Trong quá trình làm việc bằng email doanh nghiệp chắc hẳn bạn đã từng nghe tới phần mềm Microsoft Exchange. Tuy nhiên thực tế Microsoft Exchange là gì và có lợi ích như thế nào thì bạn chưa nắm rõ. Chính vì vậy trong bài viết hôm nay, Vietnix sẽ chia sẻ những thông tin tổng quan nhất cũng như hướng dẫn đăng ký tài khoản Microsoft Exchange cho doanh nghiệp của bạn.
Microsoft Exchange là gì?
Microsoft Exchange là dịch vụ email dành cho các doanh nghiệp và tổ chức giáo dục độc quyền của Microsoft. Dịch vụ này hỗ trợ lưu trữ email đồng bộ giữa máy chủ và máy khách cho lượng lớn người dùng với khả năng mở rộng rất dễ dàng.
Microsoft Exchange cấu trúc từ 2 bộ phận chính là hệ thống duyệt mail (Exchange Online hoặc Outlook) và hệ thống máy chủ lưu trữ mail (Exchange Server). Như vậy, cũng có thể nói Exchange là phần mềm chạy trên máy chủ đám mây và có thể lưu trữ, quản lý tất cả các email của người dùng.
Cụ thể các tính năng nổi bật của phần mềm này có thể kể đến như:
- Lưu trữ email.
- Tính năng Contact giúp quản lý các thông tin liên hệ của cá nhân, tổ chức.
- Tính năng Task giúp người dùng có thể chia sẻ công việc, phân quyền cho người khác.
- Tính năng Note giúp dễ dàng ghi chú, đính kèm tệp và nhiều thông tin khác.
- Công cụ Calendar với các tính năng như lên mời họp, đặt trước tài nguyên, dùng chung lịch,…
Tài khoản Microsoft Exchange là gì?
Tài khoản Microsoft Exchange hiện đang được phát triển dành cho tổ chức, doanh nghiệp hoặc tài khoản giáo dục. Người dùng cá nhân sẽ không được cung cấp tài khoản này.
Hiện nay có 2 loại tài khoản Microsoft Exchange là:
- Tài khoản độc lập được cấp khi mua gói Exchange Online.
- Tài khoản Microsoft 365 đa ứng dụng, trong đó người dùng có thể sử dụng Exchange Server để lưu trữ và quản lý email.
Microsoft Outlook và Exchange có mối quan hệ như thế nào?
Outlook và Exchange đều là những phần mềm, ứng dụng được phát triển và phân phối bởi Microsoft. Giữa chúng có mối quan hệ cộng sinh để mang tới dịch vụ mail tốt nhất cho người dùng. Về bản chất, Exchange là nơi lưu trữ và quản lý email trên Exchange server. Còn Outlook sẽ là ứng dụng để hiển thị và hỗ trợ các tác vụ như nhận – gửi, xem mail, lên lịch,…
Như vậy có thể thấy Outlook không thể hoạt động độc lập mà sẽ phụ thuộc vào Exchange. Bản thân Outlook không chứa dữ liệu email mà người dùng sẽ thông qua ứng dụng này để truy cập vào hệ thống email lưu trữ trên Exchange server và thực hiện các tác vụ.
7 tính năng nổi bật của Mail Exchange
Để lý giải tại sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn hệ thống lưu trữ và quản lý Mail Exchange, hãy cùng Vietnix điểm qua những tính năng nổi bật của ứng dụng này.
1. Không gian lưu trữ email rộng lớn, an toàn
Mail Exchange cung cấp không gian lớn đến 1 TB để người dùng có thể thoải mái lưu trữ toàn bộ dữ liệu email và các tệp đính kèm. Bạn cũng không cần lo lắng tới vấn đề tìm kiếm mail khi cần thiết bởi ứng dụng này được tích hợp tính năng tìm kiếm. Chỉ một vài giây là bạn đã có thể tìm thấy file tài liệu cần thiết theo yêu cầu.
Mail Exchange được phát triển và vận hành bởi Microsoft – một trong những ông lớn công nghệ sở hữu đội ngũ kỹ sư chất lượng hàng đầu thế giới hiện nay. Do đó bạn sẽ không cần lo lắng về vấn đề bảo mật hay an toàn dữ liệu trong quá trình sử dụng.
