Phần mềm KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện việc quản lý đo lường và đánh giá hiệu quả của công việc so với mục tiêu đề ra ban đầu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết lựa chọn phần mềm KPI phù hợp. Vì vậy, bài viết này sẽ gợi ý cho bạn 11 phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả nhất, hãy cùng theo dõi nhé.
KPI (Key Performance Indicators) là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất được dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân. Dựa vào chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp để xác định chỉ số KPI. Hiện nay, việc áp dụng KPI đã trở nên phổ biến trong quản trị doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý KPI là gì?
Phần mềm quản lý KPI là phần mềm sử dụng để đo lường, đánh giá hiệu quả của công việc và mục tiêu của tổ chức, phòng ban hoặc một cá nhân nào đó.
Sử dụng phần mềm quản lý KPI giúp nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân viên, phòng ban, doanh nghiệp nhờ đảm bảo được các yếu tố minh bạch, rõ ràng và chính xác.
Phần mềm này sẽ tổng hợp chi tiết các số liệu và thực hiện một số chức năng như: Quản lý đo lường KPI, quản lý tính toán KPI, quản lý chi tiêu KPI, quản lý thực hiện KPI.
Đặc điểm của phần mềm quản lý đánh giá KPI
Sau khi đã hiểu rõ khái niệm của KPI và phần mềm quản lý KPI, hãy cùng tiếp tục tìm hiểu về đặc điểm của phần mềm quản lý KPI ngay sau đây.
Tính năng nổi bật của công cụ đánh giá KPI
Công cụ đánh giá KPI giúp bạn có thể quản lý công việc dễ dàng, theo dõi được kết quả thực tế và đưa ra quyết định nhanh chóng nhờ những tính năng sau đây:
Xây dựng hệ thống mục tiêu cho từng vị trí, bộ phận
KPI là công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự và thiết lập mục tiêu cho các bộ phận. Phần mềm KPI hỗ trợ mạnh mẽ trong việc xây dựng và quản lý hệ thống chỉ tiêu. Số liệu từ phần mềm có tính đo lường, xác định tần suất và phương pháp đo cụ thể. Ngoài ra, phần mềm KPI còn tự động tính toán các số liệu quý, năm.
Thiết lập chỉ tiêu KPIs cụ thể cho từng vị trí, chức danh
Phần mềm KPI hỗ trợ việc thiết lập chỉ tiêu, trọng số và nguồn thu nhập cho từng vị trí và chức danh. Điều này giúp người dùng xác định công thức đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của từng nhân viên. Đánh giá, xếp loại thành tích nhân viên và các cấp độ, thang điểm sẽ được tự động cập nhật trên phần mềm.
Theo dõi, duy trì hoạt động để đạt được mục tiêu KPI
Phần mềm KPI giúp người dùng có thể theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng qua biểu đồ hiển thị trực quan. Hệ thống tích hợp nhiều tính năng giúp thao tác thuận tiện hơn. Quá trình tương tác và thảo luận về công việc liên quan đến KPI giúp nhân sự đảm bảo tập trung vào xử lý những công việc quan trọng, không bỏ sót thông tin nào.
Đánh giá kết quả thực hiện theo mục tiêu
Phần mềm KPI sẽ tự động đưa ra các báo cáo thống kê thông qua việc cập nhật các số liệu liên tục mỗi ngày. Từ đó, người quản lý có thể thu thập thông tin, nắm bắt tổng quan tình hình qua sơ đồ trực quan.
Ngoài ra, dựa vào đó doanh nghiệp có thể đưa ra các chính sách thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên.
Tìm hiểu thêm những phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn tối ưu thời gian cũng như công sức, giúp mang hiệu quả trong công việc.
Hạn chế khi sử dụng hệ thống KPIs
Ngoài những tính năng vượt trội vừa trình bày ở trên, phần mềm KPI còn tồn tại một số hạn chế sau đây:
- KPI không đáp ứng tiêu chí mô hình SMART thì gây ảnh hưởng đến hệ thống và vận hành tổ chức.
- Mục tiêu không cụ thể sẽ làm cho nhân viên mất định hướng về công việc cần thực hiện và cách để đạt được hiệu quả.
- Các chỉ số không đo lường được sẽ khiến cho nhân viên mất phương hướng và ý chí để phấn đấu.
- KPI không đạt được và không thực tế cũng khiến nhân viên bị phân tâm và bị ảnh hưởng đến tâm lý.
- KPI không rõ ràng về thời hạn sẽ khiến nhân viên không biết phải hoàn thành công việc trong thời gian nào.
- KPI phải thay đổi để phù hợp với mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp, không thể không thay đổi qua từng thời gian phát triển.
- Phần mềm đánh giá KPI không phù hợp để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo.
Tiêu chí chọn phần mềm KPI theo nguyên tắc SMART
Trong doanh nghiệp, hệ thống KPI được xây dựng dựa trên nguyên tắc SMART, đó là:
- Specific: Tính cụ thể, dễ hiểu.
- Measurable: Đo lường được.
