Hiện nay, các cá nhân và doanh nghiệp đều xây dựng KPI và xem chúng như một thang đo quen thuộc nhằm đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Vậy KPI là gì? Hãy cùng Vietnix tìm hiểu về định nghĩa, vai trò cũng như chiến lược thiết lập KPI sao cho thật hiệu quả qua bài viết dưới đây.
KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì?
KPI là từ ngữ viết tắt của cụm từ Key performance indicators, mang ý nghĩa đo lường hiệu suất làm việc của từng cá nhân và rộng hơn là toàn bộ nhân sự của công ty. Sở dĩ KPI luôn được đặt ra vì dựa vào kết quả chỉ số KPI, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đánh giá được các mục tiêu và định hướng của công ty liệu có đúng đắn hay không.
Trên thực tế, để hiểu rõ hơn về KPI là gì trong kinh doanh, các doanh nghiệp chia KPI ra làm 02 nhánh chính với:
- KPI chiến thuật: bao gồm các hoạt động nhằm thúc đẩy mục tiêu chiến lược được hoàn thành thuận lợi. KPI chiến thuật thường dành cho cấp quản lý và nhân viên cấp thấp. Qua đó, loại KPI này sẽ đạt hiệu quả nhanh chóng dựa trên hành động của nhân viên như: bán hàng, marketing,…
- KPI chiến lược: thường dành cho các bậc quản lý cấp cao. KPI chiến lược là sự hoạch định liên quan đến tiền, thị trường và lợi nhuận. Do đó, KPI chiến lược là cốt lõi của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp đến sự tồn tại và duy trì của tổ chức.
Đặc điểm và chỉ số KPI
Sau khi hiểu được chạy KPI là gì, Vietnix sẽ đồng hành cùng bạn tiếp tục tìm hiểu về đặc điểm và các loại KPI phổ biến hiện nay. Dựa trên thông tin này, bạn sẽ dễ dàng xác định loại KPI có lợi cần dùng cho doanh nghiệp.
Đặc điểm
Theo sách Key Performance Indicator – KPI, diễn giả David Parmenter đã nhận định rằng KPI có 7 đặc điểm chính mà chúng ta nên biết, gồm:
- Phi tài chính: Diễn giả David đã nhận định rằng mọi KPI đều là phi tài chính. Vì chỉ số KPI thường là thước đo có chiều sâu hơn so với những thang đo khác. Trên thực tế, các cuộc gặp gỡ giữa khách hàng và doanh nghiệp có thể tạo ra lợi nhuận kinh doanh.
- Kịp thời: Đâu là yếu tố quan trọng trong xác định KPI? Đó chính là sự kịp thời, đúng lúc. KPI cần được theo dõi sát sao 24/7, mỗi ngày hay hơn thế nữa là mỗi tuần. Nếu vấn đề đã xảy ra, sau đó bạn mới theo dõi KPI thì việc này là vô nghĩa.
- Sự nhận định của các vị lãnh đạo doanh nghiệp: Các vị lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp thường dựa vào chỉ số KPI để căn cứ trả lương theo KPI và thưởng KPI. Vì đây là chỉ số giúp đánh giá chính xác hiệu suất và năng lực của nhân viên.
- Không phức tạp: KPI thực sự không hề phức tạp như bạn nghĩ. Chỉ số KPI được dùng với mục đích thúc đẩy quá trình hoàn thành mục tiêu theo đúng tiến độ và định hướng đã đề ra.
- Có sự ràng buộc với tập thể: Chỉ số KPI được đặt ra để nâng cao chế độ quản lý tiến độ và năng suất làm việc của nhân viên tại các phòng ban. Vì tất cả các thành viên trong nhóm đều cần có trách nhiệm làm việc để đạt KPI.
- Tạo nên những tác động quan trọng: KPI được đặt ra nhằm hướng mọi phòng ban và các cấp nhân sự từ lãnh đạo đến nhân viên hoàn thành mục tiêu đặt ra, có thể thực hiện theo nhiều hướng riêng biệt.
- Giới hạn được các mặt tối của doanh nghiệp: Việc đặt KPI sẽ hướng nhân sự làm việc theo đúng đường lối chiến lược, từ đó hạn chế các hành vi tiêu cực gây ảnh hưởng không tốt đến doanh nghiệp.
