Email doanh nghiệp chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích với những doanh nghiệp đang trong quá trình xây dựng thương hiệu và khẳng định vị thế trên thị trường. Vậy loại email này có điểm gì khác biệt với email cá nhân? Nên lựa chọn dịch vụ email doanh nghiệp nào trong vô số nhà cung cấp hiện nay? Bài viết sau đây Vietnix sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ những câu hỏi trên.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là email của công ty, doanh nghiệp với phần đuôi được đặt theo tên miền thuộc sở hữu của tổ chức đó. Cấu trúc mail thường là “tenemail@tenmiendoanhnghiep”, ví dụ như “emailhosting@vietnix.vn”.
Bất cứ doanh nghiệp nào có quy mô lớn hay nhỏ cũng nên sở hữu email theo tên miền riêng; đặc biệt là đối với những tổ chức mới khởi nghiệp hoặc đang muốn mở rộng quy mô, chiếm lĩnh thị trường. Đây là yếu tố quan trọng giúp tổ chức tạo dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.
Thực tế hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ những lợi ích mà dịch vụ này có thể mang lại. Hãy cùng Vietnix phân tích rõ hơn về những điểm nổi trội của email doanh nghiệp trước khi quyết định có nên sử dụng hay không.
Ưu điểm nổi bật của email doanh nghiệp
Sở dĩ email tên miền ngày càng quan trọng với doanh nghiệp là bởi nó sở hữu những ưu điểm nổi trội sau:
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín
Email doanh nghiệp giúp tổ chức tăng mức độ tin cậy với khách hàng cũng như xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín, hoạt động chuyên nghiệp với đối tác. Đồng thời tên miền được gắn ngay trong email cũng góp phần thúc đẩy độ nhận diện của doanh nghiệp, tăng tỉ lệ mở mail tốt hơn so với sử dụng email cá nhân.
Hỗ trợ quản lý
Hệ thống email doanh nghiệp sẽ giúp ban quản trị dễ dàng kiểm soát toàn bộ các luồng gửi – nhận mail trong tổ chức. Đồng thời, việc thêm, bớt, xóa người dùng nhanh chóng cũng hỗ trợ hiệu quả cho quá trình này. Nếu có bất cứ thay đổi nhân sự nào, quản trị viên có thể thông báo ngay tới toàn thể nhân viên trong công ty cũng như đối tác, khách hàng. Từ đó hạn chế tình trạng giả mạo để lừa đảo gây ảnh hưởng xấu tới uy tín tổ chức.
Bảo mật tốt, tránh spam
Email theo doanh nghiệp thường được tích hợp phần mềm chống spam, chống virus, lọc các thư chứa phần mềm độc hại giúp hộp thư của người dùng luôn sạch sẽ, an toàn. Từ đó giảm thiểu nguy cơ bị tấn công mạng hay đánh cắp dữ liệu bởi hacker. Đồng thời nếu gửi bằng email doanh nghiệp thì tỉ lệ mail vào hộp thư spam sẽ thấp hơn nhiều so với email thông thường. Điều này đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp muốn triển khai chiến dịch email marketing trong tương lai.
Bên cạnh đó, hệ thống email doanh nghiệp luôn được các nhà cung cấp chú trọng giám sát, bảo trì liên tục. Nếu có bất cứ vấn đề nào xảy ra, đội ngũ kỹ thuật sẽ khắc phục ngay và đảm bảo không ảnh hưởng tới quá trình vận hành của doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí
Hiện nay có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp giá rẻ với đa dạng các gói dịch vụ và mức giá phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Những gói email tên miền chỉ từ vài trăm nghìn/tháng là đã có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng của các tổ chức vừa và nhỏ. Còn những gói email tên miền cao cấp được tích hợp nhiều tiện ích văn phòng sẽ phù hợp với doanh nghiệp, tập đoàn quy mô lớn.
Sử dụng mọi lúc, mọi nơi
Hệ thống email doanh nghiệp cho phép người dùng kết nối, sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi. Chỉ cần sở hữu thiết bị có Internet là người dùng có thể thực hiện các tác vụ trên email doanh nghiệp. Điều này giúp nhân viên luôn cập nhật thông tin và đưa ra phản hồi chính xác trong thời gian ngắn nhất.
Với những ưu điểm vượt trội như vậy nên nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp hiện nay ngày càng lớn. Điều này dẫn tới sự xuất hiện của hàng loạt loại email theo tên miền cho doanh nghiệp. Vậy đâu là loại email uy tín, chất lượng cho doanh nghiệp? Hãy cùng tham khảo danh sách mà Vietnix đã thống kê dưới đây cho bạn.
5 dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến hiện nay
Sau đây là 5 dịch vụ email doanh nghiệp uy tín, chất lượng mà bạn có thể cân nhắc trong trường hợp chưa biết nên sử dụng dịch vụ nào.
1. Vietnix
Vietnix là đơn vị cung cấp Hosting, VPS tốc độ cao uy tín, chất lượng hàng đầu tại Việt Nam. Hiện tại, Vietnix đang cung cấp dịch vụ Email Doanh Nghiệp để phục vụ cho những khách hàng có nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp.
Những tính năng nổi bật của email doanh nghiệp tại Vietnix có thể kể đến như:
- Bảo mật cao, chống spam: Hệ thống email doanh nghiệp được tích hợp sẵn công nghệ Antispam, Antivirus cùng phần mềm bảo mật cao cấp giúp bảo vệ người dùng khỏi virus, phần mềm độc hại.
