SharePoint là một nền tảng giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng cộng tác và làm việc với nhau một cách nhanh chóng, linh hoạt. Cùng Vietnix tìm hiểu chi tiết về SharePoint là gì và những tính năng vượt trội của SharePoint ngay sau đây.
SharePoint là gì?
Trước khi tìm hiểu các tính năng nổi trội của SharePoint, chúng ta sẽ cùng đến với những thông tin cơ bản nhất về nền tảng này.
Định nghĩa
SharePoint (hay Microsoft SharePoint) là một nền tảng quản lý tài liệu được tạo ra với mục đích phát triển ứng dụng web. Nền tảng này chính thức phát hành từ 2001 và được tích hợp với Microsoft Office, cho phép doanh nghiệp phát triển ứng dụng trên Internet, Extranet và Intranet một cách tối ưu. Đặc biệt, thông qua SharePoint, bạn có thể xây dựng và phát triển ứng dụng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như:
- Portal (Cổng thông tin).
- Collaboration (Cộng tác).
- Search (Tìm kiếm).
- Enterprise Content Management (Quản lý nội dung của doanh nghiệp).
- Business intelligence (Trí tuệ doanh nghiệp hay kinh doanh thông minh).
- Business process management (Quản lý quy trình kinh doanh hay quản lý quy trình nghiệp vụ).
Lịch sử các phiên bản của SharePoint
SharePoint chính thức được ra mắt vào năm 2001 và cho đến nay đã trải qua nhiều phiên bản khác nhau. Dưới đây là bảng tóm tắt lịch sử phiên bản SharePoint mà bạn có thể tham khảo:
| Thời gian | Đặc điểm của phiên bản |
|---|---|
| 2001 | Phiên bản 2001 là phiên bản đầu tiên, được xây dựng với mục chính là cộng tác với Frontpage, Teams và Server Extension. Lúc này, SharePoint chủ yếu tập trung vào cổng portal và các tính năng như quản lý tìm kiếm, quản lý tài liệu. |
| 2003 | Phiên bản 2003 kết hợp giữa công nghệ tìm kiếm, lập chỉ mục (indexing) và ngôn ngữ truy vấn Microsoft Index server với sản phẩm Windows SharePoint Services (WSS) của SharePoint. |
| 2007 | Phiên bản 2007 được bổ sung, cải tiến các tính năng xuất bản và tính năng quản lý nội dung web với các phiên bản tích hợp. |
| 2010 | Phiên bản 2010 ra đời với mục đích biến nền tảng SharePoint thành một giải pháp kinh doanh toàn diện với hàng loạt các tính năng hữu ích như: Quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, tích hợp Microsoft Office, báo cáo, Global metadata, phân loại và quản lý nội dung web, quản lý mạng xã hội,… Về sau, nên tảng này đã được đặt cái tên mới là SharePoint Foundation. |
| 2013 | Microsoft đã mở rộng các tính năng và phát hành SharePoint phiên bản 2013, đồng thời tiếp tục phát hành SharePoint online dựa trên SharePoint Server 2013. |
| 2016 | SharePoint phiên bản 2016 được giới thiệu như một nền tảng SharePoint on-premises và là sự kết hợp giữa Office 365 với SharePoint Online. Không chỉ thế, Microsoft còn kết hợp SharePoint on-premise với SharePoint online nhờ vào lợi thế của đám mây và giới thiệu đến người dùng SharePoint Hybrid. |
| 2019 | Phiên bản 2019 mang đến nhiều trải nghiệm vượt trội cho người dùng khi kết hợp thành công giữa SharePoint on-premise và online. Qua đó, bạn có thể dễ dàng chia sẻ, truy cập thông tin, nội dung, dữ liệu, thời gian và địa điểm mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật cũng như việc cộng tác của người dùng. |
Những sản phẩm và công nghệ Microsoft SharePoint phổ biến
Những sản phẩm và công nghệ Microsoft SharePoint phổ biến sẽ bao gồm:
SharePoint Online
SharePoint Online là một phiên bản được tạo nên dựa trên cloud-based (đám mây) của SharePoint và thường được kết hợp với việc đăng ký Microsoft 365. Phiên bản này cho phép người dùng truy cập vào SharePoint từ bất kỳ đâu với bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet thông qua ứng dụng hoặc trình duyệt web một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Hơn cả thế, SharePoint Online được cập nhật tự động bởi Microsoft. Từ đó người dùng có thể sử dụng phiên bản mới nhất và nâng cao hiệu suất, tính bảo mật cho hệ thống.
SharePoint Server
Bằng cách đăng ký Office 365 Enterprise, người dùng có thể tổ chức, triển khai và quản lý tại chỗ một cách dễ dàng với các tính năng mới nhất vừa được bổ sung tại phiên bản SharePoint Server như: Phần web, trang site, danh sách, tác giả, thư viện, tìm kiếm hiện đại.
Ngoài ra, SharePoint Server còn mang lại sự tiện ích tuyệt vời khi được tích hợp với các nền tảng khác như Power BI, PowerApps,… và trang chủ SharePoint.
