OKR là gì? Các bước xây dựng và triển khai OKR đơn giản và chi tiết nhất

OKR là một phương pháp quản trị kinh doanh và mục tiêu được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Trong bài viết này, hãy cùng Vietnix tìm hiểu về OKR là gì và các bước để xây dựng cũng như triển khai OKR một cách hiệu quả.

OKR là gì? 

OKR, viết tắt của Objectives and Key Results, là phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả được áp dụng rộng rãi cho tổ chức, đội nhóm và cá nhân. Phương pháp này giúp xác định và theo dõi các mục tiêu cụ thể, đo lường được, tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả.

Cấu trúc của OKR bao gồm hai yếu tố chính:

• Mục tiêu (Objective): Mục tiêu (Objective) là đích đến mà tổ chức, đội nhóm hoặc cá nhân muốn đạt được. Mục tiêu cần đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường, đồng thời phải vừa tầm với nhưng cũng mang tính thách thức để thúc đẩy sự phát triển.
• Kết quả then chốt (Key Result): Là những chỉ số cụ thể để đo lường mức độ tiến bộ trong việc đạt được mục tiêu. Key Result cần đảm bảo tính đo lường, khả thi, thời hạn rõ ràng và gắn liền với mục tiêu đề ra.

Nguyên lý hoạt động

Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa theo hệ thống niềm tin, cụ thể như sau:

• Tính tham vọng: Phần mục tiêu chính (Objective) sẽ luôn được thiết lập cao hơn so với ngưỡng năng lực.
• Tính đo lường được: Phần kết quả chính (Key Result) sẽ được gắn với các mốc cụ thể có khả năng đo lường được.
• Tính minh bạch: Tất cả các thành viên trong tổ chức từ CEO cho đến nhân viên thực tập đều có thể dễ dàng theo dõi các nguyên tắc OKR của công ty.
• Tính hiệu suất: Phương pháp OKR không được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

OKR là một phương pháp thiết lập mục tiêu độc đáo được sáng tạo bởi Andy Grove của tập đoàn Intel và được phát triển bởi John Doer tại Google. Hiện nay, OKR tiếp tục được áp dụng rộng rãi tại hàng ngàn tổ chức trên toàn thế giới, bao gồm Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.

Okr cá nhân là gì?

OKR cá nhân là phương pháp áp dụng mô hình quản trị theo Mục tiêu và Kết quả then chốt (Objectives & Key Results) vào việc thiết lập và theo dõi mục tiêu cá nhân. Chỉ số này giúp bạn xác định rõ ràng những gì bạn muốn đạt được, đo lường tiến độ và tập trung nỗ lực để đạt hiệu quả cao nhất.

OKR cá nhân thường được dùng để đặt ra những mục tiêu ngắn hạn trong công việc hằng ngày, ví dụ như sau: 

• Đọc hết quyển sách trong 1 tháng.
• Chạy bộ 5km mỗi buổi sáng.
• Ăn uống điều độ.
• Chỉ sử dụng thiết bị điện tử 30 phút trước giờ ngủ.

Phân loại OKR

OKR cam kết

 Đây là phương pháp thiết lập mục tiêu tập trung vào khả năng thực thi và đạt được kết quả 100%. Loại OKR này thường được sử dụng để đo lường những mục tiêu chính và cốt lõi của tổ chức, nhóm hoặc cá nhân. Để xác định OKR cam kết hiệu quả, cần cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên các câu hỏi sau:

• Mục tiêu này có đóng vai trò thiết yếu trong chiến lược phát triển chung của tổ chức, nhóm hay cá nhân?
• Liệu mục tiêu có thể hoàn thành trong thời gian quy định với nguồn lực sẵn có?
• Mức độ tiến độ và kết quả của mục tiêu có thể được theo dõi và đánh giá cụ thể?

OKR mở rộng (khát vọng)

OKR mở rộng (hay còn gọi là OKR khát vọng) là những mục tiêu đầy tham vọng mà tổ chức, nhóm hoặc cá nhân đặt ra với mục đích thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo. Mục tiêu này mang tính đột phá, đòi hỏi nỗ lực tối đa nhưng khả năng hoàn thành 100% là không cao. Sau đây là các câu hỏi giúp xác định OKR mở rộng:

• Mục tiêu có thực sự mang tính đột phá và sáng tạo?
• Mục tiêu có thể đạt được nếu tổ chức, nhóm hoặc cá nhân nỗ lực hết sức?
• Mục tiêu có giúp tổ chức, nhóm hoặc cá nhân đạt được các mục tiêu chính của mình?

Okr và KPI khác nhau như thế nào?

8 lợi ích của OKR khi ứng dụng vào doanh nghiệp

Phương pháp OKR mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức và doanh nghiệp, cụ thể như sau:

1. Giúp liên kết chặt chẽ nội bộ và tạo ra văn hóa công ty

Phương pháp OKR giúp tạo ra một sự liên kết chặt chẽ giữa các nhân viên và phòng ban trong công ty. Nhờ OKR, mọi người có chung một định hướng và đồng nhất về phương hướng làm việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Đồng thời phương pháp này cũng giúp cho đội ngũ quản trị dễ dàng kiểm soát và vận hành bộ máy nhân lực một cách hiệu quả nhất.

2. Tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất

Thông thường phương pháp OKR sẽ đặt ra từ 3-5 mục tiêu cho các mỗi cấp độ trong tổ chức. Đó sẽ là những mục tiêu quan trọng, thiết yếu mà các nhân viên và phòng ban cần ưu tiên thực hiện. Điều này cũng giúp cho các nhân viên có thể đưa ra được những chiến lược làm việc phù hợp cho riêng mình nhằm đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp.

3. Tăng cường tính minh bạch, rõ ràng trong nội bộ công ty

Phương pháp OKR giúp cho mọi người có thể dễ dàng theo dõi được khối lượng công việc và kết quả đạt được của từng nhân viên hoặc phòng ban. Từ đó tạo nên một môi trường làm việc minh bạch, rõ ràng cho tập thể nhân viên công ty. Đồng thời đây cũng là tiền đề để giúp cho các nhân viên có thể kết hợp với các bộ phận khác nhằm xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4. Nhân viên sẽ được trao quyền nhiều hơn

Việc nắm rõ được các mục tiêu mà công ty muốn đạt được giúp cho ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác hơn, đồng thời tin tưởng trao quyền cho nhân viên tự theo dõi và đánh giá công việc của họ. Từ đó giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và hiệu suất làm việc của tập thể nhân viên công ty. 

5. Đạt được kết quả vượt bậc khi bám sát theo OKR

hương pháp OKR với mục tiêu luôn được đặt cao hơn ngưỡng năng lực của nhân viên chính là yếu tố then chốt thúc đẩy họ phát huy tối đa tiềm năng bản thân. Khi được đặt vào vị trí “bứt phá”, mỗi cá nhân sẽ nỗ lực hết mình, vượt qua giới hạn thông thường để hoàn thành mục tiêu đề ra. Nhờ vậy, năng suất làm việc chung của cả tập thể được cải thiện đáng kể, góp phần tạo nên những thành công ấn tượng cho công ty.

6. Tăng cam kết giữa nhân viên và mục tiêu

OKR đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự cam kết của nhân viên đối với mục tiêu chung của tổ chức. Cụ thể, phương pháp này khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào quá trình thiết lập và theo dõi OKR, từ đó tạo ra cảm giác trách nhiệm và gắn bó với thành công chung. Khi một cá nhân gặp khó khăn, hệ thống OKR sẽ thông báo đến các thành viên liên quan, tạo điều kiện cho việc điều chỉnh công việc và hỗ trợ lẫn nhau hiệu quả. 

7. Theo dõi tiến độ công việc

Đặt mục tiêu là một bước quan trọng trong việc hoàn thành bất kỳ dự án hay nhiệm vụ nào. Tuy nhiên, quá trình thực hiện mục tiêu luôn tiềm ẩn những rủi ro có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Dưới đây là ba loại rủi ro phổ biến nhất:

Rủi ro cuối chu kỳ: Loại rủi ro này xuất hiện khi chúng ta không thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc. Khi vấn đề phát sinh, chúng ta không còn đủ thời gian để giải quyết, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả chung. Để tránh rủi ro này, việc theo dõi và đánh giá tiến độ công việc một cách đều đặn và kịp thời là vô cùng cần thiết.

Rủi ro bất chợt: Đây là loại rủi ro khó dự đoán trước, có thể xảy ra bất ngờ dù mọi thứ trước đó vẫn diễn ra suôn sẻ. Để đối phó với rủi ro bất chợt, chúng ta cần chuẩn bị sẵn sàng các phương án dự phòng cho những tình huống không mong muốn.

Rủi ro chệch hướng: Loại rủi ro này xuất hiện khi vấn đề tồn tại từ lâu nhưng không được kiểm tra và điều chỉnh kịp thời. Khi phát hiện ra, mọi thứ đã đi quá xa và khó có thể khắc phục hoàn toàn. Để tránh rủi ro chệch hướng, việc theo dõi tiến độ công việc một cách thường xuyên và liên tục là vô cùng quan trọng.

8. Kéo dài thời gian của mục tiêu

Mô hình OKR không chỉ khuyến khích đặt ra những mục tiêu thực tế, đo lường được, mà còn khuyến khích đặt ra những mục tiêu tham vọng, vượt qua giới hạn hiện tại của tổ chức. Những mục tiêu này được gọi là mục tiêu kéo dài (stretch goals). 

Để đạt được những mục tiêu này, tổ chức cần phải nỗ lực rất lớn, phát huy tối đa tiềm năng và vượt qua những rào cản, thách thức. Khi đặt ra mục tiêu cao hơn, tổ chức sẽ bắt buộc phải đổi mới, tìm kiếm giải pháp sáng tạo và nâng cao năng lực để đạt được mục tiêu. Đồng thời mục tiêu này sẽ tạo ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, khẳng định vị thế trên thị trường và thu hút nhân tài.

