Chữ ký email giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin của người gửi. Cũng giúp ích trong việc quảng bá thương hiệu với khách hàng của mình. Vậy chữ ký email là gì? Vai trò và cách tạo chữ ký email ra sao? Tất cả các thông tin này sẽ được Vietnix giải đáp chi tiết qua bài viết dưới đây, mời mọi người cùng tham khảo.
Chữ ký email là gì?
Chữ ký email được hiểu như là một tấm danh thiếp của người gửi email đính kèm ở phần cuối cùng của mỗi bức thư gửi đi. Trên chữ ký cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết của một doanh nghiệp hay một cá nhân gửi nào đó.
Loại chữ ký này được trình bày rất đa dạng và chủ yếu theo nhu cầu của người sử dụng. Chúng có thể trình bày dưới dạng một văn bản hãy là thể hiện ở dạng hình ảnh. Bạn chỉ cần chọn lựa mẫu chữ ký của mình thích để có thể giới thiệu chi tiết thông tin cơ bản cho người nhận thư được biết rõ.
Vai trò của chữ ký email quan trọng như thế nào?
Chữ ký email có vai trò rất quan trọng mà không phải như nhiều người nghĩ là tạo ra để cho có. Đây là một công cụ hữu ích đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay một cá nhân nào đó. Cụ thể hơn nó có lợi ích rất quan trọng trong chiến dịch marketing giúp cho người nhận email có thể nhận diện được thương hiệu. Hoặc đơn giản hơn đó là giúp dễ dàng liên lạc đúng người khi khách hàng có nhu cầu.
Một số vai trò quan trọng khi dùng chữ ký trong gửi email có thể kể đến như sau:
- Chữ ký giống như một tấm danh thiếp sẽ cho phép người gửi có thể quảng bán thương hiệu cá nhân của mình hoặc công ty của mình đến người nhận email.
- Giúp tạo ấn tượng đối với người nhận về cá nhân hoặc thương hiệu công ty giữa hàng chục, hàng trăm email mà người nhận nhận được.
- Sẽ giúp người nhận dễ dàng có được thông tin liên lạc của người gửi khi họ có nhu cầu sử dụng về sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Cho phép người gửi thêm vào lời mời đặt hàng hoặc truy cập website cũng như nhiều vấn đề khác. Ở đây nó sẽ có vai trò như một quảng cáo ấn tượng thu hút khách hàng, rất tiện ích.
- Nếu như tất cả các nhân viên trong công ty đều sử dụng một mẫu chữ ký sẽ giúp làm tăng thêm giá trị nhận diện thương hiệu.
Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn thường xuyên giao dịch thông qua email với khách hàng thì bạn nên tham khảo dịch vụ Email Doanh Nghiệp của Vietnix. Đây là dịch vụ email theo tên miền dành cho các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu dùng email tên miền riêng có tính bảo mật cao, gia tăng uy tín và chuyên nghiệp.
Tại thị trường trong nước, Vietnix là nhà cung cấp dịch vụ nâng tầm thương hiệu với email doanh nghiệp chất lượng và uy tín với mức giá chỉ từ 180.000 VND/Năm, bạn có thể nhận được nhiều lợi ích như:
- Tăng tỷ lệ vào inbox 99%.
- Bảo mật cao.
- Hỗ trợ chuyển email về từ G suite – Office 365.
- Nhiều IP sạch.
- Giao diện quản lý thân thiện với người dùng.
Liên hệ Vietnix để được tư vấn chi tiết về dịch vụ Email Doanh Nghiệp tại đây!
Chữ ký email gồm những gì?
Yếu tố để có thể đánh giá một chữ ký email chất lượng tốt thì nó phải đáp ứng tốt được hai nhiệm vụ. Thứ nhất là tạo được sự thu hút chú ý của người đọc và thứ hai là truyền đạt thông tin của bạn đến họ. Muốn làm tốt cả hai điều này thì khi tạo chữ ký trong email bạn phải đảm bảo có các yếu tố cơ bản cần thiết như sau:
- Họ và tên, tên công ty hoặc chức vụ của người gửi.
- Các thông tin liên hệ cơ bản bao gồm như: Email, số điện thoại, link website,…
- Link mạng xã hội: Thêm vào đó biểu tượng có gắn đường link mạng xã hội mà doanh nghiệp sở hữu như: facebook, skype, zalo,… Với những yếu tố này sẽ rất có thể khách hàng tìm đến bạn trên những kênh này.
