ERP là một thuật ngữ không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp, hệ thống này ra đời để hỗ trợ các hoạt động điều hành quản lý diễn ra một cách hiệu quả, nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, đối với những người mới bắt đầu, ERP vẫn là một “bài toán nan giải” mà họ chưa thực sự hiểu và vận dụng. Do đó, để hiểu rõ hơn về ERP là gì cũng như những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại, hãy cùng Vietnix tìm hiểu tại bài viết dưới đây.
ERP là gì?
ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) hay còn gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là khái niệm dùng để chỉ một phần mềm với chức năng hỗ trợ quá trình hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình quản lý các hoạt động của một doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều phần mềm và công cụ khác nhau.
Hơn nữa, để việc quản lý có hiệu quả cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phần mềm đó. Tuy nhiên, ERP có thể đơn giản hóa việc quản lý của doanh nghiệp bằng cách tích hợp tất cả công cụ này vào một phần mềm, điều này tạo nên sự nhất quán và thuận tiện trong quá trình quản lý của doanh nghiệp.
ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Sử dụng ERP sẽ giúp bạn quản lý mọi hoạt động của một doanh nghiệp hoặc một tổ chức nhờ việc kết nối tất cả các phần lại với nhau, tạo nên một phần mềm duy nhất. Từ đó, các số liệu sẽ được tổng hợp và báo cáo một cách tổng quan và đầy đủ nhất về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, nhờ có ERP, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt mọi hoạt động của các phòng ban.
Xem thêm: Chiến lược Đại dương xanh là gì? Những điểm khác biệt với “Đại dương đỏ”
Đặc trưng của hệ thống ERP
Khác với các phần mềm quản lý doanh nghiệp thông thường, ERP mang 4 đặc điểm nổi bật sau:
- Tất cả nhân sự trong doanh nghiệp, tất cả giai đoạn, quy trình, phòng ban được hợp nhất thành một quy trình hoạt động sản xuất logic. Do đó, ERP là một hệ thống quản trị hợp nhất.
- ERP là phần mềm quản trị logic chứ không phải một dây chuyền sản xuất
- ERP giúp việc quản lý trở nên có quy tắc, cụ thể, các thành viên trong quy trình được giao công việc cụ thể với những quy định chặt chẽ, logic, có kế hoạch chi tiết theo ngày, tuần, tháng, năm
- ERP giúp tăng sự liên kết giữa các phòng ban trong công ty thông qua việc cùng phối hợp làm việc với nhau thay vì mỗi phòng ban hoạt động riêng lẻ và không hiệu quả
Những chức năng của ERP
Một hệ thống ERP cơ bản sẽ bao gồm các chức năng sau:
- Hỗ trợ theo dõi quy trình bán hàng: Giúp dễ dàng tạo và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng; quản lý công nợ từ nhà cung cấp cũng như lập báo cáo bán hàng; hỗ trợ quản lý và theo dõi tiến độ đơn hàng/hợp đồng bán.
- Quản lý hiệu quả việc mua hàng: ERP hỗ trợ tạo và quản lý yêu cầu mua hàng; kiểm soát, theo dõi đơn hàng/hợp đồng mua; theo dõi sát sao công nợ từ nhà cung cấp cũng như lập báo cáo mua hàng.
- Quản lý hàng tồn kho: ERP là công cụ đắc lực trong việc quản lý nhập – xuất – tồn kho. Ngoài ra, hệ thống cũng hỗ trợ sắp xếp kho logic, hiệu quả dựa các quy định khác nhau (lô, vị trí, hạn sử dụng,…), tự động lập báo cáo tồn kho.
ERP có rất nhiều chức năng, hỗ trợ toàn diện các vấn đề của doanh nghiệp
- Quản lý kinh tế – tài chính: ERP cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát dòng tiền, quản lý tài chính (bao gồm quản lý tiền mặt, tài khoản ngân hàng, và tiền vay,…), cũng như kế toán tồn kho, kế toán tài sản và tài sản cố định, khấu hao, giá thành, thuế, tiền lương, kế toán tổng hợp.
- Đề xuất kế hoạch sản xuất: ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch sản xuất và nhập nguyên liệu.
- Báo cáo quản trị: Một điểm đáng lưu ý bên cạnh các tính năng trên đó tạo báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ, các báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng, báo cáo thực hiện kế hoạch kinh doanh theo quý/năm.
Xem thêm: Top phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất 2024
Xu hướng phát triển ERP
ERP hay còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã được sử dụng lần đầu tiên vào những năm 1990 bởi The Gartner Group. Thuật ngữ này ERP được bắt nguồn từ MRP – được viết tắt từ Material Requirements Planning và Manufacturing Resource Planning. Hệ thống giúp các doanh nghiệp cải thiện được độ hiệu quả và hỗ trợ đưa ra những những quyết định cho các cấp quản lý của dây chuyền sản xuất vào những năm 1960.
