Email là nền tảng liên lạc điện tử phổ biến nhờ vào sự tiện lợi và tốc độ nhanh chóng, góp phần quan trọng trong việc kết nối giữa hàng triệu người trên toàn thế giới. Chắc hẳn bạn đã từng ít nhất một lần được hỏi về địa chỉ email của mình. Nếu bạn chưa biết địa chỉ email là gì, cách tra cứu hoặc tạo địa chỉ này như thế nào, hãy tiếp tục theo dõi nội dung dưới đây.
Những điểm chính
- Email là gì: Giải thích khái niệm, vai trò trong giao tiếp điện tử và lợi ích so với thư truyền thống.
- Cấu trúc của một địa chỉ Email: Cấu trúc gồm tên hiển thị, tên hộp thư và tên miền. Ý nghĩa và tầm quan trọng trong việc gửi – nhận thư.
- Phân biệt gmail và email: Email là khái niệm chung về thư điện tử, còn Gmail là dịch vụ email cụ thể của Google.
- Cách tạo email miễn phí: Hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký trên điện thoại và máy tính.
- Cách đăng nhập Email: Hướng dẫn cách đăng nhập Email trên điện thoại và máy tính.
- Cách để có một địa chỉ email uy tín: Dùng tên miền riêng, hạn chế nickname và số, tạo địa chỉ dễ nhớ và chuyên nghiệp.
- Các loại email: Cá nhân, doanh nghiệp, marketing và email dùng một lần.
- Một số nhà cung cấp địa chỉ Email uy tín: Gmail, Outlook, Yahoo Mail, iCloud Mail.
- Ưu và nhược điểm của email: Tiết kiệm thời gian, chi phí, bảo mật cao nhưng dễ gặp spam, virus và giới hạn dung lượng.
- Hướng dẫn sử dụng email hiệu quả: Kiểm tra email trước khi gửi, sắp xếp theo tag/màu, tránh nhấn link lạ, dọn dẹp thư rác, kiểm tra spam thường xuyên.
- Giới thiệu Vietnix: Giải pháp Email Doanh Nghiệp chuyên nghiệp, an toàn, bảo mật.
- Câu hỏi thường gặp: Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến Email.
Email là gì?
Email hay E-mail là viết tắt của cụm từ Electronic Mail, dịch sang tiếng Việt là thư điện tử. Đây là phương tiện liên lạc cho phép người dùng gửi và nhận thư qua mạng Internet một cách nhanh chóng. Nhờ có email, bạn không cần phải ra bưu điện hay chờ đợi như thư truyền thống. Chỉ với một kết nối Internet ổn định, thư điện tử sẽ được chuyển đến người nhận ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời điểm nào.
Địa chỉ Email là gì? Ý nghĩa và lợi ích khi dùng địa chỉ email
Địa chỉ email có thể hiểu đơn giản là địa chỉ riêng của bạn trên Internet, hoạt động như một dạng định danh cá nhân. Nếu ngoài đời thực, mỗi cơ quan, doanh nghiệp hoặc hộ gia đình đều có một địa chỉ cụ thể, thì trong môi trường số, địa chỉ email giữ vai trò tương tự. Điểm khác biệt là bạn có thể tự do lựa chọn và tạo địa chỉ email theo ý muốn, miễn là không trùng với một địa chỉ đã được sử dụng trước đó.
Ví dụ: sales@vietnix.com.vn, vietnixmarketing@gmail.com,…
Nhiều người thường băn khoăn địa chỉ email là gì và cách phân loại chúng ra sao, bởi hiện nay có vô số địa chỉ được sử dụng đa dạng. Thực tế, để nhận biết và phân loại, người ta thường dựa vào cấu trúc của một địa chỉ email, cụ thể là phần đuôi tên miền (domain) đi từ phải sang trái. Một số ví dụ phổ biến:
- .com thường được doanh nghiệp sử dụng.
- .org thường được tổ chức phi lợi nhuận sử dụng.
