n8n là gì? Cách cài đặt và xây dựng workflow chi tiết

n8n là một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc mã nguồn mở, cho phép bạn kết nối và tự động hóa các ứng dụng, dịch vụ web thông qua giao diện trực quan, không yêu cầu kỹ năng lập trình chuyên sâu. Công cụ này giúp chuyển đổi các tác vụ thủ công, lặp lại thành các luồng công việc tự động hiệu quả. Hãy cùng mình khám phá chi tiết về trợ lý ảo đắc lực này, cho phép bạn kết nối và tự động hóa hàng trăm ứng dụng, dịch vụ chỉ bằng vài thao tác kéo thả trực quan qua bài viết dưới đây.

Những điểm chính:

• n8n là gì và tại sao nó lại là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho công việc của bạn.
• Cách n8n hoạt động và cách tạo workflow đầu tiên chỉ với vài thao tác đơn giản.
• Những lợi ích quan trọng mà n8n mang lại, vượt xa những gì bạn có thể tưởng tượng.
• Ứng dụng thực tế của n8n trong mọi lĩnh vực, từ marketing, sales, đến quản lý dự án.
• So sánh n8n với các công cụ tương tự để bạn có cái nhìn khách quan và lựa chọn phù hợp nhất.

n8n là gì?

n8n: Công cụ tự động hóa workflow mã nguồn mở

n8n là nền tảng tự động hóa quy trình làm việc, nơi bạn có thể xây dựng các quy trình làm việc (workflow) bằng cách kết nối các thành phần (node) khác nhau. Mỗi node đại diện cho một hành động cụ thể.

Điểm đặc biệt của n8n là nó hoàn toàn mã nguồn mở. Điều này có nghĩa là bạn có thể tự do sử dụng, tùy chỉnh và thậm chí đóng góp vào sự phát triển của n8n. Bạn không cần phải lo lắng về việc bị phụ thuộc vào một nhà cung cấp cụ thể hay phải trả phí bản quyền đắt đỏ.

Bên cạnh đó n8n còn cho phép bạn kết nối, tích hợp với hơn 1000 dịch vụ, ứng dụng khác nhau một cách linh hoạt bằng giao diện kéo thả trực quan mà không cần phải viết code phức tạp.

Một số khái niệm cơ bản trong n8n:

• Workflow: Một chuỗi các hành động được kết nối với nhau để thực hiện một quy trình tự động.
• Node: Một thành phần trong workflow, đại diện cho một hành động cụ thể.
• Integration (Tích hợp): Kết nối n8n với các ứng dụng và dịch vụ bên ngoài (ví dụ: Google Sheets, Slack, Trello, Zalo,…)
• Trigger (Kích hoạt): Điều kiện để bắt đầu một workflow (ví dụ: khi có email mới, khi có người điền form,…)
• Webhook: Một loại trigger, cho phép các ứng dụng khác “gọi” đến n8n để kích hoạt workflow.

Tại sao n8n lại quan trọng?

Trong thời đại công nghệ số, việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại không chỉ là một ưu điểm mà còn là một yếu tố cần thiết để tồn tại và phát triển. n8n giúp bạn:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải làm thủ công những công việc nhàm chán, bạn có thể để n8n tự động hóa chúng, giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng hơn.
• Giảm thiểu sai sót: Con người ai cũng có thể mắc sai lầm, nhưng máy móc thì không (trừ khi bạn… cấu hình sai!). n8n giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công việc.
• Tăng năng suất: Khi các tác vụ được tự động hóa, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.
• Kết nối các ứng dụng: n8n giúp kết nối hiệu quả giữa các ứng dụng, cho phép chúng trao đổi dữ liệu với nhau một cách dễ dàng.
• Linh hoạt và tùy chỉnh: Bạn có thể tạo ra các workflow phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, không bị giới hạn bởi các tính năng có sẵn.
• Cộng đồng hỗ trợ: n8n có một cộng đồng người dùng đông đảo và nhiệt tình, sẵn sàng giúp đỡ bạn khi gặp khó khăn.
• Chi phí – hiệu quả: Sử dụng phiên bản cộng đồng hoặc tự chủ trên VPS, loại bỏ chi phí phát sinh cho các tác vụ

Với những lợi ích trên, n8n không chỉ là một công cụ hữu ích cho các nhà phát triển mà còn cho bất kỳ ai muốn tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.