Đến những năm 1990, ERP được ra đời bởi The Gartner Group và một số doanh nghiệp khác. Lúc này, họ muốn tìm cách để áp dụng MRP vào nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Đồng thời, họ còn mong muốn mở rộng quy trình và khả năng ở các lĩnh vực khác trong doanh nghiệp.
Ở giai đoạn đầu, ERP chỉ tập trung vào việc hợp lý hóa những quy trình trong nội bộ doanh nghiệp như kho bãi, nhân sự, mua hàng, công nghệ thông tin, tài chính, sản xuất, lập kế hoạch,… và sắp xếp các dữ liệu của doanh nghiệp. Còn ở giai đoạn sau, với nhu cầu sử dụng ngày càng cao và có sự xuất hiện của Internet, ERP đã được mở rộng hơn ở nhiều lĩnh vực trong một doanh nghiệp.
Hiện nay, trước sự phát triển của công nghệ cao, hệ thống ERP đã tích hợp vào mọi lĩnh vực và cung cấp chức năng trong một tổ chức. ERP được sử dụng với mục đích chủ yếu là hỗ trợ những nhà lãnh đạo và các nhà quản lý nắm bắt rõ hơn mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, đây là hệ thống hỗ trợ việc xác định các cơ hội và đưa ra những quyết định quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.
ERP hiện được bao gồm 2 loại hệ thống chính là ERP tại chỗ và ERP dựa trên đám mây. Những hệ thống này được sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ, bởi ERP đáp ứng được mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong việc quản lý và phát triển các hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp.
Các thuật ngữ cơ bản về ERP
Phạm vi sử dụng ERP vô cùng rộng, nên có rất nhiều thuật ngữ và khái niệm liên quan đến hệ thống này. Dưới đây, Vietnix sẽ giới thiệu đến bạn 10 thuật ngữ quan trọng nhất bạn cần phải hiểu rõ trước khi quyết định lựa chọn sử dụng ERP cho doanh nghiệp của mình:
- Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Là hoạt động sử dụng những công cụ quản lý quy trình kinh doanh để thực hiện quản lý thông tin của tổ chức.
- ERP tại chỗ: ERP sẽ được cài đặt trực tiếp lên phần cứng và lên máy chủ. Hệ thống này sẽ được quản lý bởi bộ phận công nghệ thông tin nội bộ trong doanh nghiệp.
- ERP dựa trên đám mây: Phần mềm ERP đã được cài đặt và được nhà cung cấp của bạn quản lý.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Khái niệm dùng để chỉ việc quản lý dòng hàng hóa và dịch vụ từ lúc bắt đầu cho đến điểm tiêu dùng.
- Nhà cung cấp bên thứ ba: Là các đối tác hoặc doanh nghiệp sẽ được tích hợp vào hệ thống ERP doanh nghiệp của bạn.
- Lập kế hoạch yêu cầu năng lực: Phương pháp được sử dụng để xác định năng lực và khả năng sản xuất có sẵn của một doanh nghiệp.
- Giải pháp di động: Là khả năng truy cập vào các dữ liệu thông qua hệ thống ERP của doanh nghiệp thông qua thiết bị di động tại bất cứ địa điểm nào.
- Tùy chọn triển khai ERP: Khái niệm để chỉ bất cứ hệ thống ERP nào có thể được sử dụng tại doanh nghiệp của bạn.
- Kiến trúc doanh nghiệp: Là cấu trúc của doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận cần thiết cho các hoạt động kinh doanh.
- Quản lý quan hệ khách hàng: Đây là công cụ được các doanh nghiệp dùng để quản lý những hoạt động tương tác, kết nối với khách hàng.
Hệ thống ERP là gì? Dự án ERP là gì?
Hệ thống ERP là bao gồm nhiều công cụ và ứng dụng dùng để hỗ trợ mọi lĩnh vực trong một doanh nghiệp giao tiếp với nhau một cách hiệu quả nhất. Hệ thống ERP sẽ tích hợp mọi lĩnh vực trong một doanh nghiệp vào cùng một hệ thống thông tin.
Còn dự án ERP (Enterprise Resource Planning) liên quan đến việc nghiên cứu, phát triển một hệ thống phần mềm tích hợp, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, kinh doanh của một tổ chức. Dự án ERP ra đời với vai trò quản lý, theo dõi các nguồn tài nguyên sẵn có và quy trình trong doanh nghiệp, tạo ra một cơ sở thông tin đồng nhất để quản lý dễ dàng hơn.
Ngày nay, tuy công nghệ thông tin phát triển vượt trội, nhưng doanh nghiệp vẫn gặp nhiều trở ngại trong việc quản lý thông tin, cũng như tìm cách nâng cao năng suất, tính cạnh tranh trong ngành. Do vậy, hệ thống ERP ra đời để đưa ra giải pháp cho các khó khăn này nhờ vào tối ưu việc quản lý tài nguyên và quy trình nội bộ. Cụ thể, hệ thống ERP bao gồm các ứng dụng và công cụ giúp tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp của bạn giao tiếp với nhau theo cách hiệu quả hơn. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện.
