Extranet từ lâu nay đã quá quen thuộc với chúng ta, trong thời buổi công nghệ số 4.0. Nhưng bên cạnh đó, vẫn còn những thắc mắc về Extranet là gì? Và extranet có điểm gì khác với intranet ? Thì bài viết dưới đây chúng ta hãy cùng nhau đi tìm hiểu và thảo luận với nhau về vấn đề này nhé
Những đổi mới công nghệ đã mở đường cho các lộ trình cộng tác hiệu quả hơn bao giờ hết. Trong nhiều thập kỷ trước, các bên liên quan muốn chia sẻ tài liệu với các đối tác bên ngoài phải đối mặt với các lựa chọn hạn chế và không hiệu quả. Với sự gia tăng của các mạng extranet, các tùy chọn cho cộng tác viên bên thứ ba là vô tận. Trong bài viết này, chúng ta khám phá các mạng extranet là gì, cách chúng có thể được triển khai tại nơi làm việc và các mẹo để tối đa hóa khả năng cộng tác với người dùng bên ngoài.
Extranet là gì?
Extranet là một mạng riêng được kiểm soát cho phép truy cập vào các đối tác, nhà cung cấp và nhà cung cấp hoặc một nhóm khách hàng được ủy quyền – thường là một tập hợp con thông tin có thể truy cập được từ mạng nội bộ của tổ chức. Extranet tương tự như DMZ ở chỗ nó cung cấp quyền truy cập vào các dịch vụ cần thiết cho các bên được ủy quyền mà không cấp quyền truy cập vào toàn bộ mạng của tổ chức.
Extranet là một mạng riêng tư mà chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập. Những người dùng được ủy quyền này có thể bao gồm các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp và thậm chí một số khách hàng. Họ có thể sử dụng extranet để trao đổi thông tin với nhau mà không cần phải vào mạng chính của công ty chủ quản.
Extranet giống như một phòng chứa hồ sơ an toàn nằm ở đâu đó ngoài khuôn viên công ty. Chỉ những người được cấp chìa khóa mới có thể vào và duyệt qua các tủ đựng hồ sơ.
Các loại Extranet là gì?
Extranet có thể đáp ứng nhiều mục đích khác nhau cho các doanh nghiệp và các cộng tác viên. Một số loại mạng bên ngoài cơ bản như sau:
Project Extranets
Khi một số bên khác nhau tham gia vào một dự án mới, extranet có thể là một công cụ hiệu quả và hữu ích để quản lý dự án. Các quyền có thể tùy chỉnh và cài đặt quyền riêng tư giúp đảm bảo rằng thông tin bí mật vẫn nằm trong tay người dùng thích hợp. Hợp tác giữa các tổ chức là nền tảng chính cho nhiều ngành từ chăm sóc sức khỏe đến kiến trúc đến bán lẻ và thương mại điện tử.
Extranet là một cách dễ dàng để đảm bảo mọi cộng tác viên vẫn có trách nhiệm với phần công việc của họ và tăng cao hiệu suất làm việc của mọi người.
Logistic Extranet
Đối với các công ty trong không gian thương mại điện tử, extranet là điều không thể thiếu. Các nền tảng này có thể kết nối nhà cung cấp với nhà phân phối để chuyển phát nhanh đến khách hàng và giữ cho những đường dây này luôn hoạt động khi cần trao đổi hoặc sửa đổi. Các mạng logistic extranet có thể giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm người tiêu dùng bằng cách đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng truy cập các thông tin cập nhật theo thời gian thực về sản phẩm và dịch vụ.
Integration Extranet
Một công cụ thay đổi chiến thuật khác dành cho các thương hiệu bán sản phẩm trực tuyến: intergration extranet theo dõi hàng tồn kho và cập nhật hàng tồn kho ngay lập tức. Dữ liệu này có thể được sử dụng cho mục đích lấy hàng và đảm bảo rằng nhiều bên liên quan có thể dễ dàng truy cập thông tin. Các mạng intergration extranet có thể được xây dựng dựa trên mạng nội bộ của doanh nghiệp hoặc được lưu trữ trên một nền tảng hoàn toàn riêng biệt.
Employee information hub
Đối với nhượng quyền thương mại và các doanh nghiệp khác có lực lượng lao động tuyến đầu lớn, loại mạng này có thể là công cụ hữu hiệu để phổ biến thông tin nhân viên.Nền tảng này có thể lưu trữ bảng chấm công của nhân viên và thông tin dành riêng cho người lao động khác cũng như phục vụ như một đường dây trực tiếp đến văn phòng công ty của doanh nghiệp.
Loại extranet này có thể cũng cho phép nhân viên trình lên bất kỳ quan tâm hoặc sự tiến cử nào một cách tự tin. Nhân viên Extranet có thể là nguồn giá trị cho kết nối với nhân viên tuyến đầu, tập hợp lực lượng lao động nhỏ quan trọng có thể gặp khó khăn để tham gia.
