OneDrive là nền tảng lưu trữ đám mây do Microsoft phát triển, hỗ trợ người dùng lưu giữ, bảo mật, chia sẻ và truy xuất các tệp tin, tài liệu, hình ảnh trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu đến bạn những lợi ích và hạn chế khi sử dụng OneDrive, đồng thời hướng dẫn bạn chi tiết về cách cài đặt, sử dụng cơ bản dịch vụ này.
Những điểm chính
- Khái niệm OneDrive: Hiểu rõ OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, cho phép bạn lưu, đồng bộ và truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi có Internet.
- Phân loại tài khoản: Phân biệt được hai loại tài khoản OneDrive dành cho cá nhân và tổ chức để lựa chọn đúng dịch vụ phù hợp.
- Lợi ích và hạn chế: Cân nhắc được các ưu điểm về khả năng cộng tác, bảo mật so với những hạn chế về tích hợp và hiệu suất hệ thống.
- Hướng dẫn cài đặt và sử dụng: Nắm vững các bước cài đặt, đăng nhập và thực hiện các thao tác file cơ bản như upload, download trên OneDrive.
- Giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp từ Vietnix: Tìm hiểu về S3 Object Storage của Vietnix, một giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp và tối ưu chi phí hơn cho các nhu cầu lớn.
- Giải đáp thắc mắc (FAQ): Nhận được câu trả lời cho các câu hỏi thực tế về khả năng chia sẻ file, truy cập di động và cách nâng cấp dung lượng lưu trữ.
OneDrive là gì?
OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu được phát triển và vận hành bởi Microsoft. Dịch vụ này cho phép người dùng lưu trữ, bảo vệ và truy cập toàn bộ file, hình ảnh, video và tài liệu quan trọng của mình một cách an toàn trên không gian trực tuyến, thay vì phải lưu trữ cục bộ trên ổ cứng máy tính. Là một thành phần không thể tách rời của hệ sinh thái Microsoft 365, OneDrive đóng vai trò là trung tâm kết nối người dùng với tất cả dữ liệu của họ, tạo ra một môi trường làm việc và lưu trữ đồng nhất, hiệu quả.
Điểm nổi bật của OneDrive là người dùng có thể dễ dàng truy cập và làm việc với dữ liệu của mình từ bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị có kết nối Internet, từ máy tính cá nhân, máy tính bảng cho đến điện thoại thông minh. Dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa một cách liền mạch, cho phép truy cập từ trình duyệt web, máy tính cá nhân hay các ứng dụng di động. Hơn nữa, dịch vụ còn cung cấp khả năng chia sẻ file linh hoạt với người khác, kể cả những người không có tài khoản Microsoft, giúp quá trình cộng tác trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
Nếu nhu cầu của bạn phát triển sang lưu trữ dữ liệu ứng dụng, media cho website, hoặc cần một endpoint sao lưu chuyên nghiệp, thì giải pháp mạnh mẽ hơn như S3 Object Storage của Vietnix là hoàn toàn cần thiết. Được xây dựng để tương thích 100% với chuẩn S3 API toàn cầu, nền tảng của Vietnix cho phép bạn tích hợp liền mạch với mọi ứng dụng và công cụ quen thuộc.
Với hạ tầng đặt tại Việt Nam, dịch vụ giúp tăng tốc độ truy xuất dữ liệu, cải thiện trải nghiệm người dùng cuối. Quan trọng nhất, Vietnix loại bỏ hoàn toàn chi phí băng thông, giúp bạn dự toán ngân sách chính xác và tiết kiệm hơn nhiều so với các nhà cung cấp quốc tế.
