Hiện nay, xu hướng tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến trên internet đang dần trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Trong đó, Webinar là một trong những công cụ tổ chức hội thảo trực tuyến được nhiều người ưa chuộng. Để hiểu rõ hơn Webinar là gì và tại sao nó lại trở nên phổ biến đến như vậy, mời bạn theo dõi bài viết sau.
Webinar là gì?
Webinar được kết hợp giữa “web” và “seminar” (hội thảo) là một sự kiện trực tuyến hấp dẫn, được tổ chức dưới dạng hội thảo, hội nghị hoặc một buổi thuyết trình cụ thể diễn ra thông qua nền tảng website và sử dụng internet để kết nối với khán giả trên toàn cầu.
Khán giả có thể tham gia bằng cách gửi câu hỏi, trả lời thăm dò và dùng các công cụ tương tác sẵn có trên ứng dụng.
Với Webinar, doanh nghiệp/cá nhân có thể tổ chức những buổi hội thảo trực tuyến ở bất kỳ địa điểm và thời gian nào, miễn là người thuyết trình và người tham dự có trang bị các thiết bị kết nối với internet.
Chưa hết, công cụ này còn liên tục cập nhật nhiều tính năng mới và đa dạng, nhờ đó cung cấp nhiều sự lựa chọn cho doanh nghiệp/tổ chức trong việc tổ chức hội thảo trực tuyến. Do đó, hình thức hội thảo trực tuyến đang ngày càng phổ biến.
Webinar có tính năng gì nổi bật?
Các tính năng nổi bật của Webinar bao gồm:
- Chia sẻ màn hình và webcam: Tính năng này cho phép người thuyết trình, diễn giả hay nhóm diễn giả hiển thị nội dung và hình ảnh của họ với khán giả.
- Không giới hạn không gian: Cho phép nhiều người tham gia không giới hạn không gian, địa điểm.
- Tương tác dễ dàng: Người tham dự và người thuyết trình, diễn giả có thể tương tác với nhau dễ dàng thông qua tính năng chat trực tiếp và trò chuyện bằng micro.
- Có thể tạo cuộc khảo sát, thăm dò ý kiến: Khán giả có thể đặt câu hỏi, tham gia vào các cuộc khảo sát, thăm dò ý kiến, thông qua đó giúp duy trì sự tương tác trong suốt buổi hội thảo.
- Ghi lại và chỉnh sửa video: Cho phép ghi lại và chỉnh sửa video để làm rõ nội dung và thu hút hơn.
Các dạng chính của Webinar
Webinar được chia thành hai dạng chính là trực tiếp và video ghi sẵn. Trong đó:
- Trực tiếp: Đây là dạng hội thảo diễn ra theo thời gian thực, giúp cho doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể tương tác dễ dàng với người xem. Người tham dự có thể hỏi và nhận được phản hồi ngay lập tức.
- Ghi sẵn: Đây là dạng Webinar đã được ghi và dựng sẵn từ trước đó, sau đó phát lại. Đối với dạng Webinar này, người xem sẽ không thể tương tác trực tiếp ngay tại thời điểm đó, tuy nhiên bạn có thể xem đi xem lại đoạn video này nhiều lần một cách thuận tiện và dễ dàng.
Webinar sử dụng phù hợp cho lĩnh vực nào?
Webinar là một công cụ hữu ích và được ứng dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm giáo dục, marketing và đào tạo trực tuyến.
Webinar cho giáo dục
Dạy học trực tuyến thông qua Webinar là một giải pháp tuyệt vời dành cho cả người tham dự lẫn người tổ chức. Thông qua phương pháp này, giáo viên có thể tiếp cận được với hàng ngàn học sinh, sinh viên khắp nơi trên toàn thế giới. Đồng thời, người tham dự không cần phải di chuyển đến lớp học, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Bên cạnh đó, công cụ này còn được tích hợp cả PayPal giúp cho việc thanh toán trở nên dễ dàng hơn và mọi người có thể học mọi lúc mọi nơi.
