VPS
Hosting
Email
Máy chủ
Firewall
Tên Miền
SSL
3
3

ERP là gì? Vai trò của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

30
Lượt xem
Home Kinh doanh ERP là gì? Vai trò của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

ERP là một thuật ngữ đã không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp. ERP được ra đời để hỗ trợ các hoạt động điều hành quản lý trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều nhiều người chưa thật sự hiểu rõ về ERP. Để biết rõ hơn về ERP là gì và lợi ích của hệ thống ERP, hãy cùng Vietnix tìm hiểu tại bài viết dưới đây nhé!

ERP là gì?

ERP –  Enterprise Resource Planning là khái niệm dùng để chỉ một phần mềm với chức năng hỗ trợ quá trình hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình quản lý các hoạt động của một doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều phần mềm và công cụ khác nhau. Và để việc quản lý có hiệu quả cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phần mềm đó.

Tuy nhiên, ERP có thể đơn giản hóa việc quản lý của doanh nghiệp bằng cách tích hợp tất cả công cụ này vào một phần mềm. Điều này tạo nên sự nhất quán và thuận tiện trong quá trình quản lý của doanh nghiệp.

ERP là gì?
ERP là gì?

Sử dụng ERP sẽ giúp bạn quản lý mọi hoạt động của một doanh nghiệp hoặc một tổ chức. ERP kết nối tất cả các phần lại với nhau, tạo nên một phần mềm duy nhất. Từ đó, các số liệu sẽ được tổng hợp và báo cáo một cách tổng quan và đầy đủ nhất về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ vào ERP, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt mọi hoạt động của các phòng ban.

Xu hướng phát triển ERP

ERP hay còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã được sử dụng lần đầu tiên ở những năm 1990 bởi The Gartner Group. Thuật ngữ ERP được bắt nguồn từ MRP, đây là thuật ngữ đã được nhiều người trong giới kinh doanh biết đến ở thời điểm đó. 

Trong đó, MRP được viết tắt từ Material Requirements PlanningManufacturing Resource Planning. Hệ thống giúp các doanh nghiệp cải thiện được độ hiệu quả và hỗ trợ đưa ra những những quyết định cho các cấp quản lý của dây chuyền sản xuất vào những năm 1960.

Đến những năm 1990, ERP được ra đời bởi The Gartner Group và một số doanh nghiệp khác. Lúc này, họ muốn tìm cách để áp dụng MRP vào nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Đồng thời, họ còn mong muốn mở rộng quy trình và khả năng ở các lĩnh vực khác trong doanh nghiệp.

Xu hướng phát triển ERP
Xu hướng phát triển ERP

Ở giai đoạn đầu, ERP chỉ tập trung vào việc hợp lý hóa những quy trình hậu bị như kho bãi, nhân sự, mua hàng, công nghệ thông tin, tài chính, sản xuất, lập kế hoạch,… và sắp xếp các dữ liệu của doanh nghiệp. Còn ở giai đoạn sau, với nhu cầu sử dụng ngày càng cao và có sự xuất hiện của Internet, ERP đã được mở rộng hơn ở nhiều lĩnh vực trong một doanh nghiệp.

Hiện nay, trước sự phát triển của công nghệ cao, hệ thống ERP đã tích hợp vào mọi lĩnh vực và cung cấp chức năng trong một tổ chức. ERP được sử dụng với mục đích chủ yếu là hỗ trợ những nhà lãnh đạo và các nhà quản lý nắm bắt rõ hơn mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, đây là hệ thống hỗ trợ việc xác định các cơ hội và đưa ra những quyết định quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.

ERP hiện được bao gồm 2 loại hệ thống chính là ERP tại chỗ và ERP dựa trên đám mây. Những hệ thống này được sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ. Bởi ERP đáp ứng được mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong việc quản lý và phát triển các hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp.

Các thuật ngữ cơ bản về ERP

Phạm vi sử dụng ERP vô cùng rộng, nên có rất nhiều thuật ngữ và khái niệm liên quan đến hệ thống này. Dưới đây, Vietnix sẽ giới thiệu đến bạn 10 thuật ngữ quan trọng nhất bạn cần phải hiểu rõ trước khi quyết định lựa chọn sử dụng ERP cho doanh nghiệp của mình:

  1. Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Là hoạt động sử dụng những công cụ quản lý quy trình kinh doanh để thực hiện quản lý thông tin của tổ chức.
  2. ERP tại chỗ: ERP sẽ được cài đặt trực tiếp lên phần cứng và lên máy chủ. Hệ thống này sẽ được quản lý bởi bộ phận công nghệ thông tin nội bộ trong doanh nghiệp.
  3. ERP dựa trên đám mây: Phần mềm ERP đã được cài đặt và được nhà cung cấp của bạn quản lý.
  4. Quản lý chuỗi cung ứng: Khái niệm dùng để chỉ việc quản lý dòng hàng hóa và dịch vụ từ lúc bắt đầu cho đến điểm tiêu dùng. 
  5. Nhà cung cấp bên thứ ba: Là các đối tác hoặc doanh nghiệp sẽ được tích hợp vào hệ thống ERP doanh nghiệp của bạn.
  6. Lập kế hoạch yêu cầu năng lực: Phương pháp được sử dụng để xác định năng lực và khả năng sản xuất có sẵn của một doanh nghiệp.
  7. Giải pháp di động: Là khả năng truy cập vào các dữ liệu thông qua hệ thống ERP của doanh nghiệp thông qua thiết bị di động tại bất cứ địa điểm nào.
  8. Tùy chọn triển khai ERP: Khái niệm để chỉ bất cứ hệ thống ERP nào có thể được sử dụng tại doanh nghiệp của bạn.
  9. Kiến trúc doanh nghiệp: Là cấu trúc của doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận cần thiết cho các hoạt động kinh doanh.
  10. Quản lý quan hệ khách hàng: Đây là công cụ được các doanh nghiệp dùng để quản lý những hoạt động tương tác, kết nối với khách hàng.
Các thuật ngữ cơ bản về ERP
Các thuật ngữ cơ bản về ERP

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP là bao gồm nhiều công cụ và ứng dụng dùng để hỗ trợ mọi lĩnh vực trong một doanh nghiệp giao tiếp với nhau một cách hiệu quả nhất. Hệ thống ERP sẽ tích hợp mọi lĩnh vực trong một doanh nghiệp vào cùng một hệ thống thông tin. 

Hệ thống ERP bao gồm các ứng dụng và công cụ giúp tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp của bạn giao tiếp với nhau theo cách hiệu quả hơn. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện.

Chính vì thế, mọi hoạt động kinh doanh từ sản xuất, nhân sự, bán hàng, tiếp thị đến tài chính,… đều được sử dụng cùng một nguồn thông tin được cập nhật liên tục. Các hệ thống này sẽ giúp việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trở nên hợp lý hóa hơn ở các việc thu thập, lưu trữ, sử dụng các dữ liệu của doanh nghiệp. 

Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP thích hợp để hỗ trợ bạn trong quá trình thu thập và lưu trữ các dữ liệu vào cùng một nơi từ nhiều lĩnh vực, bao gồm:

  • Tài chính và Kế toán.
  • Kinh doanh thông minh.
  • Quản lý quan hệ khách hàng.
  • Thương mại điện tử.
  • Quản lý chuỗi cung ứng.
  • Quản lý sản xuất.
  • Quản lý tồn kho.
  • Quản lý kho hàng.
  • Nhân sự.
  • Điểm bán hàng (POS).

Lợi ích mang lại của hệ thống ERP

Chính vì sự hỗ trợ đa dạng các lĩnh vực trong một doanh nghiệp, hệ thống ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng:

Xây dựng không gian nội bộ cho doanh nghiệp

ERP tạo nên một không gian mạng xã hội cho nội bộ doanh nghiệp. Mọi phòng ban của công ty đều có thể kết nối và trực tiếp trao đổi các công việc với nhau một cách nhanh chóng và thuận tiện. Hệ thống ERP Cloud cho phép người dùng truy cập dễ dàng vào hệ thống mọi lúc, mọi nơi và truy cập được từ tất cả các thiết bị có kết nối mạng.

Xây dựng không gian nội bộ cho doanh nghiệp
Xây dựng không gian nội bộ cho doanh nghiệp

Đồng nhất dữ liệu

Hệ thống ERP mang tính kế thừa và tạo nên sự đồng nhất về thông tin giữa các phòng ban trong công ty. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng các module được tích hợp trên hệ thống, hỗ trợ quá trình truyền tải thông tin diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn. Đồng thời, không cần tốn thời gian và công sức để cập nhật lại các dữ liệu.

Dữ liệu thông tin được cập nhật liên tục, đầy đủ và tập trung, giúp cho bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm mọi thông tin và có cái nhìn tổng quát về hoạt động của cả doanh nghiệp. Thông qua đó, các cấp lãnh đạo có thể thấy được những thách thức, cơ hội đang có để đưa ra những quyết định chính xác hơn, hạn chế tối đa các rủi ro.