Chính vì thế, mọi hoạt động kinh doanh từ sản xuất, nhân sự, bán hàng, tiếp thị đến tài chính,… đều được sử dụng cùng một nguồn thông tin được cập nhật liên tục. Các hệ thống này sẽ giúp việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trở nên hợp lý hóa hơn ở các việc thu thập, lưu trữ, sử dụng các dữ liệu của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP thích hợp để hỗ trợ bạn trong quá trình thu thập và lưu trữ các dữ liệu vào cùng một nơi từ nhiều lĩnh vực, bao gồm:
- Tài chính và Kế toán.
- Kinh doanh thông minh.
- Quản lý quan hệ khách hàng.
- Thương mại điện tử.
- Quản lý chuỗi cung ứng.
- Quản lý sản xuất.
- Quản lý tồn kho.
- Quản lý kho hàng.
- Quản trị nhân sự.
- Điểm bán hàng (POS).
Vai trò của ERP
Chính vì sự hỗ trợ đa dạng các lĩnh vực trong một doanh nghiệp, hệ thống ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng:
Trong kế toán – tài chính
Để biết chính xác thông tin về mặt kế toán – tài chính, nhà điều hành phải nắm được các chỉ số, số liệu, báo cáo từ những phòng ban khác nhau. Việc này sẽ gây ra nhiều khó khăn trong quá trình thống nhất, đồng bộ số liệu, làm mất thời gian để phân loại, sắp xếp sao cho dễ đọc, dễ hiểu. Hơn nữa, chủ doanh nghiệp cũng phải chờ đến cuối tháng mới nhận được số liệu, dẫn đến khó nắm bắt, theo dõi, kiểm soát tình hình doanh nghiệp.
ERP giúp dữ liệu được cập nhật nhanh chóng, tránh sai sót
Do đó, khi sử dụng hệ thống ERP, các dữ liệu sẽ được lưu trữ cùng một nơi và được sử dụng chung bởi các phòng ban. Bất kì sự thay đổi nào cũng được cập nhật và mọi thông tin cũng đều được hiển thị, tính toán cũng như kiểm tra lại để tránh xảy ra sai sót không đáng có, đồng thời cũng giúp giám đốc có thể nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh và có những chiến lược điều chỉnh phù hợp.
Giúp quản trị nguồn nhân lực hiệu quả
Ngoài ra, việc quản lý số lượng nhân sự lớn là điều khá khó khăn, nhất là với những doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh. Vì thế, để quản lý được số giờ lao động, điểm danh, khối lượng công việc,… của từng cá nhân là không thể. Nhưng bạn hoàn toàn có thể giải quyết những vấn đề đó khi sử dụng ERP, hệ thống sẽ hỗ trợ tự động quản lý khung giờ làm việc, khối lượng công việc để có sự cân chỉnh hợp lý.
Xây dựng không gian nội bộ cho doanh nghiệp
ERP tạo nên một không gian mạng xã hội cho nội bộ doanh nghiệp. Mọi phòng ban của công ty đều có thể kết nối và trực tiếp trao đổi các công việc với nhau một cách nhanh chóng và thuận tiện. Hệ thống ERP Cloud cho phép người dùng truy cập dễ dàng vào hệ thống mọi lúc, mọi nơi và truy cập được từ tất cả các thiết bị có kết nối mạng.
Đồng nhất dữ liệu
Hệ thống ERP mang tính kế thừa và tạo nên sự đồng nhất về thông tin giữa các phòng ban trong công ty. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng các module được tích hợp trên hệ thống, hỗ trợ quá trình truyền tải thông tin diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn. Đồng thời, không cần tốn thời gian và công sức để cập nhật lại các dữ liệu.
Dữ liệu thông tin được cập nhật liên tục, đầy đủ và tập trung, giúp cho bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm mọi thông tin và có cái nhìn tổng quát về hoạt động của cả doanh nghiệp. Thông qua đó, các cấp lãnh đạo có thể thấy được những thách thức, cơ hội đang có để đưa ra những quyết định chính xác hơn, hạn chế tối đa các rủi ro.
Tiết kiệm nguồn lực doanh nghiệp
Hệ thống ERP giúp tiết kiệm các chi phí vận hành và quản lý khi doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một hệ thống duy nhất. Hệ thống này cũng giúp doanh nghiệp quản lý nguồn tài chính một cách tốt nhất. Ngoài ra, dựa vào nguồn thông tin đã được cung cấp một cách chính xác và nhanh chóng, ban lãnh đạo có thể tiết kiệm thời gian đưa ra các quyết định khẩn cấp.