- .edu thường được tổ chức giáo dục sử dụng.
- .net thường được nhà cung cấp mạng sử dụng.
- .gov thường được cơ quan chính phủ sử dụng.
Tính từ phải sang trái, phần meta trong địa chỉ email chính là tên miền (domain), thường thể hiện tên của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Ví dụ: google.com, download.com hoặc gamevui.vn. Sự kết hợp giữa tên người dùng và tên miền tạo nên một địa chỉ email có tính nhận diện cao, giúp phân biệt rõ ràng chủ thể sở hữu và tăng mức độ chuyên nghiệp. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi tạo email cho doanh nghiệp hoặc cá nhân phục vụ mục đích giao tiếp lâu dài.
Địa chỉ email là địa chỉ chuyên giúp người dùng nhận được những tấm email, giống như mỗi căn nhà đều có địa chỉ thì địa chỉ email cũng có ý nghĩa tương tự như vậy. Chỉ khác một điều là việc cài đặt, thiết lập địa chỉ email sẽ thoải mái và tiện lợi hơn. Thay vì gò bó giống như địa chỉ nhà thông thường. Thông qua địa chỉ email những người khác, doanh nghiệp và đơn vị có thể gửi thư, dữ liệu, thư mục,… điện tử cho bạn được nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều.
Bên cạnh đó, việc sử dụng địa chỉ email còn giúp người dùng kết nối hoặc đăng ký nhiều tài khoản cao cấp tại các ứng dụng, website như: Amazon, Facebook,… Đồng thời còn đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao khi sử dụng một cách tối ưu. Hầu hết địa chỉ email còn giúp người dùng ứng dụng những công cụ tiện ích như: Tệp đính kèm, nhóm, lọc email,… để quá trình quản lý được nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Địa chỉ email cũng nhận được đánh giá vượt trội từ người dùng bởi tính bảo mật riêng tư đa tầng, hạn chế tối đa tình trạng hack, dính virus, malware,… Hơn nữa còn giúp người dùng gửi email, thông tin quan trọng cùng một lúc cho nhiều người cực kỳ nhanh chóng mà không hề mất bất cứ chi phí nào cả.
Cấu trúc của một địa chỉ Email
Để hiểu rõ hơn, bạn hãy nắm chính xác thông tin về cấu trúc của địa chỉ Email nhằm sử dụng thật hiệu quả. Đồng thời còn giúp ích cho quá trình tạo ra địa chỉ Email miễn phí của mình được tiện lợi hơn.
Cụ thể một địa chỉ email thường tích hợp tổng cộng 3 phần, bao gồm:
- Tên hiển thị (Display name): Đây là mục giúp người đọc có thể xác định được ai là người gửi email.
- Tên email (Username): Tên xác định hộp thư của địa chỉ email, người dùng có thể tự tạo ra dựa trên sở thích của mình nhưng không được trùng khớp với địa chỉ email khác.
- Tên miền (Domain): Đây là tên của nơi cung cấp dịch vụ email, được bắt đầu bằng dấu @.
Phân biệt gmail và email
Như đã đề cập, email là gì? Đây là một phương thức trao đổi thư tín điện tử qua mạng Internet, được xem là giao thức chung chứ không giới hạn ở bất kỳ nhà cung cấp nào. Nhờ email, người dùng có thể gửi và nhận thông tin nhanh chóng, tiện lợi trên toàn cầu.
Vậy còn Gmail là gì? Đây là một dịch vụ cung cấp email cụ thể do Google phát triển. Gmail thuộc trong số những nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nhất thế giới, và nó cung cấp một nền tảng quản lý email với nhiều tính năng như bộ lọc, bảo mật, tích hợp với các dịch vụ Google khác (Drive, Calendar,…).
Hướng dẫn đăng ký Email bằng tài khoản Gmail
Cách tạo Email trên điện thoại
Bước 1: Bạn vào ứng dụng Gmail, chọn biểu tượng Avatar, tại đây bạn bấm chọn Thêm tài khoản khác.