11 chỉ số trong KPI
Một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đi theo đúng định hướng ban đầu, chính là cách lựa chọn đúng đắn loại KPI cần sử dụng. Hiện nay, bảng phân loại KPI được chia làm 11 loại với mỗi loại KPI sẽ mang một đặc trưng riêng biệt, gồm:
- Chỉ số định tính: thể hiện những gì liên quan đến tính chất và không được biểu thị dưới dạng chữ số.
- Chỉ số định lượng: được thể hiện bằng số cụ thể
- Chỉ số đầu vào: dùng để đo lường các nguồn tài nguyên đã sử dụng trong suốt quá trình xây dựng KPI để tạo kết quả.
- Chỉ số đầu ra: biểu thị kết quả của các hoạt động trong quá trình hoặc của toàn bộ quá trình.
- Chỉ số hàng đầu: dùng để phân tích và dự đoán kết quả của một quá trình nào đó.
- Chỉ số quá trình: thể hiện năng suất hoặc hiệu quả của quá trình.
- Chỉ số thực tế: được xây dựng tương thích với các quy trình mà công ty hiện có.
- Chỉ số định hướng: được sử dụng nhằm đánh giá tính đúng đắn của chiến lược mà doanh nghiệp đang theo.
- Chỉ số báo trễ: thể hiện sự thành công hoặc thất bại sau cả quá trình.
- Chỉ số tài chính: dùng để đo lường và cân nhắc một vài hoạt động đã diễn ra.
- Chỉ số hành động hữu ích: dùng để tạo ra sự đổi mới khi các hành động trong suốt quá trình được kiểm soát tốt.
Vai trò của KPI đối với cá nhân và doanh nghiệp
KPI luôn là một chỉ số quan trọng không chỉ giúp cho cá nhân tự đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của mình, mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra hướng đi đúng đắn để tối ưu hiệu quả kinh doanh. Do đó, vai trò của KPI sẽ được thể hiện một cách cụ thể đối với:
Cá nhân
- Giúp đội ngũ nhân viên sớm nhận định và đánh giá được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đã được thiết lập.
- Thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc để đạt được chỉ tiêu.
- Sớm phát hiện ra những vấn đề trong quá trình làm việc, từ đó cải thiện và sửa chữa kịp thời để đạt KPI theo mong muốn.
Doanh nghiệp
- Giúp công ty theo dõi sát sao quá trình làm việc và hiệu suất thực hiện công việc của đội ngũ nhân viên. Từ đó đưa ra chính sách lương, thưởng, phạt hợp lý.
- Quy trình nghiệm thu của mỗi phòng ban và toàn thể công ty được nâng cao về mặt chất lượng, hiệu quả.
- Đảm bảo hướng đi của doanh nghiệp trở nên đúng đắn, thuận lợi đạt được kỳ vọng.
Ví dụ về tầm quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp
Một trong những case study nổi bật nhất minh chứng cho việc KPI vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp chính là câu chuyện của Giám đốc điều hành hãng máy bay British Airways. Câu chuyện xoay quanh về việc người giám đốc này đã chi một số tiền khá lớn để thuê đội ngũ tư vấn đi điều tra và báo cáo những thước đo mà hãng hàng không này nên tập trung tối đa vào, để nhờ đó vực dậy nguồn thu vốn đã tuột dốc rất nhiều của British Airways.
Sau một thời gian tìm hiểu và điều tra, những người trong nhóm tư vấn đã nhận định rằng vị giám đốc nên chú trọng vào một yếu tố tuy nhỏ nhưng đó là khởi nguồn cho một bước tiến mới, chính là cất cánh và hạ cánh đúng giờ như trong lịch trình đã đề ra. Tuy nhiên, người giám đốc này cho rằng kết quả điều tra thật vô nghĩa vì những ai làm trong hãng hàng không đều biết rõ yếu tố đó là rất mực cần thiết. Lúc này, đội ngũ tư vấn tiếp tục kiên trì và giải thích cho ông ấy hiểu rằng một KPI duy nhất mà hãng hàng không British Airways nên chú trọng chính là các chuyến bay trễ.