- Hỗ trợ chuyển mail từ Google Workspace: Nếu bạn đang sử dụng email doanh nghiệp của Google thì sẽ được hỗ trợ chuyển dữ liệu về hệ thống email doanh nghiệp tại Vietnix một cách nguyên vẹn.
- Quản trị dễ dàng: Doanh nghiệp được toàn quyền kiểm soát và quản lý hệ thống email sau khi đăng ký.
- Hỗ trợ Email Relay: Hệ thống email doanh nghiệp có thể được tích hợp vào ứng dụng, website, máy chủ của tổ chức để tăng tốc độ gửi email.
Hiện nay, Vietnix cung cấp nhiều gói Email Hosting phù hợp với nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp cho cá nhân và các tổ chức. Chỉ từ 12.000 VND/Tháng là bạn đã có thể bắt đầu sử dụng dịch vụ này. Còn nếu chưa biết nên chọn gói Email Hosting nào thì đội ngũ Vietnix sẽ hỗ trợ bạn tư vấn cấu hình sao cho tối ưu nhất.
2. Google Workspace
Google là một trong những đơn vị cung cấp email doanh nghiệp được tin dùng nhất trên thế giới. Trước đó, Goolge đã cung cấp dịch vụ email G Suite miễn phí cho các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên từ tháng 7/2022 thì dịch vụ này sẽ bị khai tử và thay thế bởi Google Workspace với bộ công cụ văn phòng tích hợp cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sẽ phải trả một khoản phí nhất định để mua gói Google Workspace nếu muốn sử dụng email theo tên miền. Tuy nhiên bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ có quyền sử dụng các tính năng khác trong gói công cụ này như Gmail, Google Drive, Google Docs,… Chính vì vậy nếu tổ chức của bạn có nhu cầu sử dụng email cũng như các tiện ích văn phòng thì đây sẽ là giải pháp thích hợp nhất.
3. Mdaemon
Một cái tên tiếp theo trong cần kể tới trong top 5 loại email doanh nghiệp phổ biến là dịch vụ mail của Mdaemon. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp thiết lập và xây dựng hệ thống mail với những tính năng đáp ứng nhu cầu sử dụng cơ bản. Bên cạnh đó nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng thêm địa chỉ IP riêng và máy chủ thì có thể xem xét các gói dịch vụ khác từ Mdaemon.
4. Microsoft Exchange
Microsoft Exchange giải pháp lưu trữ và quản lý email doanh nghiệp nổi tiếng tới từ Microsoft. Điểm đặc biệt của Exchange là mọi tác vụ cũng như dữ liệu mail đều được thực hiện và lưu trữ trên Exchange server. Điều này giúp việc quản lý dễ dàng hơn và giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu như cách lưu trữ email trên máy tính. Bên cạnh các gói email doanh nghiệp thì người dùng có thể mua gói tích hợp nhiều công cụ văn phòng để phục vụ cho quá trình hoạt động của tổ chức.
5. Zimbra
Những tổ chức hoạt động trên nền tảng Linux thì có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ email của Zimbra. Đây là hệ thống email doanh nghiệp được xây dựng và phát triển trên hệ điều hành Linux nên sẽ mang lại sự tương thích tối đa. Tính năng nổi bật của dịch vụ này có thể kể đến như di chuyển, khôi phục, sao lưu email quan trọng trên Internet một cách nhanh chóng.
Zimbra cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá phù hợp với ngân sách doanh nghiệp quy mô từ nhỏ tới lớn. Nếu bạn chưa biết nên sử dụng hệ thống email nào cho tổ chức thì có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp này.
Email doanh nghiệp và email cá nhân có gì khác nhau?
Những điểm khác biệt chính giữa email doanh nghiệp và email cá nhân như sau:
| Tiêu chí | Email doanh nghiệp | Email cá nhân |
|---|---|---|
| Cấu trúc email | Có cấu trúc tenemail@tenmien. Người dùng có thể tự do lựa chọn phần đuôi email theo tên miền doanh nghiệp. | Có cấu trúc phổ biến nhất là tenemail@gmail.com. Người dùng không thể lựa chọn phần đuôi email mà phải sử dụng theo quy định của nhà cung cấp. |
| Quản lý dữ liệu | Toàn bộ dữ liệu được tập trung về một hệ thống thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp để lưu trữ và quản lý. | Dữ liệu thuộc quyền sở hữu của cá nhân. Người dùng có thể lựa chọn chia sẻ thông tin cho người khác hoặc không. |
| Mức độ tin cậy | Email doanh nghiệp giúp tạo dựng niềm tin nơi khách hàng và xây dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp trong mắt đối tác. | Email cá nhân thương không được đánh giá cao về mức độ uy tín khi sử dụng trong quá trình làm việc. |
Lời kết
Có thể nói email doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đối với những tổ chức đang muốn xây dựng thương hiệu, khẳng định vị thế trên thị trường. Hy vọng bài viết trên của Vietnix đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về dịch vụ này và những ưu điểm nổi trội, khác biệt so với email cá nhân. Từ đó, bạn có thể lựa chọn được nhà cung cấp email uy tín, chất lượng nhất cho doanh nghiệp.