Bước 2: Bạn chọn Tạo tài khoản, chọn Tiếp theo, chọn Dành cho mục đích cá nhân và nhấn Tiếp theo nếu muốn tạo Email cá nhân.
Bước 3: Bạn nhập Họ và Tên, sau đó chọn Tiếp theo.
Bước 4: Bạn nhập Ngày, Tháng, Năm và Giới tính, sau đó chọn Tiếp theo.
Bước 5: Bạn chọn địa chỉ Gmail của bạn. Bạn có thể chọn những địa chỉ được đề xuất, hoặc chọn Tạo một địa chỉ Gmail để tạo theo ý mình. Sau đó bạn chọn Tiếp theo.
Bước 6: Bạn tạo mật khẩu cho tài khoản và chọn Tiếp theo.
Bước 7: Bạn nhập số điện thoại và chọn Tôi đồng ý.
Bước 8: Bạn có thể đọc qua về quyền riêng tư và các điều khoản, nếu đồng ý thì chọn Tôi đồng ý để hoàn thành quá trình tạo tài khoản.
Cách tạo Email trên máy tính
Bước 1: Bạn tạo tài khoản theo đường link này.
Bước 2: Bạn nhập Họ và Tên, sau đó chọn Tiếp theo.
Bước 3: Bạn nhập các thông tin cơ bản, sau đó chọn Tiếp theo.
Bước 4: Bạn tạo địa chỉ Email rồi chọn Tiếp theo.
Bước 5: Bạn tạo mật khẩu cho tài khoản và chọn Tiếp theo.
Bước 6: Bạn nhập số điện thoại để nhận mã xác minh. Sau đó bạn chọn Tiếp theo.
Bước 7: Bạn nhập mã được gửi qua số điện thoại. Sau đó bạn chọn Tiếp theo.
Bước 8: Bạn có thể thêm một địa chỉ Email khác để khôi phục tài khoản này khi tài khoản có hoạt động bất thường. Hoặc bạn cũng có thể chọn qua. Nếu sau này bạn muốn thêm vào thì có thể vào phần cài đặt để thêm.
Bước 9: Bạn thêm số điện thoại cho tài khoản, hoặc bạn có thể chọn bỏ qua.
Bước 10: Bạn xem lại thông tin tài khoản, nếu đã đúng hết bạn chọn Tiếp theo.
Bước 11: Bạn xem qua các quyền riêng tư và điều khoản, nếu đồng ý bạn chọn Tôi đồng ý để hoàn thành việc tạo tài khoản.
Hướng dẫn cách đăng nhập Email
Đăng nhập Email trên điện thoại
Bước 1: Bạn vào ứng dụng Gmail và chọn biểu tượng Avatar.
Bước 2: Bạn chọn Thêm tài khoản vào thiết bị.
Bước 3: Bạn nhập Email, mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.
Đăng nhập Email trên máy tính
Bước 1: Bạn đăng nhập vào Email theo đường link
Bước 2: Bạn nhập địa chỉ Email hoặc số điện thoại bạn đã đăng ký và chọn Tiếp theo.
Bước 3: Bạn nhập mật khẩu của tài khoản và chọn Tiếp theo.
Cách để có một địa chỉ email uy tín
Ai cũng mong muốn tạo một địa chỉ email uy tín để phục vụ và hỗ trợ công việc hằng ngày hiệu quả hơn. Thực tế, nhiều doanh nghiệp, tổ chức hay đối tác thường căn cứ vào địa chỉ email để đánh giá mức độ chuyên nghiệp và độ tin cậy của bạn trước khi hợp tác. Chính vì vậy, để sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp, bạn có thể áp dụng những cách sau:
Sử dụng tên miền riêng
Đăng ký Email Doanh Nghiệp với tên miền riêng sẽ giúp bạn tạo ra một địa chỉ email chuyên nghiệp, nâng cao uy tín khi giao lưu và trao đổi thông tin với các tổ chức, doanh nghiệp.