- Hình ảnh: Cái này có thể có hoặc không cần cùng được, tuy nhiên việc có thêm hình ảnh của mình trong chữ ký sẽ tạo ấn tượng tốt với các đối tác và khách hàng của mình.
- Logo: Việc đính kèm logo cũng không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn dễ dàng hơn.
Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Vì sao nên tạo chữ ký trong email ư? Đây là một việc rất quan trọng để tạo điểm nhấn phong cách riêng của bạn. Dưới đây là một số cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp phổ biến nhất hiện nay là Outlook, gmail, HTMLSIG và Hubspot. Chi tiết:
Tạo chữ ký email trên Outlook
Tạo chữ ký trên Outlook cũng được mọi người lựa chọn nhiều, cách làm cụ thể như sau:
- Bước 1: Mở Outlook.com, nhấp click vào mục “New Email” để tạo email mới.
- Bước 2: Chọn mục “Signature” trong danh sách menu “Message”.
- Bước 3: Trên màn hình xuất hiện bảng hiển thị thông báo, ấn vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.
- Bước 4: Bạn điền tên cho chữ ký của mình và nhấn chọn vào “Ok”.
- Bước 5: Điền các thông tin muốn hiển thị trong chữ ký vào khung “Edit signature” bên dưới. Ở đây bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh/logo đại diện vào theo ý mình. Sau đó thì nhấn nút “Ok” để hoàn tất.
Tạo chữ ký email trên Gmail
Việc tạo chữ ký trên gmail cũng rất đơn giản với các bước thực hiện cụ thể như sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản gmail, nhấn chọn biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình và chọn “Settings”. Sau đó chọn vào “Xem tất cả chế độ cài đặt“
- Bước 2: Trong giao diện cài đặt chung tìm mục Chữ ký (Signature) và đánh dấu vào ô bên dưới của Không có chữ ký. Tiếp đến, bấm vào Tạo mới.
Sau đó hãy đặt tên chữ ký mới và bấm nút tạo:
Tiếp đến nhập nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo vào khung văn bản soạn thảo.
- Bước 3: Tạo chữ ký xong nhấn vào nút “Lưu thay đổi” (Save changes) để lưu thay đổi vừa thiết lập. Bạn chỉ cần mở khung soạn thảo email mới là sẽ thấy mẫu chữ ký vừa tạo ở bên dưới cuối thư.
Tạo chữ ký email trên HTMLSIG
Để tạo được chữ ký email trên HTMLSIG bạn hãy làm theo các bước hướng dẫn cụ thể như sau:
- Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ website https://htmlsig.com/. Ở đây sẽ có 2 sự lựa chọn cho bạn là tạo chữ ký miễn phí và có phí, tùy vào nhu cầu bạn có thể chọn 1 trong 2.
- Bước 2: Điền các thông tin theo yêu cầu vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,…
- Bước 3: Nhấn chọn vào “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký.
Tạo chữ ký email trên Hubspot
Trên Hubspot việc tạo chữ ký cũng khá là đơn giản với các bước làm thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập vào link https://www.hubspot.com/email-signature-generator.
- Bước 2: Giao diện màn hình trang chủ xuất hiện, bạn có thể chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu đăng ký.
- Bước 3: Điền thông tin theo yêu cầu, chỉnh sửa style, upload tải ảnh lên và kèm theo phong cách chữ ký email mà bạn muốn.
- Bước 4: Nhấn vào “Create Signature” để tạo chữ ký.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chữ ký email
Để có được chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần quan tâm đến nhiều yếu tố. Tuy nhiên, sẽ có 4 yếu tố quan trọng hơn hết mà bạn cần đặc biệt quan tâm đó là hình ảnh, thiết kế, font chữ và màu sắc. Cụ thể:
Hình ảnh
Hình ảnh là thứ không bắt buộc. Tuy nhiên, để tạo chữ ký email có thể gây ấn tượng với bất kì người nhận nào thì hình ảnh cá nhân hoặc logo công ty là vô cùng cần thiết. Lưu ý, bạn nên lựa chọn những ảnh có kích thước vừa phải, đảm bảo sắc nét. Một tấm hình lớn sẽ khiến email của bạn nặng và tốc độ tải chậm đi.
Thiết kế
Thiết kế có ảnh hưởng rất lớn đến việc thể hiện một chữ ký email chuyên nghiệp. Bạn nên thiết kế chúng theo dạng hierarchy. Các thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại,… hãy nhấn mạnh chúng bằng cách in đậm và chỉnh kích thước lớn.