2. Hoạt động ổn định
Hệ thống Mail Exchange được nhiều người dùng đánh giá là có tính ổn định cao 24/24 giờ. Nếu bất ngờ có sự cố xảy ra như bảo trì, nâng cấp hệ thống khiến dịch vụ mail bị gián đoạn thì Microsoft sẽ gửi thông báo tới khách hàng. Bạn sẽ có thời gian chuẩn bị và sắp xếp email sao cho không ảnh hưởng nhiều tới công việc.
3. Hỗ trợ làm việc nhóm
Không chỉ là công cụ gửi – nhận thư, Mail Exchange còn được tích hợp công cụ chat Skype hỗ trợ người dùng trao đổi thông tin, dữ liệu một cách nhanh chóng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo nhóm chung với hàng chục thành viên khác trong công ty để chia sẻ file. Tất cả những tính năng này đều được tích hợp chung trong ứng dụng mà không phải thoát ra ngoài để thao tác.
4. Sử dụng mọi lúc mọi nơi
Mail Exchange thực hiện lưu trữ và quản lý dữ liệu trên nền tảng đám mây. Vì vậy người dùng chỉ cần sở hữu thiết bị có kết nối mạng Internet là truy cập và sử dụng phần mềm này ở mọi lúc, mọi nơi. Các vấn đề như khoảng cách địa lý, địa điểm, thời gian,… sẽ không xảy ra với Mail Exchange.
5. Tùy ý thay đổi hộp thư đến
Hệ thống Email của Exchange được cá nhân hóa giúp người dùng dễ dàng xem email cũng như thực hiện các tác vụ khác. Bạn cũng có thể tùy chỉnh hộp thư theo sở thích cũng như nhu cầu sử dụng của bản thân. Bên cạnh đó một số tính năng bổ trợ như thanh tìm kiếm hay các Add-in sẽ giúp quá trình sử dụng Mail Exchange dễ dàng, linh hoạt hơn.
6. Hỗ trợ sắp xếp lịch trình
Mail Exchange cung cấp tính năng lên lịch cho các cuộc hẹn giúp người dùng sắp xếp thời gian biểu một cách khoa học hơn. Các thành viên khác trong nhóm có thể nhìn thấy lịch trống của bạn và đặt lịch hẹn cho phù hợp. Ngoài ra, ứng dụng này sẽ tự động cập nhật các sự kiện từ email như chuyến bay, đặt chỗ khách sạn và đề xuất địa điểm tổ chức cuộc hẹn phù hợp dựa trên vị trí của bạn.
7. Tiết kiệm chi phí
Hiện nay email theo tên miền doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong quá trình phát triển và mở rộng độ nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên nếu tự mình xây dựng hệ thống email riêng thì doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều chi phí cho hệ thống hạ tầng, bảo trì, nâng cấp,… Sử dụng dịch vụ Mail Exchange sẽ giúp bạn giảm tải chi phí cũng như đảm bảo chất lượng ổn định phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Cách thức hoạt động của Microsoft Exchange
Microsoft Exchange hoạt động dựa trên hệ thống máy chủ email Exchange server. Doanh nghiệp có thể lựa chọn xây dựng hệ thống hạ tầng Exchange server riêng; hoặc lưu trữ trên hệ thống đám mây của Microsoft và truy cập thông qua tài khoản Microsoft 365.
Các dữ liệu trên Exchange server đều được đồng bộ và có thể kết nối tới các thiết bị thông qua giao thức Exchange ActiveSync, IMAP hay POP3. Người dùng có thể tùy chọn giải pháp truy cập tùy theo nhu cầu sử dụng.
Lưu trữ email trên Microsoft Exchange và POP3 có gì khác nhau?
Bên cạnh Microsoft Exchange thì doanh nghiệp còn có thể lựa chọn lưu trữ email dưới hình thức POP3. Điểm khác biệt chính giữa 2 hình thức này nằm ở cách lưu trữ dữ liệu. Cụ thể:
- POP3: Người dùng sẽ phải tải email xuống máy tính khi có nhu cầu sử dụng. Do đó nếu máy tính bị hư hỏng thì email cũng sẽ bị mất.
