Khi bạn tạo mới một account và dùng account đó để nhận mail từ Microsoft Outlook thì sẽ cần cài đặt giao thức POP3 để cho phép Outlook lấy mail về. Bài viết sau đây của Vietnix sẽ hướng dẫn bạn cách cấu hình POP3 Gmail trên Outlook nhanh chóng và chi tiết nhất.
POP3 Gmail là gì?
POP3 là viết tắt của cụm từ Post Office Protocol version 3 – giao thức nhận email POP thế hệ thứ 3. POP3 Gmail hoạt động thông qua việc kết nối với email server để tải email về lưu trữ tại máy tính có cài đặt POP3 và xóa email lưu trữ trên mail server.
Vì sao phải sử dụng POP3 Gmail vào Outlook?
Việc cài đặt cấu hình POP3 Gmail trên Outlook sẽ mang đến cho người dùng những lợi ích sau:
- Sử dụng email mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi không có Internet do email đã được lưu trữ cục bộ trong thiết bị.
- Email trên server sẽ được xóa sau khi người dùng tải về nên sẽ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ.
- Người dùng có thể lưu bản sao email trên server giúp quản lý dữ liệu hiệu quả.
- Đồng nhất nhiều tài khoản email và nhiều email server trong một hộp thư để quản lý.
Hướng dẫn cài đặt POP3 Gmail trên Outlook đơn giản
Trước khi cài đặt POP3 Gmail trên Outlook, bạn cần lưu ý những điều sau đây:
- Gmail hiện chỉ hỗ trợ bạn thiết lập tài khoản email qua giao thức POP, cho phép tải mail về nhưng không đồng bộ với máy chủ.
- Bạn chỉ có thể tải mail từ Hộp thư đến, trong khi các mail đã gửi, mail nháp hoặc mail quảng cáo sẽ không được tải xuống.
- Khi cấu hình POP3, Gmail sẽ tải toàn bộ mail về máy và xóa chúng khỏi máy chủ. Để đảm bảo lưu trữ lâu dài, bạn nên lựa chọn tùy chỉnh giữ lại một bản sao mail trên máy chủ để tránh mất dữ liệu quan trọng.
Sau khi nắm được những lưu ý trên, bạn có thể thực hiện cài đặt POP3 Gmail trên Outlook theo các bước sau:
Bước 1: Mở giao thức POP ở Gmail
Tại Gmail, bạn bấm vào mục Settings có biểu tượng bánh răng cưa và chọn mục See All Setting. Sau đó, bạn tiếp tục bấm chọn Forwarding and POP/IMAP.
Tiếp theo, ở mục POP download bạn bấm vào Enable POP for all mail hoặc Enable POP for mail that arrives from now on. Sau đó, bạn nhấn vào Save Changes ở dưới cùng để hoàn tất cài đặt.
Bước 2: Bật xác minh 2 bước của Gmail
Bạn bấm vào Avatar ở góc phải màn hình, sau đó chọn Manage your Google Account.
Ở mục Security, bạn chọn mục 2-Step Verification.
Lúc này Gmail sẽ yêu cầu bạn đăng nhập lại email đang sử dụng, bạn nhấn vào Next để tiếp tục. Sau đó, cửa sổ xác minh bằng điện thoại sẽ xuất hiện, bạn bấm vào Continue.
Bạn nhập số điện thoại để nhận mã từ Google và bấm Send. Sau đó, Google sẽ gửi mã 6 số về điện thoại bạn đã điền ở trên, bạn tiến hành nhập mã này vào ô xác minh và bấm Next. Cuối cùng, bạn bấm Turn on để hoàn tất quá trình.
Sau khi xác minh 2 bước trên Gmail được bật thành công, bạn tiếp tục tiến hành bước 3.
Bước 3: Tạo mật khẩu của ứng dụng ở Gmail
Trên Gmail, bạn vào mục Avatar nằm ở góc phải và bấm chọn Manage your Google Account như hướng dẫn tại bước 2 và chọn Security. Sau đó, ở mục Signing in to Google bạn nhấn vào App passwords.
