PO là thuật ngữ không quá xa lạ trong ngành xuất nhập khẩu. Đây là loại chứng từ rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Hãy cùng Vietnix tìm hiểu những thông tin về PO qua bài viết dưới đây nhé.
PO là gì?
PO là viết tắt của Purchase Order, hay còn gọi là đơn đặt hàng. Đây là một chứng từ thương mại được người mua gửi cho người bán nhằm mục đích ủy quyền mua hàng trong các giao dịch quốc tế. Purchase Order đóng vai trò như một hợp đồng ràng buộc, xác định nghĩa vụ và quyền lợi giữa hai bên trong quá trình trao đổi hàng hóa. Trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó thì đây cũng được xem một bản hợp đồng, nếu có ghi rõ những ràng buộc pháp lý giữa hai bên.
Tìm hiểu mục đích sử dụng PO
Với đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía, thì mục đích của PO là bản cam kết để bên bán thực hiện và bên mua xác nhận mua đúng số lượng đã được đặt hàng trước. Cùng Vietnix tìm hiểu lý do tại sao các công ty thường sử dụng chứng từ PO ở các hoạt động mua bán quốc tế:
- Đơn đặt hàng là chứng từ truyền tải mong muốn của người mua liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đến với người bán
- Purchase order giúp người mua quản lý được hoạt động mua vật tư, hàng hóa do dịch vụ bên ngoài cung cấp như hàng hóa cung cấp trong quy trình kinh doanh và sản xuất, quản lý vật tư, quản lý tài chính…
- PO giúp bên mua bảo vệ hoạt động kinh doanh, sản xuất của mình. Khi có PO, bên mua có thể yên tâm rằng họ sẽ nhận được đầy đủ số lượng sản phẩm/dịch vụ cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh.
- Vì PO là cam kết của bên mua về việc thanh toán cho sản phẩm/dịch vụ, nên bên bán có thể yên tâm đầu tư sản xuất và cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho bên mua.
- Giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn vì PO đã được chuẩn hóa quy trình mua hàng.
Ý nghĩa của PO là gì?
Đây chẳng những là một chứng từ quan trọng mà còn có ý nghĩa lớn đối với doanh nghiệp. Vì PO được dùng để kiểm tra, đánh giá những vấn đề phát sinh liên quan tới đơn hàng. Đồng thời, nếu như hàng không được giao đúng thỏa thuận ban đầu thì cả bên bán lẫn bên mua có thể sử dụng PO để giải quyết.
Bên cạnh đó, PO còn cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm vận hành, tài chính và mua sắm. Điều này sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và đưa ra một kế hoạch chi tiêu cụ thể và hợp lý hơn. Purchase Order có tính chất ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp giữa người mua và người bán không có hợp đồng chính thức.
Phân biệt PO và PI là gì?
Purchase Order (PO), hay đơn đặt hàng là văn bản do người mua gửi đến nhà cung cấp để xác nhận việc mua hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ. PO đóng vai trò như một thỏa thuận ràng buộc về các điều khoản mua bán, bao gồm số lượng, đơn giá, thành tiền, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng,…
Trong khi đó, Proforma Invoice (PI) (hóa đơn chiếu lệ) là bản dự thảo hóa đơn do nhà cung cấp soạn thảo. PI cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch, đơn giá, thành tiền, điều khoản thanh toán,… nhưng không có giá trị thanh toán. Mục đích của PI là để người mua tham khảo và xác nhận các thông tin trước khi thực hiện thanh toán.
Điểm khác biệt chính giữa PO và PI:
| Yếu tố | PO | PI |
| Mục đích | Văn bản chính thức để xác nhận việc mua bán | Bản dự thảo hóa đơn để tham khảo. |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý | Không có giá trị pháp lý |
| Người soạn thảo | Người mua | Nhà cung cấp |
| Công dụng | Có giá trị thanh toán | Không có giá trị thanh toán |
Các mẫu PO phổ biến hiện nay
Việc lựa chọn loại PO phù hợp với quy mô hàng hóa sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động mua hàng. Dưới đây là một số dạng PO phổ biến:
Standard Purchase Order
Standard Purchase Order được sử dụng rộng rãi nhất. Trong mẫu PO này sẽ có các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán và các điều kiện liên quan đến việc mua bán. Loại PO này phù hợp cho các giao dịch mua hàng đơn lẻ và cụ thể.
Blanket Purchase Order
Blanket Purchase Order được doanh nghiệp dùng để mua hàng từ một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì cung cấp thông tin chi tiết cho từng đơn hàng, mẫu PO này chỉ định số lượng, giá cả và các điều khoản chung mà hai bên đã thỏa thuận.
Contract Purchase Order
Loại PO này được sử dụng cho các giao dịch mua bán theo hợp đồng để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của hai bên. Các thông tin trong PO hợp đồng sẽ là thời gian giao hàng, giá cả, quy định về chất lượng và các điều khoản thanh toán.