Cách n8n hoạt động: Kéo – thả để tự động hóa

Bạn đã hiểu được “n8n là gì” và “tại sao nó quan trọng”, giờ là lúc chúng ta khám phá cách n8n hoạt động. Đừng lo lắng, bạn không cần phải là một lập trình viên chuyên nghiệp để sử dụng n8n. Với giao diện kéo thả trực quan, việc tạo workflow trở nên đơn giản như xây dựng quy trình.

Workflow: Xương sống của n8n

Workflow là thành phần cốt lõi của n8n, là nơi mọi thứ diễn ra. Một workflow là một chuỗi các hành động được kết nối với nhau để thực hiện một quy trình tự động.

Ví dụ về một workflow đơn giản:

• Trigger: Khi có một email mới trong Gmail với tiêu đề "Báo giá".
• Node 1: Lấy nội dung email.
• Node 2: Trích xuất thông tin khách hàng (tên, email, số điện thoại).
• Node 3: Thêm thông tin khách hàng vào Google Sheets.
• Node 4: Gửi email thông báo cho bộ phận sales.

Node: Thành phần cơ bản khi xây dựng workflow

Node là các thành phần cơ bản tạo nên workflow. Mỗi node đại diện cho một hành động cụ thể, ví dụ như gửi email, truy vấn cơ sở dữ liệu, xử lý dữ liệu,…

Một số loại node phổ biến:

• HTTP Request: Gửi yêu cầu đến một API
• Gmail: Gửi và nhận email.
• Google Sheets: Đọc và ghi dữ liệu vào bảng tính Google.
• Slack: Gửi tin nhắn đến kênh Slack.
• Trello: Tạo thẻ, danh sách, bảng trong Trello.
• IF: Thực hiện hành động dựa trên điều kiện.
• Function: Chạy code JavaScript tùy chỉnh.

Trigger: Điểm khởi đầu của workflow

Trigger (kích hoạt) là điểm bắt đầu của một workflow. Nó xác định khi nào workflow sẽ được thực thi.

Ví dụ về các trigger phổ biến:

• Webhook: Workflow được kích hoạt khi có một sự kiện xảy ra ở một ứng dụng khác (ví dụ: có người điền form, có đơn hàng mới,…).
• Cron: Workflow được kích hoạt theo một lịch trình định sẵn (ví dụ: mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng,…).
• Manual: Workflow được kích hoạt thủ công bằng cách nhấn nút "Execute Workflow".
• Email: Workflow được kích hoạt khi có email mới đáp ứng một số điều kiện nhất định.

Tích hợp (Integration): Kết nối mọi thứ

Integration (tích hợp) cho phép n8n kết nối với các ứng dụng và dịch vụ bên ngoài. n8n hỗ trợ hàng trăm tích hợp sẵn có, bao gồm các ứng dụng phổ biến như Google Workspace (Gmail, Sheets, Drive,…), Slack, Trello, Dropbox, Salesforce, và nhiều ứng dụng khác.

Data Transformation: Chuyển đổi dữ liệu

Data Transformation (biến đổi dữ liệu) là quá trình xử lý và chuyển đổi dữ liệu từ định dạng này sang định dạng khác. n8n cung cấp các node cho phép bạn thực hiện các thao tác biến đổi dữ liệu như:

• Set: Đặt giá trị cho các trường dữ liệu.
• Merge: Kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
• Split: Chia dữ liệu thành các phần nhỏ hơn.
• Function: Sử dụng code JavaScript tùy chỉnh.

Lợi ích vượt trội của n8n

Tối ưu hóa quy trình làm việc: Loại bỏ các điểm nghẽn

• Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại: Giải phóng bạn khỏi những công việc nhàm chán, tốn thời gian như nhập liệu, sao chép dữ liệu, gửi email hàng loạt,…
• Kết nối các ứng dụng và dịch vụ: Tạo ra một quy trình làm việc liền mạch, không bị gián đoạn giữa các ứng dụng khác nhau.
• Xử lý dữ liệu thông minh: Tự động trích xuất, biến đổi và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn, giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
• Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ lỗi do yếu tố con người, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công việc.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Tăng năng suất: Hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian, giúp bạn và đội nhóm đạt được mục tiêu nhanh hơn.
• Giảm chi phí nhân sự: Không cần phải thuê thêm nhân viên để thực hiện các tác vụ thủ công, giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Sử dụng thời gian và nguồn lực của bạn một cách hiệu quả hơn, tập trung vào những việc quan trọng hơn.
• Mã nguồn mở và miễn phí: Sử dụng phiên bản cộng đồng hoặc tự chủ hosting trên VPS của Vietnix, loại bỏ chi phí phát sinh hàng tháng.