Sau cuộc thảo luận với đội điều tra, vị giám đốc này quyết định sẽ yêu cầu hãng bay cài đặt thông báo tự động cho ông về các chuyến bị trễ hoặc bị hoãn bất chợt. Vì vậy, dù ở mọi nơi, ông đều nhận được thông báo và sẽ liên lạc ngay lập tức với hãng bay để khắc phục tình trạng đó.
Qua case study trên, bạn có thể thấy rằng “các chuyến bay trễ” là một KPI điển hình của hãng hàng không nói chung và của British Airways nói riêng, vì điều đó làm:
- Phát sinh thêm nhiều chi phí không đáng có: Phụ phí sân bay, phí nơi ở (khách sạn, nhà nghỉ) cho hành khách lưu trú qua đêm vì những chuyến bay khuya bị hoãn lại.
- Mất uy tín với khách hàng: Các chuyến bay trễ sẽ khiến khách hàng khó chịu vì làm mất thời gian và trễ nải công việc của họ. Vì thế, khách hàng có hành vi chuyển đổi sang các hãng bay khác.
- Tệp khách hàng tiềm năng giảm nhiều: Khi chuyến bay bị trễ, điều này không chỉ ảnh hưởng đến hành khách, mà còn liên quan đến gia đình, người thân của họ vì mất thời gian ngồi đợi đón người nhà ở sân bay.
- Gây ra thói quen xấu cho đội ngũ phi công và tiếp viên: Việc có quá nhiều chuyến bay trễ sẽ dần trở nên bình thường với đội ngũ nhân viên và điều này gây ra thói quen làm việc không chuyên nghiệp.
- Ảnh hưởng đến các mối quan hệ hợp tác: Các nhà cung cấp sẽ chịu ảnh hưởng tiêu cực vì tình trạng trễ chuyến bay khiến cho lịch trình phục vụ của họ bị xáo trộn, khiến cho chất lượng dịch vụ ngày càng kém.
- Nhân viên cảm thấy khó chịu, bất mãn trong công việc: khi họ thường xuyên phải chịu đựng và giải quyết chữa cháy với sự giận dữ của khách hàng.
Có thể nói rằng, câu chuyện trên một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của KPI khi được đặt ra theo từng khía cạnh của mục tiêu, tổ chức. Hơn thế nữa, các chỉ số KPI giúp đo lường sự thành công ở hiện tại và tương lai của một công ty, doanh nghiệp vì;
- Giúp đo lường hiệu quả công việc và định hướng mục tiêu
- Nâng cao tinh thần làm việc và trách nhiệm của toàn thể nhân viên.
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, đáng học hỏi và thúc đẩy động lực cho nhân viên.
- Đảm bảo đường lối kinh doanh được thực hiện đúng đắn và phù hợp với kỳ vọng đã đề ra.
Ưu điểm của việc đặt KPI
Việc đặt KPI không chỉ có ảnh hưởng trực tiếp đến việc theo dõi hiệu quả mục tiêu của doanh nghiệp, mà còn đem lại nhiều lợi ích khác như:
- Giúp giải quyết nhanh các tình huống phức tạp: Trước hết, bạn cần hiểu rằng thời gian và hiệu quả là 02 yếu tố vô cùng quan trọng và có mật thiết. Do đó, việc thiết lập KPI vừa giúp tối ưu về mặt hiệu quả, vừa giúp tiết kiệm thời gian. Điều này được thể hiện thông qua các chỉ số KPI, chúng sẽ phản ánh tiến độ và mức độ hoàn thành của các hoạt động có trong dự án.
- Nâng cao khả năng giao tiếp: Có thể nói rằng, KPI là công cụ quản lý có tác dụng “ngầm” trong việc tạo mối quan hệ, tăng khả năng giao tiếp. Bởi vì KPI được thiết lập dựa trên cá nhân và tập thể. Do đó, trong môi trường làm việc đòi hỏi bạn phải có sự trao đổi với các thành viên để thảo luận và đưa ra cách làm việc hiệu quả.
- Giảm thiểu sự thiên vị, xây dựng cơ sở vững chắc để đưa ra hướng đi đúng đắn: Sự thiên vị được thể hiện rõ rệt trong lĩnh vực quản lý và chúng thuộc về mặt cảm tính. Do đó, KPI được thiết lập để tăng tính công bằng, dựa vào việc KPI cung cấp các chỉ số và dữ liệu minh bạch, an toàn và chính xác, để doanh nghiệp có thể đưa ra đường lối chuẩn xác.
