Admin (hay quản trị viên) là một thuật ngữ quen thuộc mà bạn có thể dễ dàng nhìn thấy ở trên các trang mạng xã hội. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ Admin là gì và đảm nhận những vai trò, công việc nào. Trong bài viết này, Vietnix sẽ giới thiệu những công việc cụ thể mà một Admin sẽ làm. Mời bạn cùng tham khảo.
Admin là gì?
Admin (viết tắt của “Administrator”) là người quản trị hay còn được biết đến là quản trị viên. Admin sẽ là người điều hành, quản trị và quản lý các nền tảng trực tuyến trên Internet của một công ty như hoạt động của trang web, fanpage hay các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram,… Ngoài ra, trong lĩnh vực kinh doanh, Admin còn được gọi là trợ lý kinh doanh – Sale Admin.
Vị trí Admin đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với một tổ chức, cơ quan, nhất là khi công nghệ thông tin đang có những bước tiến vượt bậc và ảnh hưởng nhất định như hiện tại.
Chương trình mừng sinh nhật lần thứ 11 Vietnix
Mô tả công việc của một nhân viên Admin
Một nhân viên Admin sẽ đảm nhận công việc của một người quản trị và chịu trách nhiệm quản lý, điều khiển các hoạt động của một bộ phận, một tổ chức, tập thể hay cơ quan nào đó. Thông thường, vị trí Admin rất có tiếng nói trong công ty, mỗi vị trí sẽ có các tên gọi cũng như nhiệm vụ khác nhau tương ứng.
- Admin văn phòng (hay Admin officer): Là người quản lý tại văn phòng của các doanh nghiệp, công ty. Công việc của một Admin văn phòng không có sự phân chia rõ ràng mà nó sẽ phụ thuộc vào bộ phận họ làm việc.
- Sale Admin (hay Sales Administrator): Là tên gọi cho bộ phận trợ lý/thư ký kinh doanh trong một doanh nghiệp. Vị trí này sẽ đảm nhận nhiệm vụ kết nối, phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện chức năng quan sát, theo dõi, báo cáo, hỗ trợ bán hàng và thúc đẩy doanh số. Nhìn chung, Sale Admin là một vị trí quan trọng góp phần gia tăng doanh thu cho một công ty, doanh nghiệp.
- Admin website (hay quản trị viên website): Là vị trí được giao nhiệm vụ điều phối, kiểm soát hoạt động của website để đưa ra các định hướng phát triển phù hợp nhất.
- Admin Facebook (quản trị viên Facebook): Tương tự Admin website, Admin Facebook cũng đảm nhận vai trò quản lý và kiểm soát các trang fanpage, groups được giao. Admin Facebook được cung cấp mọi quyền hạn, và nhiệm vụ chính của họ là tìm ra hướng đi hiệu quả nhất để phát triển và thu hút đối tượng người xem mục tiêu.
- Admin diễn đàn: Là những người điều hành, quản lý các diễn đàn, blog,… Nhiệm vụ chính của họ là kiểm duyệt nội dung được đăng tải lên trên diễn đàn, blog và ngăn chặn một số đối tượng có hành vi spam.
Vai trò và chức năng của Admin là gì?
Admin là một vị trí không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng đối với hầu hết các lĩnh vực ngành nghề hiện nay, nhất là đối với các công việc đặc thù phải thực hiện trên mạng xã hội và hệ thống máy tính. Công việc chủ yếu của Admin sẽ là theo dõi, quan sát, điều khiển và quản lý các hoạt động thuộc bộ phận họ làm việc, từ đó đưa ra các phát triển phù hợp nhất với tình hình của công ty.
Với tính chất công việc trên, đòi hỏi một người đảm nhận vị trí Admin phải có đầy đủ các tố chất cần thiết, bao gồm kỹ năng điều hành, phát triển cơ quản, tổ chức và đảm bảo duy trì hoạt động ổn định, an toàn cho cơ quan, tổ chức đó.
Mặc dù chúng ta thường biết đến Admin với vai trò quản lý, nhưng công việc cụ thể mà họ đảm nhận sẽ khác nhau. Tùy thuộc vào vị trí, phòng ban cũng như mô hình hoạt động của tổ chức, cơ quan mà nhiệm vụ của Admin cũng có sự khác biệt.
