Intranet chắc chắn là thuật ngữ không còn xa lạ với nhiều người trong thời đại công nghệ phát triển bùng nổ như hiện nay. Để hiểu rõ hơn về vai trò, ưu nhược điểm cũng như sự khác nhau giữa Internet và Intranet, cùng tôi khám phá ngay trong bài viết này!
Intranet là gì?
Mạng Intranet là một hệ thống mạng riêng biệt dành cho một tổ chức, công ty hoặc cơ quan chính phủ. Hệ thống này được thiết kế để chia sẻ thông tin, tài liệu, dữ liệu và các nguồn lực khác trong nội bộ tổ chức. Mạng Intranet thường dựa trên giao thức TCP/IP và có thể sử dụng công nghệ web để cung cấp các ứng dụng nội bộ như trang web, email, cơ sở dữ liệu và các ứng dụng khác. Mục tiêu chính của mạng Intranet là tạo ra một môi trường giao tiếp và làm việc hiệu quả cho các thành viên trong tổ chức.
Một hệ thống intranet toàn doanh nghiệp có thể thiết lập một điểm trung tâm cộng tác và giao tiếp bên trong và cũng cung cấp một điểm bắt đầu đơn giản để truy cập các nguồn bên trong và ngoài. Ở dạng đơn giản nhất, intranet được thiết lập với mạng nội bộ (LANs) và mạng diện rộng (WANs). Rất nhiều intranet tiên tiến có máy truy tìm dữ liệu, thông tin người sử dụng, blog, ứng dụng di động với các thông báo và sự kiện được lên kế hoạch với cơ sở hạ tầng của họ.
Mạng intranet đôi khi tương phản với mạng extranet. Mặc dù intranet thường bị hạn chế đối với nhân viên của tổ chức, nhưng các mạng extranet cũng có thể được truy cập bởi khách hàng, nhà cung cấp. Extranet mở rộng mạng riêng lên Internet với các điều khoản đặc biệt để xác thực, ủy quyền và tính toán (giao thức AAA).
Ứng dụng của Intranet là gì?
Ngày càng có nhiều mạng intranet được sử dụng để cung cấp các công cụ, tạo điều kiện làm việc theo nhóm và hội nghị từ xa hoặc danh bạ công ty phức tạp, công cụ quản lý bán hàng và quan hệ khách hàng, quản lý dự án,… Mạng nội bộ cũng đang được sử dụng làm nền tảng thay đổi văn hóa doanh nghiệp. Chẳng hạn, số lượng lớn nhân viên thảo luận về các vấn đề chính trong ứng dụng diễn đàn mạng intranet có thể tạo ra các ý tưởng mới trong quản lý, năng suất, chất lượng và các vấn đề khác của công ty.
Trong các mạng intranet lớn, lưu lượng truy cập trang web thường tương tự như lưu lượng truy cập trang web công cộng. Bạn có thể hiểu rõ hơn bằng cách sử dụng phần mềm đo lường web để theo dõi hoạt động tổng thể, khảo sát người dùng cũng như cải thiện hiệu quả trang web mạng intranet.
Công ty lớn hơn cho phép người dùng trong mạng intranet được truy cập public internet qua các server tường lửa. Họ có khả năng để giấu tin nhắn đến và đi, giữ bảo mật nguyên vẹn. Khi một phần của intranet được sử dụng bởi khách hàng và người khác bên ngoài công ty, nó trở thành một phần của extranet. Các công ty có thể gửi tin nhắn cá nhân qua public network, sử dụng mã hoá đặc biệt và an toàn bảo mật khác để kết nối một phần của intranet của họ với phần khác.
Những ưu điểm của Intranet là gì?
Mặc dù thực tế là công nghệ mới đang xuất hiện để thúc đẩy lĩnh vực truyền thông, nhưng đối với nhiều công ty, vẫn có những lợi thế quan trọng khi sử dụng intranet. Dưới đây là ba lợi ích mang tính chiến lược khi một công ty có intranet:
1. Dễ dàng lưu trữ các file và thông tin
Tất cả tổ chức có hàng trăm hoặc hàng nghìn các file dữ liệu khác nhau ở giữa dòng email, Google Drive hoặc ổ đĩa cứng trên máy tính hoặc màn hình. Có mạng Intranet công ty dễ dàng để lưu và truy cập tất cả file của bạn ở một vị trí trung tâm. Mọi giao tiếp diễn ra trên intranet đều được lưu trong thời gian intranet hoạt động. Điều này giúp cho các cá nhân tìm các bài đăng cũ của công ty dễ dàng hơn.