Tối ưu hiệu suất công việc
Hệ thống ERP sở hữu khả năng tự động hóa các quy trình và những hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp, hỗ trợ tăng tốc độ của công việc.
Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp
ERP có khả năng bảo mật các thông tin dữ liệu rất cao, đảm bảo sự an toàn cho mọi thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Đồng thời, hệ thống này cho phép phân quyền truy cập nên sẽ giúp các cấp lãnh đạo quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn, dễ dàng kiểm soát được toàn bộ hệ thống. ERP cũng cung cấp thời gian thực về các hoạt động cho các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho được quản lý hiệu quả
Một ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP đó là tính năng quản lý hàng tồn kho. Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được các khó khăn về nguyên vật liệu, nhân công, thời gian. Cụ thể, hệ thống sẽ giúp quản lý số lượng, tình trạng hàng tồn kho, từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để điều chỉnh, dự báo số lượng hàng bán và nhập kho phù hợp, giúp giảm các chi phí không cần thiết, tránh sự lãng phí.
Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng
Ngày nay, khách hàng được ví như “thượng đế” vì giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển, khách hàng chính là đối tượng chính mà doanh nghiệp hướng đến vì giúp đem lại nguồn lợi nhuận lớn. Do vậy, mọi hoạt động liên quan đến khách hàng cần phải được nghiên cứu và tiến hành cẩn thận, sao cho khách hàng vẫn tiếp tục chọn sản phẩm của doanh nghiệp và giữ gìn mối quan hệ lâu dài để tiếp tục quảng bá sản phẩm đến với những đối tượng khác. Cụ thể, với ERP, doanh nghiệp có thể lưu trữ các dữ liệu liên quan đến khách hàng từ tên, tuổi, số điện thoại,… qua đó giúp việc giới thiệu sản phẩm mới cũng như chăm sóc khách hàng trở nên dễ dàng hơn.
ERP giúp quản lý thông khách hàng hiệu quả
Giúp quá trình liên lạc thuận lợi, nhanh chóng
ERP là một hệ thống tạo sự thống nhất, đồng bộ, giúp kết hợp các phòng ban khác lại với nhau. Do đó, thông qua ERP, việc liên lạc, nắm bắt thông tin giữa các bộ phận sẽ trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức cũng như giảm sự xung đột giữa các bộ phận khác trong công ty.
Xem thêm: Top phần mềm quản lý công việc, giao việc hiệu quả nhất hiện nay
Doanh nghiệp nào sẽ phù hợp với ERP
Mỗi doanh nghiệp đều có sự khác biệt trong các lĩnh vực quản lý và những thách thức đang phải đương đầu cũng khác nhau. Chính vì sự khác biệt này nên không thể áp dụng cùng một cách quản lý cho nhiều doanh nghiệp.
ERP là công cụ đắc lực hỗ trợ giải quyết vấn đề của doanh nghiệp
ERP chính là công cụ có thể hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất trong việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp khi đang ở trong những trường hợp sau có thể cân nhắc sử dụng hệ thống ERP:
| Trường hợp | Hậu quả | Nguyên nhân | ERP hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào |
| Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nhập, xuất, chuyển dữ liệu, thường mắc các lỗi sai không đáng có | Không có dữ liệu chính xác thì doanh nghiệp sẽ khó mà đưa ra những quyết định chính xác. Đồng thời, các bộ phận khác cũng khó để làm việc hiệu quả cùng nhau | Thông tin giữa các phòng ban, bộ phận chưa được đồng bộ | – Giúp dữ liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực- Dữ liệu được tổ chức thành một dòng chảy thống nhấtVí dụ:Nhân viên sale chốt đơn với khách hàng 300 hộp thuốc, nhưng trong khi chỉ còn 100 hộp. Nếu không cập nhật dữ liệu kịp thời thì nhân viên phải làm việc lại với khách hàng, xuất hóa đơn mới, mất thêm thời gian xử lý, làm giảm uy tín doanh nghiệp. Với ERP, số lượng hàng tồn kho luôn được cập nhật kịp thời, giúp nhân viên nắm được số lượng hàng tồn kho và đưa ra biện pháp phù hợp để làm việc với khách hàng. |
| Có sự tăng đột biến về khối lượng giao dịch | Không kịp thời kiểm soát được những thay đổi cũng như nguồn dữ liệu | Hệ thống quản lý có giới hạn mà các sản phẩm bán ra thì lại vượt quá khả năng quản lý. Do vậy, dữ liệu bị phân tách, không thể tập trung tại một nơi | – ERP hỗ trợ kiểm soát tốt chức năng từng phòng banVí dụ:Công ty ban đầu thành lập với với quy mô nhỏ, nhưng sau thời gian hoạt động thì công ty phát triển và mở rộng quy mô đáng kể. Lúc này, công ty cần chuyên biệt các chức năng khác nhau như quản lý kho, kế toán, nhân sự,… thành những bộ phận riêng để dễ quản lý và vận hành hiệu quả. Khi đó, ERP sẽ đáp ứng nhu cầu này của doanh nghiệp một cách hiệu quả, thông tin của tất cả bộ phận sẽ tập trung về một nơi thay vì bị phân mảnh. |