Quy trình xây dựng chiến lược KPI hiệu quả
Vì KPI phản ánh tiến độ và hiệu quả trong công việc một cách chuẩn nhất, do đó các doanh nghiệp cần phải trang bị những kỹ năng và kiến thức tốt để xây dựng chiến lược KPI một cách hiệu quả. Quá trình xây dựng KPI sẽ trở nên thuận lợi khi bạn thực hiện theo các bước:
Bước 1: Chọn bộ phận hoặc cá nhân xây dựng KPI
Để đưa ra một chiến lược KPI tốt, khả quan, đầu tiên doanh nghiệp cần lựa chọn người đặt KPI sao cho phù hợp. Thông thường, bộ phận hoặc cá nhân trực tiếp xây dựng KPI đều phải là những người có tính chuyên môn cao, chẳng hạn như trưởng phòng, người chuyên phụ trách về các nguồn lực và hiểu rõ về đặc trưng của từng phòng ban. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thêm một bộ phận thẩm định, đánh giá và chỉnh sửa để hỗ trợ điều chỉnh KPI đã được người phụ trách đề xuất để mang tính hợp lý hơn.
Bước 2: Xác định chức năng/nhiệm vụ (Key Result Area) của các phòng bạn
Chỉ số KPIs cần được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban vì mỗi bộ phận đều có những đặc điểm, tính chất công việc riêng. Ví dụ, KPIs của phòng ban Marketing là tìm kiếm các khách hàng mới, tăng lưu lượng truy cập website,…
Bước 3: Xác định chức danh, nhiệm vụ chính của từng phòng ban
Khi đặt KPIs cho bất kỳ phòng ban nào đó, doanh nghiệp cần chỉ rõ những trách nhiệm chính mà nhân sự có trong bộ phận đó cần thực hiện. Trách nhiệm này là tiêu chí để thiết lập hệ thống KPIs sao cho chuẩn xác, phù hợp. Vì thế, ở bước này doanh nghiệp cần thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng, có thời hạn.
Sau khi chọn người phụ trách, bạn cần vận dụng mô hình phân tích SMART một cách chuyên nghiệp và thuần thục để xây dựng chỉ số KPI phù hợp. Theo tính chất của mô hình SMART, chỉ số KPI hợp lý là chỉ số:
- Đo lường được
- Là một con số cụ thể
- Có cơ hội để thực hiện
- Có mối quan hệ mật thiết với mục tiêu đã đề xuất trước đó
- Có thời gian rõ ràng để đạt KPI
Bước 4: Chỉ số KPIs đo lường hiệu suất
- Cho bộ phận: Chỉ số KPIs được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ chính của từng phòng ban. Người lập ra KPIs phải cung cấp đầy đủ các chỉ số KPIs đặc trưng cho riêng bộ phận đó, từ đó làm cơ sở để lập KPIs cho từng chức danh, vị trí.
- Cho từng chức danh, vị trí: Bên cạnh việc đặt KPIs chung cho cả bộ phận, một số doanh nghiệp còn thiết lập KPIs riêng cho từng vị trí. Điều này giúp thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên sao cho đúng yêu cầu và mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc xây dựng KPIs cần dựa trên mô hình phân tích SMART với số liệu và nguồn thông tin cụ thế, minh bạch.
Sau khi chọn người phụ trách, bạn cần vận dụng mô hình phân tích SMART một cách chuyên nghiệp và thuần thục để xây dựng chỉ số KPI phù hợp. Theo tính chất của mô hình SMART, chỉ số KPI hợp lý là chỉ số:
- Đo lường được
- Là một con số cụ thể
- Có cơ hội để thực hiện
- Có mối quan hệ mật thiết với mục tiêu đã đề xuất trước đó
- Có thời gian rõ ràng để đạt KPI
Bước 5: Áp dụng và đánh giá hiệu quả của KPI
Sau khi thiết lập được KPI chủ chốt, doanh nghiệp sẽ tiến hành giao KPI cho từng bộ phận cụ thể và bắt đầu theo dõi. Mặt khác, người phụ trách đề xuất mức KPI cũng tham gia vào quá trình đánh giá năng suất làm việc và hiệu quả của từng phòng ban. Dựa vào việc đánh giá này, công ty sẽ tính toán chế độ lương, thưởng phù hợp cho nhân viên với sự công minh, rõ ràng.
