Thông cáo báo chí là gì? 5 cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp

Khi doanh nghiệp, công ty muốn đưa tin về một sự kiện hoặc ra mắt một sản phẩm, dịch vụ. Thì họ thường sẽ mời các phóng viên, nhà báo tham dự để đưa ra thông báo. Hình thức này nhằm thu hút sự chú ý của công chúng thông qua sức mạnh truyền thông. Vậy thông cáo báo chí là gì? Hãy cùng Vietnix tìm hiểu chi tiết về thông cáo báo chí ngay dưới bài viết dưới đây.

Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí là gì? Thông cáo báo chí (Press Releases) là một tài liệu quan trọng được doanh nghiệp gửi đi/lan truyền khi sắp tổ chức một sự kiện hay hoạt động nào đó nhằm thông báo với giới truyền thông về sự kiện, hoạt động đó sắp được diễn ra. Thông cáo báo chí (TCBC) thường được gửi đến các nhà báo, phóng viên nhằm vừa để thông báo, vừa mời họ đến tham dự và đưa tin cho sự kiện, hoạt động của doanh nghiệp.

Tại sao cần gửi thông cáo báo chí?

Thông cáo báo chí được xem là một trong những công cụ PR cần thiết cho doanh nghiệp, có thể mang lại hiệu quả cao trong việc gây ấn tượng, thu hút sự chú ý và quan tâm đối với giới truyền thông và công chúng. Khi một doanh nghiệp muốn quảng bá cho thương hiệu của mình, thì việc nhờ đến sự trợ giúp của các phương tiện truyền thông đại chúng như báo, đài, truyền hình,… là không thể thiếu. Bởi kết quả nhận lại được về mặt truyền thông và phạm vi ảnh hưởng của những phương tiện này đến công chúng vô cùng lớn.

Chính thời điểm này, thông cáo báo chí đóng vai trò như một công cụ có khả năng thu hút giới truyền thông, báo chí đưa tin cho doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng. Do đó, khi một doanh nghiệp muốn thông báo thông tin về sự kiện hay hoạt động của họ sắp được diễn ra, thì thông cáo báo chí sẽ giúp họ mang lại hiệu quả nhanh và rõ ràng nhất.

Khi nào cần gửi đi thông cáo báo chí?

Mặc dù được xem là một công cụ PR đắc lực và mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên thông cáo báo chí cũng đồng thời là một tài liệu rất quan trọng và không thể tùy tiện gửi đi. Thông cáo báo chí (TCBC) chỉ nên được gửi trong những trường hợp sau:

• Tổ chức workshop sự kiện ra mắt dịch vụ, sản phẩm mới.
• Công bố các thành tựu nghiên cứu, sáng kiến khoa học, giải thưởng danh giá cá nhân hoặc doanh nghiệp đạt được.
• Các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, công ty có sự ảnh hưởng lớn.
• Công bố các giải thưởng danh giá của cá nhân hoặc doanh nghiệp, công ty đạt được.

Thông cáo báo chí gồm những gì?

Nội dung và cấu trúc cơ bản của một bản TCBC cần phải đáp ứng đầy đủ các thông tin theo công thức 5W1H. Vậy 5W1H có ý nghĩa là gì?

• Who – Ai? Đây là phần xác định chủ thể của thông cáo báo chí. Chủ thể có thể là cá nhân, nhóm người, chương trình, sự kiện, tổ chức hay doanh nghiệp.
• What – Cái gì? Phần này cung cấp thông tin về sự kiện hoặc hoạt động đang được tiến hành mà công chúng cần biết. Điều gì khiến sự kiện này hấp dẫn công chúng?
• Where – Ở đâu? Nơi diễn ra sự kiện/hoạt động. Trong thông cáo báo chí cần nêu rõ vị trí cụ thể của sự kiện, có thể kèm theo bản đồ để giúp nhà báo và phóng viên dễ dàng tìm đến.
• Why – Tại sao? Lý giải tầm quan trọng của sự kiện và lý do tại sao báo chí nên đưa tin đó đến công chúng.
• When – Khi nào? Thời gian diễn ra sự kiện, cần ghi chép thời gian cụ thể, chính xác.
• How – Như thế nào? Tóm lược nội dung và lịch trình của sự kiện để nhà báo và phóng viên có thể chuẩn bị trước.

Bố cục

Thông thường, một thông cáo báo chí bao gồm những phần sau:

• Tiêu đề: Tên của thông cáo báo chí.
• Thông tin liên hệ: Cung cấp tên và số điện thoại của người chịu trách nhiệm liên lạc với báo chí từ phía doanh nghiệp.
• Địa điểm: Định rõ nơi diễn ra sự kiện.
• Nội dung chính: Trình bày các thông tin quan trọng của thông cáo báo chí, bao gồm thời gian, địa điểm, lý do tổ chức sự kiện và nội dung cốt lõi của sự kiện.