Linh hoạt và tùy chỉnh sâu

• Tạo workflow theo nhu cầu riêng: Không bị giới hạn bởi các tính năng có sẵn, bạn có thể tự do sáng tạo và xây dựng các workflow phù hợp với quy trình làm việc của mình.
• Sử dụng code JavaScript/Python: Nếu bạn có kiến thức về lập trình, bạn có thể sử dụng node “Code”, mở rộng khả năng của n8n.
• Tích hợp với bất kỳ ứng dụng nào: Với node “HTTP Request”, bạn có thể kết nối n8n với bất kỳ ứng dụng nào có API.
• Mở rộng bằng cách tự phát triển node: Đóng góp cho cộng đồng hoặc sử dụng riêng.

Cộng đồng và hỗ trợ: Luôn có sự đồng hành

• Cộng đồng người dùng đông đảo: Tham gia vào cộng đồng n8n trên diễn đàn, Discord, hoặc GitHub để trao đổi, học hỏi và nhận sự hỗ trợ từ những người dùng khác.
• Tài liệu hướng dẫn chi tiết: n8n cung cấp tài liệu hướng dẫn đầy đủ và dễ hiểu, giúp bạn dễ dàng làm quen và sử dụng n8n.
• Nguồn tài nguyên phong phú: Tìm thấy các workflow mẫu, hướng dẫn, và video hướng dẫn trên trang web của n8n và các nguồn khác.

Mã nguồn mở: Minh bạch và tin cậy

• Tự do sử dụng và tùy chỉnh: Bạn có toàn quyền kiểm soát n8n, không bị phụ thuộc vào bất kỳ nhà cung cấp nào.
• Minh bạch và an toàn: Mã nguồn mở cho phép bạn kiểm tra và đảm bảo tính bảo mật của n8n.
• Đóng góp cho cộng đồng: Bạn có thể đóng góp vào sự phát triển của n8n bằng cách chia sẻ workflow, tạo node mới, hoặc báo cáo lỗi.

Với những lợi ích trên, n8n không chỉ là một công cụ tự động hóa mà còn là một công cụ hỗ trợ hiệu quả, giúp bạn và doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ trong thời đại công nghệ số.

n8n không chỉ giới hạn trong một lĩnh vực cụ thể, mà có thể được ứng dụng trong hầu hết mọi ngành nghề, từ marketing, sales, đến quản lý dự án, nhân sự, và nhiều hơn nữa. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:

Marketing và Sales: Thu hút và chuyển đổi khách hàng tiềm năng hiệu quả

• Tự động hóa email marketing:
  • Gửi email chào mừng khi có người đăng ký mới.
  • Gửi email nhắc nhở khi có người bỏ giỏ hàng.
  • Gửi email chúc mừng sinh nhật khách hàng.
  • Tự động gửi email theo chuỗi (drip campaign).
• Quản lý khách hàng tiềm năng (lead):
  • Tự động thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ các nguồn khác nhau (website, mạng xã hội, form đăng ký,…).
  • Phân loại khách hàng tiềm năng dựa trên các tiêu chí (ví dụ: mức độ quan tâm, nguồn gốc,…).
  • Gán khách hàng tiềm năng cho nhân viên sales phù hợp.
• Đồng bộ hóa dữ liệu CRM:
  • Tự động cập nhật thông tin khách hàng trong CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) khi có thay đổi.
  • Đồng bộ hóa dữ liệu giữa CRM và các công cụ marketing khác.
• Tạo report tự động:
  • Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn (Google Analytics, Facebook Ads,…) để tạo báo cáo về hiệu quả marketing.
  • Gửi báo cáo định kỳ cho các bên liên quan.

Quản lý dự án: Quản lý hiệu quả mọi khía cạnh dự án

• Tạo công việc tự động:
  • Tự động tạo công việc trong Trello, Asana, Jira,… khi có sự kiện xảy ra (ví dụ: có email mới, có yêu cầu từ khách hàng,…).
  • Gán công việc cho thành viên phù hợp.
  • Đặt thời hạn cho công việc.
• Theo dõi tiến độ dự án:
  • Tự động cập nhật trạng thái công việc.
  • Gửi thông báo khi có công việc hoàn thành hoặc quá hạn.
• Quản lý tài liệu:
  • Tự động lưu trữ tài liệu vào Google Drive, Dropbox,…
  • Chia sẻ tài liệu với các bên liên quan.