Phân loại tài khoản OneDrive
Microsoft phân loại OneDrive thành hai phiên bản chính, phục vụ cho hai nhóm đối tượng người dùng khác nhau:
OneDrive dành cho gia đình (Cá nhân)
Đây là phiên bản lưu trữ đám mây cá nhân mà mỗi người dùng sẽ nhận được khi tạo một tài khoản Microsoft miễn phí để sử dụng các dịch vụ như Outlook.com, Skype hay Xbox. Phiên bản này được thiết kế để lưu trữ tài liệu, hình ảnh và các file cá nhân trên đám mây, cũng như chia sẻ với bạn bè, người thân và cộng tác trên các nội dung chung. Khi đăng ký các gói dịch vụ Microsoft 365 dành cho cá nhân hoặc gia đình, người dùng sẽ được nâng cấp lên các tính năng cao cấp cùng với dung lượng lưu trữ lớn, điển hình là 1 TB.
OneDrive dành cho cơ quan hoặc trường học (Tổ chức)
Khác với phiên bản cá nhân, tài khoản OneDrive này được cung cấp và quản lý bởi một tổ chức, chẳng hạn như một công ty hoặc một trường học. Phiên bản này, trước đây được biết đến với tên gọi OneDrive for Business, là một phần không thể thiếu trong các gói đăng ký doanh nghiệp hoặc giáo dục của Microsoft 365 và được tích hợp sâu với SharePoint.
Mục đích chính của tài khoản này là để nhân viên hoặc học sinh, sinh viên chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu công việc. Người quản trị hệ thống của tổ chức sẽ có quyền kiểm soát các chính sách bảo mật và tính năng trong thư viện OneDrive này và người dùng thường sẽ nhận được ít nhất 1 TB dung lượng lưu trữ trên đám mây.
Lợi ích và các hạn chế khi sử dụng OneDrive
Tăng cường khả năng cộng tác: Người dùng có thể đồng thời chỉnh sửa và làm việc trên cùng một tài liệu thông qua các phiên bản Word online, Excel online hay PowerPoint online, giúp quy trình làm việc nhóm trở nên liền mạch và hiệu quả.
Khả năng chia sẻ dễ dàng: OneDrive cho phép người dùng chia sẻ tài liệu và file một cách dễ dàng, không bị giới hạn bởi dung lượng khi đính kèm qua email.
Bảo mật dữ liệu: OneDrive đảm bảo các thông tin quan trọng của bạn sẽ không bị mất ngay cả khi máy tính cá nhân hoặc máy chủ nội bộ gặp sự cố phần cứng nhờ lớp bảo mật bổ sung vững chắc, giúp bảo vệ dữ liệu trước các rủi ro.
Linh hoạt truy cập: OneDrive mang lại sự linh hoạt tuyệt đối, cho phép người dùng truy cập, xem và chỉnh sửa các tài liệu khẩn cấp ngay cả khi đang di chuyển hoặc đi công tác, chỉ cần bạn có kết nối Internet.
Tiết kiệm tài nguyên: OneDrive cung cấp một dung lượng lưu trữ miễn phí đáng kể ngay từ khi đăng ký, giúp người dùng cá nhân tiết kiệm chi phí. Việc lưu trữ dữ liệu trực tuyến giúp giải phóng không gian trên ổ cứng máy tính.
Dễ dàng thao tác: Sự tích hợp liền mạch với File Explorer trên Windows cho phép người dùng kéo và thả file vào thư mục OneDrive một cách tự nhiên, giống như đang thao tác với bất kỳ thư mục nào trên máy tính.
Hạn chế về hệ điều hành: Mặc dù có phiên bản OneDrive dành cho hệ điều hành khác, người dùng có thể gặp phải một số hạn chế nhất định về tính năng hoặc mức độ tích hợp so với trải nghiệm trên Windows.
Vấn đề về độ phức tạp: Việc tích hợp sâu của OneDrive với nhiều dịch vụ khác trong hệ sinh thái Microsoft như Outlook, Xbox có thể khiến nền tảng trở nên phức tạp và gây ra một số bất tiện cho những người dùng chỉ có nhu cầu lưu trữ đơn thuần.
Ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống: Việc Microsoft OneDrive được thiết lập để tự động khởi động cùng máy tính có thể ảnh hưởng đến thời gian khởi động và làm chậm hiệu suất chung của hệ thống, đặc biệt là trên các máy tính có cấu hình không cao.
Hướng dẫn cài đặt OneDrive
Để có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu này, bạn cần phải tải về thiết bị của mình. Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể của Vietnix:
Bước 1: Bạn đăng nhập vào Office 365.
Bước 2: Sau đó, bạn bấm vào ô OneDrive.
Bước 3: Bạn nhấp vào Get the OneDrive apps ở dưới cùng bên trái để cài đặt.
Lưu ý
Thao tác này sẽ mở ra một màn hình mới, Microsoft sẽ thông báo rằng bạn đã cài đặt OneDrive.
Bước 4: Tiếp theo, bạn bỏ qua thông báo đó và chọn tùy chọn Need to reinstall? Click here to download.
Tại đây, bạn sẽ được đưa đến một màn hình mới để tải file OneDrive setup xuống.
- Trong Chrome, nó sẽ nằm ở dưới cùng bên trái.
- Trong Firefox, nó hiển thị dưới dạng pop up window.
- Trong Edge, nó sẽ nằm ở giữa dưới cùng.
Bước 5: Bạn chạy file sau khi tải xong. Nếu không khởi động sau 2 phút, bạn hãy chạy lại trình cài đặt.
Bước 6: Sau khi bạn chạy trình cài đặt, sẽ có một thông báo rằng đó không phải là ứng dụng đã được xác minh từ app store, lúc này bạn hãy chọn Install anyway.
Quá trình cài đặt này có thể kéo dài khoảng 5-10 phút.
Sau khi quá trình cài đặt kết thúc, bạn sẽ không nhận được dấu hiệu nào cho thấy nó đã được cài đặt OneDrive thành công. Cách để nhận biết là biểu tượng đám mây màu xám đậm hiện trong taskbar trên máy tính của bạn.
Cách đăng nhập vào OneDrive
Sau khi cài đặt OneDrive xong, bạn đăng nhập để truy cập dữ liệu của mình.
Bước 1: Mở OneDrive Program trên máy tính của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng hai cách:
- Bạn mở Menu Start và tìm kiếm OneDrive, sau đó chạy OneDrive Program (không phải file setup hoặc OneDrive for Business).
- Tiếp theo, bạn nhấp vào đám mây màu xám trên taskbar, sau đó nhấp vào Sign in.
Hoặc bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng đám mây màu xám để truy cập OneDrive
Bước 2: Sau đó, bạn sẽ được đưa đến trang đăng nhập chính. Bạn hãy nhập địa chỉ email sau đó nhấp vào Sign in.
Nếu được hỏi đây là Personal hoặc Work/ School account, thì bạn chọn “Work or School”.
Bước 3: Thao tác này sẽ đưa bạn đến màn hình nhập password, bạn hãy nhập password email và nhấp vào Sign in.
Bước 4: Bạn đã đăng nhập vào OneDrive, nhưng vẫn còn một số tác vụ cần thực hiện. Đối với trên thư mục, bạn có thể sử dụng mặc định. Bạn hãy nhấp vào “Next” như hình dưới.
Bước 5: Sau đó, hướng dẫn nhanh của Microsoft cho OneDrive sẽ hiện ra. Bạn xem cách sử dụng và cuộn sang trang tiếp theo bằng cách nhấn vào mũi tên dưới cùng bên phải.
Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấp vào Open my OneDrive folder và sử dụng OneDrive.
Hướng dẫn sử dụng OneDrive
OneDrive là ứng dụng cho phép bạn truy cập tài liệu dựa trên cloud của mình từ bất kỳ vị trí nào có truy cập internet. Ngoài ra, bạn có thể lưu các bản sao cục bộ của tài liệu của mình trong trường hợp offline. Hãy cùng xem các hướng dẫn cụ thể sau đây.