6 hình thức phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí

Thông cáo báo chí là hình thức để truyền tải thông tin nhanh nhất đến với giới truyền thông. Dưới đây là những hình thức phát ngôn và truyền đạt thông tin cho báo chí. Bao gồm:

1. Tổ chức họp báo.
2. Đăng tải nội dung phát ngôn và cung cấp những thông tin. Ví dụ như cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử hoặc trang mạng xã hội chính thức. 
3. Đưa ra phát ngôn trực tiếp hoặc trả lời phỏng vấn của các nhà báo, phóng viên.
4. Gửi đi các thông cáo báo chí (TCBC), nội dung trả lời cho các cơ quan báo chí, nhà báo và phóng viên. Bạn có thể trả lời bằng văn bản hoặc thư điện tử.
5. Cung cấp những thông tin thông qua trao đổi trực tiếp hoặc cuộc giao ban báo chí. Do trung ương, địa phương tổ chức khi được nhận được yêu cầu.
6. Ban hành văn bản đề nghị cơ quan báo chí đăng bài, phản hồi, cải chính và xin lỗi nội dung trên báo chí.

Trong những trường hợp cơ quan báo chí đăng, phát tin không chính xác như nội dung thông mà người phát ngôn, người được ủy quyền phát ngôn thì họ có quyền nêu ra những ý kiến phản hồi bằng văn bản, thư điện tử đến cơ quan báo chí, cơ quan chủ quản báo chí, cơ quan quản lý nhà nước về báo chí. Hoặc thậm chí có thể khởi kiện tại Tòa án về vấn đề này.

5 cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp và ấn tượng

Một thông cáo báo chí chất lượng và gây ấn tượng cần có nội dung đủ sức hấp dẫn và thuyết phục để các phương tiện truyền thông coi đó là nguồn tin cơ bản cho việc đăng bài. Vì thế, người chuyên trách viết thông cáo báo chí cần phải hiểu rõ về truyền thông, có khả năng nhận diện và phân tích các đặc trưng và sự khác biệt giữa các loại phương tiện truyền thông. Hơn nữa, người viết thông cáo báo chí cần phải có cái nhìn của một biên tập viên để tạo ra một bản thông cáo hoàn chỉnh và tinh tế.

Dưới đây là một số phương pháp viết thông cáo báo chí chuẩn mực và ấn tượng mà bạn có thể tham khảo:

1. Viết thông cáo báo chí như một nhà báo chuyên nghiệp

Bạn cần đảm bảo rằng thông cáo của mình là rõ ràng, mạch lạc và chính xác. Để tạo sự hấp dẫn, việc sử dụng kỹ thuật kể chuyện với phong cách ngôn từ của nhà báo là một phương pháp hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Đề cập trực tiếp vào vấn đề: Một TCBC hiệu quả không nên lan man hay thiếu tập trung. Hãy đi thẳng vào vấn đề, trình bày một cách rõ ràng để làm nổi bật chủ đề và mục đích của thông cáo.
• Trình bày súc tích và ngắn gọn: Cả bài báo và TCBC đều yêu cầu sự rõ ràng và ngắn gọn. Nhà báo và phóng viên thường bận rộn và không có nhiều thời gian để đọc những TCBC dài dòng. Hãy tóm lược nội dung sao cho vừa đủ, đủ thuyết phục mà không cần dài lê thê.
• Sử dụng giọng văn thân thiện và tự nhiên: Ngôn ngữ trong TCBC cần phải lịch sự và nhã nhặn. Tránh sử dụng ngôn từ quá ca ngợi hoặc phóng đại về sự kiện, doanh nghiệp, sản phẩm hay dịch vụ. Hãy giữ cho ngôn từ thân thiện nhưng chuyên nghiệp, tạo sự gần gũi với độc giả mà vẫn duy trì tính xác thực và đáng tin cậy.

2. TCBC cần bao gồm thông tin có ích và giá trị đối với công chúng

Để tạo ra một thông cáo báo chí (TCBC) hiệu quả và có giá trị đối với công chúng, người viết cần chú trọng đến các yếu tố sau:

• Tính liên quan và thu hút đối tượng mục tiêu: Nội dung của TCBC cần phải liên quan và có sức hấp dẫn đối với nhóm người mà bạn muốn hướng tới. Điều này có nghĩa là thông tin cung cấp phải đáp ứng được nhu cầu thông tin hoặc sở thích của đối tượng mục tiêu.
• Có mối liên kết chặt chẽ với doanh nghiệp: Nội dung chính trong TCBC cần phản ánh một cách chính xác và sâu sắc về doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ, hoặc các sáng kiến mới. Mục đích là làm nổi bật vị thế và giá trị của doanh nghiệp trong mắt công chúng.

