Các tổ chức chống spam thường đưa các IP Việt Nam vào blacklist – danh sách đen. Vậy nên khi bạn gửi email đến các tổ chức mail như Yahoo, Outlook, Gmail hay Hotmail thường sẽ bị từ chối hoặc bị đánh dấu là spam. Để giải quyết điều này, bạn có thể sử dụng dịch vụ Email Relay hay còn gọi là Relay Mail Server. Vậy, Email Relay là gì? Hãy cùng Vietnix tìm hiểu cụ thể hơn qua bài viết được chia sẻ dưới đây!
Email Relay là gì?
Email relay còn gọi là SMTP relay, là dịch vụ cho phép người dùng sử dụng chương trình email client kết nối với máy chủ email của bạn để gửi email (người dùng này có thể không có tài khoản email trong mail server của bạn). Hiểu đơn giản, Email Relay là dịch vụ trung chuyển mail (giống như quá cảnh khi đi máy bay).
Cách hoạt động của Email Relay?
Email Relay hoạt động như một cầu nối giữa máy chủ email của người gửi và máy chủ email của người nhận, diễn ra theo các bước cụ thể như sau:
- Gửi email: Người dùng soạn email và gửi đi thông qua chương trình email client.
- Xác thực: Chương trình email client sẽ kết nối với máy chủ email của bạn và xác thực thông tin người dùng.
- Chuyển tiếp: Nếu địa chỉ email đích thuộc cùng miền, máy chủ email sẽ gửi trực tiếp đến người nhận. Tuy nhiên, nếu địa chỉ email đích không thuộc cùng một miền hoặc tổ chức, máy chủ email của bạn sẽ đóng vai trò trung gian, chuyển tiếp thông điệp đến máy chủ email của địa chỉ đích.
Tầm quan trọng của việc sử dụng Email Relay
- Gửi email số lượng lớn nhanh chóng hơn
Khác với gửi email cá nhân, sử dụng email cho mục đích công việc, quản lý email thông báo quan trọng từ ứng dụng web hoặc gửi email marketing hàng loạt đến hàng nghìn người nhận cùng lúc sẽ phúc tạp hơn rất nhiều. Đặc biệt, việc sử dụng máy chủ thư chính như Gmail hoặc Exchange để gửi email marketing có thể gặp giới hạn về số lượng email được gửi mỗi ngày của ISP.
Theo đó, Email Relay là giải pháp tối ưu giúp cho quản lý việc gửi hàng loạt email tự động hiệu quả hơn. Bằng cách sử dụng dịch vụ Email Relay, email sẽ được gửi qua SMTP – bên thứ ba uy tín giúp đảm bảo khả năng gửi email thành công, tránh tình trạng email bị chặn hoặc chuyển vào hộp thư rác.
- Giao thức được sử dụng phổ biến
Tương tự với API email, email Relay phổ biến với khả năng truyền tải email hiệu quả. Email Relay từ lâu đã trở thành công cụ đắc lực giúp mọi chiến dịch email marketing tiếp cận đối tượng mục tiêu ở bất kể vị trí địa lý và nhà mạng nào một cách hiệu quả nhất.
- Nâng cao hiệu suất chiến dịch email
Giao thức chuyển tiếp email (đơn cử như Mailjet) đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả chiến dịch email. Nhờ vào khả năng theo dõi và phân tích dữ liệu chi tiết, giao thức này giúp nhà quản lý chiến dịch nắm bắt rõ ràng tình trạng email ở mọi thời điểm như: đã được gửi đi, người nhận đã mở mail, ngờ nhận đã đọc mail,…
Bên cạnh đó, việc giám sát mã phản hồi còn giúp cung cấp thông tin chính xác về tỷ lệ gửi email thành công, tỷ lệ mở email và tỷ lệ click chuột. Nhờ vậy, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả chiến dịch, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu quả trong tương lai.
