Hiện nay, việc áp dụng phần mềm quản lý công việc được xem là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý tiến độ của mỗi đầu việc được giao. Trong bài viết này, Vietnix sẽ gợi ý đến bạn top 11 phần mềm phân công và quản lý công việc hiệu quả nhất. Cùng theo dõi và lựa chọn cho mình một phần mềm phù hợp nhé.
1. Phần mềm quản lý công việc Trello
Trello là một phần mềm quản lý công việc được nhiều người dùng đánh giá cao về hiệu quả sử dụng. Hiện tại, phần mềm này đang cung cấp 2 phiên bản cho người dùng lựa chọn là miễn phí và tính phí.
Về thiết kế, Trello nổi bật với giao diện tối giản, dễ nhìn. Nhờ đó, người dùng có thể làm quen các tính năng và thực hiện xử lý tác vụ một cách nhanh chóng.
Ngoài ra, điều đặc biệt làm nên sức hấp dẫn của phần mềm Trello chính là khả năng thao tác đơn giản. Với người dùng dù cá nhân hay đội nhóm cũng đều có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân chia các nhiệm vụ và cộng tác cùng nhau trên Trello.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Giao diện trực quan giúp nắm bắt các vấn đề của dự án dễ dàng hơn. – Thiết kế giao diện tương tự như giấy note giúp quá trình xử lý công việc hàng ngày diễn ra nhanh chóng. – Tự động hóa quy trình làm việc nhờ tích hợp sẵn Butler. – Cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý cơ bản gồm phân chia công việc, ghi chú và theo dõi tiến độ hoàn thành dự án. – Đồng bộ hóa trên các thiết bị phổ biến như PC, laptop hay di động,… | – Trello là phần mềm quản lý công việc của nước ngoài nên các tính năng và tác vụ chưa thực sự phù hợp cho người dùng Việt Nam. – Người dùng không thể thảo luận và tương tác với nhau trên ứng dụng. – Chưa cung cấp đầy đủ các báo cáo tổng quan và chi tiết về mức độ xử lý công việc. – Phần mềm chưa thật sự hữu hiệu cho doanh nghiệp muốn tối ưu thời gian. |
2. Ứng dụng quản lý tiến độ công việc Asana
Asana là phần mềm giao việc nổi tiếng với giao diện tối giản cho phép người dùng có thể sắp xếp, theo dõi và quản lý các công việc của mình theo đúng tiến độ đề ra. Bên cạnh đó, Asana còn cung cấp các báo cáo tổng quan hoặc chi tiết về công việc hay các dự án thông qua bảng Kanban/To do list.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Là một ứng dụng quản lý công việc nhóm miễn phí (< 15 người). – Giao diện người dùng thân thiện, bố cục sắp xếp khoa học, dễ sử dụng. – Tính năng khởi tạo và chia đầu việc theo từng mức độ ưu tiên cho phép người dùng dễ dàng theo dõi dự án một cách tổng quan. – Cung cấp báo cáo trực quan với thời gian thực. Nhờ đó, giúp quản lý và đánh giá tiến độ dự án, công việc hoàn thành đạt hiệu hơn. – Ứng dụng được tích hợp đa nền tảng bao gồm phiên bản mobile và máy tính. | – Phiên bản miễn phí bị giới hạn các tính năng như cộng tác, báo cáo cơ bản,… – Nếu muốn quản lý nhóm lớn hơn thì người dùng buộc phải mua gói trả phí với giá 9.99$/tháng/người dùng. |
3. Phần mềm MISA AMIS Công việc
Tiếp theo cũng là một phần mềm quản lý công việc đang được nhiều thương hiệu lớn nhỏ trên thị trường lao động tin tưởng sử dụng – MISA AMIS Công việc. Đây là một ứng dụng sản xuất và phát hành bởi công ty MISA nên có giao diện sử dụng hoàn toàn bằng tiếng Việt. Đồng thời, các tính năng cũng được thiết kế và sắp xếp logic với cách sử dụng đơn giản. Bất kỳ cá nhân nào cũng đều có thể dễ dàng thao tác mà không cần tham khảo qua hướng dẫn.