Bước 6: Tối ưu lại KPI
Trong suốt cả quá trình, đôi khi sẽ có những tình huống bất đắc dĩ xảy ra và buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh KPI sao cho khả quan và phù hợp với mục tiêu của công ty cũng như thực tế. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên chỉnh sửa KPI sau khi đã có sự đánh giá khách quan và hoàn tất quá trình theo dõi trong khoảng thời gian cho phép.
Một số điều cần chú ý trong quá trình xây dựng KPI
Để xây dựng chiến lược đặt KPI hiệu quả cho từng phòng ban, từ đó thúc đẩy các hoạt động kinh doanh của công ty đi đúng hướng và hoàn thành các mục tiêu được đề ra, chúng ta cần lưu ý một số vấn đề gồm:
- Công ty phải nắm và hiểu rõ giá trị đóng góp cũng như mức độ quan trọng của KPI
- Nắm rõ mối liên kết khi xây dựng và phân bổ mục tiêu từ hệ thống đến các phòng ban, vị trí công việc.
- Đọc hiểu được các bộ chỉ số KPIs,
- Giải quyết vấn đề lương, thưởng cho nhân viên một cách minh bạch, rõ ràng, công bằng qua chỉ số KPI.
- Nắm rõ cách đánh giá, điều chỉnh và cải thiện hệ thống KPI.
Vì sao doanh nghiệp không đạt KPI?
KPI là gì trong kinh doanh mà thường lại không thành công như thế? Hãy tham khảo 5 sai lầm thường mắc phải sau đây:
1. Không xác định KPI rõ ràng
Chúng ta thường thất bại khi nghĩ rằng chỉ cần chạy KPI mà không xác định rõ ràng từ con số hay chiến lược cụ thể.
Thực tế mà nói, KPI phải dễ nhận biết và được truyền đạt đúng cách đối với những bộ phận có liên quan của công ty. Từ đó nắm bắt rõ hơn tình hình chung mà có hướng điều chỉnh hay đưa ra chỉ số KPI hợp lý hơn.
2. Thiếu tính trách nhiệm trong quá trình thực hiện
Mỗi KPI khi đã xác định phải có một chủ sở hữu, một người chịu trách nhiệm theo dõi và đạt được mục tiêu liên quan đến KPI đó. Bởi cần phải theo dõi sát sao trong quá trình thực hiện.
Nếu hiệu quả công việc của người đó gắn liền với KPI đó thì càng tốt. Đặc biệt, hành động khuyến khích thành tích KPI cho một cá nhân hay bộ phận nào khi đạt được là một công thức để thành công.
3. KPI xa rời thực tế, không thể đạt được
Một cách tốt để thiết lập hệ thống KPI là liên kết các mục tiêu với một khung thời gian cụ thể. Điều này sẽ giúp theo dõi quá trình công việc để sửa chữa nếu phát hiện điểm nào chưa phù hợp.
Tuy nhiên, điểm mấu chốt của KPI muốn mang lại cho từng cá nhân và doanh nghiệp chính là có thể hoàn thành ngay một hay nhiều mục tiêu ngắn hạn. Vậy nên hãy cân nhắc về tính khả thi của công việc để đảm bảo luôn hoàn thành tốt nhất.
4. Thiếu tính cụ thể
Kết quả kinh doanh có tốt hay không còn phụ thuộc vào từng hạng mục công việc, thời gian đặt ra cụ thể. Càng làm rõ mục tiêu công việc chi tiết đến đâu thì chúng ta có thể nhìn vào con số để cải thiện.
Vậy nên, hãy đặt cho mình KPI thật cụ thể để dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc một cách chính xác nhất.
5. Quá khó để đo lường KPI
KPI phải được kết hợp dữ liệu, mục tiêu kinh doanh và mục tiêu phòng ban để đóng vai trò là kim chỉ nam cho sự thành công. Nếu thiếu đi một trong những yếu tố trên thì KPI sẽ trở nên trừu tượng và chỉ mang tính khái niệm.