Đồng nhất dữ liệu
Đồng nhất dữ liệu

Tiết kiệm nguồn lực doanh nghiệp

Hệ thống ERP giúp tiết kiệm các chi phí vận hành và quản lý khi doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một hệ thống duy nhất. Hệ thống này cũng giúp doanh nghiệp quản lý nguồn tài chính một cách tốt nhất. Ngoài ra, dựa vào nguồn thông tin đã được cung cấp một cách chính xác và nhanh chóng, ban lãnh đạo có thể tiết kiệm thời gian đưa ra các quyết định khẩn cấp.

Tối ưu hiệu suất công việc

Hệ thống ERP sở hữu khả năng tự động hóa các quy trình và những hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp, hỗ trợ tăng tốc độ của công việc.

Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp

ERP có khả năng bảo mật các thông tin dữ liệu rất cao, đảm bảo sự an toàn cho mọi thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Đồng thời, hệ thống này cho phép phân quyền truy cập nên sẽ giúp các cấp lãnh đạo quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn, dễ dàng kiểm soát được toàn bộ hệ thống. ERP cũng cung cấp thời gian thực về các hoạt động cho các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp.

Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp
Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp

Khi nào doanh nghiệp cần đến ERP?

Mỗi doanh nghiệp đều có sự khác biệt trong các lĩnh vực quản lý và những thách thức đang phải đương đầu cũng khác nhau. Chính vì sự khác biệt này nên không thể áp dụng cùng một cách quản lý cho nhiều doanh nghiệp.

ERP chính là công cụ có thể hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất trong việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Bạn có thể quyết định lựa chọn sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp các vấn đề sau:

  • Tốn quá nhiều thời gian của các thành viên trong nhóm vào những công việc có khả năng hợp lý hóa và tự động hóa.
  • Việc truy cập vào các nguồn dữ liệu của công ty quá khó khăn. Trong khi bạn cần những thông tin đó để có thể đưa ra các quyết định chính xác nhất cho doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp của bạn đang cần hợp tác với nhiều nhà cung cấp và những ứng dụng ở bên thứ 3 trên toàn cầu.
  • Doanh nghiệp của bạn đang sử dụng quá nhiều phần mềm và các quy trình hoạt động khác nhau. Điều này dẫn đến các hoạt động không có sự liên kết và thống nhất.
  • Không thể kiểm soát được số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp hàng ngày.
  • Tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm thông tin nội bộ. Nhân viên luôn phải cố gắng để tăng năng suất và sử dụng cùng lúc nhiều công cụ để hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm thông tin. Điều này dẫn đến tình trạng khó có thể cộng tác và chia sẻ các thông tin nội bộ.
  • Không thể truy cập được vào các dữ liệu và thông tin cần thiết khi không ở công ty.
  • Khó khăn trong việc cập nhật những thay đổi để tuân thủ các quy định.
  • Các sự cố được tìm thấy và khắc phục quá trễ, không chủ động được trong việc xác định vấn đề của doanh nghiệp.
Khi nào doanh nghiệp cần đến ERP?
Khi nào doanh nghiệp cần đến ERP?

Nếu doanh nghiệp của bạn hiện đang gặp phải 60% – 70% các vấn đề trên thì đây là lúc bạn cần phải sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình. 

8 lưu ý để chọn đúng giải pháp ERP

ERP mang lại nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi sử dụng ERP, bạn cần có sự lựa chọn đúng đắn để có thể phát huy hiệu quả quản lý tốt nhất.

Sau đây là 8 bước giúp bạn chọn đúng giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp:

Bước 1: Đánh giá

Bạn cần tập trung tất cả các thành viên cấp lãnh đạo để trao đổi tổng quan về hệ thống ERP. Điều này nhằm đảm bảo mọi thành viên đều hiểu được cách mà bạn đang đánh giá bên cung cấp.

Bước 2: Tạo bản đánh giá 

Sau khi tìm hiểu sơ bộ, bạn cần nghiêm túc xem xét các hoạt động của doanh nghiệp để xác định được lĩnh vực nào đang hoạt động tốt, các thách thức doanh nghiệp đang gặp phải và những vấn đề bạn nghĩ rằng cần thay đổi.