Điểm đặc biệt ở phần mềm MISA AMIS Công việc là khả năng đáp ứng các nghiệp vụ quản lý dự án và công việc từ cơ bản đến nâng cao được xây dựng thích hợp trên từng lĩnh vực kinh doanh với doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Giao diện AMIS Công việc trang bị đầy đủ tính năng từ khởi tạo, lên kế hoạch cho đến phân chia, giám sát tiến độ, ghi chú và đánh giá khối lượng công việc thực thi mỗi ngày. – Tính năng gợi ý danh sách và sắp xếp đầu mục các việc làm dựa theo tính cấp thiết của vấn đề. – Cung cấp các mẫu (template) hỗ trợ quản lý thời gian và công việc được thiết kế phù hợp cho từng lĩnh vực. – Tính năng kiểm soát và quản lý vị trí làm việc của thành viên từ xa. – Cho phép người dùng sử dụng trên đa thiết bị (laptop, mobile, PC…) và đa nền tảng (Android, iOS hay trình duyệt web). – Liên kết được với các phần mềm khác nằm trong hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp của MISA. – Kết nối và liên thông tất cả dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng với dữ liệu được bảo mật an toàn. | – AMIS Công việc chưa cung cấp tính năng phân bổ tài nguyên để hỗ trợ giải quyết công việc theo mô hình phân bổ nguồn lực. – Chưa hỗ trợ tính năng tích hợp các phần mềm trên cùng một nền tảng sử dụng để liên kết và đồng bộ hóa dữ liệu phục vụ cho công việc người dùng. |
4. Phần mềm quản lý công việc Wrike
Được đánh giá là giải pháp quản lý công việc tuyệt vời, Wrike với phiên bản miễn phí thích hợp dành cho các doanh nghiệp, đội ngũ có nguồn lực hạn chế ứng dụng. Wrike cũng tương tự với các ứng dụng quản lý đã đề cập ở trên, cụ thể phần mềm này tích hợp trên đa thiết bị gồm điện thoại và máy tính nên rất thuận tiện cho người dùng. Ngoài ra, trên giao diện còn cung cấp nhiều tính năng cao cấp, có thể thay thế cho email và nhiều công cụ làm việc truyền thống khác.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Hỗ trợ đa dạng các tính năng bao gồm tạo đầu việc thông minh, phân công nhiệm vụ, bình luận cũng như liên kết từng đầu việc với các dự án, cùng khả năng xác định thời gian hoàn thành. – Hỗ trợ lập kế hoạch và giám sát tiến độ hoàn thành dự án của từng phòng ban. – Cung cấp đa thể loại biểu đồ báo cáo, các mẫu báo cáo tiến độ theo thời gian thực. | – Khả năng chăm sóc khách hàng được đánh giá chưa tốt. – Giao diện hoàn toàn bằng tiếng Anh nên có thể gây trở ngại cho người dùng Việt Nam. |
Xem thêm: Top 11 phần mềm quản lý phòng GYM tốt nhất hiện nay
5. Phần mềm theo dõi tiến độ công việc Jira Software
Một phần mềm quản lý công việc khác được nhắc đến trong danh sách chính là Jira. Đây là công cụ hỗ trợ quản lý công việc và dự án một cách tối ưu và hiệu quả.
Điều hấp dẫn nhất làm nên sức hút ở phần mềm Jira là khả năng tích hợp linh hoạt cùng nhiều tính năng chuyên sâu. Được biết, Jira có thiết kế đặc biệt, tập trung nhấn mạnh vào tính năng quản lý và xử lý các lỗi/vấn đề trong một dự án. Vì thế, trong lĩnh vực công nghệ, phần mềm này là công cụ hỗ trợ thích hợp được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
Ngoài ra, bởi vì cung cấp nhiều tính năng chuyên sâu mà nhiều phần mềm khác trên thị trường không có nên mức phí để sử dụng Jira tương đối cao hơn so với các đối thủ.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái tiến độ công việc, dự án. – Cung cấp nhiều thể loại báo cáo với các loại biểu đồ khác nhau. – Hỗ trợ tích hợp trên đa nền tảng và hệ thống như email, Excel, … – Cho phép phân quyền và xây dựng quy trình làm việc đáp ứng yêu cầu trong từng dự án khác nhau. | – Giao diện thiết kế khá phức tạp nên có thể gây khó khăn trong việc thao tác và ứng dụng. – Chi phí sử dụng cao. – Thích hợp cho đối tượng người dùng có vốn kiến thức về công nghệ. |
6. Phần mềm MYXTEAM
MYXTEAM là phần mềm theo dõi tiến độ công việc tiện lợi tiếp theo góp mặt trong danh sách này. Những lợi ích đáng nói nhất mà công cụ này mang lại cho nhóm người dùng của mình là khả năng thao tác ứng dụng trên nhiều loại thiết bị như di động hay máy tính và trên đa hệ điều hành gồm iOS, Android.