Dữ liệu là yếu tố làm cơ sở cho KPI. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn thực sự có thể đo lường và theo dõi KPI của mình theo thời gian.
Các công cụ hỗ trợ để xây dựng KPI hiệu quả
Dưới đây là 5 phần mềm quản lý KPI miễn phí giúp doanh nghiệp và cá nhân sau khi đã hiểu rõ chỉ số KPI để xây dựng nó hiệu quả nhất.
1. Phần mềm Scoro
Scoro là một công cụ miễn phí dùng để quản lý dự án trực tuyến của doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích.
Hệ thống của Scoro chứa nhiều tính năng cho phép nhà quản trị kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp ở dạng bảng điều khiển vô cùng thông minh, đơn giản.
Chưa dừng lại ở việc xây dựng KPI mà công cụ Scoro này còn hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch, báo cáo ngay trên phần mềm.
2. Phần mềm SimpleKPI
Tiếp theo trong danh sách này là một sản phẩm miễn phí khác cho việc quản lý đánh giá KPI dễ dàng hơn là SimpleKPI. Tương tự như Scoro, phần mềm cũng sở hữu nhiều tính năng nổi bật.
SimpleKPI ghi điểm đúng như tên gọi với giao diện dễ dàng thao tác. Nhờ đó mà các nhà quản lý có thể quản lý linh hoạt, tùy chỉnh báo cáo KPI phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm miễn phí này tự động cung cấp bảng phân tích KPI, các báo cáo bằng bản đồ trực quan và bao quát để người dùng dễ dàng theo dõi mọi số liệu hơn.
3. Phần mềm chuyên quản lý nhân sự HrOnline
Sau khi biết về chỉ số KPI thì nhiều người dùng cũng đã tìm tới phần mềm quản lý KPI miễn phí được cung cấp bởi doanh nghiệp SoftOne với tên gọi HrOnline.
Ưu điểm của phần mềm này nằm ở việc doanh nghiệp có thể kiểm soát nhiều lĩnh vực hoạt động, giám sát dự án của tổ chức chỉ với vài thao tác đơn giản. Bên cạnh đó, các dữ liệu của công ty sẽ được lưu và cập nhật trên điện toán đám mây một cách tự động nên tiết kiệm được phần lớn thời gian. Do đó, nhà quản lý có thể theo dõi, tối ưu lịch trình làm việc cho nhân viên, tổ chức hiệu quả hơn rất nhiều.
4. Phần mềm ACheckin
Khác với những phần mềm trên, ACheckin là một ứng dụng trên điện thoại chuyên dành cho doanh nghiệp mới thành lập và muốn tăng hiệu suất trong kinh doanh tốt hơn sau.
Ưu điểm nổi bật của ACheckin cũng nhiều đáng kể. Tuy nhiên không thể quên kể đến là tính năng chấm công bằng QR code, có thể cài đặt trên trên cả 2 hệ điều hành iOS và Android. Đối với phần mềm quản lý KPI miễn phí này, người dùng có thể điều chỉnh một cách linh hoạt sao cho phù hợp với các dự án của mình. Bên cạnh đó, hệ thống còn tích hợp tính năng nhắc nhở, quản lý công việc, đánh giá KPI của nhân viên một cách khách quan để lãnh đạo dễ đánh giá.
5. Phần mềm Tanca
Cuối cùng trong danh sách này chính là phần mềm đánh giá KPI miễn phí Tanca. Đây là một dạng phần mềm cho thuê, cung cấp nhu cầu quản lý KPI cho các doanh nghiệp. Có thể bạn chưa biết, tại Việt Nam hiện nay thì Tanca đang là xu hướng rất được ưa chuộng của các công ty phân phối máy chấm công.
Tanca mang đến hàng loạt tính năng như đo lường hiệu suất công việc, liên kết KPI với hệ số lương đều được cập nhập trên website,… Nhờ đó giúp tiết kiệm thời gian thu thập của nhà quản lý. Điểm nổi trội của Tanca là còn có thể sử dụng trong tình trạng offline mà không bị mất dữ liệu.