Bên cạnh đó, bố cục của chữ ký email cũng nên lựa chọn đơn giản, dễ nhìn nhất có thể, tốt nhất là nên để ở dạng mặt phẳng hoặc bán phẳng, tránh sử dụng các thiết kế 3D.
Font chữ
Cần sử dụng các font chữ đơn giản dễ đọc. Tránh sử dụng các font khó đọc như calligraphy và script.
Màu sắc
Để người đọc không thấy bị rối mắt, một chữ ký email chỉ nên dùng nhiều nhất là 3 màu.
Cách thiết kế nhanh chữ ký email đẹp
Đơn giản, bám sát thương hiệu
Khi thiết kế chữ ký email bạn nhất định phải nhớ hai yếu tố đó là phong cách thiết kế và tính dễ đọc. Để dễ đọc hãy giữ chữ ký đơn giản, chỉ chứa các thông tin cần thiết. Đưa một chữ ký email quá dài, không những người đọc không ấn tượng với bạn mà ngược lại khả năng cao là họ sẽ đóng email ngay lập tức.Về thiết kế, bạn nên bám sát, đồng nhất với nhận diện thương hiệu: từ màu sắc, bố cục trình bày, phông chữ màu sắc,…
Định hình phong cách thiết kế
Định hình phong cách thiết kế, ví dụ như sáng tạo, màu sắc cổ điển hay hiện đại, rõ ràng,… từ đó sẽ giúp bạn giới hạn được chọn lựa của mình. Nhanh chóng thiết kế được mẫu chữ ký email vừa ý.
Sử dụng linh hoạt các tùy chọn
Dùng các mẫu thiết kế chữ ký email có sẵn là cách nhanh nhất để bạn có cho mình một mẫu chữ ký đẹp và chuyên nghiệp. Các mẫu chữ ký Email cung cấp nhiều sự lựa chọn có thể chỉnh sửa. Nếu biết cách linh hoạt sử dụng chúng để cập nhật ảnh, icon mạng xã hội, logo hay thay đổi HTML, PSD,… bạn chắc chắn sẽ tạo được chữ ký email cực kỳ nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Lời khuyên khi tạo chữ ký email
Chữ ký email khá dễ tạo, nhưng để tạo được một chữ ký email tốt thì không phải đơn giản. Bạn có thể dựa vào một số lời khuyên dưới đây để tùy chỉnh chữ ký email của mình cho tốt hơn:
Chọn chữ ký email đơn giản
Đừng cố nhồi nhét quá nhiều thông tin trong một thiết kế. Việc này sẽ khiến chữ ký Email của bạn trở nên khó nhìn, rối mắt và người nhận sẽ lười đọc thông tin. Hãy lựa chọn một chữ ký Email đơn giản với đủ thông tin quan trọng.
Kết nối với mạng xã hội
Phần lớn người nhận sẽ có đánh giá cao đối với các Email có kết nối mạng xã hội. Nếu bạn có các kênh mạng xã hội: Facebook, TikTok, Youtube,… đừng quên chèn link để người nhận có thể dễ dàng kết nối với bạn.
Chọn một tấm ảnh đẹp
Một tấm ảnh đẹp chắc chắn sẽ gia tăng sự chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt với người nhận.
Kết hợp màu sắc
Sử dụng màu sắc hài hòa là cách đơn giản nhất để thu hút sự chú ý. Tuy nhiên nếu kết hợp quá nhiều màu sắc trong cùng một thiết kế sẽ khiến chữ ký email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Nên dùng tối đa ba màu, các màu sắc phải có sự hài hòa và tương tác với nhau.
Có thể sử dụng màu đen – trắng tạo sự tương phản
Nếu bạn không có cảm quan đối với màu sắc và không biết kết hợp sao cho hợp lý, thì hai màu đen – trắng là lựa chọn an toàn và hiệu quả của bạn.
Thống nhất chữ ký email trong doanh nghiệp
Nếu bạn làm việc cho doanh nghiệp, thì nên theo đúng phong cách và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Thông thường việc tạo chữ ký email trong trường hợp này gồm: tuyên bố bảo mật, link liên kết Website và các tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp, địa chỉ.
Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp ở đâu tốt?