Chẳng hạn như vai trò của Admin website là phân phối, điều hành website, thì Admin Sale lại quản lý hoạt động bán hàng và giám sát quy trình bán hàng từ khâu lên ý tưởng cho đến khi đưa sản phẩm ra thị trường.
Một số công việc Admin phổ biến
Ở mỗi một vị trí, Admin sẽ đảm nhận những công việc tương ứng. Dưới đây là 5 công việc Admin phổ biến mà bạn có thể tham khảo:
1. Admin văn phòng
Admin văn phòng là một vị trí thuộc bộ phận hành chính nhân sự của công ty. Công việc chính của Admin văn phòng là quản lý văn phòng, hành chính, nhân sự trong doanh nghiệp.
Vị trí Admin văn phòng có thể có hoặc không tùy vào cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ đảm nhận công việc của Admin văn phòng trong trường hợp các công ty không có vị trí này.
Công việc của một Admin văn phòng thường liên quan đến giấy tờ, chẳng hạn như: soạn thảo hợp đồng, văn bản hành chính. Đồng thời, các Admin cũng có nhiệm vụ quản lý văn phòng làm việc và giải quyết các vấn đề phát sinh khác có thể xảy ra trong môi trường văn phòng như chính sách, hợp đồng,…
2. Sale Admin
Sale Admin còn được biết đến với tên gọi khác là trợ lý kinh doanh hoặc thư ký kinh doanh. Nhiệm vụ chính của vị trí này là phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để hỗ trợ hoạt động bán hàng và thúc đẩy doanh số cho doanh nghiệp.
Một Sale Admin sẽ thực hiện các công việc như thảo luận, báo cáo tình hình doanh số và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các Sale Admin làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng và giám đốc kinh doanh.
Có thể nói rằng, Sale Admin đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với việc thúc đẩy hoạt động kinh doanh và gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Những công việc chính của Sale Admin là:
- Quản lý, soạn thảo các loại văn bản hành chính có mối liên quan mật thiết với hoạt động kinh doanh như báo giá, thư chào hàng, email, hợp đồng,…
- Theo dõi, giám sát, xử lý các công việc thuộc khâu nhập hàng và quản lý hồ sơ của khách hàng.
- Thu thập phản hồi và giải quyết các phản hồi, thắc mắc hay khiếu nại của khách hàng trên các phương tiện truyền thông của doanh nghiệp (mạng xã hội Facebook, Instagram, diễn đàn, blog, website,…)
- Hỗ trợ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp: thuyết phục, tư vấn và thúc đẩy hành động mua của khách hàng. Đồng thời hoàn tất các thủ tục phát sinh trong quá trình mua hàng từ đăng ký, ký hợp đồng cho đến nhận thanh toán.
3. Admin Facebook
Admin Facebook (quản trị viên Facebook) sẽ đảm nhận các công việc quản trị fanpage, group trên Facebook. Các fanpage, group thường được tạo ra với nhiều mục đích khác nhau và hướng đến các đối tượng nhất định. Khi đó, tùy vào mục tiêu đã đặt ra mà công việc của Admin Facebook cũng có sự khác biệt.
Tuy nhiên, dù là Admin Facebook hoạt động cho lĩnh vực nào thì cũng đều chủ yếu tập trung vào việc đưa ra các chiến lược phù hợp với định hướng phát triển của fanpage, group nhằm thu hút tương tác, tăng lượt tiếp cận và tạo chuyển đổi.
Để quản lý fanpage hiệu quả thì không thể thiếu các phần mềm hỗ trợ. Với sự phát triển như hiện nay, các phần mềm quản lý fanpage giúp bạn quản lý cũng như theo dõi hiệu quả hơn.
4. Admin website
Tương tự với Admin Facebook, Admin website cũng đảm nhận công việc điều phối, quản lý và kiểm soát hoạt động của một website. Thông thường, các Admin website sẽ sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ để phân tích thông tin, dữ liệu website trong một thời điểm nhất định, từ đó vạch ra các chiến lược phù hợp với định hướng phát triển nội dung của trang web đó.
Tùy vào đặc thù của trang web mà Admin có thể do 1 hoặc nhiều người cùng đảm nhận quản trị website. Đồng thời, Admin website còn có thể phân quyền cho những người dùng khác để họ cùng nhau quản lý trang web một cách tối ưu nhất.