Ví dụ minh họa về mô hình OKR

Cùng tham khảo mô hình OKR của một  doanh nghiệp công nghệ dưới đây:

Mục tiêu cấp công ty: Trở thành doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực phần mềm với những kết quả then chốt như sau:

• Doanh thu tăng thêm 20%
• Tăng thêm khách hàng 10%
• Nghiên cứu và phát thêm 1 sản phẩm mới

Mục tiêu cấp phòng ban: Tạo ra sản phẩm mới, gồm những kết quả then chốt bên dưới:

• Nghiên cứu và phát triển thành công sản phẩm A trong 6 tháng.
• Tiếp cận 10.000 khách hàng trong 3 tháng.

Mục tiêu cá nhân: Tạo thêm chức năng vượt trội cho sản phẩm

• Kết quả then chốt 1: Hoàn thiện chức năng mới cho sản phẩm trong vòng 2 tháng.
• Kết quả then chốt 2: Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng về chức năng mới này.

9 nguyên tắc trong mô hình OKR cần biết

9 nguyên tắc cốt lõi của mô hình OKR (Objectives and Key Results) giúp bạn thiết lập và đạt được mục tiêu hiệu quả, giúp tổ chức phát triển mạnh mẽ và bền vững:

1. Mục tiêu giới hạn

Cần tập trung vào những mục tiêu chính, có tính thách thức nhưng vẫn khả thi. Trong mỗi chu kỳ, mỗi cá nhân chỉ nên đặt ra tối đa 3 – 5 mục tiêu nhưng cần liên kết chặt chẽ với cấp trên và các bên liên quan. Tương tự, mỗi mục tiêu chỉ nên có 3 – 5 KR (kết quả chính), hoặc thậm chí 1 OKR để tạo ra sự tập trung tối đa, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

2. Tính minh bạch

Tính minh bạch là nền tảng cốt lõi của mô hình OKR, đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức đều nắm rõ mục tiêu và đồng lòng hướng đến thành công chung. Bên cạnh đó, mỗi cá nhân đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong bức tranh chung, từ đó tạo điều kiện cho sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận và cá nhân liên quan.

Dưới đây là các khía cạnh sau thể hiện tính minh bạch của OKR:

• Mục tiêu và kết quả then chốt (OKR) cần được tổ chức công khai cho đội nhóm.
• Mục tiêu và kết quả then chốt của mỗi bộ phận, cá nhân phải được cho tất cả các thành viên nắm. 
• Cập nhật thường xuyên tiến độ thực hiện OKR với tổ chức để mọi người biết được tiến độ hiện tại của mục tiêu.

3. Thiết lập mục tiêu đa chiều, không xếp tầng

Mỗi thành viên trong doanh nghiệp cần chủ động xây dựng mục tiêu cá nhân thông qua quá trình trao đổi, đàm phán với cấp trên, cấp dưới và các bên liên quan. Lắng nghe, chia sẻ và thấu hiểu là chìa khóa để tạo nên môi trường hợp tác hiệu quả, giúp mỗi cá nhân xác định mục tiêu phù hợp với vị trí, vai trò và năng lực của bản thân trong doanh nghiệp. Ngoài ra, việc phản ánh OKR giữa các bên còn góp phần giúp tổ chức hoàn thiện mục tiêu để đảm bảo sự thống nhất giữa các thành viên.

4. OKR không dùng để đánh giá nhân viên

OKR được thiết kế để làm rõ mục tiêu và kết quả mong muốn chứ không phải là công cụ để đánh giá nhân viên. Việc sử dụng OKR để đánh giá năng lực hay hiệu suất có thể dẫn đến những hệ quả tiêu cực như:

• Nhân viên chỉ chú trọng hoàn thành OKR mà bỏ qua mục tiêu thực sự của tổ chức.
• Áp lực từ việc hoàn thành OKR có thể khiến nhân viên giảm hiệu suất công việc.
• Mối quan hệ giữa nhân viên và cấp trên có thể trở nên căng thẳng và mệt mỏi.

Để đảm bảo OKR được sử dụng đúng mục đích, các tổ chức cần xây dựng một hệ thống độc lập với OKR để đánh giá nhân viên chính xác hơn với các thang đo về năng lực, hiệu suất làm việc, thái độ nhân viên,…

5. Trao quyền tự chủ trong công việc

Trao quyền cho nhân viên thể hiện sự tôn trọng và giá trị của họ, giúp nhân viên có thêm động lực để cống hiến cho tổ chức. Đây cũng là cách để khơi dậy tiềm năng và sự sáng tạo của  nhân viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm của họ với công việc. Trao quyền được thể hiện qua các đặc điểm sau:

• Mỗi nhân viên được chủ động đề xuất mục tiêu và KR phù hợp với năng lực và sở thích của bản thân.
• Cá nhân được tự do lựa chọn cách thức và phương pháp hoàn thành KR phù hợp nhất. Người quản lý lúc này là đóng vai trò như một huấn luyện viên để hỗ trợ nhân viên khi cần.
• Trao quyền đi kèm với việc đặt ra các yêu cầu và nguyên tắc rõ ràng. Nhân viên được tự do sáng tạo trong khuôn khổ, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của mình.
• Trao quyền là một quá trình cần có thời gian. Lãnh đạo cần kiên nhẫn, đồng thời xây dựng niềm tin với nhân viên để họ tự tin hoàn thành nhiệm vụ được giao.

