Sự ra đời của Power BI mang tới giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu hiệu quả. Vậy Power BI là gì và tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng Power BI ngay từ hôm nay? Hãy cùng khám phá qua bài viết dưới đây.
Power BI là gì?
Power BI – cái tên đang làm mưa làm gió trong thế giới phân tích dữ liệu, nhưng thực chất Power BI là gì và tại sao lại trở nên quan trọng đến vậy? Cùng Vietnix tìm hiểu từ định nghĩa cơ bản đến lịch sử hình thành đầy thú vị của công cụ mạnh mẽ này!
Định nghĩa
Power BI là một công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu vô cùng hữu ích thuộc bộ sản phẩm Power Platform của Microsoft, nằm trong nhóm giải pháp Kinh doanh thông minh (Business Intelligence). Chức năng chính của công cụ này là kết nối, xử lý, phân tích và hiển thị dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trên các báo cáo, dashboard tương tác, giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Power BI Là một thành phần của Power Platform, công cụ này kết hợp cùng các công cụ khác như Power Apps, Power Pages, Power Automate và Power Virtual Agents, tạo nên hệ sinh thái hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện tại, bạn có thể dễ dàng truy cập và sử dụng Power BI trên nhiều nền tảng như website, máy tính và cả điện thoại.
Lịch sử ra đời
Tháng 7 năm 2011, Microsoft giới thiệu dự án Crescent, tiền thân của Power BI, như một phần của SQL Server Codename Denali. Mãi đến tháng 9 năm 2013, công cụ này mới chính thức được đổi tên thành Power BI.
Power BI được phát triển dựa trên nền tảng của Excel, kế thừa các tính năng quen thuộc như Power Query, Power Pivot và Power View, đồng thời bổ sung khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và bảo mật nâng cao. Đến tháng 7 năm 2015, Power BI chính thức được phát hành như một sản phẩm độc lập.
Các thành phần của Power BI
Power BI bao gồm các công cụ chuyên dụng cho từng giai đoạn của quy trình phân tích dữ liệu, cụ thể:
- Power Query: Chuyển hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thành dạng thống nhất, đồng thời loại bỏ nhiễu, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu trước khi phân tích.
- Power Pivot: Tạo mô hình nền tảng dữ liệu đa chiều, liên kết các bảng dữ liệu rời rạc với nhau và thiết lập các phép tính phức tạp với DAX (Data Analysis Expressions).
- Power View: Biến đổi dữ liệu thành các biểu đồ trực quan, sinh động và có khả năng tương tác cao. Tạo dashboard thông tin, hiển thị nhiều báo cáo trên cùng một giao diện.
- Power Map: Hiển thị dữ liệu trên bản đồ 3D trực quan, sinh động, hỗ trợ phân tích dữ liệu theo vị trí địa lý (kinh độ, vĩ độ, quốc gia, tiểu bang,…).
- Power Q&A: Người dùng có thể đặt câu hỏi cho Power BI bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận được câu trả lời nhanh chóng.
- Power BI Desktop: Nền tảng trung tâm để xây dựng và phát triển các giải pháp phân tích dữ liệu, cung cấp đầy đủ các tính năng từ kết nối dữ liệu, mô hình hóa hay lập báo cáo.
- Power BI Website (Power BI Service): Dịch vụ SaaS (Software as a Service) hoạt động như một đám mây lưu trữ, theo dõi và chia sẻ báo cáo với người dùng khác một cách dễ dàng.
- Power BI Mobile Apps: Ứng dụng di động giúp người dùng truy cập và xem báo cáo mọi lúc mọi nơi.
