Access là một phần mềm giúp bạn tạo ra và quản lý các cơ sở dữ liệu một cách chuyên nghiệp với các chức năng đa dạng. Access rất nổi tiếng trong mảng phân tích thông kê và cùng Vietnix tìm hiểu ngay phần mềm Access là gì? Làm thế nào để sử dụng Access?
Microsoft Office Access là gì?
Microsoft Office Access còn được gọi tắt là MS Access hay đơn giản là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ được Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đi chung với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được dùng phổ biển trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.
>> Xem thêm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì? Top 9 DBMS phổ biến
Access sử dụng Microsoft Jet Database Engine và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trên các hệ điều hành Windows.
Microsoft Access giúp cập nhật, chỉnh sửa thông tin nếu cần thiết và xuất dữ liệu báo cáo. Giống như Microsoft Excel, MS Access cho phép xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access cho phép bạn thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, làm việc với một mảng thông tin lớn hơn.
4 đối tượng chính trong Microsoft Access
4 đối tượng chính trong Microsorf Accerss bao gồm table, query, form và report. Chúng cho phép bạn tạo ra bất cứ cơ sở dữ liệu nào theo nhu cầu sử dụng.
1. Table (Bảng)
Bảng là đối tượng cơ sở dùng để lưu trữ những dữ liệu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi bảng sẽ bao gồm nhiều cột và hàng chứa thông tin về các chủ thể nhất định. Bạn có thể điều chỉnh kiểu dữ liệu giữa các hàng và cột theo nhu cầu sử dụng.
2. Form (Biểu mẫu)
Biểu mẫu là đối tượng hỗ trợ quá trình nhập, sửa đổi và hiển thị thông tin thuận tiện, dễ dàng. Nó cũng có thể được sử dụng để điều khiển một ứng dụng. Biểu mẫu giúp dữ liệu đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán và có tổ chức.
Bạn có thể ứng dụng biểu mẫu để hướng dẫn người dùng cung cấp dữ liệu chính xác và đúng định dạng. Dữ liệu từ biểu mẫu có thể được cung cấp cho một hoặc nhiều bảng liên quan.
3. Query (Truy vấn)
Truy vấn là đối tượng cho phép bạn tìm kiếm, sắp xếp và truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Khi tạo truy vấn, bạn cần lựa chọn các điều kiện cụ thể nhằm tìm kiếm chính xác dữ liệu bạn cần.
4. Report (Báo cáo)
Báo cáo được sử dụng để trình bày một đối tượng bằng cách định dạng, tính toán, tổng hợp từ các dữ liệu có sẵn. Từ đó giúp các cơ sở dữ liệu trở nên dễ đọc hơn. Bạn có thể tạo báo cáo từ bất kỳ bảng, biểu mẫu hoặc truy vấn nào.
Chức năng chính của Microsoft Access
Phần mềm Microsoft Access không chỉ có những tính năng cơ bản mà còn cập nhật thêm những tính năng chi tiết giúp cho việc tạo bảng thuận tiện hơn.
Với hệ thống Microsoft Access, người dùng có thể phát triển một hệ thống quản lý thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Microsoft Access còn có thể giúp quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin trạng thái bán hàng, quản lý đơn hàng, thông tin sản phẩm, thông tin đặt hàng,…
Bên cạnh đó, Access còn có thể hỗ trợ khả năng phát triển giao diện người dùng cơ bản và dễ dàng hơn trong quá trình nhập dữ liệu và lưu vào các bảng.
Một số chức năng chính của Access là:
- Chức năng tự động tạo bảng cho phù hợp với thông tin.
- Chức năng lưu trữ thông tin.
- Chức năng nhắc nhở cập nhật thông tin.
- Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.
- Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.
Sử dụng Access khi nào? Tại sao cần sử dụng Microsoft Access?
Phần mềm Access được sử dụng rất nhiều trong công việc hiện nay đặc biệt là đối với những ai học hay làm việc liên quan đến ngành kế toán, kinh tế, tài chính,… Đây là những ngành nghề phải nhập dữ liệu cũng như quản lý dữ liệu như quản lý kho, sản phẩm, thông tin nhân sự, thông tin khách hàng đều cần đến Access.
Bên cạnh đó, sử dụng Microsoft Access mang tới nhiều lợi ích thiết thực như:
- Công cụ giúp quản lý dữ liệu hiệu quả: Microsoft Access được thiết kế cho mọi đối tượng sử dụng để quản lý dữ liệu cho tất cả các ngành nghề. Đặc biệt nếu bạn sở hữu nhiều dữ liệu dạng bảng có liên kết với nhau thì đây sẽ là công cụ tuyệt vời để thống kê và quản trị chúng.