3. Đi kèm với các trích dẫn hữu ích

Việc sử dụng trích dẫn từ những nhân vật quan trọng trong doanh nghiệp hoặc từ người có uy tín trong ngành có thể tăng cường sự quan tâm và độ tin cậy cho thông cao, nhằm gây sự chú ý và tăng mức độ thuyết phục đối với giới truyền thông. Tuy nhiên, những trích dẫn này cần phải chính xác, có giá trị thông tin và hỗ trợ củng cố thông điệp chính của TCBC. Hãy nhớ rằng, sự kết hợp hài hòa giữa nội dung liên quan, mối liên kết với doanh nghiệp, và sử dụng trích dẫn thông minh sẽ tạo nên một TCBC mạnh mẽ, gây ấn tượng với giới truyền thông và công chúng.

4. Chủ đề của thông cáo báo chí phải liên quan chặt chẽ đến mục đích sản phẩm

Hoạt động hay sự kiện của doanh nghiệp tổ chức lỡn cỡ nào không phải là vấn đề mà giới truyền thông hay công chúng quan tâm. Điều mà họ chú ý chính là sự thiết thực liên quan đến doanh nghiệp hay sản phẩm dịch vụ. Chẳng hạn như lịch sử ra đời và phát triển của doanh nghiệp như thế nào? Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp này có mục đích và giá trị ra sao? Nó có giải quyết được các vấn đề gì cho người dùng, cộng đồng và xã hội không?

Do đó, chủ đề của thông cáo báo chí phải gắn liền với mục đích của sản phẩm. Luôn luôn nhấn mạnh những ưu điểm nổi trội chỉ ở sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp bạn mới có, đó chính là những điều mà báo chí quan tâm nhất.

5. Nội dung thông cáo báo chí cần ngắn gọn, rõ ràng

Đối với một thông cáo báo chí, nội dung ngắn gọn và rõ ràng, đầy đủ thông tin cần thiết luôn được nhiều người ưa thích hơn là một TCBC dài dòng, lan man. Do thói quen và xu hướng đọc của các độc giả hiện nay, không ai muốn đọc một nội dung quá nhiều thông tin chi tiết. Vì vậy, hãy liệt kê và chọn lọc những nội dung cần thiết và hữu ích nhất để đưa vào thông cáo báo chí, nhằm tránh dài dòng, kém hay.

Mẫu thông cáo báo chí phổ biến

Mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới

Chúng tôi hân hạnh giới thiệu sản phẩm mang thương hiệu…đặt trọn niềm tin vào… (dựa trên uy tín, giá trị ưu việt mà khách hàng mong đợi). Sự khác biệt của sản phẩm này… (cung cấp những lợi ích nổi bật, tạo sự khác biệt so với các sản phẩm cùng loại trên thị trường).

Sản phẩm này sẽ chính thức có mặt trên thị trường bắt đầu từ… và được phân phối tại các cửa hàng/chi nhánh… (với thông tin cụ thể về thời gian và địa điểm có sẵn của sản phẩm).

Chúng tôi cam kết rằng sản phẩm này sẽ đáp ứng và vượt qua kỳ vọng của người tiêu dùng về giá trị và chất lượng.

Cách viết thông cáo báo chí về sự kiện tổ chức cuộc thi

Tại phần mở đầu thông cáo báo chí của sự kiện, cần nêu rõ tên cuộc thi, thành phần ban tổ chức, mục đích và giá trị của cuộc thi. Tiếp đến, nội dung cần nhắc đến thể lệ cuộc thi và người tham gia phải được phổ biến đầy đủ, chi tiết trong tài liệu. Nội dung của thông cáo báo chí cũng cần nêu rõ về thời gian dự kiến diễn ra cuộc thi, nêu cụ thể giá trị giải thưởng để người đọc dễ dàng nắm bắt.

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo ví dụ về thông cáo báo chí dưới đây:

Thông cáo báo chí ra mắt phim

Dưới đây là mẫu thông cáo báo chí ra mắt phim từ Vietnix về Nhà Bà Nữ của đạo diễn Trấn Thành:

Thông cáo báo chí cập nhật tin tức

Thông cáo báo chí có thể công bố nhiều loại tin tức khác nhau, và được cập nhật liên tục như tình hình dịch bệnh, giá xăng dầu,… Những thông tin có trong tài liệu thu hút giới truyền thông và được nhiều người quan tâm vì tác động của tin tức đối với đời sống hằng ngày. Tùy thuộc vào thông điệp bạn muốn truyền tải mà nội dung của thông cáo báo chí có thể khác nhau và không theo một khuôn khổ nhất định.