Ví dụ: sales@vietnix.vn sẽ ấn tượng hơn nhiều so với @gmail.com.
Hạn chế nickname và số
Khi tạo email, bạn nên tránh dùng biệt danh hoặc số thứ tự. Việc sử dụng tên thật, ngắn gọn sẽ giúp địa chỉ email gọn gàng, dễ nhớ và mang lại cảm giác chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, đối tác hoặc khách hàng cũng dễ dàng tìm kiếm và phản hồi email của bạn.
Tạo địa chỉ đặc biệt
Việc tạo địa chỉ đặc biệt cũng giúp ích không nhỏ cho việc tìm ra lời giải đáp chính xác đối với những băn khoăn như: Tìm địa chỉ email là gì, nhập địa chỉ email là gì,… Tốt nhất hãy sử dụng một địa chỉ email đặc biệt để khách hàng, đối tác có thể liên hệ với bạn thông qua website chính. Nhờ đó việc check email của công ty cũng từ đó mà linh hoạt và tiện lợi hơn bao giờ hết.
Những nội dung chính có trong email
Một email thông thường thường sẽ bao gồm các nội dung sau:
- To (Đến): Đây là nơi bạn nhập địa chỉ email của người nhận thư.
- From (Từ): Phần này chứa địa chỉ email của người gửi.
- Subject (Chủ đề): Thường chứa một vài từ mô tả ngắn gọn về nội dung chính của thư (có thể để trống).
- CC (Carbon Copy): Cho phép bạn gửi bản sao thư cho một số người mà không phải là người nhận chính (không bắt buộc). Tất cả các người nhận đều có thể thấy địa chỉ email của nhau.
- BCC (Blind Carbon Copy): Tương tự như CC, nhưng người nhận ở phần này được giữ hoàn toàn bí mật (không bắt buộc).
- Nội dung thư: Đây là nơi bạn nhập nội dung chính muốn truyền đạt. Một số người cũng thêm chữ ký ở cuối thư, trong khi một số khác thì không.
Việc hiểu rõ cấu trúc của một địa chỉ email là gì và các thành phần cơ bản trong thư sẽ giúp bạn soạn email đúng chuẩn, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Một số nhà cung cấp địa chỉ Email uy tín
Hiện nay, trên thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email uy tín được người dùng đánh giá cao, phù hợp cho cá nhân cũng như tổ chức, doanh nghiệp. Một số lựa chọn phổ biến có thể kể đến gồm Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo Mail và AOL Mail. Khi cần tạo địa chỉ email chuyên nghiệp, bạn có thể lựa chọn một trong các nền tảng này để đăng ký và sử dụng, bảo đảm đáp ứng tốt cho nhu cầu làm việc và liên lạc.
Ưu – nhược điểm riêng biệt của địa chỉ email
Trước khi tạo email để sử dụng, bạn nên hiểu rõ cả lợi ích và hạn chế của nó. Dưới đây là những ưu – nhược điểm của địa chỉ email được tổng hợp từ nhiều khía cạnh:
Giúp tiết kiệm thời gian vì quá trình trao đổi thông tin chỉ diễn ra trong vài phút hoặc vài giây.
Giúp tiết kiệm chi phí xuống mức tối đa.
Gửi được nhiều dạng thông tin như hình ảnh, video, âm thanh,…
Có tính bảo mật cao với mật khẩu cá nhân riêng biệt.
Khả năng chứa virus với email từ những người lạ mặt, không quen biết.
Nhiều tin nhắn spam, quảng cáo dày đặc,..che mất những email công việc quan trọng.
Email không thể phát ra lời nói hoặc bộc lộ cảm xúc do đó dễ xảy ra việc hiểu lầm không đáng có.