Nhân sự: Quản lý toàn diện đội ngũ

• Quản lý (nghỉ phép):
  • Tự động xử lý yêu cầu nghỉ phép.
  • Cập nhật lịch nghỉ phép của nhân viên.
  • Gửi thông báo cho quản lý và các bên liên quan.
• Theo dõi chấm công:
  • Tự động ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên.
  • Tính toán lương thưởng.
• Quản lý tiến độ công việc nhân viên:
  • Báo task cho nhân viên theo lịch
  • Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc
  • Tạo báo cáo hiệu quả của dự án theo từng nhân viên

IT và DevOps: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định

• Giám sát hệ thống:
  • Tự động kiểm tra trạng thái của server, website,…
  • Gửi thông báo khi có sự cố xảy ra.
• Backup dữ liệu:
  • Tự động sao lưu dữ liệu định kỳ.
  • Lưu trữ bản sao lưu vào nơi an toàn.
• Triển khai ứng dụng:
  • Tự động hóa quy trình triển khai ứng dụng (deploy).

Tài chính và kế toán: Quản lý tài chính hiệu quả

• Xử lý hóa đơn:
  • Tự động tạo hóa đơn khi có đơn hàng mới.
  • Gửi hóa đơn cho khách hàng.
  • Theo dõi thanh toán.
• Đối chiếu giao dịch:
  • Tự động đối chiếu giao dịch ngân hàng với dữ liệu kế toán.
• Tạo báo cáo tài chính:
  • Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để tạo báo cáo tài chính.

Đây chỉ là một vài ví dụ về ứng dụng của n8n. Với khả năng tùy biến linh hoạt, bạn có thể sử dụng n8n để tự động hóa bất kỳ quy trình nào trong công việc của mình.

Có nhiều cách để cài đặt n8n, tùy thuộc vào nhu cầu và kiến thức kỹ thuật của bạn. Dưới đây là ba phương pháp phổ biến nhất:

Cài đặt với Docker

Docker là một nền tảng cho phép bạn đóng gói và chạy các ứng dụng trong các container độc lập. Đây là cách cài đặt n8n đơn giản và nhanh chóng nhất, đặc biệt nếu bạn đã quen thuộc với Docker.

Các bước thực hiện:

• Cài đặt Docker: Nếu bạn chưa cài đặt Docker, hãy tải và cài đặt Docker Desktop (cho Windows và macOS) hoặc Docker Engine (cho Linux) từ trang web chính thức của Docker.
• Chạy lệnh sau trong terminal hoặc command prompt:

docker run -d --name n8n --restart unless-stopped \
-p 5678:5678 \
-e N8N_BASIC_AUTH_ACTIVE=true \
-e N8N_BASIC_AUTH_USER=admin \
-e N8N_BASIC_AUTH_PASSWORD=yourpassword \
-v ~/.n8n:/home/node/.n8n \
n8nio/n8n

• docker run: Khởi chạy một container mới từ image chỉ định (ở đây là n8nio/n8n).
• -d: Chạy container ở chế độ nền (detached), giúp lệnh trả về ngay và container tiếp tục chạy phía sau.
• --name n8n: Đặt tên cho container là n8n. Việc đặt tên giúp dễ dàng quản lý, kiểm tra log, dừng, khởi động lại container mà không cần nhớ ID dài.
• --restart unless-stopped: Đảm bảo container sẽ tự động khởi động lại nếu gặp lỗi hoặc khi máy chủ được khởi động lại, trừ khi bạn chủ động dừng container.
• -p 5678:5678: Mở cổng 5678 trên máy chủ và ánh xạ vào cổng 5678 của container. Đây là cổng mặc định mà n8n sử dụng để phục vụ giao diện web và API.
• -e N8N_BASIC_AUTH_ACTIVE=true: Bật chế độ xác thực cơ bản (Basic Auth) cho n8n, giúp bảo vệ instance khỏi truy cập trái phép.
• -e N8N_BASIC_AUTH_USER=admin: Thiết lập tên đăng nhập cho xác thực cơ bản là admin.
• -e N8N_BASIC_AUTH_PASSWORD=yourpassword: Thiết lập mật khẩu cho xác thực cơ bản là yourpassword. Bạn nên thay bằng mật khẩu mạnh hơn khi dùng thực tế.
• -v ~/.n8n:/home/node/.n8n: Mount thư mục ~/.n8n trên máy chủ vào thư mục /home/node/.n8n trong container. Thư mục này dùng để lưu trữ cấu hình, dữ liệu workflow, credentials… giúp dữ liệu không bị mất khi container bị xóa hoặc cập nhật.
• n8nio/n8n: Image chính thức của n8n trên Docker Hub, dùng để tạo container.