SharePoint Foundation
SharePoint Foundation được nhiều tổ chức, doanh nghiệp tin dùng vì có khả năng bảo mật và độ an toàn cao, lại còn dễ sử dụng và quản lý. Ngoài ra, phiên bản này còn cung cấp cho người dùng đầy đủ các tính năng mà một công nghệ SharePoint cần có như bảo mật, cộng tác, quản lý tài liệu,…
Đặc biệt, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng các tính năng trên mà không cần phải tốn một khoản phí nào. Có thể nói rằng, SharePoint Foundation sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực đối với việc quản lý tài liệu và cộng tác giữa các cá nhân hoặc nhóm người dùng của các tổ chức, doanh nghiệp
SharePoint Designer 2013
SharePoint Designer được Microsoft ra mắt từ năm 2013 và nổi tiếng là một chương trình SharePoint hoàn toàn miễn phí có khả năng cung cấp các giải pháp hữu hiệu cho công việc của người dùng. Không chỉ thế, SharePoint Designer còn được biết đến như một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp chỉnh sửa các nội dung bên ngoài cùng các giải pháp dữ liệu bên ngoài với Business Connectivity Services.
Đồng bộ hóa OneDrive for Business
OneDrive for Business cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu từ một site nhóm hoặc OneDrive for Business vào máy tính của mình để sử dụng trong chế độ ngoại tuyến.
Lợi ích của việc sử dụng SharePoint
SharePoint mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng, chẳng hạn như:
Giao tiếp hiệu quả
SharePoint cung cấp giải pháp truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đúng địa điểm và thời điểm để người dùng có thể kịp thời đưa ra các thay đổi hoặc quyết định quan trọng. Các cá nhân hoặc các nhóm trong công ty có thể dễ dàng cộng tác với nhau mọi lúc mọi nơi để tương tác, chia sẻ thông tin và làm việc hiệu quả hơn mà vẫn đảm bảo về tính tin cậy, độ bảo mật và độ an toàn tối đa.
Giải pháp linh hoạt cho tất cả
SharePoint được tích hợp sẵn trên Cloud, hybrid và on-premises, thậm chí bạn còn có thể sử dụng nền tảng này một cách độc lập với Microsoft Office 365 tùy theo nhu cầu, mục đích riêng. Có thể nói rằng, SharePoint online sẽ là giải pháp hữu hiệu phù hợp với hầu hết quy mô của doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ, vừa cho đến doanh nghiệp lớn.
Khi sử dụng SharePoint online, bạn có thể cắt giảm nguồn nhân sự trong bộ phận công nghệ thông tin, đồng thời tiết kiệm chi phí để đầu tư cho phần cứng. Riêng với những tổ chức, doanh nghiệp sử dụng mô hình on-premises, Microsoft 365 sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội hơn cả để đáp ứng nhu cầu riêng biệt của họ.
Hiệu quả về chi phí
SharePoint sẽ tạo nên một hệ thống duy nhất để doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và khai thác sử dụng các tính năng một cách tối ưu. Thông qua đó, nền tảng này sẽ tạo điều kiện phát triển vô tận và cắt giảm tối đa chi phí cho doanh nghiệp, bao gồm chi phí phát triển, chi phí quản lý, chi phí cơ sở hạ tầng.
Các tổ chức, doanh nghiệp có thể tận dụng những tính năng được cung cấp bởi SharePoint online để phát triển ứng dụng và quản lý hoạt động, từ đó giảm thiểu chi phí sở hữu tổng thể TCO.
Triển khai liền mạch
SharePoint sở hữu các API (Application Programming Interface – Phương thức trung gian kết nối) và dịch vụ web mạnh mẽ, nên người dùng có thể dễ dàng tích hợp SharePoint vào hầu hết các hệ thống kế thừa, các phần mềm, công nghệ cũ, hiện có hoặc bất kỳ phần mềm, công nghệ mới nào khác.
Cổng thông tin công ty
SharePoint cho phép doanh nghiệp tạo ra các trang web nội bộ (intranet) để nhân viên có thể truy cập vào lấy tài liệu, thông tin hoặc dữ liệu của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tạo các trang web chia sẻ thông tin cho đối tác và khách hàng bên ngoài với extranet.
Như vậy, với sự tích hợp mạnh mẽ giữa intranet, internet và extranet, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo ra cổng thông tin doanh nghiệp thông minh và cho phép các đối tượng liên quan có thể tương tác một cách dễ dàng tại đó.
Mạng nội bộ hiện đại (intranet)
Mạng nội bộ (intranet) của SharePoint cho phép doanh nghiệp tạo nên các landing page, cổng thông tin chính của công ty cùng các trang riêng được phân bổ theo phòng ban như bộ phận Marketing, Sales, IT, HR, Finance,…
Trải nghiệm hiện đại
SharePoint sẽ mang lại cho người dùng những trải nghiệm tiện ích và hiện đại với tuyển tập trang (trang web nội bộ intranet và trang web liên kết extranet) được liên kết với một trung tâm quản lý chung. Tại đó sẽ bao gồm các yếu tố như: Điều hướng, tìm kiếm, xuất bản, xây dựng thương hiệu, giám sát hiệu suất, đa ngôn ngữ, chia sẻ – phân quyền,…
Cộng tác
Thông qua tính năng cộng tác, SharePoint sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp tạo chỉ số đo lường chính xác nhất về hệ thống, giao tiếp, công cụ, vai trò, trách nhiệm, quy trình có cấu trúc – tổ chức và khả năng tương tác giữa các cá nhân/nhóm người có liên quan.