Nhờ sự tiện ích này, người dùng MYXTEAM có thể dễ dàng theo dõi, giám sát và đảm bảo tiến độ thực thi dự án cũng như khối lượng công việc trong ngày/tuần…được đáp ứng một cách tốt nhất.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Khả năng phân chia công việc đơn giản. – Cung cấp tính năng thảo luận, cho phép người dùng trao đổi và phản hồi nhanh chóng, tiện lợi. – Cung cấp báo cáo nhanh chóng, cũng như giám sát dễ dàng các tiến độ công việc đang thực hiện. – Hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt. | – Giao diện To do list gặp nhiều hạn chế khi có khối lượng công việc lớn. – Số liệu báo cáo trên phần mềm còn khá thô sơ nên chưa hỗ trợ nhiều cho người dùng trong công tác điều chỉnh và thay đổi. |
7. Phần mềm Todoist
Giống với tên gọi của mình, Todoist là một phần mềm chuyên dụng cho việc lên kế hoạch và quản lý lượng công việc trong thời gian thực. Ứng dụng này được phát triển dựa trên nền tảng đám mây và nổi bật với giao diện sử dụng đơn giản, dễ hiểu.
Không những thế, Todoist còn là công cụ quản lý tiện lợi khi có thể giúp người dùng tạo và theo dõi lượng công việc cũng như tiến độ thực thi ở bất kỳ nơi đâu, bất kỳ thời gian nào trên nhiều loại thiết bị khác nhau.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Tính năng nhắc nhở và ưu tiên hoàn thành các đầu việc được xem là cấp thiết. – Hỗ trợ ứng dụng trên nhiều thiết bị khác nhau. – Cho phép sử dụng miễn phí với nhóm số lượng dưới 5 thành viên. | – Tính năng phân chia đầu việc con chưa thực sự hiệu quả. – Khả năng vận hành ứng dụng trên Windows kém hơn trên MacOS và điện thoại. – Phiên bản miễn phí không tích hợp các tính năng nâng cao và giới hạn số lượng thành viên. |
8. Phần mềm Faceworks
Faceworks là một phần mềm sử dụng để quản lý và phân chia công việc hữu hiệu được lập trình dựa trên cơ sở điện toán đám mây và hoạt động trên nền tảng website. Chỉ cần thiết bị có khả năng kết nối mạng internet, người dùng có thể dễ dàng truy cập vào ứng dụng để thao tác và sử dụng với dữ liệu. Đặc biệt hơn, nhờ ứng dụng điện toán đám mây mà quá trình triển khai, bảo trì cũng như nâng cấp ở Faceworks đều diễn ra rất nhanh chóng.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Cung cấp khả năng hoạt động trên đa nền tảng web. – Cung cấp đa dạng các gói phần mềm quản lý công việc ở đa lĩnh vực. – Tích hợp ERP cùng quy trình quản lý nhằm đem lại hiệu quả sử dụng cao cho người dùng. – Xây dựng bộ phận kỹ thuật thiết kế và phát triển phần mềm quản lý riêng. – Phần mềm Faceworks gọn nhẹ nhưng cam kết an toàn về bảo mật dữ liệu. | – Tốn nhiều thời gian và chi phí trong khâu triển khai hệ thống, chỉ phù hợp với công ty quy mô vừa và nhỏ. – Gặp nhiều khó khăn khi vận hành hoặc khi thay đổi truyền thống làm việc. – Giao diện chưa thực sự tối ưu với người dùng tại Việt Nam. |
9. Phần mềm quản lý công việc online Lattice
Một ứng dụng quản lý công việc với nhiều tính năng tiện ích cho người dùng được đề cập tiếp theo đây là Lattice. Theo kết quả đánh giá từ người dùng, phần mềm này nổi bật nhờ tích hợp 2 tính năng hữu ích là đánh giá tiến độ và quản lý mục tiêu.