Mở trình duyệt và truy cập địa chỉ http://localhost:5678. Bạn sẽ thấy giao diện của n8n.

Cài đặt với npm: Phương pháp phù hợp cho nhà phát triển

npm (Node Package Manager) là trình quản lý gói của Node.js. Nếu bạn là một nhà phát triển và đã quen thuộc với Node.js, bạn có thể cài đặt n8n bằng npm.

Các bước thực hiện:

• Cài đặt Node.js và npm: Nếu bạn chưa cài đặt Node.js và npm, hãy tải và cài đặt chúng từ trang web chính thức của Node.js.
• Chạy lệnh sau trong terminal hoặc command prompt:

npm install -g n8n

• -g: Cài đặt n8n global (toàn cục), để bạn có thể chạy n8n từ bất kỳ đâu.

• Chạy lệnh n8n hoặc n8n start để khởi động n8n.
• Mở trình duyệt và truy cập địa chỉ http://localhost:5678.

Sử dụng VPS n8n của Vietnix

VPS n8n là dịch vụ máy chủ ảo riêng được tối ưu và tích hợp sẵn công cụ n8n. Cung cấp môi trường độc lập, bảo mật và ổn định giúp bạn xây dựng quy trình tự động hóa dễ dàng.

Việc tự cài đặt n8n với nhiều khoá mật khẩu, API được lưu trên server sẽ gặp nguy hiểm nếu không được cấu hình bảo mật tốt, dễ dàng bị hacker xâm nhập. VPS n8n của Vietnix tăng cường bảo mật dữ liệu và tối ưu hiệu năng xử lý so với việc sử dụng các dịch vụ N8N được chia sẻ hoặc quản lý bởi bên thứ ba.

Mỗi phương pháp cài đặt đều có ưu và nhược điểm riêng. Hãy chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu và kiến thức của bạn. Nếu bạn mới bắt đầu, hãy sử dụng dịch vụ VPS n8n của Vietnix để tránh gặp lỗi cấu hình, đảm bảo sự an toàn về dữ liệu, bảo mật cao và ổn định trong quá trình vận hành.

Mở giao diện web của n8n

Sau khi cài đặt, hãy mở trình duyệt và truy cập địa chỉ http://localhost:5678 (nếu cài đặt trên máy tính hoặc VPS) hoặc URL được cung cấp trong mail Vietnix (khi sử dụng dịch vụ VPS n8n).

Nếu đây là lần đầu bạn sử dụng, khi mở lên sẽ có bảng setup account, bạn cần điền các field như Email, First Name, Last Name, Password (bạn cần lưu lại mật khẩu để đăng nhập trong các lần sau)

Tiếp đến sẽ được hỏi những câu liên quan đến nhu cầu sử dụng, bạn điền đầy đủ thông tin để cấu hình n8n phù hợp với bạn

Tiếp đến sẽ có bảng thông báo nhận key bản quyền miễn phí, bạn điền mail mình vào ô license key, sau đó bấm Send me a free license key

Lúc này mail của bạn sẽ nhận được email kèm license key (nếu không thấy thì thử tìm ở spam và all mail).

Lúc này bạn có thể bấm vào nút Active License Key để chuyển đến trang kích hoạt license

Khi bạn hiển thị tag Registed này tức là đã kích hoạt thành công key bản quyền.

Tạo workflow mới

Trên giao diện n8n, bạn sẽ thấy một không gian làm việc trống. Nhấp vào nút "Add first node" hoặc nút “+” ở góc trên bên trái để bắt đầu tạo workflow mới.

Bây giờ, chúng ta sẽ cùng nhau tạo một workflow đơn giản để làm quen với giao diện và các khái niệm cơ bản của n8n. Workflow này sẽ thực hiện các công việc sau:

• Trigger: Khi có một email mới, lấy nội dung email
• Node 1: Trích xuất thông tin khách hàng (tên, email, số điện thoại).
• Node 2: Thêm thông tin khách hàng vào Google Sheets.
• Node 3: Gửi email thông báo cho bộ phận sales.

Thêm trigger node

Mỗi workflow bắt buộc phải có một Trigger node. Trigger node là điểm bắt đầu của workflow, nó lắng nghe các sự kiện và kích hoạt workflow khi sự kiện đó xảy ra.

