Kỹ năng Proposal chính là chìa khóa cốt lõi mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh và tiếp thị, quảng cáo. Để giúp bạn hiểu rõ về khái niệm Proposal là gì, Vietnix sẽ cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc cho bạn qua bài viết dưới đây.
Proposal là gì?
Proposal (đề xuất) là một hình thức trình bày trang trọng phần nội dung, ý tưởng, chiến lược, ngân sách cho một dự án hay chiến lược nào đó,… tới đối tác hoặc khách hàng tiềm năng nhằm mang lại sự tin tưởng, hài lòng của họ.
Xét về mặt nội dung, trong mỗi Proposal cần làm nổi bật được các vấn đề, bám sát xoay quanh các câu hỏi:
- What – trình bày các nội dung về công việc gì?
- Why – Mục đích và khả năng thực hiện công việc ra sao?
- Who – Có những ai thực hiện ở địa điểm?
- When – Thời gian nào?
- Where – Thực hiện ở đâu?
- How – Thực hiện như thế nào?
Một ý tưởng được trình bày theo Proposal chuyên nghiệp sẽ làm nổi bật những chi tiết độc đáo về doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Đặc biệt tạo một nền tảng dựa trên sự tin tưởng, hài lòng trong mối quan hệ khách hàng – marketer, agency – client.
Bản đề xuất thông tin ý tưởng, nội dung, thiết kế dự án của Proposal được thể hiện chủ yếu qua Word, Powerpoint, Excel,… Ngoài ra còn trình bày qua một mẫu Proposal miễn phí, trả có phí, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Việc cung cấp Proposal cho khách hàng nhằm thuyết phục, chấp nhận thỏa thuận, hài lòng với các đề xuất, chiến lược được đưa ra.
Proposal là cầu nối rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong thời buổi hiện nay. Vì nó giúp doanh nghiệp kết nối hiệu quả với đối tác và khách hàng, từ đó định hướng hợp tác phát triển lâu dài mối quan hệ giữa các bên.
Các loại Proposal thường gặp
Proposal là một loại văn bản chuyên nghiệp, được sử dụng để trình bày ý định về một kế hoạch, thỏa thuận hoặc dự án cụ thể. Các dạng proposal phổ biến bao gồm:
- Proposal xuất bản sách: Thường được sử dụng bởi nhà văn, nhà thơ hoặc tác giả sách để thu hút sự đầu tư từ nhà xuất bản cho tác phẩm của họ.
- Proposal nghiên cứu: Là loại proposal phổ biến nhất trong các lĩnh vực khoa học và giáo dục, nó tóm tắt câu hỏi nghiên cứu, phương pháp, và mục tiêu của dự án nghiên cứu.
- Proposal kinh doanh: Thông thường, đây là văn bản đề xuất một thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng, chi tiết hóa về việc trao đổi dịch vụ, hàng hóa hoặc thanh toán.
File Proposal gồm những gì?
Để viết một bản Proposal hoàn thiện, dễ dàng truyền đạt đúng mục đích đến đối tượng khách hàng mục tiêu thì trước tiên, doanh nghiệp hay đặc biệt các account cần phải nắm rõ cấu trúc, thành phần được thể hiện như thế nào. Thành phần của Proposal gồm 4 phần như sau:
Phần 1: Giới thiệu Proposal – An introduction
Phần giới thiệu trong viết Proposal rất quan trọng để thu hút độc giả. Cần trả lời câu hỏi như bài viết này đề cập tới những nội dung, vấn đề gì? Những ai liên quan đến nội dung này về nội dung của Proposal? Phải giới thiệu về tên dự án, tổ chức, và ý tưởng, cũng như thông tin về bạn/công ty. Nên nêu rõ mục đích, nội dung chương trình một cách súc tích và cung cấp đầy đủ thông tin liên lạc. Đặt một tiêu đề ngắn gọn ở phía trên để thâu tóm ý tưởng và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Phần 2: Đặt khách hàng/ đối tác là trọng tâm – Client-centered
Phần quan trọng của một Proposal thành công thường xuất phát từ khả năng hiểu rõ khách hàng và đối tác. Trong phần này, cần trả lời “why”, “when” và “where” để chứng minh sự hiểu biết về nhu cầu và mong muốn của họ.