Năng suất
Như đã đề cập ở trên, SharePoint có khả năng tích hợp tốt với các hệ thống cũ hay các phần mềm, công nghệ hoặc ứng dụng web hiện có nhờ vào nền tảng dịch vụ web và API mạnh mẽ.
Đồng thời, SharePoint còn cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động của một doanh nghiệp như: Thông tin kinh doanh, thông tin phân tích, thông tin quy trình làm việc,… Những thông tin này không chỉ tự động hóa quy trình kinh doanh, mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình hiện tại và nhanh chóng đưa ra các giải pháp gia tăng năng suất, hiệu quả công việc.
Quản lý thông tin tốt hơn
SharePoint sẽ tạo nên cổng thông tin an toàn để nhân viên có thể tiếp cận, tìm kiếm và truy cập nội dung được lưu trữ trong thư viện tài liệu. Ngoài ra, tùy vào quyền được cấp mà người truy cập có thể thực hiện các thao tác khác như kiểm tra thông tin phiên bản và metadata để nhận biết các đối tượng đã làm việc trên cùng một tài liệu, đồng thời theo dõi và kiểm soát các thay đổi tại đó.
Tùy chỉnh và phát triển có thể mở rộng
SharePoint mang đến một nền tảng hữu ích với hàng loạt sản phẩm, phần mềm, công nghệ để doanh nghiệp có thể khai thác, tận dụng và xây dựng các chức năng cùng các tùy chỉnh nền tảng sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của chính doanh nghiệp.
Quản lý tập trung
Với bảng điều khiển SharePoint, người dùng có thể dễ dàng quản lý, giám sát và kiểm soát các khía cạnh khác nhau của SharePoint như: cấu hình, cài đặt hệ thống, bảo mật,…
Ngoài ra, hệ thống này còn cho phép doanh nghiệp thực hiện các tác vụ quan trọng như sao lưu, khôi phục, nâng cấp và tạo nên các cơ chế kiểm soát sâu hơn khác. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có sự phân chia rõ ràng đối với quyền quản trị của các đối tượng cấp cao hơn trong cơ cấu tổ chức.
Báo cáo
Với SharePoint, người dùng có thể dễ dàng theo dõi, lưu trữ, tạo lịch và phân tích các khía cạnh chia sẻ thông tin khác nhau trong doanh nghiệp. Đồng thời, các công cụ báo cáo của nền tảng này cũng hỗ trợ người dùng tối đa khi cung cấp thông tin đầy đủ và tổng quan nhất về môi trường SharePoint cho các đối tượng liên quan trong doanh nghiệp.
Tối đa hóa ROI
SharePoint được xem như giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ROI. Doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ này để giảm thiểu chi phí dùng cho việc chia sẻ, sắp xếp và cộng tác trong tổ chức của mình.
Cụ thể, SharePoint cung cấp một loạt các tính năng hữu ích, bao gồm: Quản lý nội dung, kiến thức và tài liệu, hỗ trợ tăng cường hợp tác nhóm, cộng đồng nhân viên, tạo quy trình làm việc và tự động hóa quy trình, tạo và sử dụng mạng nội bộ intranet của doanh nghiệp, cải thiện hiệu quả truyền thông, xây dựng và phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp,…
Các vai trò trong SharePoint
Các vai trò chính trong SharePoint sẽ bao gồm:
- Product Owner: Là người chịu trách nhiệm về nền tảng SharePoint và có quyền phân công vai trò cho các đối tượng trong hệ thống.
- Business Owner: Có quyền quyết định các triển khai SharePoint trong tổ chức.
- Farm server administrator: Người phụ trách phần cứng cần thiết để hỗ trợ cho nền tảng.
- Farm system administrator: Chỉ người chịu toàn bộ trách nhiệm về hệ điều hành chạy SharePoint.
- Contributors: Có nhiệm vụ cộng tác với người khác và được phép sử dụng môi trường SharePoint.
- SharePoint trainers: Chỉ những thành viên mới cần được đào tạo và chỉ dẫn về nền tảng cũng như cách sử dụng nền tảng.
- SharePoint power user: Người dùng chính.
- SharePoint Developer: Người dùng này có nhiệm vụ tùy chỉnh ứng dụng SharePoint theo yêu cầu để gia tăng năng suất làm việc cho doanh nghiệp.
- SharePoint Business Analyst: Đảm nhận công việc đánh giá, phân tích quy trình làm việc trên thực tế của doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp triển khai SharePoint hiệu quả, tối ưu nhất.
- SharePoint QA Analyst: Có vai trò kiểm tra chất lượng và đánh giá hiệu quả của quá trình triển khai SharePoint.
- User Administrator: Là người đảm nhận vai trò liên quan đến nhóm và người dùng, bao gồm đặt lại mật khẩu, quản lý yêu cầu dịch vụ và kiểm soát, giám sát tình trạng của dịch vụ được cung cấp.
Dưới đây là các vai trò cơ bản trong SharePoint mà bạn có thể tham khảo:
SharePoint Developer
SharePoint Developer đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và tùy chỉnh nền tảng SharePoint thông qua việc xây dựng các thành phần tùy chỉnh. Người đảm nhận vai trò SharePoint Developer phải am hiểu các ngôn ngữ lập trình như C#, .NET, Visual Basic .NET hay ASP.NET,… Đồng thời, họ còn phải có kinh nghiệm làm việc với các sản phẩm khác của Microsoft, bao gồm SQL Server, Windows Server.