Webinar cho marketing
Webinar mang đến rất nhiều lợi ích cho marketing, nhất là ở những buổi hội thảo, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới. Việc tổ chức các buổi thuyết trình, quảng cáo về sản phẩm bằng Webinar giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê địa điểm hoặc các chi phí phát sinh thêm, đồng thời tiếp cận được với nhiều đối tượng khách hàng hơn.
Bên cạnh đó, Webinar còn giúp cho doanh nghiệp có thể liên tục tương tác và phản hồi một cách nhanh chóng những câu hỏi của khách hàng về các tính năng, hoạt động của sản phẩm trong suốt phiên hội thảo. Nhờ đó giúp cho khách hàng cảm thấy yên tâm hơn về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp.
Webinar được ứng dụng trong kinh doanh như thế nào?
Cùng tìm hiểu Webinar được sử dụng trong kinh doanh như thế nào ngay sau đây:
Webinar là công cụ marketing và bán hàng
Hiện nay, Webinar được sử dụng như một phần của chiến lược kinh doanh hoặc marketing của doanh nghiệp. Công cụ này không chỉ dành riêng cho các công ty lớn hay tập đoàn mà còn có thể được sử dụng thành công cho các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp.
Việc yêu cầu người xem đăng ký tham gia Webinar có thể giúp bạn xây dựng một danh sách email và quảng bá sản phẩm/dịch vụ hiệu quả vào cuối buổi hội thảo. Đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi họ về sau.
Webinar miễn phí nội dung
Một số chủ doanh nghiệp có thể sử dụng Webinar như một công cụ để xây dựng danh sách email của họ. Bởi để có thể tham gia và theo dõi Webinar, người xem bắt buộc phải tiến hành đăng ký bằng cách cung cấp địa chỉ email của họ.
Tuy nhiên, với các nền tảng mạng xã hội như YouTube Live, Instagram hay Facebook Live thì việc tổ chức Webinar là hoàn toàn miễn phí và người dùng có thể theo dõi sự kiện này một cách dễ dàng mà không cần phải đăng ký. Mục đích là để tạo niềm tin và xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng của bạn bằng cách cung cấp các giá trị thiết thực thay vì tập trung vào bán hàng.
Sau khi đã kết nối với khách hàng trên mạng xã hội, bạn có thể tiếp tục tương tác với họ và yêu cầu họ cung cấp địa chỉ email để bạn có thể tiếp tục cung cấp giá trị và tạo mối quan hệ lâu dài hơn.
Hỏi đáp trực tiếp trong Webinar
Tổ chức các phiên hỏi đáp trực tiếp trong Webinar để giải đáp thắc mắc của người xem về sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cũng là một cách để giúp bạn gây dựng niềm tin nơi khách hàng. Loại hình Webinar thường được áp dụng cho các sản phẩm mà bạn đang quảng cáo, bao gồm cả sản phẩm kỹ thuật số và vật lý. Bên cạnh việc trả lời các câu hỏi, bạn cũng có thể trưng bày các sản phẩm hoặc tương tác với người xem khi cần thiết.
Sử dụng loại Webinar này có thể giúp bạn chuyển đổi từ khách hàng từ giai đoạn cân nhắc, thử nghiệm sang giai đoạn mua hàng và tăng tỷ lệ lưu giữ. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Webinar này để bán thêm các sản phẩm và dịch vụ khác, đồng thời giới thiệu bước tiếp theo cho người tham gia.
Ngoài ra, phần hỏi đáp trong Webinar cũng giúp tác giả, nhà làm phim hoặc nhạc sỹ độc lập kết nối với khán giả và nhận phản hồi trực tiếp. Khi khán giả cảm thấy thú vị với nội dung, họ sẽ mua không chỉ cho mình mà còn giới thiệu cho người thân và bạn bè.