Nội dung cần bao gồm lý do đề xuất dự án, nhu cầu của khách hàng và lợi ích mà họ sẽ nhận được. Điều này bao gồm cả thời gian, địa điểm, giai đoạn của dự án và kinh phí dự trù. Tổng hợp thông tin một cách chi tiết và chân thành sẽ tạo sự ấn tượng và xác định thành công của doanh nghiệp trong tương lai.
Phần 3: Mô tả chi tiết dự những gì dự án thực hiện – A detailed description of what you propose to do
Phần tiếp theo sau khi xác định nhu cầu và quan tâm của khách hàng là đề xuất giải pháp cụ thể và chi tiết. Phần này trả lời câu hỏi “how” bằng cách mô tả cụ thể về cách dự án sẽ hoạt động, lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được, cảm nhận sau khi chọn dự án và chi phí liên quan.
Dù là Proposal đơn giản hay chi tiết, quan trọng nhất là phải thể hiện rõ ý tưởng cốt lõi và đảm bảo khách hàng thấy được tiềm năng và cơ hội thành công của dự án thông qua Proposal.
Phần 4: Chứng minh năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm của công ty, cá nhân – Your expertise and experience.
Phần cuối cùng của Proposal nhấn mạnh việc thuyết phục khách hàng và đối tác về khả năng thực hiện thành công các đề xuất đã đề ra. Để làm điều này, cần cung cấp thông tin về lịch sử và quá trình hình thành của công ty, thành tựu, giải thưởng, danh hiệu, dự án thực hiện và kết quả, kinh nghiệm và chuyên môn của đội ngũ nhân viên, cũng như danh sách đối tác đã từng hợp tác. Mục tiêu là tạo niềm tin và uy tín trong mắt khách hàng, giúp họ quyết định đầu tư vào dự án sau khi đọc bản Proposal chi tiết và thuyết phục như vậy.
Các bước cần chuẩn bị và lưu ý để viết một Proposal chuyên nghiệp
4 bước viết Proposal chuyên nghiệp
Proposal cũng là bộ mặt của thương hiệu, Proposal càng chuyên nghiệp càng giúp thu hút lượng lớn người đọc, từ đó được bạn sẽ có nhiều sự đồng thuận của các nhà đầu tiên. Chính vì thế, để có một bản đề xuất đạt chuẩn, cần đòi hỏi người viết phải có kỹ năng viết và lối truyền đạt cực tốt.
4 bước quan trọng để bạn có một Proposal chuyên nghiệp:
- Bước 1. Nhận diện và xác định đối tượng mục tiêu
Khi tiến hành viết một bài Proposal chúng ta cần phải nghĩ đến người đọc và liệt kê các câu hỏi như: Ai là đối tượng sẽ đọc nội dung của Proposal này? Họ muốn quan tâm đến vấn đề gì? Cách dùng ngôn từ, văn phong như thế nào sẽ phù hợp với đối tượng mục tiêu? Họ sẽ đồng ý hay bác bỏ đề xuất trong Proposal?
Khi đã trả lời được các câu hỏi này sẽ chúng sẽ nắm được tâm lý của đối tượng từ đó giúp bạn tập trung tìm thông tin, tài liệu liên quan để xây dựng 1 bài Proposal đạt cách hiệu quả nhất.
- Bước 2. Xác định rõ vấn đề mà Proposal của bạn giải quyết
Đây là bước rất quan trọng để giải thích những gì công ty, doanh nghiệp bạn dự định giải quyết gì? Để thực hiện tốt bước này, bạn chỉ cần xoay quanh, bám sát các câu hỏi sau:
- Who: Ai là đối tượng chính mà Proposal muốn nhắm tới?
- What: Bạn muốn trình bày nội dung gì trong Proposal? Nêu ra tình hình hiện tại và các vấn đề đi kèm. Để tăng độ tin cậy với khách hàng nên sử dụng các dẫn chứng, con số cụ thể.
Khi đã xác định, đặt vấn đề đúng cách, khả năng bạn đã gây được ấn tượng và dễ dàng thuyết phục khách hàng rằng công ty doanh nghiệp hay cá nhân bạn chính là người mới đảm bảo giải quyết các vấn đề đó.