- Có độ bảo mật cao
Email Relay có các cơ chế xác thực phổ biến như SMTP AUTH để xác minh danh tính người gửi và ngăn chặn email giả mạo. Email Relay cũng tích hợp các phương thức xác thực email cơ bản như SPF và DKIM để xác thực nguồn gốc email và đảm bảo tính hợp pháp. Bên cạnh đó, Email Relay sử dụng TLS (Transport Layer Security) để mã hóa toàn bộ thông tin liên lạc giữa các máy chủ email giúp bảo vệ nội dung email khỏi bị đánh cắp hoặc truy cập trái phép.
Lợi ích sử dụng Email Relay
- Tăng khả năng gửi email: Email Relay giúp bạn gửi email thành công hơn, đặc biệt là khi gửi hàng loạt email hoặc email tự động.
- Cải thiện danh tiếng email: Sử dụng Email Relay từ nhà cung cấp uy tín sẽ giúp nâng cao danh tiếng email của bạn, giảm thiểu nguy cơ bị gắn thẻ spam.
- Dễ dàng quản lý: Email Relay giúp bạn dễ dàng quản lý việc gửi email, theo dõi hiệu quả chiến dịch email marketing.
Ưu điểm và nhược điểm của Email Relay
Ưu điểm
- Độ tin cậy cao: Vì hoạt động như một cầu nối máy chủ email giữa người gửi và người nhận, Email relay giúp hạn chế tối đa các trường hợp email bị gửi sai địa chỉ, thất lạc hoặc bị chuyển vào thư mục rác.
- Tính bảo mật cao: Nhờ cấu hình chặt chẽ và khả năng xác thực người gửi, các máy chủ email relay giảm thiểu nguy cơ xuất hiện thư rác, góp phần tạo ra môi trường trao đổi thông tin an toàn và đáng tin cậy.
- Tiết kiệm lưu lượng mạng: Thay vì thực hiện việc gửi email trực tiếp đến máy chủ đích, Email Relay sẽ tập trung lưu lượng thông tin vào máy chủ relay để giảm bớt lưu lượng mạng cho các máy chủ email chính, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động chung của hệ thống.
- Quản lý và theo dõi: Email relay có khả năng giám sát hiệu quả luồng email di chuyển qua hệ thống. Nhờ vậy người dùng có thể phát hiện các vấn đề tiềm ẩn diễn ra nhanh chóng để triển khai những biện pháp khắc phục kịp thời giúp đảm bảo hiệu suất và an ninh cho hệ thống email của tổ chức.
- Tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng cá nhân: Khi sử dụng Email relay, tổ chức có thể điều chỉnh cấu hình phù hợp với nhu cầu riêng biệt để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao trải nghiệm sử dụng cho các thành viên trong tổ chức. Họ có thể thiết lập các quy tắc lọc thư rác, chặn email không mong muốn hay áp dụng các hạn chế cụ thể cho từng người dùng hoặc miền nhất định.
- Dễ dàng mở rộng hệ thống mạng: Bằng cách tập trung lưu lượng thông tin vào máy chủ relay, tổ chức có thể mở rộng cơ sở hạ tầng mạng khi nhu cầu sử dụng tăng cao.
Nhược điểm
- Rủi ro về bảo mật thông tin: Email relay ẩn chứa nhiều rủi ro về an ninh mạng nếu cấu hình sai. Cụ thể, hệ thống email relay dễ bị kẻ tấn công lợi dụng để phát tán thư rác làm ảnh hưởng nghiêm trọng về uy tín và hiệu suất của hệ thống email của tổ chức.
- Xử lý chậm: Lưu lượng email cao làm hệ thống email relay mất nhiều thời gian hơn để xử lý, dẫn đến ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp và năng suất làm việc.
- Quản lý phức tạp với các tổ chức lớn: Việc quản lý email relay đối với các tổ chức lớn hoặc có nhiều miền thường trở nên phức tạp và đòi hỏi nguồn lực cũng như kiến thức chuyên môn cao để duy trì và điều chỉnh hiệu quả.