Có giới hạn dung lượng lưu trữ nhất định
Một số thuật ngữ phổ biến trong email
CC và BBC
CC (Carbon Copy) trong Email cho phép gửi bản sao email đến người nhận, đồng thời họ cũng có thể nhìn thấy các địa chỉ Email nhận khác.
BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC, nhưng tất cả các địa chỉ Email nhận khác sẽ được ẩn đi.
Resend Email
Là việc gửi lại một Email trong trường hợp đường truyền Internet gặp sự cố hoặc bị gián đoạn.
Subject
Subject là chủ đề của Email, thường là một dòng tóm tắt ngắn gọn về nội dung bên trong thư.
Spam mail
Spam mail thường là email quảng cáo, chủ yếu xoay quanh các chương trình tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, thông tin lừa đảo, phần mềm độc hại, hoặc các liên kết độc hại.
Push Email
Push Email là phương pháp nhận thư tự động chuyển tiếp đến một thiết bị di động đã được cấu hình.
Mail server
Mail Server là một hệ thống máy chủ được cấu hình để gửi và nhận thư trên Internet. Đó là trung tâm dữ liệu giống như bưu cục, lưu trữ và truy xuất thông tin trước khi thư đến hộp thư email của người nhận. Đây còn là phương pháp nhận thư tự động chuyển tiếp đến một thiết bị di động đã được cấu hình.
FYI (For Your Information)
FYI là thông điệp xuất hiện khi chuyển tiếp Email, cung cấp thông tin cần thiết cho người nhận.
Fwd
Viết tắt của Forward, xuất hiện khi chuyển tiếp Email đến người nhận thứ ba.
Btw
Viết tắt của By the way, thường được sử dụng để thêm thông tin vào cuối thư.
Re
Re là từ viết tắt của “reply” có nghĩa là hồi âm khi trả lời một email đã được gửi trước đó
Snoozed
Snoozed nghĩa là đã tạm ẩn, tính năng này giúp người dùng không muốn thấy Email trong Hộp thư đến nhưng cũng không muốn xoá đi.
Scheduled
Scheduled là mục chứa các Email đã được lên lịch sẵn, sẽ được gửi đi vào một thời điểm nhất định, giúp tránh quên hoặc gửi thư sai thời điểm.
Địa chỉ email dùng một lần là gì?
Chắc hẳn bạn đã từng nghe ai đó thắc mắc: “Địa chỉ email dùng một lần là gì?”. Thực tế, đây là một hình thức khá phổ biến trên Internet và mạng xã hội hiện nay, giúp người dùng thuận tiện trong việc giao tiếp mà vẫn đảm bảo tính bảo mật.
Email dùng một lần là dịch vụ cho phép bạn tạo ra một địa chỉ email tạm thời để nhận thư, sau đó địa chỉ này sẽ tự động xóa sau một khoảng thời gian nhất định. Loại email này thường được gọi bằng nhiều tên như: 10MinuteMail, TempMail, Throwaway Email,… Ưu điểm nổi bật của email dùng một lần:
- Giúp tránh tình trạng nhận quá nhiều thư rác.
- Bảo vệ thiết bị điện tử khỏi nguy cơ lây nhiễm virus từ email lạ.
- Hạn chế tối đa nguy cơ bị hack hoặc rò rỉ thông tin cá nhân qua email.
Các loại email phổ biến hiện nay
Email cá nhân
Là tài khoản riêng của mỗi cá nhân, có đuôi email là dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ như @yahoo.vn, @gmail.com,… Trong lĩnh vực kinh doanh, nếu nhân viên sử dụng email cá nhân để thực hiện công việc, dữ liệu và thông tin của công ty sẽ nằm trong email này, và công ty sẽ không có khả năng quản lý. Đặc biệt, khi nhân viên nghỉ việc, có thể dẫn đến việc mất mát thông tin và các dữ liệu này.