6. Nâng cao trách nhiệm cá nhân

Mỗi OKR sẽ do các cá nhân tự chủ và chịu trách nhiệm với mục tiêu của mình trong mọi tình huống. Đồng thời, bạn không nên tự động giao bất kỳ Key Result của cấp trên xuống cấp dưới. 

Trong trường hợp có một Key Result nào đó từ cấp trên bất đắc dĩ phải giao xuống cho nhân viên cấp dưới, thì nhân viên ấy cũng cần có một OKR riêng để hỗ trợ cấp trên hoàn thành KR đó.

7. Không sợ thất bại

Khi áp dụng mô hình OKR trong công việc, các cá nhân và tổ chức được khuyến khích đặt ra những mục tiêu có tính thử thách cao. Tuy nhiên để đạt được OKR cấp cao ấy đòi hỏi sự nỗ lực và quyết tâm cao độ, dám vấp ngã và đứng dậy nhiều lần. Điều này thể hiện qua các lối tư duy dưới đây:

• Dám bước ra khỏi vùng an toàn.
• Chấp nhận khiếm khuyết để học hỏi và tiến bộ hơn mỗi ngày.
• Chủ động sáng tạo trong công việc.

Thất bại được xem là một bước tiến nhỏ trong quá trình học hỏi và phát triển. Các cá nhân và tổ chức được khuyến khích chia sẻ những thất bại của mình để nhận được những lời khuyên phát triển hữu ích.

8. Thời gian đều đặn, liên tục

Chu kỳ OKR được thiết lập theo quý, cụ thể qua 3 giai đoạn như sau:

• Thiết lập: Đặt ra các mục tiêu và kết quả chính cho quý mới.
• Thực hiện: Thực hiện và theo dõi những mục tiêu đã đặt ra và kết quả đạt được.
• Đánh giá: Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu sau khi đã hoàn thành.

Quá trình này được thực hiện đều đặn và liên tục để dẫn tạo ra mô hình OKR phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp. Thêm vào đó, những công ty khởi nghiệp có thể áp dụng mô hình OKR ngắn hơn (khoảng 1 tháng) để có thể thích nghi với những thay đổi của thị trường. Mặc khác, những tổ chức lớn hơn có thể tạo ra chu kỳ OKR dài hơn (từ 6 tháng đến 12 tháng) để có thêm thời gian đạt được những mục tiêu phức tạp. 

9. Khát vọng trong OKR

John Doerr – người viết sách “Measure What Matters” cho rằng OKR phải là những mục tiêu “khó nhưng khả thi”. Nói cách khác, OKR dù có thách thức nhưng vẫn phải là mục tiêu có thể đạt được nếu tổ chức đủ nỗ lực và quyết tâm.

OKR sẽ có một số biểu hiện của tính khát vọng như sau:

• Mục tiêu cần cao hơn “lực chiến” của tổ chức hiện tại.
• Mục tiêu có tính thách thức cao nhưng vẫn có tính khả thi.
• Mục tiêu cần có tính đột phá, phải làm tổ chức vươn lên tầm cao mới.

Các cách liên kết trong OKR 

Để áp dụng hệ thống OKR một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa 1 trong 2 cách tiếp cận sau đây:

Cách liên kết nghiêm ngặt

Cách tiếp cận này cho phép người lãnh đạo có thể đặt mục tiêu (Objective) ở cấp độ dưới và kết quả đạt được (Key Result) ở cấp độ cao hơn trong tổ chức. Ví dụ: Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm, mục tiêu là ra mắt sản phẩm mới. Trong khi kết quả cần đạt được sẽ bao gồm hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12, 4 lượt thử nghiệm sản phẩm và đạt mức rating 4.5+ tại app store. 

Tương tự, ở cấp độ Giám đốc Marketing, mục tiêu là thu hút 10,000 người dùng mới và kết quả đạt được sẽ bao gồm tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 15%, chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới, và đạt mức rating 4.5+ tại app store. 

Cách liên kết định hướng

Cách tiếp cận này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp có nhu cầu muốn xây dựng nhiều mục tiêu cho phòng ban hoặc mong muốn các nhân viên có thể hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì định hướng của công ty.

Giả sử chúng ta vẫn sẽ giữ nguyên Key Result của CEO là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Tuy nhiên ở phần mục tiêu và kết quả đạt được của các cấp độ dưới sẽ có chút thay đổi. Ví dụ: Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm, mục tiêu là Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn. Trong khi kết quả cần đạt được sẽ bao gồm hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12, có 4 lượt thử nghiệm sản phẩm và đạt mức rating 4.5+ tại app store.

Ở cấp độ Giám đốc Marketing, mục tiêu là xây dựng thương hiệu được yêu thích. Trong khi kết quả cần đạt được là tăng chỉ số thỏa mãn khách hàng lên 15%, chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu và được xuất hiện trên các tạp chí công nghệ hàng đầu.

Với cách tiếp cận này, các mục tiêu sẽ được liên kết chặt chẽ với mục tiêu ở tầng cao hơn, nhưng không có liên kết nghiêm ngặt giữa Objective và Key Result ở các cấp độ khác nhau. Mặc dù vậy với những doanh nghiệp có mong muốn thiết lập hệ thống mục tiêu linh động thì đây sẽ là cách tiếp cận phù hợp nhất.