Ở bước xác minh danh tính, bạn điền chính xác mật khẩu email và nhấn chọn Next. Sau đó, ở bước chọn ứng dụng cùng thiết bị mà bạn muốn tạo mật khẩu cho ứng dụng, bạn chọn Select app và nhấn vào Mail. Tiếp theo, ở ô Select device, bạn có thể chọn Windows, Mac hay những thiết bị mà bạn đang sử dụng.
Cuối cùng, bạn nhấp vào mục Generate để tạo mật khẩu cho ứng dụng. Sau khi đã tạo mật khẩu cho ứng dụng xong, bạn chọn lưu lại mật khẩu ứng dụng để điền ở Outlook trong bước cài đặt Outlook.
Bước 4: Cài đặt POP3 Gmail trên Outlook
Bạn tiến hành truy cập vào Outlook và chọn tab File. Sau đó, bạn click vào Add Account chọn Manual setup or additional server types và bấm Next.
Tiếp theo, bạn bấm vào POP or IMAP và bấm vào Next.
Bạn điền tất cả thông tin cấu hình Gmail như sau:
- Điền thông tin email kèm mật khẩu của bạn (Lưu ý: Bạn điền mật khẩu ứng dụng đã tạo ở bên trên, không phải mật khẩu của email).
- Account Type: POP3.
- Incoming mail server: pop.gmail.com.
- Outgoing mail server (SMTP): smtp.gmail.com.
Bạn bấm vào More Settings, sau đó, ở phần Outgoing Server bạn tích vào ô My outgoing server (SMTP) requires authentication.
Cũng trong mục More Settings, ở mục Advanced bạn cấu hình các thông tin như dưới đây:
- Incoming server (POP3): 993.
- Outgoing server (SMTP): 587.
- Use the following type of encrypted connection: SSL.
- Bỏ tick ở ô Remove from server after (Nếu bạn không muốn bị xóa email ở mail server sau thời gian quy định).
Bạn bấm vào Test Account Settings để kiểm tra cài đặt hoàn tất hay chưa. Sau đó, bạn chọn Close và bấm Next để kết thúc. Cuối cùng, bạn bấm Finish để hoàn thành cài Gmail vào Outlook thông qua POP3.
Câu hỏi thường gặp
Cấu hình POP3 Gmail có thể ảnh hưởng đến tốc độ tải email không?
Cấu hình POP3 Gmail hoàn toàn có thể ảnh hưởng đến tốc độ tải email. Tần suất tải, dung lượng email, tốc độ internet, và cấu hình máy tính đều là những yếu tố quyết định. Để cải thiện tốc độ, bạn có thể điều chỉnh tần suất tải, xóa email đã đọc, hoặc chuyển sang sử dụng giao thức IMAP. IMAP thường hiệu quả hơn vì không tải toàn bộ email về máy tính.
Cấu hình POP3 Gmail có thể ảnh hưởng đến khả năng bảo mật của tài khoản Gmail không?
Cấu hình POP3 Gmail có thể ảnh hưởng đến bảo mật tài khoản nếu không được thực hiện đúng cách. Việc tải email về máy cục bộ tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu nếu thiết bị bị mất hoặc bị tấn công. Để bảo vệ tài khoản, bạn nên hạn chế sử dụng POP3, ưu tiên IMAP, và luôn sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố, đồng thời thường xuyên sao lưu email quan trọng.
Cấu hình POP3 Gmail có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng các tính năng đặc biệt của Gmail như Google Chat và Google Meet không?
Cấu hình POP3 Gmail sẽ hạn chế đáng kể việc sử dụng các tính năng đặc biệt của Gmail như Google Chat và Google Meet vì POP3 tải email về máy tính và xóa khỏi máy chủ, gây gián đoạn kết nối và làm mất đi các tính năng dựa trên đám mây.
Lời kết
Chỉ với những bước đơn giản mà Vietnix vừa tổng hợp ở trên chắc hẳn bạn đã dễ dàng thực hiện cấu hình POP3 Gmail trên Outlook. Chúc các bạn thực hiện thành công và có thể gửi – nhận, quản lý email dễ dàng trên Outlook. Nếu thấy bài viết bổ ích bạn hãy chia sẻ với mọi người nhé.