Lưu một file vào Folder OneDrive trên máy của bạn
Để có thể lưu các tệp tin của bạn vào OneDrive, trước hết bạn cần phải đăng nhập và sử dụng dịch vụ này.
Bước 1: Đầu tiên bạn tải OneDrive và đăng nhập vào cả OneDrive lẫn Office 365.
Bước 2: Mở file bạn muốn lưu và đi tới Save As.
Bước 3: Chọn OneDrive – cu-portland.edu làm vị trí lưu.
Bước 4: Bạn đặt tên cho file và nhấn Save.
Sau đó, bạn có thể thấy file vừa lưu đã được lưu vào OneDrive.
Phân biệt file được lưu trên máy tính và trên cloud
OneDrive có khả năng lưu trữ file cục bộ trên PC của bạn và trên cloud hoặc chỉ trên cloud. Bạn có thể chọn tài liệu bạn muốn ở đâu, để tiết kiệm dung lượng trên máy của bạn. Dưới đây là phần hướng dẫn cụ thể cho bạn:
Khi bạn upload tài liệu từ máy của mình lần đầu tiên, hầu hết các tài liệu sẽ hiển thị checkmark màu xanh lục. Một số có thể chỉ trực tuyến hoặc được set luôn đồng bộ hóa phiên bản mới nhất. Ngoài ra, cũng có một biểu tượng “đồng bộ hóa” cho bạn biết khi nào tài liệu của bạn đang đồng bộ hóa. Đây là một ví dụ có tất cả 4 tùy chọn:
Như bạn có thể thấy, hầu hết các tài liệu đều được lưu vào cache cục bộ, một tài liệu đã được set là luôn lưu trong cache trên máy và 2 tài liệu hiện đang đồng bộ hóa. Bây giờ thư mục admission backups sẽ được set thành chỉ trên cloud bằng cách xóa phiên bản được lưu trong cache cục bộ:
Bước 1: Bạn mở thư mục và nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn đặt cloud-only.
Bước 2: Lúc này bạn chọn Always keep on this device.
Bước 3: Để remove thư mục/file được lưu trong cache cục bộ nhưng vẫn giữ nó trên cloud, hãy chọn Free up space.4. Khi bạn đã chọn Free up space, thư mục/file sẽ hiển thị biểu tượng đám mây.
Ngoài ra:
- Nếu bạn muốn đặt tài liệu luôn được lưu trong cache, hãy làm theo các bước trên và chọn tùy chọn Always keep on this device.
- Nếu bạn muốn remove hoàn toàn một tài liệu khỏi OneDrive của mình, chỉ cần xóa như bình thường.
Di chuyển file từ folder này sang folder khác
Nếu bạn cần di chuyển tài liệu vào OneDrive từ một vị trí thư mục khác, chẳng hạn như ổ H, hãy Cut và Paste chúng vào OneDrive.
Sau khi bạn đã điều hướng đến thư mục cũ, hãy sử dụng các phím tắt/command sau:
- Ctrl + A: Chọn tất cả
- Ctrl + X: Cut (tất cả các file và thư mục phải trông hơi trong suốt)
- Điều hướng đến OneDrive cục bộ của bạn.
- Ctrl + V: Paste
Đồng bộ OneDrive
Một cách khác để chọn thư mục và file để đồng bộ trong OneDrive là thông qua cài đặt của chương trình:
- Bạn bấm chuột phải vào biểu tượng System Tray cho OneDrive và chọn Settings.
- Tiếp theo bạn bấm vào tab Account và sau đó chọn Select folders.
- Tại đây, bạn sẽ thấy các file và thư mục mà bạn đã chuyển vào thư mục OneDrive của mình.
- Nếu bạn muốn đồng bộ hóa mọi thứ được lưu trữ trong thư mục OneDrive của mình, hãy bấm vào checkbox Make all files available.
- Hoặc bạn có thể chọn các thư mục riêng lẻ mà bạn muốn đồng bộ hóa và bỏ chọn bất kỳ thư mục nào bạn không muốn đồng bộ hóa.