Những lưu ý trong cách lên ý tưởng OKR

Khi triển khai OKR cho tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau đây:

Đối với Mục Tiêu (Objective)

• Mỗi cấp độ trong tổ chức cần thiết lập từ 3-5 mục tiêu. Mục tiêu cần được đặt ra một cách cụ thể, rõ ràng và không được mập mờ. Chẳng hạn như trong 6 tháng, doanh nghiệp sẽ “Mở rộng kinh doanh ra thị trường Mỹ” thay vì “Mở rộng ra thị trường quốc tế”.
• Khi mới bắt đầu áp dụng phương pháp OKR, doanh nghiệp không nên đặt mục tiêu quá cao, vì điều này có thể gây ra sức ép cực lớn lên đội ngũ nhân sự trong công ty.
• Người chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược cho công ty phải là người hiểu rõ được thế mạnh và năng lực của doanh nghiệp để tránh xảy ra tình trạng mục tiêu đề ra không phù hợp với năng lực của công ty.

Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

• Các Key Result phải là những kết quả có khả năng đo lường, đong đếm được. Ví dụ, để phát triển mảng truyền thông, doanh nghiệp đã tiến hành “Ký hợp đồng thành công với 20 nhà cung cấp khác nhau” thay vì “Mở rộng số lượng nhà cung cấp”.
• Để đạt được Key Result như mong đợi đó là cả một quá trình tổng hợp từng bước nhỏ để thực hiện mục tiêu. Chính vì thế việc đạt được Key Result sẽ cần thiết và quan trọng hơn so với đạt được mục tiêu đề ra.
• Các Key Result phải miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra, chẳng hạn như nhân viên cần “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phẫu chuyển đổi”.

Để nhận được các Key Result tốt, doanh nghiệp cần truyền tải thông tin đến nhân viên một cách chi tiết nhằm hạn chế tình trạng người lao động chưa nắm rõ hoặc không biết cách thực hiện công việc. Từ đó dẫn đến hiệu suất không đạt như mong muốn. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tổ chức những buổi họp nội bộ hàng tuần hoặc hàng tháng để nắm được tiến độ công việc, đưa ra những điều chỉnh hoặc giải pháp kịp thời để giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. 

7 bước thực hiện và triển khai OKR hiệu quả 

Nếu đây là lần đầu tiên, doanh nghiệp của bạn thiết lập hệ thống mục tiêu OKR thì bạn có thể tham khảo theo trình tự các bước sau đây:

1. Xác định Mục Tiêu (Objective) và Kết quả (Key Result) cần đạt được

Như đã nói để áp dụng phương pháp OKR một cách hiệu quả, đội ngũ quản trị của công ty cần đề ra ít nhất từ 3-5 mục tiêu cho từng quý hoặc năm. Tất cả mục tiêu đều phải rõ ràng và cụ thể, tránh trường hợp mục tiêu được thiết lập quá chung chung dẫn đến tình trạng khó hiểu và không thể xây dựng được chiến lược cụ thể.

Bên cạnh đó, những mục tiêu này cần được xuất phát từ sứ mệnh hoặc tầm nhìn của ban lãnh đạo công ty. Tuy nhiên có thể linh hoạt thay đổi để phù hợp với năng lực của doanh nghiệp, dựa trên các số liệu kinh doanh cụ thể như “Tăng chỉ số kinh doanh lên 200%” hoặc “Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để hoạt động kinh doanh”.

Không những thế, doanh nghiệp còn phải tạo ra áp lực trong việc thực thi mục tiêu đề ra nhằm giúp phát huy tối đa khả năng của mỗi nhân viên và phòng ban. Sau khi đã chốt xong các mục tiêu, đội ngũ quản trị của từng phòng ban sẽ tiến hành xác định các Key Result cần thiết để đạt mục tiêu đó. 

Chẳng hạn, nếu công ty muốn tăng chỉ số kinh doanh lên 200%, họ cần phải có kết quả then chốt là Tuyển 7 Account Executives để phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở quan trọng giúp định hướng mục tiêu cho các cấp độ tiếp theo của tổ chức.

2. Xác định hệ thống của công ty để tổ chức quản lý OKR

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những cách thức tổ chức quản lý OKR khác nhau. Chẳng hạn với Google, họ sẽ sử dụng các công cụ nội bộ để quản lý OKR. Trong khi một số công ty khác sẽ sử dụng những ứng dụng hoặc phần mềm sẵn có như Excel, Base Goal, Perdoo, Lattice,… để theo dõi và quản lý OKR trong suốt quá trình làm việc. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào việc sử dụng phần mềm mà thay vào đó bạn cần xây dựng cho mình những quy trình và mục tiêu công việc cụ thể để tập trung vào đúng mục tiêu đề ra.

3. Lên kế hoạch cùng với ban lãnh đạo

Việc triển khai hệ thống OKR cho doanh nghiệp cần phải được ban lãnh đạo cấp trung hoặc người đứng đầu của các phòng ban thông qua trong các cuộc họp nội bộ của công ty để mọi người có thể phối hợp hiệu quả để đạt được mục tiêu Trong cuộc họp, đội ngũ quản trị của công ty cần thảo luận những vấn đề sau:

• Vai trò của OKR và lý do vì sao doanh nghiệp muốn sử dụng hệ thống này?
• Cách áp dụng OKR trong công việc? Lợi ích và những mặt hạn chế của phương pháp này?
• Thảo luận về OKR và lấy ý kiến phản hồi từ các phòng ban.