- Bước 3. Xác định chiến lược, giải pháp giải quyết vấn đề
Đây là bước then chốt của một Proposal. Xác định các giải pháp giải quyết vấn đề (từng bước thực hiện, giải thích chi tiết các phương pháp, các nhân sự cùng hỗ trợ). Điều đặc biệt, bạn phải trình bày một cách logic, trực quan, nêu tính hợp lý, khả quan của giải pháp vượt qua những trở ngại tiềm ẩn, những lợi ích đem lại và mục tiêu đạt được kèm ngân sách cụ thể.
- Bước 4. Kết luận Proposal: lợi ích, chi và tổng kết
Bạn cần nhắc lại khái quát về mục đích, các chi phí cùng lợi ích của đề xuất. Bạn cũng đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến người đọc đã dành thời gian theo dõi bản đề xuất của mình. Đặc biệt, hãy để lại thông tin liên lạc để khách hàng có thể dễ dàng liên hệ, phản hồi lại Proposal của bạn.
Lưu ý trước khi bắt đầu viết Proposal
- Hiểu rõ đối tượng đọc: Khi viết Proposal, hãy luôn nhớ đến đối tượng đọc của bạn. Mục tiêu của Proposal không chỉ là trình bày chi tiết dự án mà còn là thu hút sự chú ý của độc giả.
- Tính thuyết phục: Khả năng thuyết phục là quan trọng trong Proposal vì mục tiêu của bạn là muốn đối tác hoặc khách hàng chấp thuận các đề xuất. Nếu dự án không hấp dẫn đối tượng, họ có thể từ chối đề xuất.
- Nghiên cứu kỹ lưỡng: Một Proposal hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị và nghiên cứu cẩn thận để chứng minh được sự cần thiết của vấn đề. Đồng thời, cung cấp giải pháp thông qua nguồn thông tin, nghiên cứu, số liệu hoặc biểu đồ đáng tin cậy. Khi viết, hãy đặt mình vào vị trí của độc giả và trả lời những câu hỏi quan trọng như tại sao vấn đề này quan trọng? Làm thế nào giải pháp của bạn là hiệu quả? Có ai đó đã giải quyết vấn đề này trước đây chưa? Chi phí dự án là bao nhiêu?
Cách viết Proposal chuyên nghiệp hiệu quả
Viết phần tóm tắt dự án
Tóm tắt dự án (Executive Summary) là phần giới thiệu cho Proposal. Giống như phần tóm tắt của báo cáo hoặc là phần giới thiệu của tiểu luận. Ở phần này, bạn nên tóm tắt ngắn gọn nội dung chính và thuyết phục độc giả tiếp tục đọc Proposal. Tùy vào mức độ phức tạp của dự án khác nhau, phần này có thể viết một đoạn hoặc một vài đoạn.
Phần này nên bao gồm:
- Vấn đề mà dự án của bạn sẽ giải quyết
- Giải pháp mà dự án của bạn dành cho vấn đề đó.
- Những tác động của dự án đến vấn đề.
Bạn nên viết ngắn gọn, các phần chi tiết sẽ được thảo luận ở phần tiếp theo của Proposal.
Giải thích vấn đề của dự án
Ở phần này, bạn sẽ trình bày nền tảng của dự án. Áp dụng tài liệu tham khảo và các số liệu thống kê để thuyết phục người đọc rằng vấn đề bạn đang đề cập là quan trọng.
Bạn cần trả lời các câu hỏi sau để đánh giá tốt vấn đề của mình:
- Vấn đề mà dự án của bạn đang giải quyết là gì?
- Những thông tin về vấn đề này?
- Có ai đã nghiên cứu và giải quyết vấn đề này trước đây hay không?
- Lý do các nghiên cứu trước đây không thể giải quyết được vấn đề?
Bạn cũng có thể sử dụng phần này để mô tả cách vấn đề mà bạn mong muốn giải quyết có mối liên kết trực tiếp với tổ chức, đối tác, hoặc các bên liên quan khác là như thế nào.
Đề xuất giải pháp
Sau khi bạn đã đưa ra một vấn đề trong phần thông tin cơ bản của đề xuất, bước tiếp theo là trình bày một giải pháp. Phần này cung cấp cơ hội để bạn mô tả một cách chi tiết hơn về cách tiếp cận của mình đối với dự án. Một số yếu tố quan trọng gồm:
- Trình bày tầm nhìn cho dự án của bạn.
- Lịch trình dự án với các điểm mốc quan trọng.
- Vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án.
- Kế hoạch xử lý và quản lý rủi ro.