Email doanh nghiệp
Là tài khoản có đuôi email liên quan đến tên miền của doanh nghiệp. Công ty cung cấp email này cho mỗi nhân viên để sử dụng trong các giao tiếp công việc, như gửi thư cho khách hàng, đối tác,… Nếu nhân viên nghỉ việc, công ty có khả năng thu hồi email và đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin vẫn được lưu trữ an toàn.
Email Marketing
Là một công cụ trong lĩnh vực tiếp thị, được sử dụng để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ qua email. Phương tiện này rất hiệu quả trong các chiến dịch quảng bá, chăm sóc khách hàng, giúp khách hàng có cơ hội tiếp cận gần hơn với thương hiệu.
Một số dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay
Gmail
Gmail là dịch vụ email miễn phí do Google cung cấp, đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Gmail nổi bật với nhiều tính năng hữu ích như: đính kèm tệp đa phương tiện, xác minh 2 bước, khả năng hoàn tác khi gửi thư.
Ngoài ra, Gmail còn được tích hợp mạnh mẽ với các công cụ khác của Google như Google Calendar, Google Keep, Google Task,… giúp quản lý công việc, ghi chú và sắp xếp lịch trình hiệu quả hơn. Chính vì vậy, Gmail luôn nằm trong danh sách các dịch vụ email miễn phí phổ biến nhất trên thế giới.
Outlook
Outlook là phiên bản Email được Microsoft cung cấp, đem đến nhiều tính năng và tiện ích như khả năng phục hồi thư, xác thực 2 yếu tố. Hiện nay, Outlook có một lượng người dùng đông đảo trên toàn cầu.
Yahoo Mail
Yahoo Mail có giao diện thân thiện, khả năng gửi thư với dung lượng lớn, là dịch vụ Email miễn phí phổ biến trên toàn thế giới. Người dùng cũng đánh giá cao tính năng bộ lọc thư rác của nó.
iCloud Mail
iCloud Mail là dịch vụ Email miễn phí do Apple cung cấp. Ngoài các tính năng cơ bản như gửi thư, lọc thư rác, và đính kèm tệp, iCloud Mail còn cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây với mức độ bảo mật cao.
Email trả phí khác gì email miễn phí?
| Các yếu tố so sánh | Email trả phí | Email miễn phí |
| ⭐Chi phí | Có phí (tùy vào gói đăng ký) | Miễn phí |
| ⭐Đối tượng sử dụng | Doanh nghiệp | Cá nhân |
| ⭐Tên miền | Tên miền riêng | Mặc định |
| ⭐Tốc độ gửi | Nhanh | Chậm |
| ⭐Số lượng Email/ngày | Nhiều hơn phiên bản miễn phí hoặc không giới hạn | Giới hạn |
| ⭐Khả năng bảo mật | Cao | Thấp |
| ⭐Dung lượng tệp đính kèm | Cao hơn | Thấp hơn |
| ⭐Quảng cáo và spam | Không | Có |
| ⭐Hỗ trợ 24/7 | Có | Không |
Những cách sử dụng email hiệu quả
Kiểm tra lại Email trước khi gửi
Rà soát địa chỉ email người nhận (To/CC/BCC), tiêu đề (Subject), chính tả và tệp đính kèm. Viết tiêu đề ngắn gọn, bám nội dung chính để tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Sắp xếp Email theo nhãn (tag) và màu sắc
Tạo nhãn theo dự án/khách hàng, gán màu để phân loại nhanh. Dùng bộ lọc (filter) tự động chuyển email vào đúng thư mục giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh tình trạng thất lạc.
Không nhấn vào các đường link lạ
Với email từ người lạ hoặc nội dung đáng ngờ, không mở link và không tải file đính kèm. Bật xác thực hai lớp (2FA) để tăng bảo mật.
Thường xuyên dọn dẹp mail rác
Xóa quảng cáo, hủy đăng ký (Unsubscribe) các bản tin không cần thiết. Dọn “Thùng rác/Trash” và “Spam” để giải phóng dung lượng. Dọn dẹp thư rác giúp giải phóng không gian lưu trữ và giữ cho hòm thư trông gọn gàng, chuyên nghiệp.