- Achievable: Tính khả thi, có thể đặt được.
- Relevant: Thực tế.
- Timebound: Thời gian hoàn thành cụ thể.
Chính vì vậy, một phần mềm KPI tốt cần đáp ứng được những tiêu chí sau đây:
- Tính đơn giản: Giao diện dễ dùng, đơn giản sẽ không mất nhiều thời gian để làm quen, tối ưu thao tác và khi có nhân sự mới cũng đào tạo nhanh hơn.
- Tính đo lường: Phần mềm KPI cần cung cấp các chỉ số đánh giá, báo cáo tổng quan, bảng tổng hợp để so sánh các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp. Căn cứ vào đó để nhà quản trị đưa ra quyết định nhân sự hoặc kinh doanh.
- Tính phù hợp: Mỗi doanh nghiệp sẽ có chính sách KPI không giống nhau. Do đó, phần mềm KPI nên đáp ứng cho một lĩnh vực cụ thể hoặc linh hoạt để tùy chỉnh và kết hợp các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp.
- Tính liên quan: Dữ liệu để tính toán KPI liên quan đến các nền tảng quản trị khác như quản lý bán hàng, quản lý công việc,… Phần mềm KPI cần có khả năng kết nối với các phần mềm khác để đưa ra kết quả đánh giá tổng quan và chính xác.
- Tính kịp thời: Sử dụng phương pháp truyền thống mất nhiều thời gian. Doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm cung cấp báo cáo dữ liệu thời gian thực và phân tích nhanh chóng để phục vụ cuộc họp hay quyết định trong thời gian ngắn.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một công cụ hỗ trợ quản lý để tối ưu hóa quy trình vận hành cho tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ đạt hiệu quả cao.
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm KPI vào việc quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, để lựa chọn được phần mềm phù hợp, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ càng trước khi đưa ra quyết định sử dụng. Dưới đây là 11 phần mềm quản lý KPI miễn phí, hiệu quả nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo.
1. Phần mềm Scoro
Phần mềm KPI Scoro được sử dụng để quản lý các dự án online của doanh nghiệp. Cung cấp bảng điều khiển với nhiều tính năng để nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, thực hiện báo cáo.
2. Phần mềm SimpleKPI
Phần mềm SimpleKPI cung cấp nhiều tính năng và có giao diện dễ dùng, giúp những nhà quản trị có thể quản lý phần mềm linh hoạt, tùy chỉnh báo cáo phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
Ngoài ra, phần mềm này còn cung cấp bảng phân tích KPI, báo cáo bằng biểu đồ trực quan một cách tự động.
3. Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline
HrOnline là phần mềm quản lý KPI do SoftOne phát triển. Sử dụng phần mềm HrOnline, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát, giám sát các hoạt động và dự án của mình.
Các dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ và cập nhật tự động trên nền tảng điện toán đám mây. Nhờ đó, giúp các nhà quản lý có thể theo dõi, tối ưu lịch làm việc của nhân viên, toàn bộ tổ chức.
4. Phần mềm ACheckin
ACheckin là phần mềm đánh giá KPI sử dụng trên điện thoại và phù hợp với những doanh nghiệp mới thành lập. Phần mềm ACheckin cung cấp tính năng chấm công cho nhân viên bằng QR code rất tiện lợi, hỗ trợ cho cả hệ điều hành iOS và Android.
Ngoài ra, phần mềm này còn cho phép người dùng điều chỉnh các dự án khoa học, tích hợp tính năng nhắc nhở, quản lý công việc, đánh giá KPI của nhân viên khách quan.
5. Phần mềm Tanca
Tanca là phần mềm KPI cho thuê, hỗ trợ quản lý KPI cho các doanh nghiệp. Đặc biệt, Tanca là xu hướng mới cho các công ty phân phối máy chấm công tại Việt Nam. Với tính năng đo lường hiệu suất công việc và liên kết KPI với hệ số lương, Tanca giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian thu thập thông tin. Đáng chú ý, khi ở chế độ offline, Tanca vẫn đảm bảo không bị mất dữ liệu.
6. Phần mềm quản lý KPI DOMO
KPI DOMO là phần mềm quản lý KPI nổi tiếng của nước ngoài, luôn đạt vị trí Top 1 trong rating softwareadvice và được rất nhiều tập đoàn lớn sử dụng. Phần mềm này có thể tổng hợp, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn và tiến hành phân tích dữ liệu dưới dạng biểu đồ hình ảnh chỉ trong vài giây.
Ngoài ra, phần mềm KPI DOMO còn có nhiều ưu điểm khác như: Có thể sử dụng trên thiết bị di động, tìm kiếm và sàng lọc dễ dàng, xây dựng các hình ảnh báo cáo trực quan và đa dạng.
Tuy nhiên, giao diện của KPI DOMO chưa thân thiện với người dùng, còn tương đối khó dùng đối với người mới và chưa tối ưu tại Việt Nam.