- Tạo cơ sở dữ liệu dễ dàng kể cả khi không rành IT: Microsoft Access có đầy đủ công cụ giúp bạn xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu dễ dàng ngay cả khi không am hiểu lĩnh vực IT, thiết kế. Điều này rất phù hợp đối với những người mới bắt đầu học tập và tìm hiểu về cơ sở dữ liệu, quản trị cơ sở dữ liệu, kiến trúc dữ liệu, ngôn ngữ SQL,…
- Phần mềm hoàn toàn miễn phí: Hiện tại, Microsoft đã phát triển phiên bản Access miễn phí dành cho Web và Di Động khá hoàn thiện. Phần mềm này nằm trong bộ công cụ văn phòng Office Online. Bạn có thể tải chúng tại Office.com (phiên bản Web) hoặc download ứng dụng trên CH Play, App Store (phiên bản di động).
Sự khác biệt giữa Microsoft Access và Microsoft Excel
Microsoft Excel được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo hàng ngang và hàng dọc. Dữ liệu thường được lưu trữ trong các ô. Thậm chí có thể thêm bất kỳ biểu đồ, đồ họa,… vào Excel để dễ nhìn hơn.
Excel sẽ khóa toàn bộ bảng tính sau khi được truy cập. Điều này làm cho người khác không thể chỉnh sửa các mục khác hoặc thêm mục mới. Tài liệu Excel được gọi là workbook và mỗi workbook này phải chứa ít nhất một worksheet.
Microsoft Access là một chương trình cơ sở dữ liệu, sử dụng ID duy nhất và danh sách dữ liệu có thể chỉnh sửa để lưu trữ thông tin chi tiết về một lượng lớn các mục, tức là bạn có thể sử dụng chương trình này để lưu trữ.
Access được thiết kế để có nhiều người dùng làm việc trong cùng các file DB cùng với các mục đề phòng an toàn khác nhau để giúp bảo vệ dữ liệu, chẳng hạn như Record Level Locking. Cơ sở dữ liệu được tạo trong Access được lưu trong các bảng với phần mở rộng .mdb.
| Microsoft Excel | Microsoft Access |
|---|---|
| Sử dụng bảng tính để tạo biểu đồ, đồ thị, mô hình dạng bảng. | Là một ứng dụng hoạt động như một chương trình cơ sở dữ liệu, giúp thu thập và phân loại dữ liệu. |
| Sử dụng cho các bảng tính (Spreadsheet) và tính toán tài chính. | Dùng để lưu trữ và xử lý một lượng lớn thông tin. |
| Dễ dàng để sử dụng. | Khó sử dụng hơn Excel. |
| Dung lượng lưu trữ ít hơn vì Excel không được xây dựng để lưu trữ dữ liệu. | Dung lượng lưu trữ nhiều hơn vì quyền truy cập chủ yếu được xây dựng để lưu trữ, sắp xếp và thao tác cơ sở dữ liệu. |
| Kém linh hoạt hơn. | Linh hoạt hơn Excel. |
| Hoạt động trên mô hình dữ liệu Non-Relational hoặc flat worksheet. | Hoạt động trên mô hình multiple relational table hoặc sheet. |
| Khóa toàn bộ bảng tính (Spreadsheet). | Khóa dữ liệu ở Record Level. |
| Phù hợp với các giải pháp ngắn hạn và các dự án quy mô nhỏ. | Phù hợp cho các giải pháp dài hạn và các dự án quy mô lớn. |
Cách sử dụng Microsoft Access
Dưới đây, Vietnix sẽ chia sẻ cách sử dụng Microsoft Access cơ bản và các bước chi tiết để bạn dễ hình dung và nắm được các thao tác khi sử dụng.
Tạo cơ sở dữ liệu
Bước 1: Truy cập trên thanh công cụ của Access sau đó chọn File và tiếp tục chọn New.
Ở những bản cập nhật mới, có nhiều cơ sở dữ liệu ở các dạng thức khác nhau. Bởi vậy, bạn có thể chọn mở một cơ sở dữ liệu trống, chọn mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web trống.
Bước 2: Đặt tên File tương ứng với nội dung trong dữ liệu. Giúp bạn phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau trong phần mềm này. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi tên File khi đã lưu bằng cách nhấn chuột phải vào File (Trong Folder đã lưu) sau đó chọn Rename để thay đổi tên file mới.
Nhập dữ liệu
Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu bằng cách xác định thông tin dữ liệu và tìm một hình thức cơ sở dữ liệu sao cho hợp lý. Có các loại định dạng dữ liệu như: Kiểu biểu mẫu, kiểu truy vấn, kiểu bảng, kiểu báo cáo.