2. Intranet giúp cho việc giao tiếp dễ dàng hơn
Mạng nội bộ thường có hồ sơ người dùng tương tự như hồ sơ LinkedIn. Chúng chứa một bức ảnh, chức danh và mô tả công việc, thông tin liên hệ. Bất kỳ nhân viên nào có quyền truy cập vào intranet đều có thể thấy hồ sơ của các đồng nghiệp mới và nhắn tin cho họ thông qua mạng intranet. Điều này tạo điều kiện cho sự hợp tác gia tăng và giúp thiết lập mạng lưới lực lượng lao động.
3. Hệ thống quản lý với nội dung tốt
Intranet được tạo ra vào những năm 1990 như một trang chào mừng đơn giản với thông tin thưa thớt về một doanh nghiệp. Kể từ đó intranet đã phát triển, có thêm các diễn đàn thảo luận, blog và các tính năng xã hội. Điều này đã cho phép những người giao tiếp nội bộ có thể sử dụng mạng intranet để chia sẻ các thông điệp chính và cập nhật tổ chức. CMS intranet cho phép những người giao tiếp nội bộ dễ dàng tạo và chia sẻ nội dung trên toàn hệ thống.
Những nhược điểm của Intranet là gì
1.Khó tìm kiếm thông tin
Mạng intranet được cấu trúc theo một định dạng lỗi thời buộc nhân viên phải tìm kiếm qua hàng nghìn trang hoặc thư mục để tìm thông tin mà họ cần. Intranet không thông báo các vấn đề hiện tại và các vấn đề có liên quan theo cách mà chúng ta thường nhận thông tin. Nội dung thường lỗi thời vì việc xuất bản lên intranet có thể khó khăn và tốn thời gian.
Với việc thông tin khó để tìm, người làm việc rất khó theo kịp các cuộc trò chuyện intranet. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của những thành viên trong công ty và làm giảm tác dụng của thông điệp của bạn trong môi trường làm việc rộng lớn.
2. Những người làm việc không có máy tính bàn không thể truy cập Intranet dễ dàng
Intranet bị hạn chế về khả năng tiếp cận tất cả nhân viên vì đôi khi chúng chỉ có thể truy cập được trên máy tính để bàn. Những người làm việc từ xa, chẳng hạn như công nhân bán lẻ, y tá, nhân viên kho và tài xế xe tải, có thể không có khả năng truy cập Intranet.
Ngay cả khi những nhân viên này chờ đợi cho đến khi họ có máy tính để truy cập vào intranet, nhân viên vẫn khó có thể nhanh chóng tìm thấy nội dung họ cần. Để tiếp cận mọi nhân viên, bạn cần đảm bảo rằng các công cụ liên lạc của bạn hỗ trợ nhân viên từ xa và nhân viên trong khu vực.
3. Không hỗ trợ cho thiết bị di động
Nhiều intranet không hỗ trợ thiết bị di động hoặc cần được cập nhật với bản phát hành di động tiếp theo. Nếu bạn đã có intranet, bạn có thể đợi cho đến bản cập nhật tiếp theo có tính năng di động thay vì cam kết thay đổi liên lạc. Nhưng quá trình chờ sự thay đổi sẽ khiến bạn bị gián đoạn giao tiếp. Cuộc trò chuyện qua điện thoại, đặc biệt các ứng dụng, thuận tiện cho mọi người làm và giúp họ làm việc hiệu quả với nhau.
4. Cập nhật Intranet có thể mất nhiều thời gian
Công nghệ truyền thông và phần mềm không ngừng cải tiến và phát triển. Chúng ta đã quen với các bản cập nhật phần mềm được lên lịch thường xuyên, các bản phát hành mới và các tính năng mới thú vị. Trong khi đó, có thể mất nhiều năm để các phiên bản intranet mới ra mắt. Ví dụ, Microsoft đang trong chu kỳ phát hành ba năm. Sự chậm trễ này ngăn cản những người giao tiếp nội bộ với mạng intranet truy cập vào các chiến lược mới nhất để thông báo và cập nhật thông tin cho các nhân viên.