7. Phần mềm KPI ClicData
KPI ClicData ra mắt vào năm 2008 và là phần mềm đánh giá KPI của Mỹ. Phần mềm này phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, không giới hạn chuyên môn và tổng hợp quản lý theo nhiều hình thức như task, OKR hoặc quản lý dự án,…
8. Phần mềm KPI Handy
Khác với phần lớn các phần mềm KPI thông thường, Handy KPI hướng tới mục tiêu đơn giản và tiện dụng. Do đó đã tập trung phát triển phần mềm như một công cụ thu nhỏ để hiển thị các kết quả hoạt động của tổ chức và nhóm làm việc ngay trên điện thoại.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm KPI Handy là: Kiểm soát KPI trên di động, thu nhập và cung cấp KPI trong vài giây, dễ dàng liên kết và tải bảng tính Excel, phân tích sự thay đổi theo thời gian, hỗ trợ tích hợp thêm các phần mềm khác của doanh nghiệp.
Ngoài ra, phần mềm này còn được nhiều người sử dụng nhờ tốc độ xử lý nhanh, bảng điều khiển trực quan, bắt mắt, giao diện thân thiện và dễ dùng. Tuy nhiên, so với thị trường Việt Nam thì chi phí của phần mềm này khá cao.
9. Phần mềm quản lý KPI Digii
Digii là phần mềm đánh giá KPI của OOC, có hệ thống chỉ tiêu KPI được thiết kế theo phương pháp BSC. Điều này giúp đo lường KPI của công ty, bộ phận hoặc cá nhân cũng như đánh giá hiệu suất KPI đảm bảo thực thi đúng hướng chiến lược của doanh nghiệp. Kết quả đánh giá KPI cá nhân cũng có thể được sử dụng cho việc quản lý nhân sự.
Phần mềm quản lý KPI Digii hỗ trợ các tính năng tạo lập và quản lý việc thực hiện KPI theo cá nhân/bộ phận, nhập liệu, đo lường, theo dõi và báo cáo kết quả KPI. Tuy nhiên, các tính năng chỉ mở mức cơ bản.
Ưu điểm của phần mềm này là hỗ trợ đa dạng các chỉ số, báo cáo trực quan, giao diện rõ ràng.
10. Phần mềm quản lý KPI Base Goal
Base Goal là một tính năng trong hệ các tính năng Quản trị doanh nghiệp Base HRM+, giúp hỗ trợ đánh giá và thực hiện mục tiêu chiến lược của cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
Base Goal có các tính năng nổi bật như tạo sơ đồ cây mục tiêu nội bộ, liên kết KPI với các phần mềm quản lý công việc và quản lý khách hàng (CRM), tự động cập nhật % hoàn thành KPI và tự động báo cáo.
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Base Goal cho phép xây dựng và đánh giá mục tiêu cá nhân, thống kê và báo cáo theo chu kỳ. Tuy nhiên, nó chỉ mới ở mức cơ bản và chưa có đa dạng tiêu chí để đánh giá KPI của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn hạn chế trong việc kết nối với các nền tảng hỗ trợ đánh giá KPI khác bên ngoài Base như nền tảng CRM báo cáo doanh thu.
11. Phần mềm quản lý KPI 1Office
Phần mềm 1Office là một nền tảng toàn diện giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả. Tính năng đánh giá KPI cho phép quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Bảng KPI này có thể liên kết với bảng lương để tính toán lương KPI.
Các tính năng nổi bật bao gồm khả năng tạo lập chỉ tiêu và tiêu chí, lưu trữ thông tin chi tiết trên phần mềm, thiết lập công thức đánh giá linh hoạt, thiết lập bảng đánh giá và quy trình.
Phần mềm có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, cho phép xây dựng và đánh giá mục tiêu cá nhân, thống kê và báo cáo theo chu kỳ. Tuy nhiên, vẫn còn hạn chế trong bộ tiêu chí đánh giá và chưa có nhiều báo cáo quản trị hoặc bộ lọc tùy chỉnh liên quan đến KPI.
Câu hỏi thường gặp
Các tiện ích tích hợp trong phần mềm quản lý KPI là gì?
Các tiện ích tích hợp trong phần mềm quản lý KPI:
– Có thể in trực tiếp báo cáo hoặc phiếu theo dõi KPI, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và có thể đánh giá khách quan hơn.
– Dễ dàng xuất dữ liệu dạng file excel các kết quả KPI của nhân viên nhờ vào việc thu thập dữ liệu tự động.
– Tự động bàn giao công việc khi đến hạn xử lý cho người thẩm định, người báo cáo, người duyệt.
– Tự động thông báo đến người dùng để tránh bị quên, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc.
Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm KPI
Khi lựa chọn phần mềm KPI, bạn cần lưu ý một số vấn đề như: Nên chọn phần mềm dạng SaaS, bảo mật tốt, nhà cung cấp phần mềm có đội ngũ hỗ trợ tận tình, không nên xem phần mềm KPI như phần mềm quản lý chức năng.
Lời kết
Trên đây là danh sách 11 phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả nhất, hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp cho mình. Đừng quên theo dõi blog của Vietnix thường xuyên để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích khác.