6. Phần mềm quản lý chỉ số KPI
Một số phần mềm được thiết kế chuyên giám sát và quản lý KPI như KPI Fire, BSC Designer,…Điểm chung của các phần mềm này là cho phép người dùng thiết lập chỉ tiêu, giám sát báo cáo hiệu suất tự động và theo dõi tiến độ dự án.
7. Hệ thống EPM (Quản lý hiệu suất doanh nghiệp)
EPM được biết đến là công cụ có khả năng tích hợp nhiều tính năng gồm: thiết lập chỉ số KPI, phân tích hiệu suất, theo dõi tiến độ và lập báo cáo chi tiết. Ví dụ: SAP Business Planning and Consolidation, IBM Planning Analytics,…
8. Hệ thống quản trị dự án
Bạn có thể tham khảo một số công cụ phổ biến được nhiều doanh nghiệp dùng hiện nay như: Asana, Trello, Jira,…để tiện theo dõi và quản lý chỉ số KPI trong từng dự án nhất định.
9. Dashboard (Bảng điều khiển online)
Các bảng điều khiển online như Google Data Studio, Microsoft Power BI,…giúp doanh nghiệp điều khiển trực tuyến để các thông tin về chỉ số KPI được hiển thị dễ dàng và theo đúng thời gian thực.
10. Hệ thống CRM (Quản lý khách hàng)
Hệ thống CRM nổi bật như: HubSpot CRM, Salesforce, Zoho CRM,…tích hợp các tính năng gồm theo dõi hiệu quả kinh doanh, tiến độ đạt doanh số bán hàng và giám sát KPI.
11. Hệ thống quản trị nhân sự
Zenefits, BambooHR,…là các hệ thống quản trị nhân sự khi doanh nghiệp đặt KPI trên hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhờ đó, các doanh nghiệp dễ dàng đánh giá năng lực của nhân sự một cách khả quan hơn,
Câu hỏi thường gặp
KPI được đo lường như thế nào?
KPI đo lường sự thành công của một công ty so với một tập hợp các mục tiêu, mục tiêu hoặc các công ty cùng ngành.
KPI có thể là tài chính, bao gồm lợi nhuận ròng (hoặc lợi nhuận cuối cùng, tỷ suất lợi nhuận gộp), doanh thu trừ các khoản chi phí nhất định hoặc tỷ lệ hiện tại (tính thanh khoản và tiền mặt sẵn có).
Đặt KPI tốt là gì?
KPIs tốt: Cung cấp bằng chứng khách quan về tiến trình đạt được kết quả mong muốn. Đo lường những gì dự định sẽ được đo lường để giúp cung cấp thông tin cho việc ra quyết định tốt hơn. Đưa ra so sánh đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất theo thời gian.
Làm cách nào để tạo KPI trong Excel?
Sau đây là cách tạo KPI trong Excel được Microsoft hướng dẫn:
1. Trong Data View, hãy bấm vào bảng chứa số đo sẽ đóng vai trò là Base measure. Nếu cần, hãy tìm hiểu cách Create a base measure.
2. Đảm bảo rằng Calculation Area xuất hiện. Nếu không, hãy nhấp vào Home > Calculation Area để hiển thị Calculation Area xuất hiện bên dưới bảng.
3. Trong Calculation Area, bấm chuột phải vào trường được tính toán sẽ dùng làm thước đo cơ sở (giá trị), sau đó bấm Create KPI.
Vì sao việc đặt KPI tại Việt Nam lại kém hiệu quả?
Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp xem chiến lược KPI như một công cụ mang tính lý thuyết, vì vậy họ không quá chú trọng đến việc thực hành sao cho tối ưu hiệu quả. Hơn nữa, tâm lý của nhân viên – những người phải “chạy số” luôn nghĩ rằng KPI là sự áp lực mà họ phải chịu, vì thế làm họ nhanh nản chí, bỏ việc.
Cách tạo KPI trong Excel là gì?
Để tạo KPI trong ứng dụng Excel, bạn cần sử dụng thành thạo thẻ lệnh KPI Dashboard. Công cụ này giúp doanh nghiệp tính KPI chuẩn xác và tiện lợi hơn.
Chạy KPI là gì?