Hướng dẫn cách sử dụng Webinar
Các bước để tổ chức một buổi thảo luận trực tuyến Webinar sẽ được thực hiện như sau:
- Bước 1: Đặt lịch cho buổi hội thảo bằng cách tạo tài khoản trên nền tảng Webinar và thiết lập ngày giờ thích hợp.
- Bước 2: Lên kế hoạch và chuẩn bị nội dung cho buổi thảo luận để đạt được mục tiêu đề ra.
- Bước 3: Kiểm tra thiết bị, bao gồm Camera, Microphone và chat, để đảm bảo không có sự cố nào xảy ra trong suốt phiên hội thảo.
- Bước 4: Gửi lời mời đến những người cần tham gia, đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng và bắt đầu buổi thảo luận.
Tìm hiểu về giải pháp Zoom Webinar
Zoom Webinar là một giải pháp tổ chức hội thảo trực tuyến trên nền tảng Zoom được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay. Cùng tìm hiểu rõ hơn dưới đây.
Zoom Webinar là gì?
Zoom Webinar là một tính năng bổ sung của phần mềm Zoom, cho phép người dùng lên lịch, gửi lời mời và đăng ký tham gia sự kiện và thu thập thông tin của người đăng ký. Ngoài ra, công cụ này còn cho phép người quản trị có thể quản lý cuộc họp, quản lý âm thanh, video và những thành viên tham gia trong Zoom Webinar (Panelists, attendees). Tuy nhiên chỉ có tài khoản của người quản trị mới có thể thực hiện các chức năng này.
- Panelists: Những người tham gia buổi Zoom Webinar chính thức và có đầy đủ các quyền như phát biểu, chat và chia sẻ màn hình.
- Attendees: Thành phần dự thính của buổi Zoom Webinar và chỉ có quyền xem không thể phát biểu trực tiếp. Nếu muốn đưa ra ý kiến, họ chỉ có thể chat với host của cuộc họp, sự kiện hoặc xin được cấp quyền phát biểu.
Điểm khác biệt của Zoom Meeting và Webinar là gì?
Zoom Meeting và Zoom Webinar là hai nền tảng hội thảo trực tuyến cung cấp tính năng và chức năng khá giống nhau, nhưng có một số điểm khác biệt như sau:
Mục đích sử dụng
- Zoom Meeting: Thường được sử dụng để tổ chức các cuộc họp nơi mà bạn có thể tương tác với nhiều người tham gia hoặc chia thành nhiều phiên làm việc với các nhóm nhỏ hơn.
- Zoom Webinar: Phù hợp với các sự kiện lớn có sự tham gia của công chúng, trong đó những người tham dự thường không tương tác với nhau và có một hoặc vài người nói chuyện với khán giả.
Trường hợp nên sử dụng
- Zoom Meeting: Thích hợp cho các cuộc họp nhóm, cuộc họp cá nhân, cuộc họp với khách hàng, cuộc họp bán hàng và các buổi đào tạo cho nhóm từ nhỏ đến lớn (từ 2 người trở lên).
- Zoom Webinar: Phù hợp cho các sự kiện lớn và chương trình phát sóng công cộng với hơn 50 người tham dự.
Chi phí
- Zoom Meeting: Có bản miễn phí và bản trả phí.
- Zoom Webinar: Tính năng Add-on của Zoom chỉ áp dụng cho tài khoản Pro trở lên.