- Sản phẩm dự án cần bàn giao.
- Các công cụ báo cáo mà bạn dự định sử dụng trong suốt dự án.
Không nhất thiết phải bao gồm tất cả các mục trên trong đề xuất của bạn; thay vào đó, bạn cần quyết định dựa trên phạm vi cụ thể của dự án. Phần này có thể trở thành phần dài và chi tiết nhất trong Proposal, vì nó liên quan đến mọi khía cạnh của việc đạt được giải pháp cho vấn đề đã đặt ra.
Xác định các sản phẩm bàn giao và mục tiêu của dự án
Xác định kết quả của dự án là một bước quan trọng trong quá trình soạn Proposal. Những bên liên quan mong muốn hiểu rõ về những gì bạn sẽ tạo ra hoặc tác động gì sẽ xuất hiện khi dự án kết thúc, có thể là sản phẩm, chương trình, nâng cấp công nghệ hoặc bất kỳ thành phẩm nào khác. Khi xác định sản phẩm bàn giao cũng như mục tiêu của dự án, bạn cần bao gồm các yếu tố sau:
- Sản phẩm hoặc mục tiêu cuối cùng của dự án.
- Dòng thời gian của dự án khi sản phẩm/thành phẩm bàn giao trở nên sẵn sàng.
- Các mục tiêu được sắp xếp theo cấu trúc SMART, phù hợp với những sản phẩm hoặc dịch vụ bạn đang cung cấp.
Yêu cầu về mặt nguồn lực, chi phí
Đến thời điểm hiện tại, bạn đã mô tả vấn đề, phương pháp tiếp cận, giải pháp và kết quả dự kiến. Tiếp theo, trong phần còn lại của Proposal, bạn có thể đi sâu vào chi tiết về các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án của mình. Trong phần này, bạn sẽ bao gồm:
- Ngân sách dự án: Ngân sách dự án liên quan đến mọi khía cạnh từ nguồn cung cấp cần thiết để tạo ra sản phẩm/dịch vụ đến các chi phí quảng cáo và lương cho nhóm. Bạn nên mô tả bất kỳ khoản ngân sách nào cần thiết để triển khai dự án.
- Phân tích chi phí: Phần này nên bao gồm các nghiên cứu về lý do tại sao bạn cần những nguồn lực cụ thể cho dự án của mình. Quá trình này cũng có thể giúp bạn giảm thiểu các chi phí không mong muốn.
- Kế hoạch phân bổ nguồn lực: Bạn cần cung cấp một tổng quan về kế hoạch phân bổ nguồn lực và tóm tắt nơi bạn dự định sử dụng các nguồn lực cụ thể mà bạn cần.
Những sai lầm thường gặp khi viết Proposal
Proposal rất quan trọng đối với quá trình bán hàng, bởi người mua luôn muốn xem xét nhiều yếu tố hơn chỉ quan tâm về giá cả, dịch vụ. Do đó khi viết proposal bạn nên tránh những lỗi sau đâu để không bỏ lỡ cơ hội với khách hàng.
Gây mất hứng thú của khách hàng
Những bài Proposal quá tỉ mỉ dần trở nên quá dài dòng, miên man khiến khách hàng mất thời gian để lọc thông tin từ đó gây mất hứng thú trước Proposal của bạn. Họ sẽ chọn cách ưu việt hơn là bỏ qua bài Proposal của bạn để chọn Proposal khác phục vụ chỉnh chu hơn.
Theo các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này cho rằng: Một bản Proposal vừa tỉ mỉ vừa súc tích, cắt nghĩa gãy gọn những điều bạn muốn thể hiện với khách hàng. Quá trình này sẽ tạo hứng thú cho khách hàng rất nhiều, giúp họ hiểu được chi tiết nội dung ý tưởng của bản đề xuất của bạn.
Tập trung quá nhiều ở phần kinh nghiệm và đối tác của mình
Có một số doanh nghiệp khi xây dựng Proposal mà viết quá nhiều về mình. Họ mải chăm chú kể về các kỹ năng, giải thưởng, và những thành tựu trong quá khứ. Phần này nên để phần giới thiệu doanh nghiệp và phần cuối cùng để đề xuất tiếp thị sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang cung cấp.