Thông cáo báo chí xử lý khủng hoảng truyền thông

Khi khủng hoảng truyền thông xảy ra, doanh nghiệp có thể dùng đến thông cáo báo chí như một phần nằm trong chiến lược quản lý khủng hoảng của mình. Các công ty nên trung thực, chân thành và chủ động trong việc làm sáng tỏ sự thật. Sau đó, doanh nghiệp hãy đưa ra lời xin lỗi, nhấn mạnh những hành động đã, đang và sẽ thực hiện để giải quyết vấn đề.

Rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức xin lỗi để giảm bớt căng thẳng ngay lập tức. Tiếp đến, họ tập trung vào các cách công ty giải quyết vấn đề để vượt qua khủng hoảng.

Một số định dạng của thông cáo báo chí mẫu

Bất kỳ một thông cáo báo chí hay phải tuân thủ theo một định dạng nhất định. Nhờ đó mà mọi người mới có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin. 

Bước 1: Thông cáo báo chí được viết ra có mục đích là gì?

Ở bước đầu tiên, bạn cần phải xác định rõ những mục đích trọng yếu, trước khi bắt đầu viết một TCBC:

• Sự kiện này liệu có tầm ảnh hưởng đến những khu vực xung quanh hay không?
• Những thông tin bạn đưa ra có gây mâu thuẫn với ai, tổ chức nào hay không?
• Quá trình thực hiện sự kiện được diễn ra như thế nào?
• Sự kiện có nhận được sự quan tâm, tò mò đến người đọc hay không?

Bước 2: Đặt tên tiêu đề cho thông cáo báo chí

Tiêu đề đóng vai trò vô cùng quan trong trong một thông cáo báo chí. Một tiêu đề hay, và hấp dẫn thì mới thu hút được sự tập trung của truyền thông và công chúng. Chính vì vậy, tiêu đề bạn đặt ra phải gây được sự kích thích, tò mò. Nhờ đó mà người đọc sẽ quyết định họ có muốn tiếp thông tin bạn đưa ra hay không?

Bước 3: Tóm tắt nội dung của TCBC trong một đoạn ngắn

Tóm tắt nội dung sẽ giúp người đọc có thể nắm bắt rõ được thông tin có trong thông cáo báo chí. Nhờ đoạn tóm tắt này mà họ hiểu được nó nói về vấn đề gì và liệu họ có muốn đọc tiếp hay không. Chính vì vậy, phần tóm tắt sẽ xuất hiện ngay sau tiêu đề và thường được tóm gọn bằng 3 ý trọng yếu nhất.

Ở đoạn đầu tiên, bạn cần liệt kê những thông tin quan trọng về sự kiện. Như mục đích của thông cáo báo chí, chủ đề, lợi ích mà người đọc sẽ nhận được là gì,…

Bước 4: Viết những nội dung còn lại

Đoạn tiếp theo sẽ bao gồm các thông tin liên quan hơn hoặc những liên quan về sản phẩm, dịch vụ mà người đọc cần biết. Lưu ý rằng, các đoạn văn này chỉ cần ngắn gọn, nhanh và súc tích vì TCBC không được dài quá một trang.

Bước 5: Đính kèm một số trích dẫn liên quan

Những trích dẫn đính kèm không cần phải quá cầu kì, phức tạp và phải đáp ứng được 3 yếu tố sau:

• Nó giúp ích và mang đến câu chuyện bạn đang muốn truyền tải không?
• Không nên sử dụng những từ ngữ gây khó hiểu cho người đọc.
• Ai là người nói những trích dẫn trên?

Bước 6: Thông tin liên hệ

Thông tin liên hệ là điều vô cùng cần thiết vì sau khi đọc xong người đọc còn biết họ phải liên hệ với những ai có liên quan. Vậy nên bạn hãy đính kèm thông tin của phòng ban quảng cáo, marketing vào góc trái phía dưới TCBC. Theo đó, các thông tin liên hệ sẽ bao gồm các thông tin như tên, số điện thoại, email.

Lời kết

Hy vọng bài viết bên trên đã giúp bạn hiểu rõ thông cáo báo chí là gì và tầm quan trọng của nó. Một TCBC ấn tượng không những giúp bạn đạt được hiệu quả truyền thông mà còn là cơ hội xây dựng hình ảnh và tăng uy tín của quý công ty, doanh nghiệp. Do đó, hãy xây dựng cách viết hợp lý và bỏ túi những chiến thuật mà Vietnix đã chia sẻ nhé!