Các chức năng ưu việt đáng chú ý của Power BI
Power BI nổi bật như một công cụ đắc lực hỗ trợ mọi giai đoạn trong quy trình làm việc với dữ liệu, từ việc xác định nguồn dữ liệu thô, xử lý, phân tích đến đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. Những chức năng nổi bật của Power BI có thể kể tới:
- Kết nối đa dạng nguồn dữ liệu: Bao gồm tệp phẳng (flat file), file Excel, cơ sở dữ liệu (SQL Server, MySQL, Access,…), dữ liệu đám mây, dữ liệu SharePoint, dữ liệu Web, PDF, hệ thống ERP, SAP,…
- Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu: Power Query giúp làm sạch, biến đổi và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào trước khi đưa vào phân tích. Tính năng này tương tự như trong Excel, giúp người dùng dễ dàng thao tác và xử lý dữ liệu.
- Xây dựng mô hình dữ liệu hiệu quả: Tạo mô hình dữ liệu gọn nhẹ thay vì lưu trữ trong một file duy nhất. Mô hình dữ liệu Power BI có tính liên kết tương tự như lược đồ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
- Trực quan hóa dữ liệu linh hoạt: Biến hóa dữ liệu thành các biểu đồ, dashboard tương tác linh hoạt, hỗ trợ người dùng phân tích từ tổng quan đến chi tiết nhằm đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
- Hỗ trợ hàm biểu thức DAX: Giúp xây dựng công thức phân tích và hiển thị dữ liệu linh hoạt theo mọi nhu cầu.
Đánh giá ưu điểm, nhược điểm
Power BI, một công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Liệu công cụ này có thực sự hoàn hảo? Cùng Vietnix xem qua những ưu điểm nổi bật và cả những hạn chế còn tồn tại của Power BI, để bạn có cái nhìn toàn diện và đưa ra quyết định sáng suốt cho doanh nghiệp của mình.
Ưu điểm
- Khả năng xử lý dữ liệu thông minh, nhạy bén nhờ có nền tảng trí tuệ nhân tạo AI và Machine Learning.
- Cung cấp sẵn các báo cáo và dashboard trong bảng điều khiển, không cần tự thiết kế.
- Đảm bảo an toàn cho kết nối dữ liệu, dù qua đám mây hay hệ thống doanh nghiệp.
- Dữ liệu dashboard cập nhật theo real-time.
- Hỗ trợ truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên, đơn giản và dễ sử dụng.
- Tích hợp code Python và R để tạo các hình ảnh và biểu đồ sinh động.
- Power Query hỗ trợ đơn giản hóa và làm sạch dữ liệu.
- Website hỗ trợ với kho bài viết, hướng dẫn phong phú, sẵn sàng giải đáp mọi vấn đề của người dùng.
- Cho phép lên lịch nhập dữ liệu mới tự động, tiết kiệm thời gian và công sức.
Nhược điểm
- Khả năng kết nối dữ liệu theo thời gian thực bị hạn chế, số lượng nguồn dữ liệu cho báo cáo và dashboard còn ít.
- Không hỗ trợ tệp tin lớn hơn 250MB hoặc tệp tin có định dạng nén X.
- Tính năng chia sẻ dashboard và báo cáo chỉ giới hạn cho người dùng cùng tên miền email.
- Có thể gặp vấn đề về dung lượng và hiệu suất khi xử lý dữ liệu lớn hoặc phân tích phức tạp, đòi hỏi đầu tư vào hạ tầng IT.
- Gặp khó khăn với một số hệ thống cơ sở dữ liệu phức tạp hoặc không phổ biến, cần kỹ thuật xử lý đặc biệt.
- Phiên bản cao cấp với tính năng nâng cao và dung lượng lớn hơn có giá thành cao, không phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ.
Tại sao doanh nghiệp cần Power BI?
Trong thời đại kinh tế số hiện nay, vai trò của dữ liệu đối với doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng. Việc khai thác và phân tích dữ liệu hiệu quả mang lại vô số lợi ích, góp phần thúc đẩy tăng trưởng và nâng cao năng lực cạnh tranh. Power BI, một công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp chinh phục mục tiêu này. Cụ thể:
- Tận dụng tối đa sức mạnh dữ liệu: Power BI giúp doanh nghiệp thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, mang đến cái nhìn tổng thể và chi tiết về hoạt động kinh doanh.