Bên cạnh đó sau khi thống nhất quy trình áp dụng OKR, ban lãnh đạo công ty cần phải phổ biến cách áp dụng OKR vào trong công việc cho các phòng ban để giúp tăng năng suất làm việc.

4. Thông báo OKR tới toàn nhân sự công ty

Sau khi đã thống nhất được một kế hoạch triển khai OKR hiệu quả, tiếp theo bạn cần phải phổ biến OKR với toàn thể nhân viên trong công ty. Hãy chú trọng việc phân tích rõ ràng và cụ thể về mục đích và kết quả đạt được nếu áp dụng thành công OKR để tăng thêm động lực cho nhân viên.

5. Từng bộ phận làm việc riêng để lên mục tiêu OKR cá nhân

Những người quản lý hoặc trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm triển khai công việc cụ thể cho từng nhân viên để giúp họ lên ý tưởng về mục tiêu OKR của mỗi người. Đây là một cuộc thảo luận hai chiều trong đó cả hai sẽ cùng nhau phân tích, chia sẻ quan điểm của mỗi bên chẳng hạn như người quản lý muốn nhân viên làm gì hoặc nhân viên muốn làm gì. Từ đó đi đến thống nhất về nhiệm vụ và mục tiêu phù hợp cho từng cá nhân.

Các cuộc thảo luận như vậy đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện tính dân chủ và sự tôn trọng ý kiến của các nhân viên trong tổ chức. Chúng còn giúp cải thiện sự hiểu biết và tương tác giữa các bên, đồng thời giúp cho các nhân viên cảm thấy được trao quyền nhiều hơn từ đó nỗ lực hết mình để mang lại kết quả tốt nhất cho công ty. 

6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi đã triển khai ý tưởng và kết nối với từng nhân viên, bước tiếp theo các trưởng bộ phận và ban quản lý sẽ cùng nhau tổng hợp lại ý kiến của các nhân viên về OKR sau đó gửi đến ban lãnh đạo. Sau khi ban lãnh đạo đã có sự thống nhất về thời gian thực hiện OKR (quý hoặc năm) thì bước tiếp theo bạn cần làm chính là trình bày về kế hoạch áp dụng OKR trong cuộc họp toàn công ty. Hãy trình bày cụ thể hướng đi và cách triển khai OKR trong giai đoạn sắp tới để giúp công ty đạt được những mục tiêu đã đề ra.

7. Theo dõi, quản lý OKR cá nhân

Các công ty thường sử dụng những phần mềm sẵn có để thường xuyên theo dõi và đánh giá quy trình triển khai OKR của từng cá nhân trong suốt một quý (hoặc năm). Ở giai đoạn đầu, việc triển khai OKR cần đến sự hỗ trợ của các cấp quản lý để giám sát và điều chỉnh quá trình thực hiện của từng nhân viên. 

Điều này không chỉ giúp cho mỗi cá nhân làm việc hiệu quả hơn mà còn nâng cao tinh thần chủ động hơn và tự giác hơn trong công việc. Khi nhân viên đã hiểu rõ về quy trình OKR và trở nên thành thạo, năng suất công việc cũng sẽ tăng lên đáng kể.

6 lưu ý khi xây dựng mô hình OKR

Không có mô hình OKR nào hoàn hảo cho tất cả các tổ chức. Vì vậy, khi xây dựng mô hình OKR, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm như sau:

1. Không hiểu OKR

Nguyên nhân của việc không hiểu OKR có thể bắt nguồn từ việc nhiều doanh nghiệp và cá nhân không dành thời gian để nghiên cứu kỹ lưỡng về các khái niệm, nguyên tắc và quy trình của mô hình này. Những nhà lãnh đạo chưa thực sự hiểu rõ về cách thức hoạt động, cách xây dựng mục tiêu và lợi ích mà nó mang lại cũng sẽ dẫn tới việc triển khai OKR không suôn sẻ như mong muốn.

2. Có tham vọng quá mức

Mô hình OKR khuyến khích đặt ra những mục tiêu tham vọng để thúc đẩy sự phát triển và đổi mới. Tuy nhiên, việc đặt mục tiêu tham vọng quá mức có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực. Những nhà quản lý cần đề ra những mục tiêu sát với thực tế và không quá khó khăn để tăng khả năng đạt được mục tiêu cao hơn. Đồng thời việc đặt mục tiêu tham vọng quá mức sẽ tạo áp lực lớn cho nhân viên, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và sức khỏe tinh thần.

3. Quá nhiều OKR

Việc đặt số lượng mục tiêu phù hợp trong mô hình OKR là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả thực hiện. Doanh nghiệp nên tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, có thể đạt được và phù hợp với năng lực của tổ chức.

Lý tưởng nhất là mỗi chu kỳ OKR chỉ nên tập trung vào 3-5 mục tiêu chính. Việc tập trung vào số lượng mục tiêu hạn chế giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực, tăng hiệu quả và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.