- Các thư mục không được chọn sẽ vẫn còn trên OneDrive nhưng sẽ bị xóa khỏi PC của bạn và không còn được đồng bộ hóa trực tuyến hoặc trên các thiết bị OneDrive khác. Bạn nhấn OK khi hoàn tất.
Backup dữ liệu từ OneDrive
Sau khi OneDrive được thiết lập và chạy, nó có thể được sử dụng để backup các thư mục quan trọng. Từ cửa sổ OneDrive program, bấm vào tab Backup rồi nhấp vào nút Manage backup. Bạn có thể chọn back up desktop, thư mục ảnh và thư mục tài liệu của mình. Đánh dấu vào các mục bạn muốn back up và nhấp vào nút Start backup.
Bạn cũng có thể chọn tự động lưu ảnh và video vào OneDrive bất cứ khi nào bạn kết nối máy ảnh, điện thoại hoặc thiết bị chụp ảnh khác. Ngoài ra, bạn có thể tự động lưu ảnh chụp màn hình vào OneDrive. Để bật một trong hai tùy chọn, bạn hãy chọn hộp bên cạnh tùy chọn đó.
Lưu trữ chuyên nghiệp với S3 Object Storage của Vietnix
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp, vượt xa khả năng của các dịch vụ đồng bộ hóa file như OneDrive, dịch vụ S3 Object Storage của Vietnix là lựa chọn tối ưu, đặc biệt cho thị trường Việt Nam.
- Tối ưu cho thị trường Việt Nam: Hạ tầng trong nước giúp giảm độ trễ xuống mức cực thấp, tăng tốc độ tải ảnh, video cho website và ứng dụng của bạn.
- Loại bỏ chi phí ẩn: Miễn phí hoàn toàn băng thông ra và không giới hạn request, giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả.
- Tương thích 100% S3 API: Tích hợp liền mạch vào hệ thống của bạn mà không cần sửa đổi code, tận dụng toàn bộ hệ sinh thái công cụ S3 hiện có.
- An toàn và mở rộng không giới hạn: Dữ liệu được bảo vệ với độ bền cao và bạn có thể mở rộng dung lượng lưu trữ gần như vô hạn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://vietnix.vn/
- Hotline: 1800 1093
- Email: sales@vietnix.com.vn
- Địa chỉ: 265 Hồng Lạc, Phường Bảy Hiền, Thành Phố Hồ Chí Minh
Câu hỏi thường gặp
Có thể chia sẻ file trên OneDrive cho người khác không?
OneDrive cho phép bạn chia sẻ file hoặc thư mục cho bất kỳ ai, kể cả những người không dùng tài khoản Microsoft, thông qua đường link trực tiếp.
Có thể truy cập OneDrive từ điện thoại di động không?
OneDrive hỗ trợ ứng dụng di động dành cho Android và iOS giúp bạn truy cập, chỉnh sửa, tải lên hoặc tải về tệp mọi lúc mọi nơi.
Làm thế nào để nâng cấp dung lượng lưu trữ trên OneDrive?
Bạn có thể mua các gói dịch vụ Microsoft 365 hoặc mua riêng bộ nhớ mở rộng trực tiếp trong trang quản lý OneDrive.
OneDrive là một giải pháp lưu trữ đám mây hiện đại, được phát triển bởi Microsoft, mang đến sự tiện lợi trong việc lưu trữ, bảo vệ và chia sẻ dữ liệu trên mọi thiết bị. Với khả năng đồng bộ mạnh mẽ, tích hợp sâu vào hệ sinh thái Microsoft và các tính năng bảo mật tiên tiến, OneDrive trở thành lựa chọn ưu việt cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp đang tìm kiếm sự linh hoạt và an toàn trong quản lý dữ liệu số.
Mình đăng nhập onedrive 3 lần giờ có 3 thư mục thì làm sao để tắt bớt 1 cái , nhờ admin hỗ trợ giúp nha