• Nhấp vào nút "Add first step..."
• Trong thanh tìm kiếm, gõ tên Trigger bạn muốn sử dụng (ví dụ: "Webhook", "Cron", "Email").
• Chọn Trigger node từ danh sách.
• Cấu hình Trigger node theo nhu cầu của bạn (ví dụ: đặt URL cho Webhook, thiết lập lịch trình cho Cron, thiết lập điều kiện lọc email cho Email). Để tạo workflow như ví dụ mình sẽ chọn trigger node của Gmail – On message received.

Bạn cầu cấu hình xác thực Gmail với Client Secret và Client ID lấy ở trong Google Cloud và kích hoạt Gmail API

Thêm các node tiếp theo

Sau khi thêm Trigger node, bạn có thể thêm các node tiếp theo để thực hiện các hành động khác trong workflow.

• Di chuột qua cạnh phải của Trigger node, bạn sẽ thấy một dấu “+”. Nhấp vào dấu “+” đó.
• Tìm kiếm và chọn node bạn muốn thêm (ví dụ: "Gmail", "Google Sheets", "Slack", "HTTP Request", "Function").
• Kết nối các node với nhau bằng cách kéo đường từ cạnh phải của node này sang cạnh trái của node kia.

Theo ví dụ trên ở Node 1 mình sẽ tiến hành lấy nội dung email bằng cách thêm 1 node Gmail – Get a message

Khi bạn chọn node này sẽ bị lỗi màu đỏ vì trống field Message ID. Bây giờ bạn mở node mới thêm, bấm vào execute previouse nodes

Lúc này bạn sẽ thấy thông tin hiện ra ở bảng INPUT bên trái, lúc này bạn kéo (nắm giữ chuột) field ID vào ô Message ID là hết lỗi.

Tiếp theo bạn tìm đến node Basic LLM Chain (nếu bạn thành thạo và có thể sử dụng json thì dùng Information Extractor)

Sau khi thêm vào, bạn cần cấu hình model AI, các bạn có thể lấy API key Gemini miễn phí tại aistudio.google.com. Phần Model các bạn chọn Google Gemini Chat Model. Sau đó nhập key vừa lấy được vào ô API key. Model các bạn có thể chọn 2.5-flash-preview-05-20 để xử lý các task vụ đơn giản không cần tính toán nhiều.

Trong node Basic LLM Chain chỉnh Source for Prompt (User Message) thành Define Below. Tại ô Prompt bạn điền các thông tin bạn cần lấy. Đây là prompt mẫu bạn có thể sử dụng:

Hãy trích xuất các thông tin từ dữ liệu được cung cấp theo mẫu sau:
- Tên khách hàng:
- Số điện thoại:
- Email:
Chỉ trả lời kết quả, không giải thích
--
Đây là dữ liệu cần trích xuất:  {{ $json.snippet }}

Lúc này các dữ liệu cần thiết đã được trích xuất ra, bạn tiếp tục thêm node Google Sheet – Append Row

Cuối cùng là node gửi Email thông tin khách hàng

Cấu hình các node

Mỗi node có các tùy chọn cấu hình riêng. Nhấp đúp vào node để mở bảng cấu hình. Tại đây, bạn có thể:

• Kết nối n8n với tài khoản của ứng dụng đó (ví dụ: đăng nhập vào tài khoản Gmail, Google Sheets,…).
• Thiết lập các hành động cụ thể mà node sẽ thực hiện (ví dụ: gửi email, đọc dữ liệu từ bảng tính, tạo thẻ Trello,…).
• Ánh xạ dữ liệu từ node trước đó sang các trường trong node hiện tại.

Kiểm tra workflow

Trước khi kích hoạt workflow, bạn nên kiểm tra để đảm bảo nó hoạt động đúng như mong đợi.

• Nhấp vào nút "Execute Workflow" phía dưới màn hình hoặc kế bên node Trigger của workflow bạn muốn chạy
• n8n sẽ chạy workflow một lần và hiển thị kết quả thực thi của từng node. Bạn có thể xem dữ liệu đầu vào và đầu ra của mỗi node để kiểm tra xem có lỗi xảy ra không.

Kích hoạt workflow

Sau khi kiểm tra và đảm bảo workflow hoạt động đúng, bạn có thể kích hoạt nó để n8n tự động chạy workflow khi Trigger xảy ra. Lưu ý: cần bật nút gạt ở góc trên bên phải của giao diện workflow.