Thông thường, một website thường có cả đội ngũ Admin để có thể quản lý và kiểm soát hoạt động của trang web thường xuyên. Điều này giúp họ kịp thời phát hiện các sự cố cũng như ứng biến linh hoạt với các thay đổi, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện để tiếp tục tăng trưởng trong tương lai.
5. Admin diễn đàn
Admin diễn đàn sẽ đảm nhận nhiệm vụ quản lý cho một diễn đàn hay một blog nào đó. Thông thường, các Admin diễn đàn sẽ thực hiện công việc chính là kiểm duyệt nội dung được đăng tải lên diễn đàn, blog mà họ đang quản lý.
Bạn có thể dễ dàng nhận thấy Admin của diễn đàn khi truy cập vào các trang này vì họ luôn xuất hiện với danh nghĩa của một Admin và giữ tương tác thường xuyên với các thành viên trong blog, diễn đàn.
Các quyền hạn của Admin tại Việt Nam
Các quyền hạn của Admin tại Việt Nam sẽ là:
Quyền hạn Admin nói chung
Admin là vị trí sở hữu quyền hạn cao nhất và là người nắm toàn quyền của một bộ phận hay tổ chức nào đó. Mọi nhân viên thuộc bộ phận, tổ chức do Admin đó quản lý đều phải thực hiện theo chỉ đạo và quyết định của Admin một cách bắt buộc.
Tuy nhiên, đi kèm với những quyền hạn kể trên chính là trách nhiệm to lớn, họ phải chịu trách nhiệm cho tất cả các vấn đề có thể xảy ra trong suốt quá trình làm việc của nhân viên.
Quyền hạn Admin Website
Quyền hạn của Admin website bao gồm:
- Admin Template:
Admin website sở hữu đầy đủ các quyền hạn liên quan đến việc thiết lập cấu hình, thiết kế giao diện website. Một giao diện đẹp mắt, thân thiện và tối ưu sẽ gia tăng trải nghiệm khách hàng khi truy cập vào trang web. Tuy nhiên, giao diện web phải được thiết kế sao cho phù hợp với từng lĩnh vực riêng biệt. Thông thường, công việc này cần sự am hiểu về code và IT để có thể viết nên các chương trình tự động hóa và tạo nên hệ thống chức năng cần thiết cho website. Đó cũng chính là những công việc mà Admin template phải thực hiện.
- Quản lý nội dung:
Admin có quyền tạo, chỉnh sửa hay xóa bài viết,… và phân quyền cho những người dùng ở cấp độ thấp hơn để nâng cao hiệu suất cũng như hiệu quả công việc. Như vậy, Admin sẽ là người quản lý nội dung được đăng tải trên website, tạo danh mục sản phẩm, dịch vụ, tin tức, hình ảnh,… Không chỉ thế, họ còn có nhiệm vụ tìm ra các phương pháp tối ưu website chuẩn SEO, kiểm tra chất lượng của bài viết hoặc loại bỏ các nội dung kém chất lượng trên trang web của mình.
- Quản lý người dùng:
Admin website sẽ quản lý và kiểm soát đội ngũ nhân viên ở cấp độ thấp hơn trong hệ thống Admin. Công việc của họ là theo dõi, giám sát hoạt động của người dùng thấp hơn, tạo người dùng mới và phân quyền chức vụ cho các nhân sự một cách hợp lý. Đồng thời, Admin còn có khả năng ngăn chặn các hành vi spam, phá rối của những đối tượng bên ngoài bằng cách phê duyệt bình luận hoặc các tác vụ liên quan.
- Theo dõi, bảo mật trang web:
Bảo mật luôn là vấn đề quan trọng được các trang web đặt lên hàng đầu. Nếu bạn là một Admin website, bạn cần phải theo dõi và kiểm soát hoạt động trang web một cách thường xuyên để đảm bảo rằng website của mình đang an toàn. Đừng quên kiểm tra an ninh bảo mật, theo dõi biến động traffic và sử dụng các phần mềm hỗ trợ để nhanh chóng phát hiện lỗ hổng bảo mật, sự cố cũng như tìm biện pháp khắc phục kịp thời.