- Microsoft Exchange: Tập trung toàn bộ email vào một cơ sở dữ liệu và thực hiện quản lý, sao lưu chúng trên máy chủ của Microsoft. Người dùng sẽ thông qua các tài khoản Microsoft 365 hoặc Outlook để kết nối, truy cập và xử lý các tác vụ trên máy chủ đó. Khác với POP3, email không được lưu trữ trên máy tính nên sẽ hạn chế tình trạng bị mất dữ liệu khi máy tính hư hỏng. Doanh nghiệp cũng không cần đầu tư chi phí cho cơ sở hạ tầng, cấp phép, bảo trì và đào tạo nên sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khổng lồ.
Tại sao Microsoft Exchange lại quan trọng?
Những lợi ích sau đây sẽ giải thích lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft Exchange ngay từ hôm nay:
- Khả năng sao lưu email: Microsoft Exchange là nơi lưu trữ email tập trung với khả năng sao lưu dữ liệu dự phòng cho doanh nghiệp. Nhờ đó hạn chế tình trạng bị mất email như khi sử dụng mô hình POP3.
- Loại bỏ các rủi ro trên email: Exchange được tích hợp nhiều tính năng giúp bảo vệ người dùng khỏi các rủi ro tiềm tàng trên hệ thống email. Nổi bật trong đó là tính năng lọc thư rác giúp loại bỏ các thư chứa virus hay phần mềm độc hại, thư lừa đảo,… để bảo vệ người dùng.
- Chia sẻ lịch trình làm việc: Tính năng chia sẻ lịch làm việc chung sẽ giúp nhà quản lý giám sát hoạt động của từng nhân viên. Các hoạt động công việc cũng được sắp xếp có tổ chức hơn, không bị chồng chéo. Từ đó giúp tiết kiệm tài nguyên, nguồn lực và gia tang năng suất làm việc chung của cả tổ chức.
Bên cạnh những lợi ích trên, Exchange tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365. Do đó người dùng có thể sử dụng thêm các ứng dụng nằm trong bộ công cụ này như Office 365, Microsoft Teams, Outlook, Microsoft Bookings,…
Hướng dẫn đăng ký các gói tài khoản Microsoft Exchange
Có 2 cách để bạn đăng ký tài khoản Microsoft Exchange cho doanh nghiệp, đó là đăng ký dưới dạng gói độc lập hoặc đăng ký gói tích hợp Microsoft 365.
Các gói Microsoft Exchange Online
Người dùng sẽ có 2 lựa chọn là sử dụng gói Exchange Online Plan 1 và Plan 2 với tính năng chính là cung cấp dịch vụ email. Do đó đây sẽ là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp chỉ muốn sử dụng dịch vụ email của Microsoft.
Các ưu điểm nổi trội chính của 2 gói dịch vụ này nhìn chung bao gồm:
- Dung lượng lưu trữ lớn: Từ 50GB đến không giới hạn (đối với gói Plan 2 khi đăng ký trên 5 tài khoản).
- Kích thước tệp đính kèm lớn và lên tới 50GB/tài khoản.
- Hỗ trợ kết nối với Outlook giúp người dùng có thể sử dụng ứng dụng trên máy tính thông thường.
- Bảo mật dữ liệu hàng đầu từ đội ngũ kỹ thuật của Microsoft.
Gói Microsoft 365 Business Standard
Khi mua gói Microsoft 365, người dùng sẽ được sử dụng toàn bộ công cụ cơ bản và nâng cao do Microsoft phát triển. Trong đó gồm 4 bộ công cụ chính là:
- Bộ email doanh nghiệp gồm Microsoft Exchange và Microsoft Outlook.
- Bộ công cụ cộng tác gồm Microsoft Teams và SharePoint.
- Bộ công cụ văn phòng gồm Microsoft Office và Microsoft OneDriver.
- Bộ giải pháp bảo mật gồm Threat Protection và nhiều giải pháp khác.