4. Giữa các cấp độ không có sự liên kết

Sự gắn kết này sẽ dẫn tới mục tiêu cá nhân, mục tiêu phòng ban và mục tiêu chung của tổ chức có thể không đồng nhất và dẫn đến kết quả đạt được không như kỳ vọng.

5. Không đánh giá và theo dõi thường xuyên

Theo dõi và đánh giá thường xuyên là một phần không thể thiếu trong việc áp dụng mô hình OKR. Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện những vấn đề và rào cản sớm hơn, từ đó điều chỉnh kịp thời để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra. Đồng thời, việc đánh giá kết quả thường xuyên cũng giúp xác định những điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình thực hiện mục tiêu. Theo đó, chúng ta có thể học hỏi kinh nghiệm và cải thiện hiệu quả hoạt động trong tương lai.

6. Không có cam kết từ phía lãnh đạo

Sự cam kết và ủng hộ của lãnh đạo là yếu tố then chốt để tạo ra sự thay đổi tích cực và đảm bảo thành công cho OKR trong tổ chức. Bởi lẽ, khi lãnh đạo truyền cảm hứng và định hướng rõ ràng về mục tiêu và tầm nhìn chung, nhân viên sẽ hiểu rõ vai trò của mình và cố gắng hết sức để đạt được mục tiêu chung. Bên cạnh đó, Lãnh đạo cũng cần cung cấp nguồn lực cần thiết, xây dựng môi trường hỗ trợ và giải quyết các rào cản để đảm bảo OKR được triển khai hiệu quả.

4 doanh nghiệp tiêu biểu áp dụng OKR thành công

Google

Năm 1975, ông John Doerr làm thực tập sinh tại Intel đã nhận thấy hiệu quả cao của OKR trong việc thúc đẩy sự đổi mới và giúp nhân viên tập trung hơn vào các mục tiêu. Đến năm 2000, ông đã giới thiệu OKR đến ban lãnh đạo cấp cao của Google thông qua một buổi thuyết trình được thiết kế theo quy trình OKR với mục tiêu và kết quả then chốt rõ ràng. 

Quyết định này đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong hành trình phát triển của Google. Nhờ có OKR, Google đã đạt được những thành tựu đáng kinh ngạc, từ một công ty khởi nghiệp trong gara ô tô đến đế chế công nghệ trị giá hàng nghìn tỷ USD như hiện nay.

Larry Page – đồng sáng lập Google đã chia sẻ rằng: “OKR nhiều lần giúp chúng tôi đạt được mức tăng trưởng gấp 10 lần.” Bên cạnh đó Rick Klau từ Google Ventures cũng khẳng định: “Google đã từng không phải là Google, cho đến khi ứng dụng phương pháp OKR”.

LinkedIn

Hiện nay, LinkedIn có hơn 660 triệu người dùng trên 200 quốc gia, đã vươn lên sánh ngang với những ông lớn trên toàn thế giới. Ông Jeff Weiner – CEO của Linkedin đã đã biến OKR thành công cụ gắn kết nhân viên với tầm nhìn chung của công ty. Ông khuyến khích mỗi cá nhân đặt ra mục tiêu cá nhân đầy tham vọng, dựa trên OKR chung của LinkedIn. Đồng thời, ông sẽ gặp gỡ các nhóm hàng tuần để theo dõi tiến độ và cứ 6 tuần lại tổ chức họp tổng kết.

Hơn nữa, các nhóm trong công ty cần phải thiết lập từ 3-5 OKR trong mỗi quý với tính thử thách cao. Điểm đặc biệt hơn là trong các cuộc họp, CEO Weiner sẽ yêu cầu mỗi nhân viên chia sẻ chiến thắng cá nhân và thành tích chuyên nghiệp của họ để tạo ra bầu không khí tích cực, khuyến khích tinh thần tự nguyện và gắn kết nhân viên với mục tiêu chung.

OKR đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối nhân viên với tầm nhìn, sứ mệnh của công ty, tạo động lực để họ cùng nhau hướng đến mục tiêu chung (Nguồn: Internet)

Youtube

Điều quan trọng là các kết quả then chốt này đều hướng đến mục tiêu chung là tăng thời lượng xem trung bình của người dùng. Cụ thể, KR đầu tiên được đặt ra với con số cụ thể XX, giúp đảm bảo mục tiêu đủ thách thức và kích thích nhân viên nỗ lực. Nếu nhân viên đạt được KR một cách dễ dàng, mục tiêu sẽ được điều chỉnh cao hơn trong kỳ OKR tiếp theo. Đồng thời, bất kỳ thay đổi nào ảnh hưởng đến tiến trình đạt mục tiêu đều được đánh giá kỹ lưỡng và thống nhất trước khi thực hiện thay đổi bởi đội ngũ YouTube.

Intel

Năm 1974, Andy Grove gia nhập Intel với vai trò CEO. Nhận thức được tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu và đo lường hiệu suất, ông đã giới thiệu phương pháp quản trị OKR đến công ty của mình. Tuy nhiên, phải đến năm 1975, OKR mới được áp dụng một cách toàn diện.