Planned Purchase Order
Planned Purchase Order được sử dụng để xác định số lượng hàng ước tính sẽ mua trong tương lai (không xác định thời gian cụ thể) dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án.
Service Purchase Order
Service Purchase Order sử dụng khi mua các sản phẩm dịch vụ thay vì sản phẩm hữu hình. PO dịch vụ bao gồm thông tin về dịch vụ được yêu cầu, thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả….
Lợi ích của Po là gì (Purchase order)
PO mang lại lợi ích thiết thực cho cả người mua và người bán, góp phần tạo dựng mối quan hệ hợp tác bền vững, cụ thể như sau:
Lợi ích của PO đối với người mua
- Chính xác và minh bạch: PO là một tài liệu pháp lý ràng buộc xác định rõ ràng các điều khoản và nghĩa vụ của cả hai bên, giúp tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp trong tương lai.
- Tăng hiệu quả quản lý đơn hàng: PO giúp theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn thông qua việc ghi chép đầy đủ thông tin về đơn hàng.
- Kiểm soát chi phí: PO giúp người mua so sánh giá cả, số lượng, thời gian giao hàng,… từ đó lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, tối ưu hóa chi phí mua hàng.
- Là chỉ số giúp đánh giá hiệu quả: PO cho phép so sánh với hóa đơn và kết quả thực tế, giúp đánh giá hiệu quả của quá trình mua hàng, xác định mức độ đáp ứng yêu cầu của người bán.
Lợi ích cho người bán
- Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng: Đơn đặt hàng giúp người bán nắm bắt chính xác thông tin về sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng mong muốn để chuẩn bị hàng hóa và cung cấp dịch vụ phù hợp.
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp: Đơn đặt hàng sẽ quy định rõ ràng các điều khoản và trách nhiệm của mỗi bên. Nhờ vậy, người bán được bảo vệ về mặt pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp, ví dụ như khi khách hàng không thanh toán hoặc không nhận hàng.
- Xây dựng hình ảnh uy tín với khách hàng: Việc sử dụng đơn đặt hàng thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin với khách hàng.
Những nội dung chính có trong PO
Mỗi PO thường có đủ những thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng, điều kiện giao hàng, đơn giá, việc thanh toán, bao bì, cam kết các bên, thời hạn,… Ngoài những thông tin cần thiết thì mỗi một PO sẽ có thêm những thông tin phụ khác nhau. Điều này tùy thuộc vào việc trao đổi giữa hai bên mua và bán.
Các nội dung cơ bản thường gặp trên PO là gì:
- Number and date (số và ngày).
- Seller/ Buyer: Name, contact, tel/ fax (thông tin người bán, người mua).
- Goods description/ Commodity/ Product (mô tả hàng hóa).
- Quantity (số lượng).
- Specifications/ Quality (chất lượng, thông số kỹ thuật).
- Unit price (đơn giá).
- Total amount (giá trị hợp đồng).
- Payment terms (điều kiện thanh toán).
- Incoterms (điều kiện giao hàng).
- Special instruction (Các điều kiện đặc biệt như discount, FOC,…).
- Signature (chữ ký).
Quy trình sử dụng PO
Đối với mỗi ngành nghề thì quy trình sửa dụng PO sẽ khác nhau. Dưới đây, Vietnix sẽ tổng hợp quy trình chung các bước sử dụng và tạo PO, cụ thể như sau:
- Bước 1: Trước tiên, bên mua cần tìm hiểu, lựa chọn và đưa ra quyết định mua sản phẩm hay dịch vụ nào đó cho công ty.
- Bước 2: Khi bắt đầu quá trình mua hàng, bên mua sẽ tiến hành xuất PO cho bên bán.
- Bước 3: Ngay khi nhận được PO, bên bán cần phản hồi xem có thể đáp ứng được đơn đặt hàng theo yêu cầu hay không. Trong trường hợp vì một lý do nào đó mà không đủ điều kiện để đáp ứng thì lập tức PO sẽ bị hủy.
- Bước 4: Còn trong trường hợp xác nhận thực hiện được giao dịch này thì bên bán sẽ chuẩn bị và lên lịch sản xuất dựa theo số lượng và tiến độ đã ghi trên PO.
- Bước 5: Sau khi đã hoàn thành số lượng theo PO, bên bán có thể tự thực hiện hoặc tìm một đơn vị vận tải để vận chuyển hàng hóa đến người mua.
- Bước 6: Sau đó, bên bán cần tạo hóa đơn cho đơn hàng. Đồng thời, trong hóa đơn phải có số PO nhằm đảm bảo tính chuẩn xác của thông tin.
- Bước 7: Cuối cùng, khi bên mua nhận được hàng và kiểm tra mọi thông tin thì sẽ tiến hàng thanh toán theo những điều khoản mà hai bên đã quy định trước đó.