Ví dụ Workflow đơn giản:

Hãy tạo một workflow tự động gửi tin nhắn Slack khi có email mới chứa từ khóa "Urgent".

• Trigger: Thêm node "Email Trigger". Cấu hình để lắng nghe email mới và lọc theo tiêu đề chứa "New".
• Node 1: Thêm node "Google Sheet". Cấu hình để gửi tin nhắn đến một kênh Sheet cụ thể. Sử dụng dữ liệu từ Email Trigger node để điền nội dung tin nhắn (ví dụ: tiêu đề và người gửi email).
• Kết nối: Kéo đường từ Email Trigger node đến Google Sheet node.
• Kích hoạt: Bật workflow.

Giờ đây, mỗi khi có email mới với tiêu đề chứa "New", n8n sẽ tự động gửi một tin nhắn đến kênh Slack bạn đã cấu hình.

Đây chỉ là một ví dụ rất cơ bản. Với hàng trăm node và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, bạn có thể tạo ra các workflow phức tạp và mạnh mẽ hơn rất nhiều.

So sánh n8n với các công cụ tự động hóa khác

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều công cụ tự động hóa workflow, mỗi công cụ có những ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là so sánh n8n với một số công cụ phổ biến khác: Zapier, Make (Integromat), và IFTTT.

n8n vs. Zapier

Lời khuyên chung khi lựa chọn:

• Chọn n8n nếu: Bạn cần một công cụ mạnh mẽ, cực kỳ linh hoạt, có khả năng tùy chỉnh sâu bằng code (JavaScript/Python), muốn toàn quyền kiểm soát dữ liệu (qua self-hosting), cần xử lý các quy trình tự động hóa phức tạp và đánh giá cao một cộng đồng hỗ trợ phát triển năng động.
• Chọn Zapier nếu: Bạn là người dùng không chuyên về kỹ thuật, chỉ cần tự động hóa các tác vụ đơn giản giữa các ứng dụng kinh doanh phổ biến một cách nhanh chóng.
• Chọn Make (Integromat) nếu: Bạn ưu tiên một giao diện trực quan cao với các module và kết nối rõ ràng để xây dựng các quy trình phức tạp một cách trực quan, và không muốn đi sâu vào code như với n8n.
• Chọn IFTTT nếu: Nhu cầu của bạn rất cơ bản, chủ yếu là tự động hóa các tác vụ đơn giản giữa các ứng dụng cá nhân hoặc thiết bị nhà thông minh.

Ngoài các công cụ trên, còn có nhiều công cụ tự động hóa khác như Microsoft Power Automate, UiPath, Automation Anywhere,… Tuy nhiên, n8n nổi bật nhờ sự kết hợp giữa tính linh hoạt của mã nguồn mở, khả năng tùy chỉnh cao, và một cộng đồng hỗ trợ mạnh mẽ.

Một trong những điểm mạnh của n8n là cộng đồng người dùng và nhà phát triển đông đảo, nhiệt tình. Bạn sẽ không bao giờ cảm thấy thiếu sự hỗ trợ khi sử dụng n8n, vì luôn có rất nhiều nguồn tài nguyên và kênh hỗ trợ sẵn sàng giúp đỡ bạn.

Tài nguyên học tập và tham khảo

• Trang web chính thức của n8n: https://n8n.io/
  • Cung cấp thông tin tổng quan về n8n, các tính năng, giá cả, và tài liệu hướng dẫn.
• Tài liệu hướng dẫn (Documentation): https://docs.n8n.io/
  • Hướng dẫn chi tiết về cách cài đặt, sử dụng, và tùy chỉnh n8n.
  • Mô tả chi tiết về các node và cách sử dụng chúng.
  • Các ví dụ và hướng dẫn cụ thể.
• Workflow mẫu (Templates): https://n8n.io/workflows/
  • Thư viện các workflow mẫu do cộng đồng chia sẻ, giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.
  • Bạn có thể tìm kiếm workflow theo ứng dụng, tác vụ, hoặc từ khóa.
• Blog của n8n: https://n8n.io/blog/
  • Cập nhật thông tin mới nhất về n8n, các tính năng mới, và các bài viết hướng dẫn.
• Video hướng dẫn:
  • Kênh YouTube chính thức của n8n: https://www.youtube.com/c/n8n-io
  • Các video hướng dẫn trên YouTube do cộng đồng chia sẻ.