- Rủi ro mất thông tin quan trọng: Cấu hình email relay quá mức có thể dẫn đến nguy cơ chặn nhầm email hợp lệ làm mất mát thông tin quan trọng và ảnh hưởng đến quá trình liên lạc giữa người dùng.
- Khả năng tùy chỉnh còn hạn chế: Việc thiếu linh hoạt trong việc thay đổi cấu hình một số email relay có thể khiến tổ chức gặp khó khăn trong việc đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mình.
- Phần mềm thư rác: Một số máy chủ email relay có thể không được cấu hình chặt chẽ hoặc không sử dụng các công nghệ chống thư rác hiệu quả, dẫn đến việc truyền tải và gửi các email thư rác.
- Độ tin cậy thấp: Việc sử dụng máy chủ email trung gian cũng tiềm ẩn nguy cơ email bị gián đoạn nếu máy chủ gặp sự cố dẫn đến hậu quả mất những thông tin quan trọng.
Tìm hiểu thêm về tấn công mạng qua bài viết:
Cách sử dụng Email Relay cho người mới
Bước 1: Tìm hiểu chi tiết Email Relay là gì, cụ thể và định nghĩa, cách thức hoạt động và ứng dụng của chúng trong từng lĩnh vực để có thông tin cơ bản làm nền tảng cho việc sử dụng sau này.
Bước 2: Vì Email Relay là một dịch vụ bên ngoài, nên trước khi đăng ký, hãy thu thập thông tin cấu hình từ nhà cung cấp dịch vụ như địa chỉ IP hoặc tên miền của máy chủ, phương thức xác thực, xác thực SMTP, xác thực OAuth, Thông tin tài khoản,… Sau khi có thông tin cấu hình, bạn có thể thiết lập phần mềm email của mình để sử dụng dịch vụ Email Relay.
Bước 3: Tiến hành cấu hình Email Relay
Nếu sử dụng Microsoft Outlook hoặc Apple Mail, hãy thực hiện các bước sau để cấu hình Email Relay:
- Vào phần cài đặt (settings) hoặc tùy chọn (preferences) trong email.
- Chọn “Outgoing Mail Server” hoặc “SMTP Server” rồi điền địa chỉ IP hoặc tên miền của máy chủ Email Relay vào trường này.
- Nếu máy chủ Email Relay yêu cầu xác thực, nhập username và password để tiến hành xác thực. Lưu lại cấu hình sau khi đã thiết lập xong.
Nếu bạn là người quản lý máy chủ email (ví dụ: Mdaemon, Microsoft Exchange), hãy truy cập vào giao diện quản lý của máy chủ email và thực hiện các bước thiết lập email relay tương tự như Microsoft Outlook hoặc Apple Mail.
Bước 4: Kiểm tra bằng cách gửi email đến một địa chỉ ngoài tổ chức.
Bước 5: Theo dõi lưu lượng email và hiệu suất hệ thống là thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả email được chuyển tiếp một cách đáng tin cậy và không gặp bất kỳ sự cố nào.
Lưu ý khi sử dụng Email Relay
- Chọn nhà cung cấp uy tín: Nên chọn nhà cung cấp Email Relay có uy tín để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho việc gửi email.
- Cấu hình đúng: Cần cấu hình đúng thông tin tài khoản và máy chủ Email Relay trong chương trình email client.
- Tuân thủ quy định: Cần tuân thủ các quy định về việc gửi email, tránh vi phạm các điều khoản dịch vụ của nhà cung cấp.
Lời kết
Bài viết bên trên đã làm rõ Email Relay là gì và một số thông tin liên quan đến Email Relay. Nếu thấy bài viết này hay và bổ ích, đừng quên chia sẻ cho mọi người cùng tham khảo nhé. Vietnix xin chân thành cảm ơn!