Thường xuyên kiểm tra Spam mailbox
Soát lại hộp Spam để cứu những thư quan trọng bị lọc nhầm. Đánh dấu “Không phải spam” để huấn luyện bộ lọc.
Viết địa chỉ email và chữ ký chuyên nghiệp
Cách viết địa chỉ email: ưu tiên dạng ten.ho@tencongty.vn (tránh biệt danh/số khó nhớ). Thêm chữ ký email: tên, chức danh, công ty, địa chỉ email, số điện thoại, website.
Dùng tên miền riêng cho công việc
Email doanh nghiệp theo tên miền riêng (ví dụ: sales@tencongty.vn) gia tăng uy tín và dễ quản lý khi nhân sự thay đổi.
Tận dụng tính năng nâng cao
Lập lịch gửi (Schedule send), hoàn tác gửi (Undo Send), mẫu thư (Templates), trả lời tự động. Tích hợp lịch/lưu trữ với Calendar, Drive/OneDrive để cộng tác mượt mà.
Cách viết một Email chuyên nghiệp
Sau đây là 5 bước để tạo ra một email chuẩn và chuyên nghiệp:
1. Đặt tiêu đề cho Email
Phần tiêu đề là cực kỳ quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Hãy sử dụng từ ngữ chính xác và bắt mắt. Tránh để trống phần tiêu đề và lưu ý sử dụng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh lỗi font chữ.
2. Gửi lời chào và nêu lý do viết Email
Lời chào mở đầu phụ thuộc vào mức độ quen thuộc với người nhận. Sử dụng các biểu thức như “Chào bạn,” hoặc “Hi Ana,” tùy thuộc vào mối quan hệ. Đối với trường hợp lịch sự, hãy sử dụng “Kính gửi” kèm theo danh xưng. Nêu rõ lý do bạn viết email để người nhận hiểu ngay từ đầu.
3. Viết nội dung Email
Tùy thuộc vào mục đích của email, hãy trình bày nội dung một cách rõ ràng và cụ thể. Sử dụng cấu trúc 3 phần: mở đầu, thân thư, và kết thúc. Mở đầu nên tóm gọn vấn đề, thân thư trình bày chi tiết, và kết thúc nên đề cập đến yêu cầu hoặc đề nghị phản hồi từ người nhận.
4. Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm
Nếu có tệp đính kèm, đặt chúng ở cuối email và đảm bảo đặt tên tệp đính sao cho dễ hiểu và tương ứng với tiêu đề của email. Điều này giúp người nhận dễ dàng tìm kiếm và xem nội dung.
5. Tạo chữ ký Email
Chữ ký email thể hiện danh tính và chuyên nghiệp của bạn. Cài đặt chữ ký với thông tin như lời cảm ơn, họ và tên đầy đủ, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ email, và các phương thức liên hệ khác như: Facebook, Zalo, Skype…
Những lưu ý giúp tạo một Email chuyên nghiệp
Để tạo nên một Email chuyên nghiệp, bạn nên lưu ý những điều sau đây:
- Đặt tên địa chỉ Email: Người dùng nên sử dụng tên thật khi đặt địa chỉ Email. Đối với Email doanh nghiệp, việc sử dụng tên miền riêng là quan trọng.
- Đặt tiêu đề Email: Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng, súc tích, và tránh để trống phần này. Việc hạn chế viết tắt (ngoại trừ các thuật ngữ chuyên ngành) và sử dụng chữ hoa, đặt dấu câu đúng chỗ là quan trọng.
- Thống nhất ngôn ngữ: Sử dụng một ngôn ngữ xuyên suốt nội dung Email để đảm bảo sự thống nhất, trừ khi có các trường hợp đặc biệt.
- Lời chào lịch sự: Mỗi Email gửi đi đều nên kèm theo lời chào lịch sự và tôn trọng.