Thông qua các tính năng hỗ trợ này mà Lattice có thể trở thành một trợ lý đắc lực cho các doanh nghiệp đánh giá kết quả công việc dựa trên việc phân công nhiệm vụ và liệt kê mục tiêu một cách rõ ràng.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Phần mềm Lattice sử dụng mô hình OKR (Quản trị theo mục tiêu và kết quả) nên người dùng có thể xây dựng mục tiêu và thực hiện hành động phù hợp để đạt các mục tiêu đề ra một cách dễ dàng. – Phần mềm sẽ yêu cầu người dùng quản trị điền một bảng câu hỏi nhằm kiểm tra tiến độ và lên kế hoạch cho những dự định cần thực hiện sắp tới. Đối với các người dùng thành viên, phần mềm cung cấp các đề xuất hỗ trợ hoặc phản hồi trực tiếp. – Nội dung mục tiêu và tiến độ thực hiện có thể được thiết lập cài đặt ở trạng thái riêng tư hoặc công khai. – Tính năng báo cáo với giao diện trình bày thân thiện, hỗ trợ khả năng lọc dữ liệu dựa trên các yếu tố như độ tuổi, giới tính… – Tích hợp trên đa ứng dụng khác nhau như G Suite. | – Các gói phần mềm cung cấp bởi Lattice đều có mức chi phí đánh giá cao hơn so với nhiều đối thủ. |
10. Công cụ quản lý công việc online Vtranet
Thêm một công cụ giúp quản lý công việc giúp tiết kiệm nhiều thời gian và đạt năng suất làm việc mà người dùng có thể tham khảo chính là Vtranet. Với nhiều tính năng tiện ích được hỗ trợ, thông qua phần mềm người dùng có thể theo dõi các đầu việc cũng như thống kê và đo lượng hiệu quả công việc một cách nhanh chóng.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Hoạt động trên ứng dụng web. – Sử dụng đơn giản, dễ dàng ở mọi lúc, mọi nơi. – Thiết kế giao diện người dùng tối giản, bố cục sắp xếp hợp lý và khoa học. – Cung cấp đa tính năng hỗ trợ người dùng quản lý và tạo lập công việc. – Thống kê hiệu suất công việc của người dùng. – Lên lịch mục tiêu và lưu quá trình thực hiện công việc. | – Tốn nhiều thời gian để nhập dữ liệu đầu vào cũng như để người dùng thao tác và làm quen với phần mềm. |
11. Phần mềm quản lý công việc Monday.com
Cuối cùng là Monday.com, một ứng dụng được thiết kế với chức năng sắp xếp và quản lý các đầu việc thích hợp cho đội nhóm làm việc từ xa sử dụng. Thông qua việc sử dụng một nền tảng đồng nhất, Monday.com có thể thích hợp nhiều thông tin phục vụ nhu cầu người dùng.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| – Cấu hình có thể tùy chỉnh dựa theo nhu cầu người dùng. – Hiển thị lịch trình công việc dưới dạng biểu đồ, lịch biểu, timeline… – Tích hợp thêm nhiều ứng dụng hỗ trợ khác như Zoom, Dropbox, Slack… – Thành viên trong nhóm có thể cập nhật đầu việc phân công, theo dõi và báo cáo tiến độ, hay trò chuyện với nhau trên cùng một nền tảng một cách dễ dàng. – Cung cấp các báo cáo rõ ràng, chi tiết. – Hỗ trợ cài đặt tài khoản khách cho người dùng nhằm giúp kiểm soát việc phân quyền một cách chặt chẽ. | – Ứng dụng thuộc nhà cung ngoại quốc nên có thể gây ra rào cản cho người dùng Việt Nam. – Thuộc loại ứng dụng quản lý công việc có chi phí sử dụng khá cao. |
Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc
Trước tiến trình chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, các phần mềm quản lý công việc và giao việc được nhận xét là trợ thủ đắc lực, đem lại nhiều lợi ích hữu hiệu cho các doanh nghiệp và người lao động. Cụ thể:
Đối với quản lý
Nhờ ứng dụng các công cụ có khả năng quản lý công việc và phân công đầu việc cho các thành viên mà trong doanh nghiệp mà nhà quản lý có thể:
- Theo dõi và giám sát nhanh chóng tình hình thực hiện và tiến độ từng giai đoạn trong các dự án và công việc đã phân công.
- Đánh giá mức độ hoàn thành trên từng đầu việc nhỏ cũng như tiến độ tổng thể dự án một cách dễ dàng.
- Cung cấp các báo cáo giúp nhà quản lý đánh giá được điểm mạnh – yếu của từng nhân viên.
- Dữ liệu về các dự án đã và đang thực hiện đều được lưu trữ và bảo mật.
- Nhờ hệ thống báo cáo theo thời gian thực được tích hợp trên các công cụ quản lý công việc mà nhà quản lý có thể đánh giá về năng suất làm việc của từng nhân sự một cách khách quan.
- Trên các phần mềm quản lý công việc còn tích hợp tính năng check-in địa điểm làm việc giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc đối với các nhân sự từ xa.