Công việc chính của SharePoint Developer thường liên quan đến việc tạo ứng dụng giao diện người dùng, viết, chỉnh sửa, kiểm tra code, gỡ lỗi phần mềm và giải quyết những vấn đề kỹ thuật khác phát sinh trong quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, SharePoint Developer cần phải có sự am hiểu chuyên sâu về SharePoint cùng các chức năng của nền tảng này để phát hiện lỗ hổng mà khách hàng muốn patching và chỉnh sửa bằng các tùy chỉnh.
SharePoint Consultant
Chuyên gia tư vấn SharePoint/SharePoint Consultant đóng vai trò như trung gian kết nối giữa những kiến thức chuyên môn của nhà phát triển SharePoint với nhu cầu sử dụng của khách hàng. Nhiệm vụ của họ là thu thập yêu cầu khách hàng để đưa ra các giải pháp thiết kế tối ưu nhất, đồng thời giúp khách hàng tận dụng tối đa nền tảng này.
Một chuyên gia tư vấn SharePoint/SharePoint Consultant phải là người am hiểu nhất về nền tảng. Bởi lẽ, chỉ khi họ có sự am hiểu, họ mới có thể giúp khách hàng nắm được những tính năng, khả năng của SharePoint, từ đó đáp ứng nhu cầu và đưa ra cách sử dụng hiệu quả nhất để giải quyết các vấn đề của khách hàng.
Nhìn chung, SharePoint Consultant sẽ chịu trách nhiệm cho các khía cạnh bao gồm: Thiết kế, cấu hình, triển khai nền tảng và bảo trì các công nghệ của SharePoint (kể cả triển khai ban đầu và triển khai phiên bản mới).
SharePoint Administrator
SharePoint Administrator (quản trị viên SharePoint) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hệ thống SharePoint hoạt động một cách hiệu quả và ổn định mỗi ngày.
Như vậy, SharePoint Administrator sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến bảo trì, bao gồm cấu hình, duy trì phương pháp bảo mật tối ưu và thiết lập quyền cho các thành viên trong tổ chức để họ có thể thực hiện công việc thuộc nhiệm vụ của mình mà không gây ảnh hưởng đến dữ liệu riêng.
Đồng thời, SharePoint Administrator còn phải đảm bảo rằng hệ thống luôn trong trạng thái ổn định nhất bằng cách duy trì nền tảng, máy chủ, mạng nội bộ, cài đặt các bản patching bắt buộc, tạo bản sao lưu, kiểm tra bảo mật,…
Ngoài ra, SharePoint Administrator cũng có thể thực hiện các chức năng hỗ trợ và đóng vai trò như đầu mối liên hệ đầu tiên của người dùng trong việc giải quyết các sự cố liên quan đến hệ thống.
SharePoint Architect
SharePoint Architect (kiến trúc sư SharePoint) đóng vai trò là người đứng đầu trong nhóm kỹ thuật của SharePoint, có nhiệm vụ xác định kiến trúc, cơ sở hạ tầng, khuôn khổ cũng như bố cục tổng thể của nền tảng này.
Khác với Developer (nhà phát triển), Architect SharePoint thường có trách nhiệm lớn hơn đối với một dự án nhất định. Họ là người ra quyết định và quan tâm đến bố cục tổng thể. Thông thường, các Architect SharePoint sẽ nắm giữ vai trò lãnh đạo trong một dự án và nhiệm vụ của họ là đảm bảo tính nhất quán của hệ thống trong quá trình triển khai nền tảng. Đồng thời trở thành một cố vấn chuyên môn uy tín, đáng tin cậy cho khách hàng.
Sự khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server là gì?
Mọi người thường nghe nhiều về SharePoint Online và SharePoint Server, nhưng họ lại không phân biệt được sự khác nhau của hai phiên bản này. Đa số sẽ cho rằng cả hai đều khá giống nhau vì cùng sử dụng cơ sở mã nguồn chung. Tuy nhiên, trên thực tế thì SharePoint Online và SharePoint Server lại là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt, nhất là trong mặt lập trình và chức năng.
SharePoint Server là một phiên bản On premises (phần mềm tại chỗ) được cài đặt và chạy trên máy tính cá nhân, tổ chức sử dụng phần mềm thay vì chạy trên máy chủ hay đám mây. Trong khi đó, SharePoint Online lại là dịch vụ dựa trên nền tảng đám mây (cloud) được sử dụng để cung cấp cho nhiều đối tượng khác nhau và thường đi kèm với đăng ký Microsoft Office 365.
Nói một cách đơn giản thì SharePoint Server là một nền tảng lưu trữ cục bộ được doanh nghiệp sở hữu và tự mình vận hành. Như vậy, người dùng buộc phải vận hành và duy trình mọi thứ từ kiến trúc máy chủ, lưu trữ tệp cho đến thư mục hoạt động nếu như sử dụng SharePoint Server.
Ngược lại, SharePoint Online sẽ được lưu trữ bởi Microsoft và người dùng chỉ cần sử dụng nền tảng này như một dịch vụ có sẵn thay vì phải mất thời gian dài để học hỏi và trang bị kiến thức liên quan đến cơ sở hạ tầng của mình. Đặc biệt, tất cả các phần backend của SharePoint Online đều sẽ do Microsoft vận hành và duy trình. Như vậy, thay vì phải tự mình làm mọi thứ như khi sử dụng SharePoint Server, thì người dùng chẳng cần phải tốn chút công sức nào vì Microsoft đã đảm nhận nhiệm vụ này.