- Hỗ trợ ra quyết định sáng suốt: Dựa trên dữ liệu được phân tích, Power BI cung cấp các cung cấp bảng biểu, biểu đồ và dashboard trực quan, giúp doanh nghiệp nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, xu hướng kinh doanh,… từ đó đưa ra quyết định sáng suốt và chính xác hơn.
- Tiếp cận dữ liệu mọi lúc mọi nơi: Power BI hỗ trợ truy cập báo cáo mọi lúc mọi nơi thông qua nền tảng web và ứng dụng di động, thuận tiện cho mọi nhân viên trong tổ chức.
- Quyết định linh hoạt và nhanh chóng: Khả năng theo dõi dữ liệu theo thời gian thực (real-time) của Power BI giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời và nắm bắt cơ hội tiềm năng, từ đó gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Bảo mật thông tin chặt chẽ: Mỗi người dùng chỉ được phép truy cập vào các báo cáo và thông tin chi tiết được phân quyền, giúp bảo vệ bí mật kinh doanh và tránh xung đột lợi ích.
- Tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí: Chức năng làm mới báo cáo tự động giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên, nâng cao năng suất làm việc và đồng thời giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
Đối tượng nào có thể sử dụng Power BI & Các ứng dụng của Power BI trong thực tế
Power BI là công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ dành cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp, từ cấp quản lý đến nhân viên cơ sở. Cụ thể:
Trong doanh nghiệp
- Bộ phận phân tích dữ liệu: Power BI hỗ trợ đắc lực cho các chuyên viên phân tích dữ liệu trong việc xử lý dữ liệu, lập báo cáo, tạo biểu đồ và trình bày thông tin.
- Các cấp quản lý, lãnh đạo: Các báo cáo và dashboard dữ liệu giúp nhà quản lý và lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh, dự đoán xu hướng tương lai, từ đó đưa ra chiến lược sáng suốt.
- Nhân viên thực thi ở các bộ phận: Power BI hữu ích cho mọi nhóm nhân viên trong doanh nghiệp, từ nhân sự, tuyển dụng, marketing, bán hàng,… Nhân viên có thể chủ động theo dõi các chỉ số liên quan đến công việc của họ và tạo báo cáo, dashboard tùy theo phân quyền, hoặc yêu cầu hỗ trợ từ bộ phận phân tích dữ liệu.
Ứng dụng của Power BI trong thực tế sẽ được minh họa rõ ràng hơn qua 2 lĩnh vực phổ biến hiện nay là quản trị nhân sự và tài chính.
Trong quản trị nhân sự
Power BI hỗ trợ bộ phận Nhân sự xây dựng nhiều loại báo cáo, từ tổng quan đến chi tiết, giúp quản lý nguồn nhân lực doanh nghiệp hiệu quả:
- Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn như hệ thống quản lý nhân sự (HRIS), quản lý hiệu suất (PMS) và đào tạo (LMS).
- Tạo báo cáo để theo dõi và so sánh hiệu suất của nhân viên và nhóm làm việc khác nhau.
- Xác định yếu tố ảnh hưởng đến động lực và tỷ lệ giữ chân nhân viên.
- Đánh giá và cải tiến quy trình nhân sự ngay từ khâu tuyển dụng.
Trong tài chính
Quản trị tài chính đòi hỏi sự chính xác cao và phân tích dữ liệu cụ thể. Power BI đáp ứng nhu cầu này với các báo cáo trực quan như sau:
- Bảng tổng quan tình hình tài chính: Cung cấp bức tranh tổng thể về tình hình tài chính doanh nghiệp qua các chỉ số quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, tài sản, công nợ,…
- Báo cáo doanh thu, lợi nhuận: Biểu đồ phân tích doanh thu và lợi nhuận theo khu vực, sản phẩm, thời gian.
- Báo cáo dòng tiền: Theo dõi nguồn gốc và cách sử dụng dòng tiền trong hoạt động kinh doanh và đầu tư.