Với những bản phát hành mới lớn này, nhân viên cần tìm hiểu các tính năng mới phức tạp và điều chỉnh quy trình làm việc cũ của họ. Bản phát hành mới có thể không tích hợp tốt với phần mềm khác mà bạn sử dụng.
5. Intranet portal không thân thiện với người dùng
Nếu bạn đang nghĩ đến việc làm mới intranet hoặc chuyển sang giải pháp phần mềm intranet thì đó có thể không phải là khoản đầu tư tốt nhất. Đây chỉ là một lớp phủ cho intranet hiện có của bạn, vì vậy tất cả các vấn đề tương tự của bạn chỉ được che đậy bằng một giao diện đẹp hơn. Bạn sẽ gặp khó khăn với việc tìm kiếm thông tin, công nghệ lỗi thời và thiếu khả năng phản hồi trên thiết bị di động.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để khuyến khích nhân viên Việt Nam sử dụng mạng Intranet thường xuyên và hiệu quả?
Để khuyến khích nhân viên sử dụng mạng Intranet hiệu quả, doanh nghiệp cần:
– Hiểu rõ nhu cầu và thói quen của người dùng: Khảo sát và phân tích hành vi người dùng để xác định nội dung, tính năng và công cụ phù hợp.
– Tạo nội dung hấp dẫn và hữu ích: Nội dung cập nhật, chính xác, liên quan, đa dạng định dạng và hỗ trợ công việc.
– Dễ dàng truy cập và sử dụng: Giao diện đơn giản, hoạt động tốt trên mọi thiết bị, hướng dẫn đầy đủ.
– Khuyến khích tương tác và cộng tác: Diễn đàn thảo luận, nhóm cộng đồng, hoạt động trực tuyến, khuyến khích quản lý sử dụng.
– Đo lường và cải thiện: Theo dõi hiệu quả sử dụng, thu thập phản hồi, sử dụng dữ liệu để cải thiện.
Liệu trí tuệ nhân tạo (AI) có thể được tích hợp vào Intranet để gia tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam không?
Tích hợp AI vào Intranet mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
– Cá nhân hóa trải nghiệm người dùng: Đề xuất nội dung, công cụ và tính năng phù hợp với từng cá nhân.
– Tự động hóa quy trình: Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả cho nhân viên.
– Hỗ trợ ra quyết định: Phân tích dữ liệu, đưa ra dự đoán hỗ trợ lãnh đạo.
– Cải thiện dịch vụ khách hàng: Hỗ trợ 24/7, giải đáp thắc mắc, xử lý vấn đề nhanh chóng.
– Nâng cao an ninh mạng: Phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa.
Intranet có thể đóng vai trò như một công cụ xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho các công ty Việt Nam như thế nào?
Intranet là công cụ hiệu quả để xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực cho các doanh nghiệp bởi:
– Truyền thông nội bộ hiệu quả: Kênh chính thức, cập nhật liên tục, tiếp cận rộng rãi.
– Tạo môi trường giao tiếp cởi mở: Khuyến khích thảo luận, tăng cường tương tác, giải quyết mâu thuẫn.
– Nâng cao tinh thần trách nhiệm: Chia sẻ thành công, tôn vinh giá trị cá nhân, gắn kết nhân viên.
– Thúc đẩy tinh thần đoàn kết: Chia sẻ văn hóa doanh nghiệp, tổ chức hoạt động cộng đồng, xây dựng niềm tự hào chung.
– Hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên: Cung cấp tài liệu đào tạo, kết nối chuyên gia, hỗ trợ phát triển cá nhân.
Lời kết
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn các thông tin tổng quan nhất về Intranet bao gồm: Intranet là gì? Ứng dụng cũng như ưu nhược điểm của Intranet. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại bình luận ngay bên dưới tôi sẽ giải đáp nhanh nhất. Cảm ơn bạn đã theo dõi!