Bước 2: Tạo bảng đầu tiên bằng cách nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt. Theo đó, bạn nên bắt đầu nhập vào bảng theo cách nhập thủ công hoặc sao chép nội dung, dán nội dung. Các dữ liệu đó được điền thành cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ là một hàng riêng biệt.
Bước 3: Nhập dữ liệu khác, phầm mềm Microsoft Access có thể giúp bạn chia sẻ và lấy thông tin từ một tài liệu khác.
Bạn chỉ cần chọn thực hiện như sau: Chọn Tab External Data sau đó chọn tập tin muốn nhập rồi chọn Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu và tiếp tục chọn Xác định vị trí lưu mới.
Bước 4: Chèn cột, hình ảnh bằng các thanh công cụ trong Microsoft Access.
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
Bước 1: Cần hiểu được các hoạt động của các khóa: Theo đó mỗi một bảng sẽ có được một mục riêng. Trong bảng có sự mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Bởi vậy nó có thể liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu, trong đó liên kết chứa dữ liệu giống nhau.
Bước 2: Chọn Tab sau đó chọn Database Tools và tiếp tục chọn Relationship.
Bước 3: Tạo mối quan hệ bằng cách nhấn giữ chuột từ bảng này tới bảng khác. Tiếp đó chọn mục Enforce Referential Integrity khi tạo liên hệ.
Tạo một truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
Bước 1: Mở công cụ Query Design sau đó chọn Create và tiếp tục chọn Tiếp tục thiết kế truy vấn.
Bước 2: Chọn The Show Table sau đó nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn và tiếp tục nhấp Close.
Bước 3: Thêm trường được tạo ra tiếp tục nhấn chuột vào cột truy vấn và sau đó chọn Design.
Bước 4: Thêm tiêu chuẩn cần thiết. Bạn cũng có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau.
Bước 5: Nhấn chọn Design sau đó chọn Run để xem kết quả hoặc nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.
Tạo và Dùng biểu mẫu
Bước 1: Chọn bảng cần tạo biểu mẫu. Thông thường người dùng sử dụng biểu mẫu để dễ dàng sử dụng và quan sát.
Bước 2: Nhấn chọn nút Form trong Tab mới. Khi đó bạn sẽ tạo được một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.
Bước 3: Điều hướng biểu mẫu mới. Dựa vào nút mũi tên ở phía dưới cùng để di chuyển giữa các hồ sơ. Bạn cũng có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.
Tạo một báo cáo
- Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn.
- Bước 2: Nhập tab mới.
- Bước 3: Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.
- Bước 4: Thêm trường vào báo cáo.
- Bước 5: Thêm nhóm vào báo cáo.
- Bước 6: Lưu và chia sẻ.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa Microsoft Access và Excel là gì?
Microsoft Excel là ứng dụng sử dụng bảng tính để tạo biểu đồ, đồ thị, mô hình dạng bảng. Microsoft Access cũng là một ứng dụng hoạt động như một chương trình cơ sở dữ liệu. Nó giúp thu thập và phân loại dữ liệu. Nó được sử dụng cho các bảng tính và tính toán tài chính.
Access có tốt hơn Excel không?
Nói chung, Access tốt hơn cho việc quản lý dữ liệu: Giúp bạn giữ cho dữ liệu được ngăn nắp, dễ tìm kiếm và khả dụng cho nhiều người dùng đồng thời. Excel thường tốt hơn để phân tích dữ liệu: Thực hiện các phép tính phức tạp, khám phá các kết quả có thể xảy ra và tạo biểu đồ chất lượng cao.
Access có khó học không?
Microsoft Access là một công cụ dễ học được thiết kế để tạo các ứng dụng kinh doanh. Nó cũng cung cấp các công cụ thiết kế chi tiết cho phép bạn tạo ra các chương trình hấp dẫn nhất. Bạn có thể sử dụng các mẫu của riêng Access hoặc thậm chí tạo mẫu của riêng bạn.
Làm cách nào để khởi động Microsoft Access?
Như với hầu hết các chương trình Windows, Access có thể được thực thi bằng cách điều hướng menu Bắt đầu ở góc dưới bên trái của Màn hình Windows. Để bắt đầu Access, hãy bấm vào nút Bắt đầu, sau đó là menu Chương trình, sau đó chuyển đến menu Microsoft Office và cuối cùng bấm vào mục menu Microsoft Access.
Lời kết
Ứng dụng Access trong công việc giúp tiết kiệm thời gian, và các liên kết được tạo ra giúp thông tin, dữ liệu sử dụng linh hoạt hơn. Hy vọng qua bài viết này, Vietnix đã giúp bạn hiểu hơn về Microsoft Access là gì và cách sử dụng của nó. Nếu có bất cứ vấn đề thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhanh chóng!