Lúc bấy giờ, Intel đang trong giai đoạn chuyển đổi hoạt động kinh doanh tập trung sang vi xử lý. Nhờ áp dụng phương pháp này Intel có thể tập trung nguồn lực vào những mục tiêu quan trọng nhất và theo dõi hiệu quả hoạt động một cách chặt chẽ. Bên cạnh đó, sự thành công của OKR tại Intel là một trong những yếu tố quan trọng giúp Andy Grove trở thành một trong những CEO vĩ đại nhất trong lịch sử.

VNG

VNG là một tập đoàn công nghệ đa quốc gia với danh tiếng vượt trội qua nhiều sản phẩm và dịch vụ như Zing MP3, Zalo, và VNG Game. Từ năm 2014, VNG đã triển khai hệ thống mục tiêu và kết quả chính (OKR), đồng thời đạt được những thành công đáng kể như:

• Tăng tốc độ quyết định trong tổ chức.
• Nâng cao tính minh bạch trong hoạt động.
• Tối ưu hóa hiệu quả của sản phẩm và dịch vụ.

Grab 

Grab là một công ty công nghệ hoạt động trong lĩnh vực vận tải và thanh toán điện tử. Từ năm 2014, Grab đã triển khai hệ thống mục tiêu và kết quả chính (OKR), và đã đạt được những thành tựu đáng kể như:

• Đạt được tăng trưởng nhanh về quy mô và thị phần.
• Cải thiện trải nghiệm người dùng.
• Tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên trong tổ chức.

Cách đánh giá kế hoạch OKR 

Thông thường, hệ thống OKR sẽ được đánh giá thông qua thang điểm từ 0.0 đến 1.0. Trong đó 0 điểm là khi công ty không thực hiện được hoặc không đạt được bất kỳ mục tiêu nào đã đề ra. Số điểm từ 0.6-0.7 thể hiện công ty đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu đặt ra và 1 điểm là hoàn thành.

Mặt khác, điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng để làm thang đo cho các mục tiêu (Objective). Dưới đây là một ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing:

Khi đánh giá OKR, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau đây:

Gồm 2 loại kết quả then chốt

Một số hoạt động không thể định lượng được chẳng hạn xây dựng và phát triển website mới sẽ được đánh giá bằng thang điểm nhị phân 0 và 1 (trong đó 0 là chưa hoàn thành còn 1 là đã hoàn thành). Còn đối với các hoạt động có thể đo lường được ví dụ như ký hợp đồng thành công với 20 nhà cung cấp sẽ được tính theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành. Trong đó:

• 0.6 – 0.7 là thành công: Nếu doanh nghiệp đạt số điểm thấp hơn mức này có nghĩa công ty đang hoạt động không tốt, còn nếu điểm cao hơn có nghĩa là hệ thống OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc đặt mục tiêu quá cao ngay từ ban đầu có thể gây ra nhiều áp lực cho đội ngũ nhân viên và khiến cho tổ chức khó mà đạt được những kết quả vượt trội.
• Dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại: Mặc dù đây là một mức điểm khá thấp tuy nhiên nó có thể là cơ sở phản ánh việc công ty đang đặt ra mục tiêu quá cao hoặc nhân viên làm việc thiếu hiệu quả. Bên cạnh đó, số điểm này cũng là một dữ liệu tốt để giúp cho doanh nghiệp có thể phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho từng phòng ban. Từ đó giúp cải thiện hiệu suất công việc hiệu quả trong quý tiếp theo.

Hệ thống chấm điểm OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, hệ thống chấm điểm OKR có thể là một công cụ hiệu quả dùng để đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân hoặc tổ chức. Thế nhưng nó lại không phải là phương án tối ưu để giúp phân tích hiệu suất công việc. 

Thông thường nếu OKR đồng nhất với đánh giá hiệu suất công việc sẽ giúp cho nhân viên đặt ra những mục tiêu dễ thực hiện và tỷ lệ thành công sẽ cao hơn. Đây cũng sẽ là động lực giúp hạn chế các mặt tích cực của mô hình OKR.

Buổi họp chốt lại về OKR rất cần thiết

Vào đầu mỗi quý, toàn thể công ty nên ngồi lại cùng nhau để thảo luận về tiến độ hoàn thành OKR và đưa ra đề xuất thay đổi cho quý tiếp theo. Cách thức thảo luận có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô của công ty. Tuy nhiên, về cơ bản thì mỗi lãnh đạo phòng ban cần phải thực hiện phân tích điểm OKR đã đạt được và đề xuất các thay đổi phù hợp cho quý tiếp theo. Bằng cách rà soát lại toàn bộ quá trình thực hiện, công ty sẽ có được dữ liệu cần thiết về hiệu suất làm việc và có được những bài học quý giá từ những thách thức để tối ưu hoá cho tương lai.

Lời kết

Hy vọng rằng thông qua những chia sẻ từ bài viết trên đã giúp bạn hiểu được OKR là gì và cách để triển khai OKR hiệu quả nhằm mang đến những kết quả kinh doanh ấn tượng cho doanh nghiệp. Nếu có bất kì câu hỏi nào bạn có thể để lại bình luận dưới bài viết, đội ngũ Vietnix sẽ nhanh chóng giải đáp giúp bạn.