Quy trình bán hàng là gì? Những điều cần lưu ý khi lập quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng chuyên nghiệp là việc làm cần thiết giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và có hệ thống hơn, từ đó dễ dàng tiếp cận khách hàng hơn và đem lại doanh thu lớn. Vậy quy trình bán hàng là gì và làm sao để xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp? Hãy cùng Vietnix tìm hiểu bài viết bên dưới.

Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là trình tự cụ thể của các bước bán hàng đã được mỗi doanh nghiệp quy định sẵn, được xây dựng và phát triển nhằm tạo thành một chuỗi liên kết mật thiết của các bộ phận trong công ty.

Thông thường, quy trình bán hàng cơ bản đều giống nhau, nhưng mỗi doanh nghiệp sẽ dựa vào tệp khách hàng để tùy chỉnh các bước để phù hợp với mục tiêu cụ thể của hoạt động bán hàng của mỗi công ty, doanh nghiệp. Và không phải công ty nào cũng áp dụng theo đúng một quy trình mà có sự linh hoạt để đem đến hiệu quả tốt nhất.

Vì sao cần phải có quy trình bán hàng?

Một quy trình kinh doanh bán hàng là tổng hợp của nhiều hoạt động khác nhau, bao gồm cả Marketing đến giao dịch đến cung ứng hàng hoá. Nếu xây dựng một quy trình bán hàng của công ty chặt chẽ thì khi xảy ra trục trặc ở một khâu nào đó sẽ dễ đưa ra phương án giải quyết nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, một số lợi ích mà việc lập quy trình bán hàng mang lại cho doanh nghiệp:

• Hiểu rõ sắc thái bán hàng và đánh giá hiệu quả tổng thể.
• Cải tiến chiến lược bán hàng.
• Tăng doanh số bán hàng.
• Giảm thiểu thách thức.
• Mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng

Ngoài ra, khi có sơ đồ quy trình kinh doanh bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tất cả hoạt động theo từng bước cụ thể. Từ đó, sẽ có những hoạt động cải tiến và tối ưu những điểm còn hạn chế để mang lại giá trị cao nhất.Một trong những mô hình giúp quản lý quy trình bán hàng hiệu quả hơn là mô hình ERD.

Quy trình bán hàng phổ biến này được phát triển bởi Dubinsky vào năm 1980. Bạn có thể tham khảo ngay sơ đồ dưới đây:

Bước 1: Lên kế hoạch cụ thể 

Công việc lên kế hoạch chính là bước để bạn đặt nền móng cho quy trình bán hàng trong tương lai. Càng có sự chuẩn bị và lập kế hoạch kinh doanh bán hàng kỹ lưỡng trong giai đoạn đầu thì càng về sau sẽ càng tránh được các rủi ro và sai sót.

Để lên được một kế hoạch cụ thể nhất, bạn cần xác định được:

• Chuẩn bị các thông tin đầy đủ và chính xác về ưu/nhược điểm của sản phẩm hoặc dịch vụ và cần hiểu rõ lợi ích mà sản phẩm mang đến cho khách hàng.
• Xác định chân dung khách hàng tiềm năng cụ thể nhất bằng cách sử dụng hệ thống 5W1H để xác định các yếu tố như độ tuổi, tính cách, nhu cầu… Sau đó, bạn xác định sẽ tiếp cận họ như thế nào. Ví dụ, dịch vụ hosting giá rẻ và chất lượng sẽ hướng đến tệp khách hàng có nhu cầu xây dựng trang web, do vậy các đơn vị cung cấp hosting sẽ xác định chân dung khách hàng đang có nhu cầu này để khai thác và tiếp cận.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cả bán hàng online và offline bao gồm các giấy tờ giới thiệu, hình ảnh hàng mẫu, giá, card visit,… để khách hàng có thể dễ dàng xem qua khi bạn giới thiệu với họ.
• Thiết lập kế hoạch kinh doanh bán hàng cụ thể về thời gian, địa điểm, hình thức bán hàng,… 

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng 

Sau khi đã xây dựng được chân dung khách hàng, lưu ý tiếp theo trong quy trình bán hàng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện là tìm kiếm khách hàng. Như đã nói ở trên, không phải bất cứ ai cũng có thể là khách hàng của bạn.

Để xác định khách hàng tiềm năng, bạn cần nghiên cứu và lập danh sách các khách hàng có thể phù hợp với sản phẩm. Sau đó, bạn sàng lọc khách hàng dựa trên các tiêu chí như ngành nghề, thu nhập để thu hẹp và tìm ra tệp khách hàng phù hợp nhất.

Bước 3: Tiếp cận khách hàng mục tiêu 

Tiếp theo là tiếp cận khách hàng bước quan trọng trong quy trình bán hàng. Trong giai đoạn này, bạn cần tạo mối quan hệ và thu hút khách hàng bằng cách cá nhân hóa cuộc gặp gỡ, đặt câu hỏi để khách hàng tham gia vào cuộc trò chuyện. Sau đó, cung cấp các thông tin về sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho khách hàng.

Một điều mà Vietnix muốn khuyên bạn rằng, đừng “tham lam” muốn nhanh chóng mở rộng tệp khách hàng mà bỏ quên những khách hàng thân thiết. Bởi đôi khi, khách hàng trung thành sẽ là những người mang lại lượng khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Bước 4: Giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ 

Bước tiếp theo trong bán hàng là giới thiệu sản phẩm. Tuy nhiên, bạn không nên chỉ giới thiệu mà cần lắng nghe nhu cầu của khách hàng và cung cấp giải pháp phù hợp. Như Vietnix đã chia sẻ ở đầu, bạn không bán sản phẩm cho khách hàng, mà đang bán giải pháp cho họ.