Ngoài các công cụ chính như gmail hay Outlook thì bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác hỗ trợ bên ngoài. Những công cụ này sẽ giúp thiết kế chữ ký cho bạn đẹp mắt hơn. Thông thường các phần mềm này sẽ miễn phí nhưng có nhiều chức năng bị giới hạn, còn đối với các phiên bản cao cấp hơn thì bạn sẽ phải trả phí để sử dụng.
Bạn có thể sử dụng một vài trình tự động tạo chữ ký email thông dụng nhất hiện nay như:
- Emailsignaturerescue.com: Ứng dụng này cho phép tùy chỉnh từng phần trong chữ ký với hơn 200 mẫu khác nhau.
- Mail-signatures.com: Là phần mềm tập hợp đa dạng các mẫu chữ ký chuyên nghiệp, ấn tượng. Qua đó bạn có thể dễ dàng lựa chọn một mẫu chữ ký phù hợp đối với mình.
- Canvato.net: Có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với nhiều tùy chỉnh khác nhau và còn được hướng dẫn tạo chữ ký email sao cho nổi bật và chuyên nghiệp.
Top 5 mẫu chữ ký email online chuyên nghiệp hữu ích cho bạn
Bạn có thể tham khảo các mẫu chữ ký email sau đây để lựa chọn cho mình một mẫu phù hợp nhất đối với mình. Cụ thể:
Mẫu chữ ký số 1:
Mẫu chữ ký số 2:
Mẫu chữ ký số 3:
Mẫu chữ ký số 4:
Mẫu chữ ký số 5:
Cách thay đổi chữ ký email
Cách thay đổi chữ ký email trong Outlook
- Bước 1: Đăng nhập Outlook, nhấn chọn File trên thanh công cụ.
- Bước 2: Tiếp theo, chọn mục Options trong File.
- Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ Options, chọn mục Mail. Sau đó ở dòng Create or modify signatures for messages, bạn nhấn chọn Signature.
- Bước 4: Màn hình chuyển hướng sang hộp thoại Signatures and Stationery.
Trong đó phần Select signature to edit, bạn sẽ thấy các chữ ký đã tạo trong tài khoản Outlook, hãy chọn chữ ký muốn chỉnh sửa.
Cách thay đổi chữ ký email trong Gmail
- Trên giao diện Gmail, ở góc trên cùng bên phải, bạn click vào “Settings” (biểu tượng bánh răng). Trong menu mở rộng, chọn mục “See All Settings”.
- Trên trang “Settings”, tab “General”, bạn cuộn xuống “Signature”. Hãy nhấp vào chữ ký mà bạn muốn thay đổi.
- Trong ngăn bên phải, có phần nội dung chữ ký hiện tại. Clicks vào trường văn bản này và chỉnh sửa nội dung chữ ký bạn muốn. Có nhiều lựa chọn định dạng khác nhau, tìm thấy ở cuối trường văn bản.
- Thay đổi xong, hãy kéo trang xuống cuối và click vào “Save Changes”.
- Chỉnh sửa chữ ký muốn thay đổi và các thông tin của chữ ký Email theo ý muốn.
Tiếp theo, bạn có thể chỉnh sửa, thay đổi chữ ký của mình để phù hợp với mục đích phần Edit Signature. Chỉnh sửa xong, bạn chọn OK để lưu lại các thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Mục đích của việc sử dụng chữ ký email là gì?
Chữ ký email chuyên nghiệp là cơ hội hoàn hảo để xây dựng thương hiệu cho mọi thông điệp bạn muốn gửi đi. Nó thiết lập và củng cố bạn là ai với vai trò gì trong một công ty . Bằng cách tạo chữ ký email gắn kết cho từng nhân viên trong nhóm của bạn, sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp trong mỗi email được gửi đi.
Chữ ký email có cần thiết trong mỗi email không?
Chữ ký email sẽ luôn được coi là bắt buộc để giao tiếp hiệu quả.
Bất chấp sự phát triển của truyền thông xã hội, nó vẫn là một công cụ mạnh mẽ để thiết lập bản sắc doanh nghiệp và tiếp thị thương hiệu của bạn cho nhiều bên liên quan khác nhau.
Lời kết
Hy vọng với những thông tin tổng hợp chi tiết ở trên đã giúp bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về chữ ký email và cách tạo chữ ký như thế nào. Đây sẽ là những thông tin cơ bản để giúp bạn có thể từng bước quảng bá thương hiệu cá nhân, tổ chức của mình một cách hữu hiệu nhất nên áp dụng.