Những nội dung ý tưởng đề xuất tập trung hoàn toàn vào thông tin kinh nghiệm và chuyên môn của doanh nghiệp. Điều này chỉ khiến cho khách hàng thêm nhàm chán và khó chịu khi không thấy được thông tin giá trị từ bản Proposal của bạn. Không những vậy, còn làm cho khách hàng cảm thấy những nội dung quá hoa mỹ, thiếu xác thực và có vẻ chẳng liên quan gì tới họ.
Việc thuyết phục khách hàng nằm ở yếu tố nội dung luôn được súc tích, liền mạch mang tính hiệu quả cao. Thông thường, những Proposal chuyên nghiệp phải trả lời câu hỏi cơ bản về tâm trí của mọi khách hàng:
- Lợi ích của dự án đem lại cho khách hàng là gì?
- Cách đề xuất tiếp thị và trình bày các vấn đề theo cấu trúc như nào?
- Có nội dung nào dư thừa cần lược bỏ trong Proposal của bạn không?
- Làm thế nào để liên kết các mọi thứ sao cho có logic và ý nghĩa?
Gợi ý công cụ tạo mẫu Proposal chuyên nghiệp
1. Canva
Bạn có thể tham khảo và chọn mẫu Proposal phù hợp trên Canva để thể hiện phong cách và nội dung đúng đắn. Sau đó, chỉnh sửa để đáp ứng mục tiêu của bạn và tải về dưới dạng PDF, JPG hoặc PNG để in ấn hoặc chia sẻ. Canva cung cấp nhiều mẫu Proposal đa dạng cho các lĩnh vực và ngành nghề khác nhau với thiết kế ấn tượng.
2. Freepik
Freepik là một nguồn tài nguyên phổ biến khi bạn cần tìm kiếm mẫu Proposal đẹp để sử dụng trong công việc sáng tạo. Trang web này cung cấp các mẫu Proposal ấn tượng với chất lượng hình ảnh cao. Bạn có thể tham khảo hoặc tải về những mẫu này, tuy nhiên, mẫu Proposal độc đáo thường yêu cầu thanh toán để sử dụng
3. Better Proposals
Better Proposals là một trang web cung cấp các mẫu Proposal đẹp, với giá bắt đầu từ 13$/Tháng/Tài khoản, bao gồm 10 bộ proposal chuyên nghiệp. Ngoài ra, nó còn tích hợp các tính năng hữu ích như chữ ký số, đo lường thiết kế, và khả năng tùy chỉnh tên miền.
4. Proposify
Proposify là một trang web cung cấp các mẫu Proposal đẹp có sẵn, với giá 19$/Tháng/1 tài khoản kích hoạt cho 3 người dùng. Bạn có thể lựa chọn từ hàng trăm mẫu thiết kế ấn tượng và tùy chỉnh chúng theo lĩnh vực kinh doanh và mục đích sử dụng của bạn. Proposify cũng tích hợp các tính năng như thông báo, đo lường và chữ ký số.
5. Qwilr
Qwilr là một ứng dụng chuyên cung cấp các mẫu Proposal đẹp, cho phép bạn tạo ra Proposal cá nhân từ các template sẵn có. Với chi phí là $29/tháng, bạn có thể sử dụng 3 tài khoản để tạo ra những Proposal ấn tượng và chuyên nghiệp theo ý của mình.
Câu hỏi thường gặp
Proposal trong Marketing là gì?
Proposal trong Marketing là một tài liệu trình bày chi tiết về một chiến dịch marketing, bao gồm các mục tiêu, mục tiêu, ngân sách, chiến lược, và các hoạt động cụ thể. Proposal được sử dụng để thuyết phục khách hàng hoặc nhà đầu tư về tính khả thi và hiệu quả của một chiến dịch marketing.
Research Proposal là gì?
Research proposal là đề xuất nghiên cứu (thường sử dụng trong một ngữ cảnh cụ thể), tập trung đặc biệt vào việc đề xuất và mô tả chi tiết về một dự án nghiên cứu cụ thể. Nó thường được sử dụng trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học và học thuật.
Lời kết
Qua bài viết chia sẻ phía trên, Vietnix đã phần nào giúp cho các bạn hiểu được cơ bản khái niệm Proposal là gì và các bước viết Proposal chuyên nghiệp nhằm thuyết phục khách hàng. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin xây dựng thiết kế bản Proposal đỉnh cao từ đó tạo được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác. Chúc bạn thành công.