| Bộ máy quản lý phức tạp nhưng không có hiệu quả cao | Lãng phí ngân sách để quản lý do chi tiêu chủ yếu cho bộ máy trong công ty. Hơn nữa, với tình trạng này, lâu dần công ty cũng sẽ dễ đi đến bờ vực phá sản. | Có những chi phí ẩn như những công việc được triển khai nhiều lần nhưng không đem lại giá trị, thời gian chết giữa các bước, quy trình thủ công tốn thời gian, công sức,… | – ERP có thể tự động hóa- Tính rõ ràng, logic, chính xác của ERP cũng được đảm bảoVí dụ:Trong quy trình phê duyệt, ERP sẽ lập một báo cáo gồm đầy đủ các thông tin như số lượng đơn cần duyệt, số người cần ký duyệt,… Nhìn vào bảng tổng kết, doanh nghiệp dễ dàng nắm các thông tin như hoạt động nào cần nhiều chứng từ nhất, bộ phận nào yêu cầu phê duyệt nhiều nhất,… Thông qua đó, doanh nghiệp dễ dàng có một cái nhìn tổng thể về quy trình giấy tờ, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến, cắt giảm, tối ưu hóa hiệu suất, giúp quy trình hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian đáng kể. |
Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp đang gặp phải các tình huống như:
- Doanh nghiệp của bạn đang cần hợp tác với nhiều nhà cung cấp và những ứng dụng ở bên thứ 3 trên toàn cầu.
- Doanh nghiệp của bạn đang sử dụng quá nhiều phần mềm và các quy trình hoạt động khác nhau. Điều này dẫn đến các hoạt động không có sự liên kết và thống nhất.
- Tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm thông tin nội bộ. Nhân viên luôn phải cố gắng để tăng năng suất và sử dụng cùng lúc nhiều công cụ để hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm thông tin. Điều này dẫn đến tình trạng khó có thể cộng tác và chia sẻ các thông tin nội bộ.
- Không thể truy cập được vào các dữ liệu và thông tin cần thiết khi không ở công ty.
- Khó khăn trong việc cập nhật những thay đổi để tuân thủ các quy định.
- Các sự cố được tìm thấy và khắc phục quá trễ, không chủ động được trong việc xác định vấn đề của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn hiện đang gặp phải 60% – 70% các vấn đề trên thì đây chắc chắn là lúc bạn cần phải sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình.
Tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp
ERP là một phần mềm hỗ trợ đắc lực trong công việc kinh doanh, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn thắc mắc không biết làm thế nào để chọn phần mềm ERP phù hợp nhất. Cùng Vietnix tham khảo 8 tiêu chí sau để chọn được nhà cung cấp ERP thích hợp nhất:
- Cung cấp những chức năng hỗ trợ đáng kể cho công việc quản lý: Phần mềm ERP được thiết kế cung cấp các chức năng phù hợp với những yêu cầu đặt ra cho công việc quản lý cụ thể và đúng với thực tế của doanh nghiệp.
- Nên tìm và chọn những nhà cung cấp phần mềm ERP có kinh nghiệm và năng lực: Điều quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm ERP đó là nên ưu tiên lựa chọn đối tác có uy tín và sở hữu nhiều năm kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch và triển khai ERP, họ phải có khả năng tư vấn, rõ ràng, chuyên sâu, chi tiết thay vì chỉ giới thiệu thông số kỹ thuật.
- Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP phải có khả năng mở rộng để xử lý các tình huống bất ngờ như quy mô mở rộng hay số lượng người dùng tăng lên.
- Nhận xét từ khách hàng đã sử dụng: Doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của khách hàng hiện tại để có thêm thông tin cho việc đánh giá năng lực của nhà cung cấp ERP.
- Tương thích với quy định kế toán của Việt Nam: Trong hệ thống ERP, module kế toán tổng hợp có vai trò rất quan trọng vì phải nhận dữ liệu từ nhiều module khác. Thế nhưng, phần mềm ERP nước ngoài không được cài đặt theo quy định kế toán Việt Nam. Do vậy, một điều đáng lưu ý đó là nhiều doanh nghiệp đã bỏ thêm chi phí để mua thêm phần mềm kế toán báo cáo theo quy định. Chính vì thế, tính hoàn chỉnh, tiện lợi của hệ thống ERP cũng vì vậy bị mất đi một phần.
- Dễ sử dụng: Nên ưu tiên chọn các phần mềm ERP được thiết kế thân thiện và dễ sử dụng cho người dùng.