Tạo bản đánh giá 
Tạo bản đánh giá 

Bước 3: Thiết lập tiêu chuẩn

Ở bước này, bạn sẽ đưa ra một tiêu chuẩn cụ thể để dùng trong quá trình đánh giá nhà cung cấp. Những tiêu chuẩn này bao gồm tính năng, nền tảng hoạt động, giá cả,…

Bước 4: Lên lịch tư vấn 

Tiếp đó, hãy lên lịch liên hệ qua cuộc gọi, các cuộc họp trực tiếp hoặc có bản giới thiệu trực tuyến với nhà cung cấp bạn đang cân nhắc. Cần tìm hiểu về những thông tin chi tiết tổng quan nhất về các công ty và so sánh sự khác nhau giữa các nhà cung cấp. Cần dựa trên tiêu chuẩn đã thiết lập để đánh giá.

Bước 5: Tạo danh sách rút gọn 

Sau quá trình so sánh, bạn cần chọn ra từ 2 đến 3 nhà cung cấp bạn muốn tiếp tục xem xét.

Bước 6: Liên hệ 

Liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp ở danh sách đã rút gọn và tiếp tục trao đổi để tìm hiểu nhiều hơn về sản phẩm của họ, về những lợi ích mà sản phẩm mang đến cho doanh nghiệp.

Liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp
Liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp

Bước 7: Chuẩn bị các câu hỏi

Chuẩn bị đầy đủ những câu hỏi chi tiết mà bạn đang muốn các nhà cung cấp giải đáp trong cuộc hẹn tiếp theo. Hãy dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để đặt ra câu hỏi.

Bước 8: Tham chiếu với nhà cung cấp

Tìm hiểu và trao đổi thông tin với những công ty đã sử dụng hệ thống ERP từ nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đang xem xét. Hãy xem xét đánh giá từ họ, những vấn đề họ thích, những vấn đề họ không thích, những điều họ không muốn,…

Thu thập thông tin một cách đầy đủ nhất có thể để có cái nhìn chính xác nhất. Sau khi tìm hiểu kỹ và chọn được nhà cung cấp hệ thống ERP phù hợp, bạn cần trực tiếp tham gia vào quá trình cài đặt từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc. Trực tiếp làm việc, trao đổi với nhà cung cấp để đưa ra chỉnh sửa phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Tại sao ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Một hệ thống ERP được tích hợp đầy đủ cho phép dòng thông tin liên tục giữa các phòng ban và chức năng khác nhau. ERP cũng giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và cải thiện các chức năng kinh doanh tổng thể.

Có bao nhiêu công ty sử dụng ERP?

88% tổ chức coi việc triển khai ERP của họ đã giúp họ thành công, 62,7% tổ chức sử dụng hệ thống ERP dựa trên đám mây thay vì phần mềm tại chỗ. Chỉ 5% tổ chức sử dụng ERP của họ một cách hiệu quả để tạo và tăng cường dữ liệu chất lượng cao, đây là chìa khoá cho phân tích và thông tin chi tiết hiệu quả.

Sự khác biệt giữa ERP và SAP là gì?

Về cơ bản ERP là một bộ phần mềm gồm nhiều ứng dụng khác nhau liên quan đến quản lý quy trình kinh doanh. SAP là tập đoàn phát triển phần mềm chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm ERP trên thị trường. ERP là một công cụ được sử dụng để quản lý các quy trình kinh doanh trong nhiều ngành khác nhau.

Lời kết

Hệ thống ERP đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý và hoạch định các hoạt động của doanh nghiệp. ERP có tác động trực tiếp đến sự thành công của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin trên có thể giúp bạn biết được hệ thống ERP là gì và những lợi ích mà hệ thống này mang lại. Chúc bạn đọc áp dụng hệ thống ERP thành công!

Chia sẻ bài viết
Đánh giá
5/5 - (1 bình chọn)
Kết nối với mình qua
Mình là Bo - admin của Quản Trị Linux. Mình đã có 10 năm làm việc trong mảng System, Network, Security và đã trải nghiệm qua các chứng chỉ như CCNP, CISSP, CISA, đặc biệt là chống tấn công DDoS. Gần đây mình trải nghiệm thêm Digital Marketing và đã hòan thành chứng chỉ CDMP của PearsonVUE. Mình rất thích được chia sẻ và hỗ trợ cho mọi người, nhất là các bạn sinh viên. Hãy kết nối với mình nhé!
Đăng ký nhận tin
Để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Vietnix
Bài viết liên quan
Bình luận
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Yêu cầu Vietnix gọi lại

Vui lòng nhập thông tin để chúng tôi liên hệ lại với bạn

NGÀY
GIỜ
PHÚT
GIÂY