Điều này đồng nghĩa với việc cả doanh nghiệp lẫn người dùng đều sẽ nhận được những lợi ích vượt trội từ tính năng bảo mật của nhà cung cấp SharePoint Online. Trong khi đó, SharePoint Server lại yêu cầu người dùng phải tự mình triển khai, mà điều này có thể gây ra nhiều bất lợi, thậm chí khiến doanh nghiệp gặp các sự cố nặng nề có trong quá trình sử dụng.
SharePoint Online là một phần của Microsoft 365, nền tảng này cho phép các doanh nghiệp tham gia vào trải nghiệm của người dùng và lấy người dùng làm trung tâm bằng cách tạo nên một môi trường làm việc trực tuyến mà tại đó. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ, quản lý tài liệu, thông tin liên quan đến công việc của họ.
Ngoài ra, SharePoint Online còn hỗ trợ người dùng tối đa khi được tích hợp với các sản phẩm Office khác như Word, Excel và Exchange. Tuy nhiên, để truy cập vào SharePoint Online, người dùng cần có giấy phép bản quyền (license) và mỗi một người dùng sẽ được áp dụng một khoản phí nhất định. Đây là một ưu điểm khác của nền tảng này khi doanh nghiệp chỉ cần chi trả số tiền chính xác cho tài nguyên mình đã sử dụng, đó là số lượng người dùng và cấp độ truy cập cần thiết theo nhu cầu.
Một trong những lợi ích tiếp theo của SharePoint Online là tính đồng bộ hóa và khả năng tự động cập nhật phần mềm. Người dùng không cần phải tải xuống và cài đặt các bản cập nhật phần mềm thủ công như với SharePoint Server, thay vào đó, các bản cập nhập sẽ được triển khai tự động một cách tức thời ngay sau khi được phát hành. Như vậy, bạn sẽ không cần phải chờ các bản cập nhật thường được triển khai muộn hơn như ở các phiên bản on-premise. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí dành cho việc duy trì và nâng cấp hệ thống một cách tối ưu.
Tuy nhiên, so với cập nhật thủ công như SharePoint Server, SharePoint Online sẽ có một nhược điểm là người dùng ít có quyền kiểm soát thời điểm cũng như cách thức cập nhật của các bản tự động. Điều này mang lại một số phiền toái khi bản cập nhật mới được triển khai, người dùng có thể mất thời gian để chỉnh sửa lại các tùy chỉnh đã bị xáo trộn.
Cuối cùng, sử dụng SharePoint Online còn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chấp nhận từ bỏ một số quyền tự chủ, bởi toàn bộ thông tin, dữ liệu của họ đều sẽ được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu của Microsoft, thay vì trên dịch vụ của chính người dùng như các phần mềm nội bộ.
SharePoint Apps là gì?
SharePoint Apps giúp người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và khai thác các nội dung liên quan như bài đăng tin tức, trang liên lạc hoặc các trang khác. Hiện nay, SharePoint Apps có 2 phiên bản là Standalone App và Mobile App.
Trong đó:
- Standalone App: Là một ứng dụng độc lập có khả năng giải quyết các nhu cầu trong công việc. Để sử dụng Standalone App, người dùng có thể tải về từ cửa hàng SharePoint tại danh mục nội bộ và cài đặt trên site SharePoint.
- Mobile App: Là một ứng dụng được thiết kế cho các thiết bị di động. Với Mobile App, bạn có thể truy cập vào các trang web, file được cấp quyền và cộng tác với các người dùng liên quan khác, đồng thời thực hiện những nhiệm vụ được giao trong công việc khi đang di chuyển.
Các phiên bản của SharePoint on-premises
| Thời gian ra mắt | Phiên bản |
|---|---|
| 23-11-2003 | Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 |
| 18-10-2004 | Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Service Pack 1 |
| 18-10-2005 | Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Service Pack 2 |
| 18-09-2007 | Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Service Pack 3 |
| 27-01-2007 | Microsoft Office SharePoint Server 2007 |
| Review Note | Microsoft SharePoint Portal Server 2001 |
| 30-05-2001 | Microsoft SharePoint Portal Server 2001 Service Pack 2 |
| 23-03-2004 | Microsoft SharePoint Portal Server 2001 Service Pack 3 |
| 28-06-2011 | Microsoft SharePoint Server 2010 Service Pack 1 |
| 15-07-2010 | SharePoint Server 2010 |
| 23-07-2013 | SharePoint Server 2010 Service Pack 2 |
| 09-01-2013 | SharePoint Server 2013 |
| 25-02-2014 | SharePoint Server 2013 Service Pack 1 |
| 01-05-2016 | SharePoint Server 2016 |
| 22-10-2018 | SharePoint Server 2019 |
Các tùy chọn triển khai với SharePoint là gì và chúng khác nhau như thế nào?
Các tùy chọn triển khai với SharePoint gồm có: SharePoint on-premise/SharePoint Server, SharePoint Online và SharePoint Hybrid.
SharePoint on-premise/SharePoint Server
Với phiên bản SharePoint on-premise, các phần mềm, máy chủ, mạng và bộ nhớ liên quan sẽ được cài đặt và quản lý trực tiếp bởi người dùng trong doanh nghiệp hoặc thông qua máy chủ của bên thứ ba dưới sự quản lý của nội bộ công ty.