Cộng đồng và kênh hỗ trợ

• Diễn đàn (Forum): https://community.n8n.io/
  • Nơi để đặt câu hỏi, thảo luận, và chia sẻ kinh nghiệm với những người dùng n8n khác.
  • Có các chuyên mục riêng cho các chủ đề khác nhau (ví dụ: Getting Started, Questions, Workflows, Nodes,…).
• Discord: https://discord.gg/n8n
  • Kênh chat trực tuyến, nơi bạn có thể trò chuyện trực tiếp với những người dùng n8n khác và nhận sự hỗ trợ nhanh chóng.
• GitHub: https://github.com/n8n-io/n8n
  • Nơi lưu trữ mã nguồn của n8n.
  • Bạn có thể báo cáo lỗi (bug), đề xuất tính năng mới (feature request), hoặc đóng góp vào sự phát triển của n8n.
• Stack Overflow:
  • Đặt các câu hỏi liên quan đến kỹ thuật, hoặc tìm kiếm các vấn đề tương tự mà người khác đã gặp và cách giải quyết.

Cách tìm kiếm sự hỗ trợ hiệu quả

• Tìm kiếm trước khi hỏi: Trước khi đặt câu hỏi, hãy thử tìm kiếm trên diễn đàn, tài liệu hướng dẫn, hoặc Google. Rất có thể câu hỏi của bạn đã được trả lời trước đó.
• Mô tả vấn đề rõ ràng: Khi đặt câu hỏi, hãy mô tả vấn đề của bạn một cách rõ ràng và chi tiết, bao gồm:
  • Bạn đang cố gắng làm gì?
  • Bạn đã làm gì?
  • Kết quả bạn nhận được là gì?
  • Kết quả bạn mong đợi là gì?
  • Ảnh chụp màn hình (nếu có).
• Cung cấp thông tin về môi trường của bạn:
  • Phiên bản n8n bạn đang sử dụng.
  • Hệ điều hành bạn đang sử dụng.
  • Bạn đang cài đặt n8n bằng cách nào (Docker, npm, n8n Cloud)?
• Lịch sự và tôn trọng: Hãy nhớ rằng những người trả lời câu hỏi của bạn là những tình nguyện viên, họ dành thời gian và công sức để giúp đỡ bạn.

Với những nguồn tài nguyên và kênh hỗ trợ phong phú này, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy thiếu sự hỗ trợ khi sử dụng n8n. Hãy tận dụng tối đa cộng đồng n8n để học hỏi, chia sẻ, và cùng nhau phát triển!

Vậy là chúng ta đã cùng nhau khám phá toàn bộ thông tin chi tiết về n8n – một công cụ tự động hóa mạnh mẽ, linh hoạt và hoàn toàn miễn phí (với phiên bản cộng đồng). Từ việc tìm hiểu n8n là gì, cách nó hoạt động, đến những lợi ích vượt trội và ứng dụng thực tế trong mọi lĩnh vực, hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan và đầy đủ về công cụ tuyệt vời này.

Điểm lại những lợi ích chính mà n8n mang lại:

• Tự động hóa: Giải phóng bạn khỏi những công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian.
• Tối ưu hóa: Nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu sai sót.
• Tiết kiệm: Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực.
• Linh hoạt: Tùy chỉnh workflow theo nhu cầu riêng.
• Kết nối: “Giao tiếp” với mọi ứng dụng, dịch vụ.
• Cộng đồng: Luôn có sự hỗ trợ từ cộng đồng người dùng và nhà phát triển đông đảo.

Đừng chần chừ nữa! Hãy bắt đầu khám phá sức mạnh của n8n ngay hôm nay. Bạn có thể bắt đầu bằng cách:

• Thử nghiệm với VPS n8n: Trải nghiệm n8n một cách nhanh chóng mà không cần cài đặt.
• Cài đặt n8n trên máy tính của bạn: Sử dụng Docker hoặc npm để cài đặt n8n.
• Tự chủ hoàn toàn với n8n trên VPS: Cài đặt và vận hành trên VPS của Vietnix.
• Tham gia cộng đồng n8n: Học hỏi, chia sẻ và nhận sự hỗ trợ từ những người dùng khác.
• Tham khảo tài liệu hướng dẫn: Tìm hiểu sâu hơn về các tính năng và cách sử dụng n8n.

n8n không chỉ là một công cụ, mà còn là một công cụ hỗ trợ đáng tin cậy, giúp bạn giải quyết hiệu quả mọi thử thách trong công việc và cuộc sống. Hãy bắt đầu hành trình tự động hóa của bạn ngay bây giờ và cảm nhận sự khác biệt!