Vietnix – Giải pháp Email Doanh Nghiệp chuyên nghiệp, an toàn, bảo mật
Để khai thác tối đa sức mạnh của email, bạn cần một hệ thống ổn định, chuyên nghiệp và an toàn. Email không chỉ là công cụ liên lạc nhanh chóng mà còn là nền tảng để khởi động kinh doanh online, đăng ký tài khoản dịch vụ hay xây dựng thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp. Tại Vietnix, dịch vụ Email Doanh Nghiệp theo tên miền riêng mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp sở hữu địa chỉ email chuyên nghiệp nhằm gia tăng uy tín trong giao dịch và xây dựng niềm tin với khách hàng.
Dịch vụ đảm bảo tỷ lệ inbox cao, chống spam và virus hiệu quả, hỗ trợ chuyển đổi email từ Google Workspace/Office 365, đồng thời cung cấp công cụ quản lý tập trung với nhiều IP sạch. Ngoài ra, hệ thống còn được backup mỗi ngày, hỗ trợ email relay để gửi thư marketing an toàn, cùng với đội ngũ kỹ thuật 24/7 sẵn sàng tư vấn và xử lý nhanh chóng.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://vietnix.vn/
- Hotline: 1800 1093
- Email: sales@vietnix.com.vn
- Địa chỉ: 265 Hồng Lạc, Phường Bảy Hiền, Thành Phố Hồ Chí Minh
Câu hỏi thường gặp
Viết email là gì?
Viết email liên quan đến việc soạn, gửi, lưu trữ và nhận thông điệp qua một hệ thống liên lạc điện tử. Viết email được ưa thích hơn các hình thức liên lạc khác vì nó rẻ hơn và nhanh hơn.
Một email tốt là như thế nào?
Một Email tốt sẽ bao gồm họ và tên của bạn, phải ngắn gọn, dễ nhớ. Ngoài ra, email không được chứa số ngẫu nhiên và ký tự đặc biệt (trừ dấu chấm, gạch dưới và gạch nối).
Sai định dạng email là gì?
Sai định dạng email là trường hợp địa chỉ email không tuân thủ đúng cú pháp chuẩn của một địa chỉ email hợp lệ. Một địa chỉ email hợp lệ thường có định dạng sau: tên_người_dùng@tên_miền (Ví dụ: nguyenvan@example.com).
Sau đây là một số trường hợp sai định dạng email phổ biến:
– Thiếu ký tự @: Ví dụ: nguyenvanexample.com
– Thiếu tên miền: Ví dụ: nguyenvan@
– Sai định dạng tên miền: Ví dụ: nguyenvan@example hoặc nguyenvan@example.123
– Khoảng trắng trong địa chỉ email: Ví dụ: nguyen van@example.com
– Ký tự không hợp lệ: Sử dụng các ký tự không được phép như dấu chấm câu liên tiếp hoặc ký tự đặc biệt không được hỗ trợ. Ví dụ: nguyenvan..@example.com hoặc nguyenvan@ex!ample.com
Nhập mật khẩu email là gì?
Mật khẩu email là một chuỗi ký tự được người dùng tạo ra và duy trì bí mật để bảo vệ tài khoản email của họ khỏi việc truy cập trái phép. Mật khẩu này được sử dụng như một biện pháp bảo mật cơ bản để đảm bảo rằng chỉ người dùng có mật khẩu chính xác mới có thể truy cập và quản lý thông tin trong hộp thư email của họ.
Hy vọng qua bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về email là gì và địa chỉ email cùng vai trò của chúng trong giao tiếp trực tuyến. Việc sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình liên lạc, đăng ký dịch vụ và làm việc trở nên đáng tin cậy hơn. Nếu đang có nhu cầu tạo email mới, bạn có thể áp dụng theo các hướng dẫn đã được chia sẻ để thiết lập một địa chỉ phù hợp và an toàn.