Vì vậy, thay vì diễn đạt như một bài thuyết trình chỉ nói về đặc điểm, chính sách, cách sử dụng,… Bạn nên đưa ra các giá trị lợi ích thiết thực mà sản phẩm mang lại để giúp họ giải quyết các vấn đề trong cuộc sống mà họ gặp phải. Điều này sẽ giúp khách hàng thích thú và đưa ra quyết định mua hàng nhanh hơn đấy.

Bước 5: Báo giá sản phẩm và thuyết phục khách hàng 

Sau khi giới thiệu xong thì việc tiếp theo trong quy trình bán hàng bạn cần làm đó là báo giá sản phẩm. Vì vậy, bước báo giá sẽ đi kèm với đó là sự thuyết phục để khách hàng đồng ý chi tiền.

Và với những đối tượng khách hàng khác nhau, bạn sẽ có những cách thuyết phục khác nhau. Chẳng hạn:

• Với đối tượng khách hàng quan trọng về giá, bạn có thể áp dụng các chính sách ưu đãi, khuyến mại,…
• Đối với khách hàng xem trọng về hình thức thì hãy thuyết phục bằng cách nói về chất lượng sản phẩm.
• Với những khách hàng còn băn khoăn và so sánh với những đơn vị khác cũng cung cấp sản phẩm tương tự, bạn có thể thuyết phục bằng cách giải quyết những khó khăn hoặc đáp ứng mong muốn của họ.

Bước 6: Giải đáp thắc mắc và chốt đơn 

Nếu khách hàng vẫn còn khúc mắc về sản phẩm/dịch vụ của bạn thì hãy tư vấn sao cho hợp lý để khách hàng cảm thấy sản phẩm của bạn sẽ đáp ứng được nhu cầu và chi phí mà họ bỏ ra. 

Nếu bạn thực hiện tốt được bước này, cơ hội khách hàng chốt đơn sẽ rất cao. Và đây chính là bước mang tính quyết định trong quy trình bán hàng mà bạn cần phải đặc biệt chú ý.

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán 

Nhiều người thường không xem trọng bước chăm sóc khách hàng. Nhưng đây lại là bước giúp bạn có thêm nhiều khách hàng trung thành, từ đó tăng cơ hội thu hút khách hàng tiềm năng.

Bởi theo nghiên cứu, một khách hàng trung thành có thể giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của bạn với 3 người khác. Vì vậy, đừng bỏ qua bước chăm sóc khách hàng sau khi họ mua và sử dụng sản phẩm của bạn. Đây là bước cuối cùng nhưng rất quan trọng trong quy trình bán hàng.

Trên đây là 7 bước để bạn có một quy trình bán hàng hoàn hảo. Bạn có thể không cần thủ nghiêm khắc các quy tắc nói trên mà có thể phá vỡ, thay đổi và vận

Nếu đã hiểu rõ được tất cả thông tin về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp thì bạn sẽ đến bước xây dựng quy trình sale. Nhưng để có thể xây dựng được một quy trình phù hợp với công ty, bạn cần lưu ý 3 vấn đề sau: 

Hiểu rõ khách hàng và các vấn đề của họ

Có một sự thật là, bạn không thể bán hàng cho tất cả mọi người được. Vì vậy, bạn phải xác định được phân khúc khách hàng của mình và tìm hiểu thật kỹ nhu cầu của họ cũng như các vấn đề liên quan đến quyết định mua hàng của họ.

Việc hiểu rõ nhu cầu, khó khăn, sở thích của khách hàng giúp bạn:

• Đưa ra được phương án giải quyết các vấn đề của khách hàng và chúng có liên quan đến sản phẩm/dịch vụ của bạn.
• Bạn không cần mất nhiều thời gian, công sức,… để làm hài lòng những nhóm khách hàng không tiềm năng.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ để đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất, từ đó kích thích nhu cầu mua lại của họ.
• Tối ưu lợi nhuận hơn.

Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ

Để bán hàng thành công, bạn cần hiểu rõ về sản phẩm và giải pháp mà bạn đang cung cấp. Khách hàng không chỉ quan tâm đến tính năng của sản phẩm mà cần biết sản phẩm đó giải quyết được vấn đề gì cho họ. Vì vậy, hãy tập trung vào việc cung cấp giải pháp cho khách hàng.

Chẳng hạn, khi bạn bán cho khách hàng một thỏi son, thì giải pháp mà bạn mang đến là gì: là giải pháp để thu hút người đối diện; sự tự tin trên gương mặt trong mọi tình huống,…

Phải kiên trì mới thành công

Bạn phải hiểu rằng, không phải cứ xây dựng một quy trình gồm các bước rồi chỉ cần thực hiện quy trình đó là sẽ thành công bán được hàng. Sự thật là, bán hàng không hề đơn giản. Bạn sẽ xảy ra những trường hợp bị khách hàng từ chối. Hoặc tệ hơn, khách hàng sẽ phản đối bạn.

Cách tốt nhất để có thể xây dựng được một quy trình phù hợp và tốt nhất đó là phải kiên trì. Những tình huống xảy ra sẽ giúp bạn nhận ra được nhiều vấn đề để từ đó có sự khắc phục, cải tiến và tối ưu. Và cuối cùng, bạn sẽ nhận được những phần thưởng xứng đáng. 

Lời kết

Bài viết trên là những chia sẻ của Vietnix về quy trình bán hàng cũng như các bước để xây dựng được một quy trình bán hàng cho doanh nghiệp sao cho chuyên nghiệp nhất. Nếu bạn có thêm bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ với Vietnix để được tư vấn nhé! Chúc bạn thành công.