Financial data extranet
Extranet là một trong những phương pháp an toàn và bảo mật nhất để chia sẻ thông tin bí mật, điều này đặc biệt quan trọng khi xử lý các tài liệu nhạy cảm, bao gồm cả tài chính. Extranet có thể giúp các đối tác chia sẻ các bản cập nhật một cách hiệu quả và đảm bảo rằng chỉ những người phù hợp mới có quyền truy cập vào các chỉ số quan trọng.
Customer platform
Một nền tảng dành riêng cho thông tin người tiêu dùng có thể giúp thúc đẩy hiệu quả, cải thiện độ chính xác và ưu tiên cho khách hàng. Các tổ chức cung cấp cho người tiêu dùng quyền truy cập vào extranet để tự báo cáo các dữ liệu và số liệu khác nhau về cơ bản sẽ tự động hóa phần này của quy trình làm việc trong khi triển khai chức năng tự phục vụ.
Lợi ích của việc sử dụng Extranet?
Extranet có thể mang lại nhiều lợi ích, bất kể loại mạng mà tổ chức của bạn sử dụng. Một số cải tiến đáng chú ý nhất mà các bên liên quan có thể mong đợi được chứng kiến sau khi triển khai extranet như sau:
Tối đa hoá việc chia sẻ kiến thức
Một trong những lợi ích lớn nhất của cộng tác viên bên thứ ba là kiến thức bên ngoài và quan điểm độc đáo mà họ mang lại. Với extranet, một doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa ý tưởng và kiến thức chuyên môn của mọi người tham gia cộng tác.
Các đối tác bên ngoài được cung cấp một nền tảng mạnh mẽ để chia sẻ các phương pháp hay nhất, cân nhắc các chủ đề cấp bách và cung cấp phản hồi có giá trị để khắc phục sự cố cho các tương tác trong tương lai.
Giữ bí mật và an toàn thông tin
Trong nhiều sự hợp tác giữa các tổ chức, các bên liên quan phải đảm bảo rằng người dùng bên thứ ba có thông tin họ cần để tham gia mà không tiết lộ tài liệu bí mật. Extranet có thể giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý những người có thể nhìn thấy những gì thông qua các tùy chọn quyền tùy chỉnh và các chế độ xác thực khác nhau. Nền tảng bên ngoài được coi là một trong những cách an toàn nhất để chia sẻ tài liệu và dữ liệu nhờ vào một loạt các quyền kiểm soát quyền riêng tư và quyền riêng tư.
Cập nhật thông tin theo thời gian thực
Trong thời kỳ hiện đại, khách hàng muốn có càng nhiều thông tin càng tốt. Người tiêu dùng mong đợi có thể theo dõi tình trạng giao hàng của các sản phẩm họ đã đặt hàng, giống như khách hàng thích cập nhật thường xuyên về các dự án mới. Extranet giúp các tổ chức cung cấp các loại thông báo từng phút mà người tiêu dùng ngày càng mong đợi mà không ảnh hưởng năng suất của nhân viên. Khách hàng và người tiêu dùng có thể được cấp quyền truy cập vào extranet để họ thấy các bản cập nhật theo thời gian thực bất cứ khi nào họ muốn hoặc cần.
Giảm silo
Một trong những thành phần thách thức nhất của sự hợp tác giữa các tổ chức là sự gia tăng của các silo có thể kéo dài các nhiệm vụ và làm giảm tương tác giữa các bên liên quan. Một extranet được sắp xếp hợp lý có thể giúp cắt giảm những cuộc nói chuyện phiếm và cung cấp cho mọi cộng tác viên các công cụ, bản cập nhật và tài liệu mà họ đang tìm kiếm một cách hiệu quả. Các extranet hiện đại có khả năng tìm kiếm hoạt động cao có thể thúc đẩy hiệu quả hơn nữa và giảm thời gian trễ vốn quá phổ biến khi làm việc với nhiều bên.
Những cách để tạo trải nghiệm Extranet hiệu quả
Ưu tiên người dùng
Trong những năm trước đây, hầu như tất cả các giải pháp extranet đều được thiết kế với Sharepoint làm nền tảng.Trong khi Sharepoint cung cấp một tùy chọn khả thi, các nền tảng bên ngoài mới nhất có các công cụ và chức năng vượt qua giới hạn của các mô hình cũ hơn.
Một extranet trực quan với các công cụ và khả năng phù hợp với các hoạt động hợp tác cụ thể sẽ trao quyền cho tất cả các bên để duy trì sự gắn bó và hiệu quả trong suốt quan hệ đối tác của bạn. Khi thiết kế extranet, các bên liên quan cần ưu tiên người dùng trong quá trình thiết kế và triển khai để đạt được hiệu quả tối đa.
Thêm vào tuỳ chọn di động
Để tối đa hóa khả năng sử dụng của extranet, việc đảm bảo rằng mạng này có khả năng đáp ứng trên thiết bị di động là một lợi thế lớn. Cho dù bạn đang chia sẻ dữ liệu với các bên liên quan bên thứ ba hay cung cấp nền tảng để khách hàng theo dõi đơn đặt hàng, hầu như tất cả người dùng đều đánh giá cao việc có cơ hội sử dụng thiết bị di động.