- Có thể tích hợp với phần mềm hiện có và hệ thống thứ ba: Khả năng tương thích và tích hợp của ERP với các phần mềm và hệ thống đã có sẵn trong doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, kho,… cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá hệ thống ERP đó tốt hay không.
- Phù hợp với ngân sách: Cần đánh giá và chọn lựa phần mềm ERP phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, bao gồm cả chi phí triển khai, bảo trì hàng năm và các chi phí liên quan khác.
Quy trình lựa chọn ERP
ERP mang lại nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi sử dụng ERP, bạn cần có sự lựa chọn đúng đắn để có thể phát huy hiệu quả quản lý tốt nhất.
Sau đây là 8 bước giúp bạn chọn đúng giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp:
Bước 1: Đánh giá
Bạn cần tập trung tất cả các thành viên cấp lãnh đạo để trao đổi tổng quan về hệ thống ERP. Điều này nhằm đảm bảo mọi thành viên đều hiểu được cách mà bạn đang đánh giá bên cung cấp.
Bước 2: Tạo bản đánh giá
Sau khi tìm hiểu sơ bộ, bạn cần nghiêm túc xem xét các hoạt động của doanh nghiệp để xác định được lĩnh vực nào đang hoạt động tốt, các thách thức doanh nghiệp đang gặp phải và những vấn đề bạn nghĩ rằng cần thay đổi.
Bước 3: Thiết lập tiêu chuẩn
Ở bước này, bạn sẽ đưa ra một tiêu chuẩn cụ thể để dùng trong quá trình đánh giá nhà cung cấp. Những tiêu chuẩn này bao gồm tính năng, nền tảng hoạt động, giá cả,…
Bước 4: Lên lịch tư vấn
Tiếp đó, hãy lên lịch liên hệ qua cuộc gọi, các cuộc họp trực tiếp hoặc có bản giới thiệu trực tuyến với nhà cung cấp bạn đang cân nhắc. Cần tìm hiểu về những thông tin chi tiết tổng quan nhất về các công ty và so sánh sự khác nhau giữa các nhà cung cấp. Cần dựa trên tiêu chuẩn đã thiết lập để đánh giá.
Bước 5: Tạo danh sách rút gọn
Sau quá trình so sánh, bạn cần chọn ra từ 2 đến 3 nhà cung cấp bạn muốn tiếp tục xem xét.
Bước 6: Liên hệ
Liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp ở danh sách đã rút gọn và tiếp tục trao đổi để tìm hiểu nhiều hơn về sản phẩm của họ, về những lợi ích mà sản phẩm mang đến cho doanh nghiệp.
Bước 7: Chuẩn bị các câu hỏi
Chuẩn bị đầy đủ những câu hỏi chi tiết mà bạn đang muốn các nhà cung cấp giải đáp trong cuộc hẹn tiếp theo. Hãy dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để đặt ra câu hỏi.
Bước 8: Tham chiếu với nhà cung cấp
Tìm hiểu và trao đổi thông tin với những công ty đã sử dụng hệ thống ERP từ nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đang xem xét. Hãy xem xét đánh giá từ họ, những vấn đề họ thích, những vấn đề họ không thích, những điều họ không muốn,…
Thu thập thông tin một cách đầy đủ nhất có thể để có cái nhìn chính xác nhất. Sau khi tìm hiểu kỹ và chọn được nhà cung cấp hệ thống ERP phù hợp, bạn cần trực tiếp tham gia vào quá trình cài đặt từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc. Trực tiếp làm việc, trao đổi với nhà cung cấp để đưa ra chỉnh sửa phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Những lưu ý khi sử dụng ERP
Ngoài những lợi ích tuyệt vời kể trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các điểm quan trọng sau khi triển khai cũng như sử dụng ERP
Có kế hoạch kỹ lưỡng về thời gian, nhân lực, chi phí
ERP là một phần mềm tự động với những tính năng tuyệt vời, do đó, trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần lưu ý về chi phí, thời gian, nhân lực, cụ thể là vì:
- ERP sẽ tốn nhiều chi phí để thực hiện
Theo thống kê từ Panorama trong ERP Report 2022, chi phí để triển khai một hệ thống ERP dao động từ $150.000 đến $750.000. Con số này còn dao động tùy theo nhiều yếu tố như quy mô công ty (số phòng ban, số chi nhánh,..), loại ERP doanh nghiệp sử dụng, các tài nguyên bổ sung (tham vấn chuyên gia, đào tạo người dùng,…)
Với chi phí đó, doanh nghiệp có thể sở hữu một gói hoàn chỉnh các tính năng cho hệ thống ERP của mình. Thế nhưng, có những doanh nghiệp không cần thiết phải sử dụng tất cả tính năng ERP, mà ERP không cho phép doanh nghiệp tách lẻ tính năng cần thiết. Vì thế, doanh nghiệp nên thật sự cân nhắc xem xét tình hình hiện tại để quyết định sử dụng ERP hay không, tránh gây ra những lãng phí không đáng có.