SharePoint Online
SharePoint Online là một phiên bản được phát triển dựa trên đám mây (cloud-based) và thường đi kèm với đăng ký Microsoft 365. Phiên bản này do Microsoft duy trì, vận hành và tự động cập nhật ngay khi phát hành phiên bản mới. Người dùng có thể truy cập SharePoint Online tại các ứng dụng hoặc trình duyệt web một cách dễ dàng.
SharePoint Hybrid
SharePoint Hybrid cho phép người dùng cài đặt và triển khai sử dụng song song cả SharePoint 2016 với Microsoft 365 nhờ vào nền tảng đám mây. Khi sử dụng SharePoint Hybrid, cả hai môi trường kể trên sẽ được đồng bộ hóa và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình chia sẻ hay tích hợp dữ liệu khi cần.
Những điểm khác nhau giữa phiên bản online và on-premise của SharePoint được thể hiện cụ thể trong bảng sau đây:
| Tiêu chí | SharePoint on-premises | SharePoint Online |
|---|---|---|
| Triển khai | Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm triển khai. | Microsoft sẽ chịu trách nhiệm việc chuyên sâu. |
| Cập nhật | Doanh nghiệp sẽ quản lý và cài đặt. | Microsoft sẽ quản lý và cài đặt. |
| Tính khả dụng | Doanh nghiệp sẽ tự quản lý về tính khả dụng. | Microsoft quản lý, SLA cam kết tính khả dụng là 99.9% |
| Sao lưu | Các bản sao lưu sẽ do doanh nghiệp tạo. | Microsoft đảm bảo về vấn đề tạo các bản sao lưu. |
| External users | Yêu cầu ở phía người dùng về cơ sở hạ tầng. | Đã được tích hợp sẵn. |
| Khả năng mở rộng | Doanh nghiệp tự quản lý và phát hiện các điểm tắt nghẽn (bottleneck) cũng như quyết định khi nào cần mở rộng. | Microsoft giám sát việc mở rộng. |
| Quản lý | Central Administration và PowerShell. | SharePoint Admin Center và PowerShell. |
SharePoint có thể được tùy chỉnh không?
SharePoint là một nền tảng linh hoạt, cho phép người dùng tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng của họ. Dù bạn chỉnh sửa ở mức độ cơ bản như thay đổi hình nền, màu sắc, font chữ, logo, tiêu đề, bố cục trang web,… hay thực hiện các tùy chỉnh chuyên sâu hơn, SharePoint đều có thể đáp ứng cho bạn.
Đối với các thay đổi liên quan đến tính thẩm mỹ, bạn có thể tự mình thực hiện mà không cần nhờ đến sự trợ giúp của nhà phát hành. Ở mức độ sâu hơn, chẳng hạn như khi lưu trữ SharePoint trên on-premises, bạn cũng có thể thêm vào các thành phần mới và tích hợp chức năng hữu ích vào nền tảng của mình.
Ngoài ra, đừng quên kết hợp sử dụng các công cụ hỗ trợ như Microsoft Flow để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất công việc. Với công cụ này, bạn không cần phải có kiến thức về lập trình, mà vẫn có thể tạo được quy trình tự động và kết nối các ứng dụng khác nhau trong SharePoint hay Office 365 bằng cách kéo – thả các hành động và điều kiện một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên, đối với các tùy chỉnh chuyên sâu vượt ngoài khả năng và hiểu biết của bạn, hãy nhờ đến sự hỗ trợ của nhà phát triển SharePoint. Họ sẽ giúp bạn xây dựng, kết hợp, tích hợp các ứng dụng, đồng thời tạo thêm extension hay phần web cho SharePoint.
PowerShell là gì và có liên quan như thế nào với SharePoint?
PowerShell là một công cụ tự động hóa và ngôn ngữ script do Microsoft phát triển với mục đích tạo nên sự đơn giản hóa và tự động hóa trong việc quản lý hệ thống Windows cùng Windows Server.
Mặc dù PowerShell chủ yếu là text-based shell (hay character-based – dựa trên văn bản), nhưng nền tảng này lại được xây dựng dựa trên NET framework của Microsoft. Vì vậy, PowerShell có thể sử dụng các đối tượng, chức năng được tích hợp trong đó để quản lý môi trường Windows.
Người dùng có thể truy cập PowerShell bằng các dòng lệnh hoặc PowerShell Integrated Scripting Environment (PowerShell ISE). PowerShell ISE là một công cụ được Microsoft thiết kế để bất kể ai, dù là mới bắt đầu hay đã trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này, đều có thể sử dụng và làm việc với PowerShell một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, bạn cần phân biệt được lệnh SharePoint Online PowerShell với lệnh Office 365 PowerShell là hai lệnh khác nhau.
Khác với PowerShell, các chức năng quản trị của SharePoint Online đều hoạt động dưới sự hỗ trợ của UI (giao diện). Tuy nhiên, đối với các công việc có tính chất lặp đi lặp lại, bạn cũng có thể viết script bằng PowerShell. Đây chính là mối tương quan của PowerShell và SharePoint.
Các phiên bản SharePoint nào đã được phát hành?