Ngoài ra, hai nền tảng này còn có những khác biệt về tính năng, thành phần và được thể hiện chi tiết trong bảng dưới đây:
| Tiêu chí | Meeting | Webinar |
|---|---|---|
| Participant Roles | – Host và Co-Host – Participant | – Host và Co-Host – Panelist – Attendee |
| Audio Sharing | – Tất cả người tham dự có thể bật/tắt âm thanh của họ – Host có thể tự động tắt tiếng hoặc yêu cầu tắt tiếng của người tham gia (Participant). – Host có thể thiết lập chế độ im lặng (tắt tiếng hoàn toàn các Participant) khi bắt đầu vào họp | – Chỉ có Host và Panelist mới có thể bật/tắt âm thanh của chính họ – Các Attendee chỉ có thể tham gia cuộc họp với chế độ “Chỉ nghe” – Host có thể bật tiếng một hoặc nhiều Attendee |
| Video Sharing | Toàn bộ người tham gia | Chỉ có Host và Panelist |
| Screen Sharing | Có | Có |
| Capacity | Bản free cho phép tối đa 100 người tham gia trong khi bản trả phí, số lượng người tham gia có thể lên đến 100 người. | Dao động từ 100-1000 người tùy vào gói mà bạn đang sử dụng. |
| Participant List | Hiển thị toàn bộ người tham gia | Chỉ hiển thị cho Host và Panelist |
| Email Reminders | Có thể được kích hoạt trong lúc đăng ký | |
| Chat | Ở Meeting Chat | Tại Webinar Chat |
| Q&A | Có | |
| File Transfer | Có | |
| Whiteboard | Có | Có |
| Annotation | Có | Có |
| Polling | Bỏ phiếu cho Meeting | Bỏ phiếu cho Webinar |
| Livestream | Facebook, Youtube hoặc các dịch vụ phát trực tiếp tùy chỉnh khác | |
| Registration | Đăng ký cho Meeting | Đăng ký cho Webinar |
| Closed Captioning | Có | Có |
| Recording | Có | Có |
| Breakout Rooms | Có | |
| Paypal Integration | Có | |
| Require password to join | Có | Có |
| International dial- in Numbers | Có | Có |
Các thành phần đặc trưng có trong Zoom Webinar:
- Q&A: Tính năng đặc trưng của Zoom Webinar cho phép người tham dự đặt câu hỏi trong khi hội thảo diễn ra. Host, co-host hoặc panelists sẽ là người trả lời câu hỏi đó. Tính năng Q&A công khai cho phép các người tham dự xem và trả lời các câu hỏi của nhau.
- File Transfer: Cho phép host gửi file cho những người tham gia khác trong cuộc họp thông qua trò chuyện.
- Breakout Rooms: Cho phép host chia cuộc họp thành tối đa 50 phiên riêng biệt. Chủ trì cuộc họp có thể chọn phân chia những người tham gia thành các phiên này một cách tự động hoặc thủ công và có thể chuyển đổi giữa các phiên bất cứ lúc nào.
- Paypal Integration: Cho phép người dùng tính phí đăng ký cho Zoom Webinar thông qua PayPal. Khi đăng ký hội thảo trên trang web của doanh nghiệp, người tham dự sẽ được đưa đến PayPal để hoàn tất thanh toán. Sau đó, họ sẽ nhận được thông tin tham gia hội thảo trên trang web.
Điều cần lưu ý khi sử dụng Zoom Webinar
Để sử dụng được tính năng Zoom Webinar, người dùng cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Có tài khoản Zoom bản Pro trở lên (bản trả phí).
- Mua gói add-ons Webinar của Zoom với số lượng người tham gia tùy chọn, bao gồm 100, 500, 1000, 3000, 5000 hoặc 10000.
- Sử dụng Zoom Desktop Client phiên bản 3.0+ hoặc Zoom Mobile App phiên bản 3.0+.
Lưu ý rằng các thiết bị Zoom Rooms và CRC (H.323 và SIP) có thể tham gia như thành viên tham gia hội thảo (panelist), nhưng không thể làm máy chủ của Webinar.
Lời kết
Hy vọng rằng thông qua những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp cho người đọc phần nào hiểu được Webinar là gì và cách để sử dụng công cụ này hiệu quả nhất. Đừng quên theo dõi blog của Vietnix thường xuyên để đón đọc thêm nhiều bài viết hữu ích khác.