“Chạy KPI” ý chỉ việc cố gắng, nỗ lực của đội ngũ nhân sự, doanh nghiệp, tổ chức để hoàn thành tốt mục tiêu đã được đặt ra. Tuy nhiên, đôi khi cụm từ này mang đến nghĩa tiêu cực, đó là việc chỉ chú trọng vào việc đạt kết quả mà không quan tâm đến chất lượng làm việc.
KPI cá nhân là gì?
KPI cá nhân là các chỉ số KPI được thiết lập dựa trên từng nhân viên trong phòng ban. Việc đặt KPI cá nhân giúp tạo động lực cho nhân viên, đồng thời giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực nhân sự dễ dàng hơn.
KPIS là gì?
KPIS thực chất cũng là KPI, là chỉ số dùng để đo lường hiệu suất làm việc của tổ chức và doanh nghiệp.
OKR là gì?
OKR là viết tắt của cụm từ Objectives and Key Results, tiếng Việt có nghĩa là các mục tiêu và kết quả chủ yếu. Đây cũng là phương pháp giúp các cá nhân trong tổ chức liên kết với nhau một cách xuyên suốt, nhằm phục vụ mục đích quản trị theo mục tiêu và hiệu quả của doanh nghiệp.
Người lập KPI cho công ty là ai?
Thực tế, những người lập KPI cho công ty thường là các vị lãnh đạo cấp cao, quản lý, trưởng phòng,…Riêng với KPI cho cả doanh nghiệp, người thiết lập sẽ là Giám đốc điều hành.
Có nên review KPI thường xuyên không?
Câu trả lời là có. Vì các mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian, thực trạng của công ty, tiến trình dự án, vì vậy cần review KPI thường xuyên để đề xuất các mục tiêu sao cho phù hợp nhất.
Làm thế nào để nhân viên cảm thấy hài lòng với KPI do doanh nghiệp đề ra?
Một số biện pháp mà doanh nghiệp có thể thực hiện để giúp nhân viên cảm thấy hài lòng với các chỉ số KPI:
– Thiết lập mục tiêu cụ thể, rõ ràng
– Tạo KPI phù hợp với mục tiêu cá nhân
– Đề xuất chính sách thưởng rõ ràng
– Thường xuyên review KPI và khen thưởng nhân viên có thành tích tốt
– Cho phép nhân viên thảo luận về những khó khăn trong quá trình chạy KPI
– Có chế độ đào tạo và phát triển cụ thể
– Xây dựng môi trường hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng ban
– Theo dõi và đánh giá năng lực nhân viên một cách khách quan, rõ ràng.
Người lao động có bị trừ lương khi không đạt KPI hay không?
Hiện nay, một số công ty đặt ra quy chế phạt cho nhân viên không đạt KPI nhằm thúc đẩy năng suất làm việc của họ hơn. Tuy nhiên, căn cứ theo Bộ Luật Lao động năm 2019, người lao động chỉ bị trừ lương khi làm hư, mất mát tài sản của công ty. Vậy, người lao động sẽ không bị trừ lương khi không đạt KPI và nếu doanh nghiệp trừ lương của họ, vậy là phạm luật.
Có phải đóng bảo hiểm xã hội cho lương KPI hay không?
Theo khoản 26 Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, khoản tiền đóng bảo hiểm xã hội gồm mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp và khoản bổ sung khác và khoản tiền này sẽ được đóng cố định. Tuy nhiên, khoản lương KPI được tính dựa trên năng lực của nhân viên, vậy nên đây là khoản lương không cố định. Do đó, lương KPI không cần đóng bảo hiểm xã hội.
Người lao động có cần đóng thuế thu nhập cá nhân cho lương KPI không?
Theo Khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân đã sửa đổi năm 2012, các khoản tiền công, tiền lương cứng và khoản có tính chất tiền công, thưởng, phụ cấp đều được cộng vào tổng thu nhập. Do đó, lương KPI cũng được cộng vào khoản này và chịu thuế thu nhập cá nhân.
Lời kết
Qua bài viết trên, Vietnix đã giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI là gì, đồng thời làm rõ vai trò và tầm quan trọng, cũng như những ưu điểm của việc xây dựng chiến lược KPI. Vietnix hy vọng rằng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn và doanh nghiệp không còn quá quan ngại, cảm thấy khó khăn khi thiết lập KPI.