- ERP đòi hỏi nhiều thời gian nghiên cứu, triển khai
Cũng theo Panorama đề cập trong ERP Report 2022, để triển khai một hệ thống ERP hoàn chỉnh thì đòi hỏi từ 2 đến 5 năm. Khoảng thời gian này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhiều lý do như: cần phải chạy thử nghiệm và cải tiến ERP trước khi đưa vào hoạt động, doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu và xây dựng mạng lưới cơ sở hạ tầng đầy đủ cho ERP, cũng như mất thời gian đào tạo, giúp nhân viên làm quen với ERP.
Khi triển khai ERP trong thời gian lâu có thể khiến hệ thống ERP của doanh nghiệp lạc hậu, không phù hợp với đặc điểm vận hành của doanh nghiệp. Hơn nữa, kéo dài thời gian triển khai cũng sẽ khiến chi phí và nguồn lực tăng lên đáng kể.
Cần lưu ý gì khi triển khai ERP?
Nên đề phòng với những rủi ro tiềm ẩn
ERP mang đến những lợi ích trong hoạt động kinh doanh, quy trình sản xuất, tuy vậy, ERP cũng có những rủi ro tiềm tàng liên quan đến kỹ thuật. Khi một vấn đề nhỏ nào trong quy trình có lỗi thì cả hệ thống cũng có thể gặp lỗi và làm ngưng trệ toàn bộ quy trình. Hơn nữa, nếu doanh nghiệp sử dụng một hệ thống chưa chuẩn hóa vào hệ thống ERP tổng thể có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Hậu quả này là do tất cả phân hệ như kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý mua, bán hàng, phân phối,… đều tập hợp trong một dòng dữ liệu. Vì thế, một lỗi nhỏ cũng có thể lan rộng và ảnh hưởng toàn hệ thống.
Luôn phải chuẩn bị các phương án để cải tiến hệ thống ERP
Trước khi tiến hành triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp luôn phải sẵn sàng đối mặt với các tình huống bất ngờ thông qua chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp. Lý do là vì ERP gần như là một hệ thống cố định, việc thay đổi, nâng cấp sẽ tốn rất nhiều nguồn lực, cần được hạn chế, với các vấn đề cụ thể như:
- Thay đổi ERP sau khi triển khai đòi hỏi nguồn lực, thời gian, chi phí tương đương một hệ thống mới
- Nếu không nghiên cứu cẩn thận, những thay đổi có thể xung đột với những phần còn lại, gây ra lỗi và thậm chí tệ liệt toàn bộ hệ thống
- Những thay đổi sau triển khi sẽ làm ngưng trệ quy trình làm việc của doanh nghiệp do cần thời gian sửa chữa, nâng cấp
Với những trường hợp bắt buộc, doanh nghiệp cũng cần thay đổi và nâng cấp để đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hệ thống ERP hiện tại không còn phù hợp với doanh nghiệp
- Doanh nghiệp phát triển, có những thay đổi mới như mở rộng quy mô, thị trường, đổi sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh
Trong tình huống này, doanh nghiệp cũng có thể hạn chế các lỗi thông qua việc sử dụng song song ERP hiện tại và phần mềm hỗ trợ thay vì phải thay đổi trên hệ thống ERP hiện tại, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, đảm bảo an toàn hơn cho doanh nghiệp.
Xem thêm: BI là gì? Vai trò của Business Intelligence với doanh nghiệp
Câu hỏi thường gặp
Tại sao ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Một hệ thống ERP được tích hợp đầy đủ cho phép dòng thông tin liên tục giữa các phòng ban và chức năng khác nhau. ERP cũng giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và cải thiện các chức năng kinh doanh tổng thể.
Có bao nhiêu công ty sử dụng ERP?
88% tổ chức coi việc triển khai ERP của họ đã giúp họ thành công, 62,7% tổ chức sử dụng hệ thống ERP dựa trên đám mây thay vì phần mềm tại chỗ. Chỉ 5% tổ chức sử dụng ERP của họ một cách hiệu quả để tạo và tăng cường dữ liệu chất lượng cao, đây là chìa khoá cho phân tích và thông tin chi tiết hiệu quả.
Sự khác biệt giữa ERP và SAP là gì?
Về cơ bản ERP là một bộ phần mềm gồm nhiều ứng dụng khác nhau liên quan đến quản lý quy trình kinh doanh. SAP là tập đoàn phát triển phần mềm chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm ERP trên thị trường. ERP là một công cụ được sử dụng để quản lý các quy trình kinh doanh trong nhiều ngành khác nhau.
SAP ERP là gì?
