Đối với những ai sử dụng email thì không còn xa lạ gì với việc gửi thư nhầm người, hay thiếu nội dung đính kèm. Đây là sự cố không ai mong muốn vì nó gây mất thời gian và ảnh hưởng đến công việc, vậy làm sao để thu hồi email Outlook nhanh chóng nhất. Theo dõi bài viết này của Vietnix nhé.
Thu hồi email (recall email) trong Outlook là gì?
Thu hồi email (recall email) trong Outlook là tính năng giúp bạn thu hồi mail đã gửi khỏi hộp thư của người nhận. Nhờ có tính năng này, mà bên phía người nhận sẽ không thể đọc được nội dung email mà bạn đã gửi đến.
Hướng dẫn cách thu hồi email đã gửi trong Outlook
Hiện tại, chức năng recall email được áp dụng tại các phiên bản: Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Office for business, Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007.
Để thu hồi email nhanh chóng bạn có thể tham khảo 2 cách mà Vietnix gợi ý dưới đây:
Hướng dẫn nhanh
Đầu tiên, truy cập vào Microsoft Outlook, tại phần thư mục ở bên trái cửa sổ bấm Sent Items > Click đúp vào email bạn muốn thu hồi > Cửa sổ của email sẽ hiện ra, bạn chọn Actions > Recall This Message > Chọn tính năng cần dùng > Nhấn OK.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Truy cập Microsoft Outlook, tại phần thư mục ở bên trái màn hình, bấm Sent Items và nhấp đúp vào email bạn định thu hồi.
Bước 2: Cửa sổ nội dung email bạn muốn thu hồi sẽ hiển thị, bấm Actions sau đó chọn mục Recall This Message tại menu thả xuống.
Bước 3: Bấm Delete unread copies and replace with a new message nếu bạn muốn thu hồi và thay thế vào đó một thư mới. Và chọn Delete unread copies of this message để chỉ để thu hồi thư được gửi đi.
Lưu ý: Ngoài ra, bạn có thể bấm chọn Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để biết trạng thái của email đã được thu hồi thành công hay không.
Bước 4: Chọn OK để hoàn tất recall email Outlook hay gửi lại thư mới (nếu có).
Bạn có thể xem video hướng dẫn chi tiết của Microsoft tại đây: https://support.microsoft.com/en-us/office/recall-or-replace-a-sent-email-8e564127-15a0-4cf6-b974-f2101f5e256e
Những trường hợp không thể thu hồi email đã gửi trong Outlook
Dưới đây là những trường hợp mà người dùng không được phép thu hồi email đã gửi đi khi sử dụng Outlook:
- Không dùng Outlook trên máy tính hay Office 365.
- Email của cả bên gửi và bên nhận không kết nối đến máy chủ của Microsoft Exchange.
- Hoặc mail của bên gửi và bên nhận không chung một đơn vị hoặc công ty.
- Cuối cùng là bên nhận đã mở email.
Nếu bạn đang gặp vấn đề về việc nhận mail trên Outlook thì có thể xem qua bài hướng dẫn 5 cách sửa lỗi Outlook không nhận được mail.
Ngoài ra, trường hợp gửi nhầm email cũng có thể xảy ra khi bạn sử dụng địa chỉ email miễn phí. Nếu email của bạn có đuôi domain được xác định cụ thể ví dụ “marketing@vietnix.vn” thay vì “marketing@gmail.com”, bạn sẽ hạn chế được phần nào tình trạng gửi và nhận nhầm email.
Email có tên miền riêng cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp cho các cá nhân và doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo dịch vụ Email Hosting của Vietnix. Đây là dịch vụ email theo tên miền riêng, phù hợp với những tổ chức hay doanh nghiệp phải dùng email có chứa tên miền, thường xuyên giao dịch bằng email.
Lời kết
Hy vọng với bài viết trên của Vietnix bạn có thể áp dụng chức năng thu hồi email Outlook đã gửi vào công việc và cuộc sống hằng ngày. Từ đó hạn chế được những vấn đề không đáng có và nâng cao được hiệu suất công việc.