Cách quản lý PO hiệu quả
Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, việc quản lý đơn hàng (Purchase Order – PO) hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số phương pháp thiết yếu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý PO:
- Thiết lập quy trình thống nhất cho việc tạo, phê duyệt và theo dõi PO, cụ thể là xác định rõ ràng các bước, trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận liên quan.
- Sử dụng phần mềm hoặc hệ thống quản lý PO để tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót
- Kiểm tra kỹ các PO trước khi gửi cho nhà cung cấp.
- Theo dõi sát sao tiến độ của từng PO, bao gồm thời gian gửi PO, giao hàng và thanh toán để phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết kịp thời, giúp đảm bảo tiến độ đơn hàng.
- Quá trình hủy PO cũng cần phải được thực hiện một cách rành mạch và rõ ràng. Do đó, nếu bạn muốn hủy PO thì cần phải có những thông tin quan trọng như lý do hay chữ ký phê duyệt thì mới có thể hủy được.
- Phản hồi kịp thời và tích cực khi khách hàng thắc mắc để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.
- Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp định kỳ dựa trên các tiêu chuẩn như như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ khách hàng…
- Tối ưu hóa quy trình quản lý PO bằng cách ứng dụng công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa việc tạo, phê duyệt và xử lý PO để tiết kiệm công sức.
- Nâng cao nhận thức và đào tạo nhân viên để thực hiện công việc hiệu quả và chuyên nghiệp.
Sự khác nhau giữa Invoice và PO
Bạn đã biết sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì hay chưa? Cùng theo dõi tiếp nội dung dưới đây:
Invoice (hay hóa đơn) là loại chứng từ được người bán xuất khi thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa. Mặc dù có nhiều bạn vẫn còn nhầm tưởng PO và hóa đơn là như nhau. Tuy nhiên, trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định qua một số vấn đề sau:
- PO sẽ được bên mua chuẩn bị khi họ có nhu cầu đặt hàng với bất kỳ nhà cung cấp nào. Trong khi đó, hóa đơn được tạo ra với mục đích lưu trữ giao dịch và nhằm yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đó đã được xuất kho gửi đến người mua.
- Nếu như hóa đơn được gửi cho bên mua thì PO sẽ được gửi cho bên người bán.
- PO được chuẩn bị khi người mua có nhu cầu đặt hàng. Trong khi đó, hóa đơn được xuất ra khi quá trình mua hàng hoàn tất.
- Thông thường trong PO sẽ để rõ những thông tin về hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Còn các hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Lợi ích của PO là gì?
PO (đơn đặt hàng) cung cấp tài liệu chính xác về những gì đã được đặt hàng trong trường hợp có tranh chấp. PO liệt kê mô tả mặt hàng, số lượng, giá cả, chiết khấu, hướng dẫn giao hàng nếu có và ngày đặt hàng. Điều này để lại ít sai sót hơn so với một mệnh lệnh bằng lời nói.
PO hoạt động như thế nào?
Đơn đặt hàng có chức năng như một hợp đồng ràng buộc pháp lý giữa người mua và người bán, đảm bảo rằng người mua sẽ thanh toán cho người bán khi nhận được hàng hóa được yêu cầu .
Hệ thống đặt hàng cung cấp cho người bán sự bảo vệ hợp pháp trong việc bán hàng, trong trường hợp người mua không thanh toán khi đơn đặt hàng đã được hoàn thành.
PO là gì trong kinh doanh?
PO là một thuật ngữ quen thuộc trong hoạt động kinh doanh, được hiểu là đơn đặt hàng. Đây là văn bản chính thức ghi nhận thỏa thuận mua bán giữa hai bên, đảm bảo tính ràng buộc và minh bạch cho giao dịch.
PO là viết tắt của từ gì?
Trong kinh doanh PO là viết tắt của từ Purchase Order (đơn đặt hàng). Với câu hỏi PO là gì trong IT, thì PO là viết tắt của Product Owner (Người chịu trách nhiệm về sản phẩm).
Product owner là gì ?
Product Owner là người trực tiếp tiếp nhận và xử lý các phản hồi từ khách hàng, phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề, đồng thời đề xuất giải pháp phù hợp để khắc phục. Họ cũng chịu trách nhiệm theo dõi hiệu quả của sản phẩm và đưa ra chiến lược cải tiến, nâng cấp dựa trên dữ liệu thu thập được.
Lời kết
Bài viết trên đây tổng hợp những nội dung PO mà Vietnix muốn gửi đến bạn. Chắc hẳn, đến đây bạn đã có câu trả lời PO là gì hay Purchase Order là gì. Hy vọng những chia sẻ của Vietnix sẽ giúp người đọc có được những thông tin hữu ích. Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết sau của Vietnix!