Hiện nay, phiên bản mới nhất của SharePoint On-premise là phiên bản 2019, phiên bản trước đó là 2016. Ngoài ra, dưới đây là một số phiên bản cũ hơn vẫn còn được sử dụng bởi người dùng:
SharePoint 2013
SharePoint 2013 mang đến cho người dùng hàng loạt tiện ích khi hỗ trợ nhiều trình duyệt, cho phép kéo/thả tải lên nhanh chóng, bổ sung trung tâm kiểm tra SharePoint và thay thế MySites với OneDrive. Ngoài ra, trong năm 2023, hỗ trợ mở rộng cho Service Pack 1 của phiên bản này sẽ chính thức kết thúc.
SharePoint 2010
SharePoint 2010 được yêu thích với các tính năng nổi bật như ribbon, tính năng mạng xã hội và hỗ trợ PowerShell. Hỗ trợ mở rộng của phiên bản này đã kết thúc trong năm 2020.
SharePoint 2007
Mặc dù hỗ trợ mở rộng cho SharePoint 2007 đã kết thúc vào năm 2009, nhưng một số công ty vẫn còn duy trình sử dụng phiên bản này.
Trên thực tế, các phiên bản hỗ trợ cloud của SharePoint đang có xu hướng gia tăng nhanh chóng về mức độ phổ biến trong thời gian gần đây. Theo ước tính, từ năm 2016 – 2017, việc triển khai SharePoint đã tăng 67% và con số này là 167% đối với việc triển khai SharePoint Online. Những số liệu trên cho thấy các tổ chức, doanh nghiệp đang dần chuyển sang phiên bản mới nhất của SharePoint để triển khai giao diện cũng như chức năng đám mây hiện đại cho công ty của mình.
SharePoint có tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft không?
SharePoint trở nên phổ biến như hiện tại là vì nền tảng này được tích hợp chặt chẽ với các sản phẩm khác của Microsoft như Microsoft Office, Microsoft OneDrive for Business và Microsoft 365. Như vậy, người dùng có thể quản lý và tương tác với dữ liệu một cách nhanh chóng, đơn giản hơn với các ứng dụng Microsoft dựa trên đám mây mới như: Flow, Microsoft Graph và Teams.
Đối thủ cạnh tranh chính của SharePoint là gì?
Các đối thủ cạnh tranh chính của SharePoint là: Google Drive, Workzone, Box for Business, Dropbox for Business, Citrix ShareFile, Hightail, Quip, Confluence, Igloo, Alfresco, Samepage, Redbooth,…
SharePoint có các chứng chỉ nào?
Gần đây, Microsoft đã tiến hành cải tiến và cập nhật bộ chứng chỉ mới nhằm đáp ứng tốt hơn cho nhu cầu của thị trường việc làm công nghệ hóa hiện nay. Các chứng chỉ này được thiết kế để phù hợp với các vai trò cụ thể như quản trị viên, kỹ sư, nhà khoa học dữ liệu cùng các khía cạnh khác trong lĩnh vực công nghệ của Microsoft.
Sự cải tiến này đã loại bỏ các chứng chỉ hiện có của SharePoint và Microsoft đang tìm cách điều chỉnh chúng với những dịch vụ mới hơn (chẳng hạn như Microsoft 365). Thông qua đó, Microsoft cũng phản ánh cách các chuyên gia công nghệ đang làm việc hiện nay, thường là làm việc với nhiều công nghệ chồng chéo trong cùng một thời điểm. Điều này khiến cho các chứng chỉ như MCSA: Office 365 đã bị tạm hoãn.
Đồng thời, Microsoft cũng quyết định gỡ bỏ một số bài kiểm tra kiến thức SharePoint trước đây trong bộ chứng chỉ của mình. Điều này đã giúp giảm đáng kể số lượng tùy chọn dành cho chuyên gia SharePoint cũng như những người dùng đang muốn xác thực kỹ năng SharePoint.
Thay vào đó, để có chứng chỉ SharePoint, bạn cần phải bắt đầu với chứng chỉ Microsoft Certified: Microsoft 365 Fundamentals certification. Sau đó, bạn có thể tiếp tục đến với chứng chỉ Microsoft 365 Certified: Teamwork Administrator Associate và cuối cùng là chứng chỉ Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert.
Các gói mua bản quyền SharePoint
Có hai gói mua bản quyền SharePoint là SharePoint Online Plans và SharePoint Server Plans, mỗi gói sẽ có những đặc điểm nổi bật sau:
SharePoint Online Plans
SharePoint Online là được tích hợp sẵn trong các gói Business Premium, Business Essentials và Enterprise của Office 365 hoặc bạn có thể tìm thấy nó tại các gói độc lập.
Để sử dụng SharePoint Online, doanh nghiệp cần phải mua giấy phép/người dùng (hay seats) cho mỗi người dùng truy cập vào nền tảng này. Ngoài ra, với SharePoint Online, người dùng sẽ không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm hay cơ sở hạ tầng nào, nên số tiền doanh nghiệp chi trả chỉ là tiền để truy cập vào phần mềm, chứ không phải là tiền để mua chính phần mềm đó. Đồng thời, các giấy phép kể trên sẽ được cấp cho mỗi người dùng theo từng tháng.
