WebMail chưa có hỗ trợ được nhu cầu này của người dùng. Trong trường hợp bạn vẫn chọn Webmail thì có thể dùng email theo tên miền riêng.
Cách sử dụng Webmail để nhận và gửi mail
Người dùng có thể dễ dàng gửi và nhận mail trên dịch vụ này nếu thực hiện theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:
Sử dụng Webmail để gửi mail
Nếu bạn có thể quản trị Cpanel, bạn có thể tự tạo tài khoản Webmail như hình hướng dẫn. Theo đó, tài khoản đăng nhập này sẽ được cung cấp bởi dịch vụ Hosting mà bạn chọn sử dụng.
Sau khi có được tài khoản, để gửi mail, đầu tiên bạn truy cập đường dẫn “yourdomain.com/webmail” sau đó bắt đầu nhập thông tin tài khoản để đăng nhập vào Webmail.
Tiếp theo bạn chọn “Open” ứng dụng roundcube.
Đến đây, ở giao diện chính ở màn hình, bấm chọn “Soạn thư” hoặc “Compose” để thực hiện soạn email. Sau đó, bạn có thể tiến hành nhập nội dung tại trình soạn thảo thuộc Webmail.
Giao diện của trình soạn thảo này cũng giống như những công cụ soạn thảo thông dụng hiện nay. Lưu ý những thông tin như địa chỉ người nhận, tiêu đề cần đảm bảo đầy đủ và chính xác. Đặc biệt là nội dung của mail cần được chú trọng.
Cuối cùng, bạn nhấn chọn “Gửi” là hoàn thành quá trình gửi mail. Bên cạnh đó, có thể chọn lưu email theo dạng bản nháp. Để thực hiện bạn nhấn chọn “Lưu” là hoàn tất.
Sử dụng Webmail để nhận mail
Thực hiện tương tự như quá trình gửi mail, bạn cần nhập thông tin cần thiết để đăng nhập. Tiếp theo tại mục Inbox bạn có thể cập nhật và xem email mới thông qua tính năng “Refresh”.
Có nên sử dụng Webmail cho doanh nghiệp?
Webmail với những ưu điểm như giao diện dễ dùng, tính tiện lợi cao và sự tối ưu về mặt tốc độ. Đặc biệt là sự tiện lợi mà nó mang lại cho dịch vụ quản lý mail. Vì thế, khi sử dụng người dùng sẽ không cần bỏ quá nhiều thời gian để làm quen.
Nhưng đã phân tích ở phần nhược điểm của Webmail, dịch vụ này chỉ phù hợp với những tổ chức và doanh nghiệp ở quy mô nhỏ có nhu cầu dùng số lượng mail ít.
Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên phải giao dịch qua mail thường xuyên và sử dụng lượng mail lớn thì nên tham khảo dịch vụ Email Doanh Nghiệp của Vietnix.
Dịch vụ Email Doanh Nghiệp là gì?
Email Doanh Nghiệp là dịch vụ email vận hành trên một hệ thống hosting riêng và có tên miền riêng phù hợp cho những doanh nghiệp và tổ chức có nhu cầu email lớn và chất lượng cao.
Bên cạnh đó nếu bạn có quan tâm đến Email hosting thì có thể tìm hiểu thêm bài viết sau:
Ưu điểm của Email Doanh Nghiệp so với Webmail
Khi chọn sử dụng dịch vụ Email Doanh Nghiệp tại Vietnix bạn có thể khác phục được những hạn chế của Webmail như:
Chuyên nghiệp
Email Doanh Nghiệp gắn nhãn ID email thông thường của người dùng với tên miền thuộc công ty. Ví dụ: “nguyenvana@tencongty.com”.
Tốc độ nhanh và ổn định
Email Doanh Nghiệp của Vietnix được vận hành trên hệ thống máy chủ hiện đại và mới nhất. Nên luôn đảm bảo Uptime cao, tốc độ phản hồi nhanh chóng, độ tin cậy cao.
Do đó, việc bổ sung tài khoản email và dung lượng trong trường hợp doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô sẽ không ảnh hưởng đến quá trình sử dụng.
Nâng cao bảo mật dữ liệu email
Email Doanh Nghiệp của Vietnix được trang bị phần mềm bảo mật cao cấp nhất, giảm thiểu tối đa Spam Email, virus, blacklist IP,… hiệu quả cho người dùng.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Không phải đối mặt với những phát sinh do Email Spam gây ra, từ đó doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm thời gian để tập trung cho những vấn đề khác quan trọng, giúp nâng cao năng suất công việc hơn.
Câu hỏi thường gặp
Webmail sử dụng máy chủ nào?
Webmail cung cấp giao diện HTTP cho máy khách và họ có thể lưu trữ các thư được viết trong cơ sở dữ liệu hoặc đẩy chúng qua các giao thức như (http, soap …) đến một máy chủ khác – nhưng cuối cùng họ phải sử dụng SMTP vì đó là những gì khác máy chủ thư nói và do đó đây là cách để gửi thư đến người nhận bên ngoài.
Webmail là POP3 hay IMAP?
Nếu bạn chủ yếu sử dụng webmail và muốn điện thoại hoặc iPad đồng bộ hóa với webmail, hãy sử dụng cả IMAP. Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng email trên một máy chuyên dụng (giả sử trong văn phòng của bạn), bạn có thể sử dụng POP3.
Lời kết
Hy vọng với những thông tin chi tiết về Webmail mà Vietnix cung cấp trên đây đã giúp bạn đọc biết được những điểm mạnh và điểm yếu của dịch vụ này. Từ đó, bạn có thể áp dụng Webmail một cách hữu ích nhất cho những chiến dịch Email Marketing trong tương lai. Chúc bạn thành công!