4 nhóm công cụ này hoàn toàn thỏa mãn mọi nhu cầu làm việc, giao tiếp, cộng tác, bảo mật thông tin cho những doanh nghiệp dưới 300 người dùng. Do đó nếu doanh nghiệp không chỉ có nhu cầu sử dụng dịch vụ email mà còn đang tìm kiếm giải pháp cho các tác vụ văn phòng khác thì có thể cân nhắc sử dụng Microsoft 365.
Bạn có thể xem so sánh chi tiết các gói Exchange trên trang web Microsoft tại đây: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/exchange/compare-microsoft-exchange-online-plans
Giải pháp hiệu quả thay thế cho Microsoft Exchange
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp email doanh nghiệp tương tự như Microsoft Exchange nhưng với mức chi phí rẻ hơn thì không nên bỏ qua dịch vụ Email Doanh Nghiệp của Vietnix. Cách thức hoạt động của hệ thống Email Doanh Nghiệp khá tương tự với Exchange khi lưu trữ và quản lý email trên máy chủ của Vietnix. Do đó người dùng sẽ không phải lo lắng vấn đề bị mất dữ liệu khi máy tính hư hỏng.
Đặc biệt, chi phí của Email Doanh Nghiệp tại Vietnix chỉ từ 15.000 VND/tháng/1 tài khoản, rẻ hơn nhiều lần so với Exchange. Đồng thời, người dùng cũng nhận được nhiều lợi ích thiết thực khi sử dụng dịch vụ này như:
- Tăng tỉ lệ Inbox tới 99%: Địa chỉ IP uy tín cùng hệ thống giám sát chặt chẽ của Vietnix sẽ giảm tình trạng spam, làm giảm uy tín của IP.
- Bảo mật cao, chống spam: Hệ thống Email được tích hợp sẵn công nghệ Antispam, Antivirus sẽ giúp ngăn chặn thư rác, thư chứa virus,… và bảo vệ người dùng cực kỳ hiệu quả.
- Hỗ trợ chuyển email từ G Suite: Nếu người dùng đang sử dụng dịch vụ email của GSuite, Office365 thì sẽ được hỗ trợ chuyển dữ liệu về Email Doanh Nghiệp của Vietnix nhanh chóng, nguyên vẹn.
- Hỗ trợ Email Relay: Người dùng có thể tích hợp hệ thống vào ứng dụng, website hoặc máy chủ đang vận hành để gửi email một cách hiệu quả, nhanh chóng.
- Hỗ trợ tư vấn cấu hình: Nếu người dùng chưa biết nên sử dụng gói dịch vụ nào phù hợp với doanh nghiệp thì đội ngũ kỹ thuật của Vietnix sẽ tư vấn và giúp bạn lựa chọn sao cho tối ưu nhất.
Câu hỏi thường gặp
Office 365 có giống với Microsoft Exchange không?
Nhiều người lầm tưởng đây là hai sản phẩm như nhau. Tuy nhiên, Exchange Online chỉ đơn giản là một trong nhiều sản phẩm được bao gồm trong Office 365 , là một tập hợp các công cụ chứ không phải là một sản phẩm duy nhất.
Outlook hay Exchange cái nào tốt hơn?
Outlook hay Exchange có mối quan hệ cộng sinh.
Trong khi Outlook cho phép bạn hình thành và quản lý nhóm, Exchange cung cấp nhiều tùy chọn hơn cho cộng tác và cấu trúc nhóm.
Quản trị viên có toàn quyền kiểm soát các quyền của cá nhân và nhóm, cũng như khả năng tạo và phân phối tài nguyên, địa chỉ liên hệ hoặc nhóm con.
Lời kết
Trên đây là những thông tin tổng quan nhất về Exchange – giải pháp email cho doanh nghiệp do Microsoft cung cấp. Hy vọng qua bài viết, bạn đã nắm rõ và lựa chọn cách đăng ký tài khoản Microsoft Exchange phù hợp theo nhu cầu sử dụng của tổ chức. Bạn cũng có thể cân nhắc giải pháp thay thế nếu cảm thấy không phù hợp khi sử dụng dịch vụ này.