Đối với nhân viên
Bên cạnh các các tiện ích dành cho nhà quản lý, những nhân sự thao tác thông qua phần mềm giao việc cũng nhận về nhiều lợi ích, giúp tiết kiệm nhiều thời gian và nâng cao năng suất trong quá trình làm việc của mình như:
- Nắm rõ thứ tự thực thi các đầu việc để đảm bảo tiến độ diễn ra suôn sẻ.
- Các ứng dụng quản lý công việc sẽ nhắc nhở người dùng hoàn thành công việc còn dang dở theo đúng tiến độ mọi lúc mọi nơi.
- Nắm bắt, bám sát tiến độ công việc của cá nhân với tiến độ chung của phòng ban và doanh nghiệp.
- Tương tác và thảo luận trực tiếp với các thành viên, hỗ trợ quá trình làm việc nhóm đạt hiệu quả cao.
Các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc
Trên thị trường đã và đang tồn tại và xuất hiện không ít các công cụ, phần mềm cung cấp chức năng quản lý công việc cho các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng. Với mỗi phần mềm được xây dựng và cung cấp các tính năng thích hợp cho trên từng loại hình kinh doanh và quy mô doanh nghiệp.
Vì thế, để người dùng có thể chọn đúng phần mềm có thể đáp ứng cho các nhu cầu sử dụng của mình, hãy tham khảo qua 7 tiêu chí sau:
- Tính năng phần mềm: Ở mỗi ứng dụng giao việc được xây dựng đều phải chứa các tính năng cơ bản gồm lên kế hoạch, theo dõi tiến độ, lập báo cáo cũng như phần quyền, phân loại sắp xếp và tương tác với nhau trong quá trình xử lý các đầu việc.
- Thao tác đơn giản, dễ sử dụng: Mục đích chính của các phần mềm giao việc là hỗ trợ nâng cao hiệu suất công việc, vì thế mà giao diện ứng dụng phải được thiết kế tối giản và thân thiện với người dùng. Bên cạnh đó còn phải tích hợp thêm ngôn ngữ tiếng Việt để tiết kiệm được thời gian làm quen và thao tác.
- Giá cả: Các phần mềm quản lý công việc hiện nay đa phần đều có mức phí sử dụng hợp lý, đáp ứng nhu cầu sử dụng cho doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn.
- Cung cấp các hỗ trợ từ đơn vị cung cấp: Bên cạnh chức năng chính là cung cấp giải pháp quản lý và phân công đầu việc hiệu quả, các nhà sản xuất cũng cần nêu rõ các chính sách hỗ trợ liên quan cho người dùng trong suốt thời gian sử dụng như chính sách bảo hành, nâng cấp sản phẩm, hỗ trợ kỹ thuật…
- Tính khả thi khi triển khai: Lựa chọn ứng dụng phần mềm phù hợp, được hỗ trợ tương thích trên nhiều thiết bị và có thể đáp ứng cho cả người dùng và doanh nghiệp.
- Mức độ uy tín từ đơn vị cung cấp: Doanh nghiệp và người dùng cung cấp nhiều dữ liệu về công việc và các dự án của mình khi sử dụng. Do đó, việc lựa chọn phần mềm được phát triển bởi nhà cung cấp uy tín giữ vai trò quan trọng để đảm bảo an toàn về thông tin và dữ liệu.
- Độ phổ biến của ứng dụng: Chọn những phần mềm quản lý được đông đảo doanh nghiệp tin dùng có thể giúp người dùng dễ dàng xử lý được các vấn đề của phần mềm.
Bên trên là những thông tin tổng hợp về 11 phần mềm quản lý công việc và phân chia hiệu quả mà các nhà quản lý có thể tham khảo để áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Nhờ đó, giúp bộ máy nhân sự đảm bảo giữ đúng tiến độ cho các đầu việc đã được đề ra theo kế hoạch. Ngoài ra, nếu bạn đã hoặc đang sử dụng một trong những phần mềm kể trên thì hãy chia sẻ kinh nghiệm bên dưới để mọi người cùng nắm rõ nhé.
Bên mình thì đang quản lý công việc bằng Tictop , dễ dùng mà lại hiệu quả . Các tính năng rất hữu ích cho công việc và trao đổi thông tin nội bộ . Mình có thấy tính năng tạo task từ tin nhắn và chat trên đầu việc lạ mà rất cần thiết nhé , đội nhóm mà dùng Tictop thì qua hợp lý rồi