- Báo cáo nợ, tín dụng: Theo dõi tình hình vay nợ, công nợ, hỗ trợ phân tích rủi ro tín dụng, đưa ra chiến lược quản lý nợ hiệu quả.
Cách sử dụng Power BI
Thực hiện theo các bước dưới đây để bắt đầu sử dụng Power BI ngay:
Bước 1: Cài đặt Power BI Desktop
Power BI Desktop là giao diện giúp bạn sử dụng Power BI trên máy tính chạy hệ điều hành Windows. Bạn có thể tải xuống và cài đặt phần mềm dễ dàng từ website chính thức của Microsoft. Tiếp theo, đăng nhập vào tài khoản Power BI Service bắt đầu để lưu trữ và chia sẻ báo cáo.
Bước 2: Kết nối, thu thập và xử lý dữ liệu
Trong giao diện Power BI, bạn tiến hành kết nối tới các nguồn dữ liệu như Excel, cơ sở dữ liệu tích hợp đám mây hay hệ thống lưu trữ nội bộ,… và thu thập, xử lý, chuyển đổi dữ liệu theo nhu cầu sử dụng.
Bước 3: Tạo biểu đồ và trang báo cáo
Power BI cung cấp nhiều loại biểu đồ: Biểu đồ đường, cột, hình tròn,… Bạn có thể sử dụng chúng để trực quan hóa dữ liệu đã thu thập được ở trên và xuất thành báo cáo hoàn chỉnh.
Bước 4: Lưu trữ, chia sẻ và cộng tác
Bạn có thể tải báo cáo xuống dưới dạng file PowerPoint, PDF, ảnh hoặc lưu trữ trên hệ thống đám mây của Power BI Service. Power BI Service cũng hỗ trợ phân quyền truy cập, giúp bạn chia sẻ báo cáo với những người dùng khác an toàn và dễ dàng.
Câu hỏi thường gặp
Power BI viết tắt là gì?
Power BI là viết tắt của Power Business Intelligence và là một công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu, dịch vụ phân tích kinh doanh Microsoft phát triển.
Power BI có miễn phí không?
Có, Microsoft hiện đang cung cấp nhiều gói Power BI với mức giá phù hợp theo nhu cầu của người dùng:
– Power BI in Microsoft Fabric free account: Đầy đủ các tính năng cơ bản như kết nối nguồn dữ liệu, phân tích, tạo báo cáo, xuất sang Excel, PowerPoint,…
– Power BI Pro: Giá 10 USD/user/tháng với các tính năng phân tích kinh doanh nâng cao như hỗ trợ chia sẻ dữ liệu, báo cáo, lưu trữ tối đa 10GB,…
– Power BI Premium: Giá 20 USD/user/tháng, bổ sung thêm các tính năng cao cấp như mô hình dữ liệu lớn tới 100GB, script AI, cập nhật 48 lần/ngày.
Mục đích của Power View trong Power BI là gì?
Power View là công cụ giúp biến đổi dữ liệu thành những hình ảnh, biểu đồ, đồ thị trực quan và có tính tương tác cao.
Mục đích của Power Pivot trong Power BI là gì?
Power Pivot là công cụ mở rộng cho Excel, giúp bạn thực hiện phân tích dữ liệu chuyên sâu và xây dựng mô hình dữ liệu phức tạp nhờ vào các tính năng như: chia nhỏ dữ liệu, phân tích nhanh, chia sẻ chuyên sâu,…
Power BI app là gì?
App Power BI là những gói nội dung được tạo trong không gian làm việc Power BI. App kết hợp các dashboard, báo cáo, bảng tính và bộ dữ liệu để cung cấp cho người dùng trải nghiệm liền mạch và tập trung vào một chủ đề cụ thể.
Lời kết
Power BI là công cụ phân tích dữ liệu không thể thiếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy phát triển bền vững. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ về Power BI là gì để áp dụng ngay cho tổ chức của mình.