Một extranet di động có giá trị đặc biệt khi cộng tác với các nhân viên tuyến đầu bên ngoài tổ chức của bạn, chẳng hạn như nhà thầu, người giao hàng và người giao hàng. Những nhân viên không có kết nối này khó có thể ngồi trước máy tính cả ngày, vì vậy việc truy cập di động vào extranet của bạn là đặc biệt quan trọng.
Đảm bảo nền tảng của bạn an toàn
Bảo mật là mối quan tâm ngày càng tăng đối với hầu hết tất cả các tổ chức khi nguy cơ rò rỉ dữ liệu ngày càng lớn. Extranet có thể là một lựa chọn hiệu quả để chia sẻ dữ liệu và tài liệu một cách an toàn với các tính năng bảo mật có thể tùy chỉnh và kiểm soát quyền. Các tùy chọn chia sẻ được cá nhân hóa đặc biệt không thể thiếu đối với thiết kế extranet vì một số bên có thể cần quyền truy cập vào nhiều thông tin hơn các cộng tác viên khác.
Các extranet cho phép các bên liên quan chọn và chọn ai có thể xem những gì và cập nhật nó bất cứ khi nào cần thiết.
Xem xét cách extranet và intranet của bạn kết hợp với nhau
Nhiều stakeholder có thể xem extranet như sự mở rộng của internal network của tổ chức. Nó giống nhiều điểm và chức năng trong khu vực làm việc số đang tồn tai của bạn sẽ có giá trị với outside platform. Nhiều ví dụ công cụ chuyển đổi có thể bao gồm nhiều chức năng và tích hợp mạng lưới xã hội với ứng dụng kinh doanh như SalesForce hoặc HubSpot. Khi thiết kế một extranet hiệu quả và có sức ảnh hưởng, việc xác định các chức năng trong mạng nội bộ của bạn cũng có thể hữu ích cho các cộng tác viên bên thứ ba.
Nhiều bên liên quan có thể chọn xem extranet của họ như một phần mở rộng của mạng nội bộ của tổ chức. Có khả năng là một số tính năng và chức năng trong nơi làm việc kỹ thuật số hiện tại sẽ có giá trị đối với nền tảng bên ngoài của bạn.
Một số ví dụ về các công cụ có thể chuyển giao có thể bao gồm các chức năng và tích hợp mạng xã hội với các ứng dụng kinh doanh như Salesforce hoặc HubSpot. Khi thiết kế một extranet hiệu quả, việc xác định các chức năng trong mạng extranet cũng có thể hữu ích cho các cộng tác viên bên thứ ba.
So sánh giữa intranet và extranet
Khi khám phá các giải pháp kỹ thuật số tại nơi làm việc, rất dễ nhầm lẫn giữa các thuật ngữ. Mặc dù các cụm từ nghe có vẻ giống nhau, mạng intranet và mạng extranet có những điểm khác biệt riêng. Dưới đây Vietnix chia nhỏ cả hai từ và cách chúng hoạt động cùng nhau.
Intranet: Mạng doanh nghiệp tư nhân dành cho nhân viên trong tổ chức. Mạng intranet tập trung các tài liệu, công cụ, thông tin và khả năng thông qua một nền tảng thống nhất.
Extranet: Mạng riêng được kiểm soát cho phép các đối tác bên thứ ba lấy thông tin, thường là về một công ty hoặc tổ chức cụ thể và mức độ cho phép xem và lấy thông tin được giới hạn, không cần cấp quyền truy cập vào toàn bộ mạng của tổ chức.
Cả hai nền tảng đều tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi ý tưởng và khuyến khích cộng tác bằng cách cung cấp các lộ trình truyền thông đa dạng. Intranet thực hiện điều này trong nội bộ, cho các đồng nghiệp trong một doanh nghiệp đơn lẻ. Extranet cho phép các tổ chức mở rộng khả năng chia sẻ kiến thức của họ bằng cách tạo ra các trao đổi mới với các cá nhân hoặc nhóm bên ngoài doanh nghiệp.
Một số mạng extranet có thể được xây dựng để tạo điều kiện thuận lợi cho vô số quan hệ đối tác khác nhau, bao gồm cả những mối quan hệ liên quan đến khách hàng và các bên liên quan bên ngoài. Tùy thuộc vào bản chất của sự hợp tác, các nhà lãnh đạo có thể cấp và hạn chế các biện pháp kiểm soát quyền để hạn chế những người của bên thứ ba có thể truy cập.
Lời kết
Hiện nay, Intranet đã trở thành mạng lưới không thể thiếu trong một tổ chức, nó giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể trong việc truyền tải dữ liệu với tính bảo mật cao. Ngoài ra, mạng lưới intranet còn đem lại những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho không gian sống trong ngôi nhà của bạn. Chính vì vậy, việc phổ biến mạng lưới intranet là cần thiết trong xã hội công nghệ số hiện nay, bảo đảm an toàn cho việc truy cập mạng của bạn.