SAP (System Application Programming) là một công ty phần mềm có nguồn gốc từ Đức. Những sản phẩm từ tập đoàn được hàng trăm triệu người trên thế giới tin dùng, do vậy, tổng doanh thu chỉ đứng sau các tập đoàn lớn như Oracle, Apple,… Còn SAP ERP (Enterprise Resource Planning) là một sản phẩm của SAP, một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính, nhân lực, chuỗi cung ứng, hỗ trợ giám sát, phân bổ nguồn lực hiệu quả.
ERP Consultant là gì?
ERP Consultant là nhà tư vấn ERP cho doanh nghiệp, cụ thể, họ sẽ lập kế hoạch để triển khai và giúp doanh nghiệp khai thác tối ưu lợi ích từ ERP. ERP Consultant thường là những chuyên gia cực kì am hiểu, có kiến thức sâu rộng về ERP và các quy trình kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các ERP Consultant trước khi bắt đầu triển khai và vận hành ERP trong doanh nghiệp của mình để tránh gặp phải những lỗi không đáng có làm ảnh hưởng toàn bộ hệ thống kinh doanh.
ERP Ready là gì?
ERP Ready nhằm chỉ một hệ thống, ứng dụng có sẵn ã được phát triển để tương thích hoặc tích hợp một cách mượt mà của doanh nghiệp để tích hợp với hệ thống ERP.
Odoo ERP là gì? Oracle ERP là gì?
Odoo ERP là một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp mã nguồn mở, được nghiên cứu và phát triển bởi Odoo S.Abao, gồm rất nhiều ứng dụng tích hợp để điều hành các hoạt động kinh doanh khác nhau như quản lý tài chính, bán hàng, tiếp thị, quản lý dự án và nhiều lĩnh vực khác.
Oracle ERP, hay còn được gọi là Oracle E-Business Suite, cũng là một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, được phát triển và cung cấp bởi tập đoàn Oracle. Oracle ERP có đa dạng các ứng dụng tích hợp để điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh như quản lý quan hệ khách hàng, chuỗi cung ứng,…
Ecount ERP là gì?
Ecount ERP là một sản phẩm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp đến từ Ecount Inc. – một công ty công nghệ có trụ sở tại Hàn Quốc. Với Ecount ERP , doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng như quản lý đơn hàng, kho, kế toán và tài chính, mua/bán hàng,…. Ecount ERP tập trung cho đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ, do vậy, đây được xem như một giải pháp toàn diện hỗ trợ tăng cường hiệu suất và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
CRM ERP là gì? Cloud ERP là gì?
CRM ERP là sự kết hợp từ ERP và CRM (Customer Relationship Management) – là một phần trong hệ thống, ra đời nhằm phục vụ nhu cầu quản lý quan hệ với khách hàng hiệu quả hơn, giúp hiểu và tương tác với khách hàng tốt hơn, giúp quản lý quan hệ khách hàng và cả những hoạt động nội bộ.
Cloud ERP là dữ liệu và phần mềm ERP được quản lý và lưu trữ trên các máy chủ đám mây do các nhà cung cấp dịch vụ đám mây quản lý, thay vì được cài đặt và hoạt động trên cơ sở hạ tầng máy chủ của doanh nghiệp.
ERP SCM là gì?
ERP SCM là một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp để tối ưu hóa quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng, lên kế hoạch cho quy trình sản xuất, vận chuyển và phân phối, từ đó hỗ trợ quản lý cả các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng một cách logic, liên kết, hiệu quả.
Ngân sách cho một ERP system là bao nhiêu?
Theo thống kê từ Panorama trong ERP Report 2022, chi phí để triển khai một hệ thống ERP dao động từ $150.000 đến $750.000. Trên thực tế, ngân sách cần thiết cho một ERP System sẽ tùy thuộc vào quy mô công ty, các tính năng cần thiết, mục đích sử dụng. Chi phí này sẽ thường khá cao vì bao gồm rất nhiều loại chi phí nhỏ như phí lisence và module, phí tùy chỉnh, chi phí hosting, phí đào tạo sử dụng,… Do đó, ngân sách cần thiết cho một ERP System có thể dao động từ ít nhất 200 triệu với doanh nghiệp nhỏ lên đến 45 tỷ với doanh nghiệp lớn.
Tin nhắn từ ERP là gì?
Tin nhắn từ ERP là những thông báo được gửi cho người dùng từ hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) – một phần mềm giúp hỗ trợ quản lý các hoạt động liên quan đến kế toán, tài chính. nhân sự,…của doanh nghiệp một cách logic, chính xác và thuận tiện hơn.
Lời kết
Hệ thống ERP đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý và hoạch định các hoạt động của doanh nghiệp. ERP có tác động trực tiếp đến sự thành công của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin trên có thể giúp bạn biết được hệ thống ERP là gì và những lợi ích mà hệ thống này mang lại. Chúc bạn đọc áp dụng hệ thống ERP thành công!