SharePoint Online có 2 gói chính, cụ thể là:
| SharePoint Online Plan 1 | – Cấp 1 TB bộ nhớ OneDrive/người dùng. – Quyền chia sẻ file an toàn cả bên ngoài lẫn bên trong. – Đồng bộ ngoại tuyến. – Đồng tác giả trong Microsoft Office. – Hỗ trợ xây dựng và quản lý mạng nội bộ, cổng thông tin. – Tổ chức, quản lý nội dung trong thư viện với metadata/Quản lý hồ sơ, chính sách lưu giữ. – Di chuyển, quản lý file giữa SharePoint và OneDrive. – Hỗ trợ chức năng tìm kiếm mở rộng. – Hỗ trợ nền tảng Android, iOS với các ứng dụng di động SharePoint, OneDrive. – Hỗ trợ triển khai FastTrack khi mua hơn 50 seats miễn phí. – Hỗ trợ qua hotline và trang web 247. – Cấp phép sử dụng với mục đích thương mại. |
| SharePoint Online Plan 2 | Bao gồm tất cả những gì có trong Plan 1 cùng với: – Cloud storage cá nhân không giới hạn. – Cung cấp tính năng tìm kiếm nâng cao và cho phép tùy chỉnh dễ dàng. – Tìm nội dung ở định dạng điện tử (đối với các trường hợp kiểm toán, kiện tụng,…). – Cho phép sử dụng DLP nâng cao để xác định, kiểm soát và bảo vệ thông tin mật. – Cho phép sử dụng Lưu trữ tại chỗ để lưu trữ nội dung theo chương trình, tránh bị xóa hoặc chỉnh sửa bởi tác nhân bên ngoài. |
SharePoint Server Plans
SharePoint Server Plans là phiên bản on-premise, quá trình cấp phép của phiên bản này sẽ có sự khác biệt so với phiên bản SharePoint Online. Để sử dụng SharePoint Server Plans, bạn cần phải mua cùng lúc hai loại giấy phép. Một loại cho phiên bản chính của SharePoint, còn một loại là “Giấy phép Truy cập Máy khác (Client Access License – CAL)” cho mỗi người dùng/thiết bị truy cập vào nền tảng SharePoint.
Giá SharePoint bao nhiêu?
Giá SharePoint cụ thể sẽ được trình bày trong bảng sau:
| Plan | Giá (người dùng/tháng) |
|---|---|
| SharePoint Online Plan 1 | 5$ |
| SharePoint Online Plan 2 | 10$ |
| Office 365 E3 | 23$ |
SharePoint hỗ trợ những trình duyệt internet nào?
SharePoint hỗ trợ cho các trình duyệt internet phổ biến như: Safari, Mozilla Firefox, Internet Explorer. Tuy nhiên, bạn cần phải nghiên cứu kỹ trước khi áp dụng vì nhiều trình duyệt có thể hạn chế một số chức năng, hoặc chức năng đó chỉ khả dụng khi thực hiện các bước thay thế. Thậm chí, một số chức năng sẽ không khả dụng đối với các admin quản lý.
Yêu cầu hệ thống đối với SharePoint on-premise là gì?
Để sử dụng SharePoint on-premise, hệ thống cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Windows Server 2012 R2.
- .NET Framework 4.5.2 hoặc phiên bản mới hơn.
- Tất cả các điều kiện tiên quyết được cài đặt từ Prerequisites Installer.
- SQL Server 2014.
Câu hỏi thường gặp
SharePoint có an toàn không?
Câu trả lời là có. SharePoint thuộc Microsoft Office 365, nên nền tảng này sẽ thừa hưởng được tất cả các tính năng bảo mật đi kèm, bao gồm bảo mật truy cập, bảo mật dữ liệu, mã hóa file, bảo mật mạng, bảo mật trung tâm dữ liệu vật lý.
SharePoint có thể được sử dụng bên ngoài công ty không?
SharePoint có thể được sử dụng ở bên ngoài công ty thông qua chức năng chia sẻ bên ngoài. Chức năng này giúp những người ở ngoài công ty có thể truy cập vào những nội dung, khu vực nhất định trên website hoặc truy cập vào một tài liệu nào đó mà không cần có tài khoản Microsoft.
SharePoint có thể được dùng như một database (cơ sở dữ liệu) không?
Câu trả lời là không. Mặc dù SharePoint nằm trên SQL Server nhưng bản thân nền tảng này lại không phải là một database. Bởi lẽ, SharePoint chỉ tổ chức dữ liệu bằng cách sử dụng danh sách và cột, đồng thời SharePoint cũng không thể xử lý được khối lượng dữ liệu khổng lồ hay các giao dịch mang tính chất phức tạp.
Ai thích hợp dùng SharePoint?
SharePoint cung cấp nhiều chức năng khác nhau, do đó phù hợp với nhiều tổ chức và doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Lời kết
Bên trên là những thông tin chi tiết về SharePoint là gì và những tính năng nổi bật của nền tảng này. Có thể nói rằng, SharePoint sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực để các tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng cộng tác và làm việc với nhau. Vì thế, đừng quên chia sẻ bài viết để mọi người cùng đọc và ứng dụng công cụ hỗ trợ này để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
Sharepoint có hỗ trợ phân quyền trên cột trong một biểu mẫu không? Ví dụ tôi có một biểu mẫu, trong biểu mẫu có nhiều cột có thể chỉnh sửa, tôi có 2 nhóm người dùng A, B. Tôi muốn nhóm A chỉ sửa được một số cột và B cũng vậy ( B không chỉnh sửa được cột của A ).