Quyền hạn Admin Facebook
Admin Facebook là những người có quyền hạn cao nhất đối với một fanpage, group trên nền tảng mạng xã hội này. Các Admin Facebook sẽ thực hiện các công việc quản lý nội dung được đăng tải và đưa ra các chiến lược phát triển hệ thống. Nhiệm vụ của họ là quản lý các thành viên bằng cách kiểm soát bình luận, bài đăng, đưa ra các chính sách xử phạt, cảnh cáo, xóa bài viết, bình luận xấu hoặc xóa thành viên vi phạm ra khỏi nhóm để bảo vệ trang của mình.
Đội ngũ quản lý fanpage, group Facebook thường là những nhân sự làm việc trong mảng Content Creator, Social Media thuộc phòng marketing của công ty. Bên cạnh nhiệm vụ quản lý thành viên, Admin Facebook còn đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các định hướng phát triển fanpage, groups và xây dựng nội dung phù hợp cho các trang họ đang quản lý.
Quyền hạn Admin diễn đàn, blog, trang cộng đồng
Admin diễn đàn là những người nắm giữ quyền cao nhất để có thể quản lý và chọn lọc nội dung phù hợp với chính sách của diễn đàn, từ đó xây dựng một diễn đàn lành mạnh, văn minh và lịch sự.
Các diễn đàn, blog thường cho phép người dùng tự do truy cập, đăng ký thành viên và đăng bài viết để cùng thảo luận các vấn đề liên quan. Điều này tạo nên một môi trường mở để bất cứ thành viên nào cũng có thể tham gia, nhưng nó cũng là nguy cơ gây loãng và thậm chí tiềm ẩn nhiều rủi ro không đáng có.
Lúc này, các Admin diễn đàn sẽ là người ngăn chặn điều trên. Công việc của họ là duyệt bài viết, loại bỏ thông tin, nội dung spam, xóa link độc, link quảng cáo và ngăn chặn các thành viên kích động gây tranh cãi gây mất hòa khí trên diễn đàn. Có thể nói rằng, Admin diễn đàn chính là người bảo vệ diễn đàn, tránh tình trạng diễn đàn bị giảm chất lượng nội dung.
Những kỹ năng cần thiết của một quản trị viên
Một Admin phải có đầy đủ các kỹ năng cần thiết, bao gồm: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng tổ chức, sắp xếp.
Kỹ năng giao tiếp
Như đã đề cập ở trên, Admin là một vị trí quan trọng, đóng vai trò cầu nối giữa các phòng ban khác nhau với ban lãnh đạo của công ty. Đối với Sale Admin và Admin văn phòng, họ còn thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến khách hàng như: tiếp đón, tư vấn, nhận cuộc gọi, soạn hợp đồng, làm thủ tục,… Vì vậy, kỹ năng giao tiếp chính là kỹ năng cơ bản mà bất cứ Admin văn phòng hay Sale Admin nào cũng phải có.
Riêng với các Admin cộng đồng, kỹ năng này sẽ phát huy lợi thế khi họ đưa ra các chiến lược truyền tải thông điệp đến các thành viên trong cộng đồng.
Kỹ năng giải quyết các vấn đề
Ngoài nhiệm vụ quản lý, một Admin còn phải xử lý tất cả các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Vì thế, kỹ năng giải quyết vấn đề được xem như kỹ năng cốt lõi giúp họ nhanh chóng thích ứng với các thay đổi hay sự cố để tìm ra giải pháp tối ưu và hoàn thành công việc một cách xuất sắc.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp
Cuối cùng, một Admin còn phải có kỹ năng tổ chức và sắp xếp. Bởi vì ngoài các công việc trên, họ còn phải thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến giấy tờ, số liệu như: tài liệu, lưu trữ, giấy tờ, sổ sách, kế toán,…
Vì thế, nếu muốn trở thành Admin trong tương lai, bạn cần có kỹ năng tổ chức, sắp xếp để nhanh chóng tìm tài liệu và giải quyết công việc cần thiết. Đồng thời, kỹ năng này còn vô cùng hữu ích trong việc tổ chức, sắp xếp kế hoạch và sắp xếp các nhiệm vụ để hoàn thành công việc một cách thuận lợi, suôn sẻ nhất có thể.
Lời kết
Bài viết trên Vietnix đã giúp bạn hiểu rõ Admin là gì và một số công việc mà vị trí này đảm nhận. Có thể nói rằng, Admin là một vị trí cực kỳ quan trọng đối với một tổ chức. Vậy nên, nếu cảm thấy nội dung trên hữu ích và có giá trị, đừng quên chia sẻ để mọi người cùng đọc nhé.
