Gửi email là một cách trao đổi thông tin và dữ liệu giữa mọi người được sử dụng phổ biến. Trong một số trường hợp công việc đặc biệt, bạn cần thực hiện thao tác gửi email cho nhiều người cùng lúc. Lúc này, thay vì gửi từng email một, hãy theo dõi bài viết sau của Vietnix để được hướng dẫn cách gửi mail cho nhiều người trong Outlook nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Các bước cần chuẩn bị
Để thực hiện các bước gửi email cho hàng loạt người/khách hàng cùng lúc, bạn cần chuẩn bị một số nội dung quan trọng sau:
- Một file word chứa đầy đủ nội dung mà bạn dự định gửi email.
- Một tài khoản Microsoft Outlook có chức năng nhận/gửi email bình thường.
- Một file excel chứa danh sách thông tin/địa chỉ email của khách hàng mà bạn sẽ gửi email.
Xem thêm: Cách đổi mật khẩu email Outlook và cập nhật mật khẩu dễ dàng
Chương trình mừng sinh nhật lần thứ 11 Vietnix
Cách gửi email cho nhiều người trong Outlook
Dưới đây, Vietnix sẽ hướng dẫn bạn cách gửi email cho nhiều người cùng một lúc trong Outlook
Hướng dẫn nhanh
Bạn chọn danh sách người nhận sau đó click chuột vào Mail Merge, trong hộp thoại bạn tích chọn vào Only selected contacts sau đó chọn Form Letters cuối cùng chọn emai và chủ đề email. Tiếp theo click vào Greeting Line sau đó click chuột vào Finish & Merge và nhấn chọn Send Email Messages. Cuối cùng nhấn Ok để hoàn tất việc gửi.
Việc gửi email cho nhiều người trong Outlook đôi khi có thể bị gửi nhầm, bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn thu hồi email Outlook để biết cách xử lý.
Hướng dẫn chi tiết
Có nhiều cách để gửi cùng lúc một email đến nhiều người nhận, nhưng Cách gửi email cho nhiều người trong Outlook nhanh nhất và hiệu quả nhất bao gồm 8 bước dưới đây:
Bước 1: Đầu tiên bạn nhấn chuột chọn Contacts, sau đó chọn danh sách người nhận mà bạn muốn gửi email đến, click chuột vào Home > Mail Merge như hình dưới.
Bước 2: Hộp thoại Mail Merge Contacts sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính, nhấn tick chọn vào Only selected contacts trong mục Contacts. Trong mục Merge options, tại vị trí hiển thị Document type, chọn Form Letters. Tại Merge to, click chọn Email. Cuối cùng, tại hộp Message subject line, bạn nhập chủ đề của email định gửi.
Bước 3: Nhấn OK. Trên màn hình xuất hiện một tài liệu mới do Microsoft Word mở. Cửa sổ hiển thị tài liệu sẽ tự động ở dưới mục Mailings ribbon. Tại tab Mailings, bạn nhấn chọn vào Greeting Line.
Bước 4: Hộp thoại Insert Greeting Line xuất hiện với giao diện như hình dưới. Bạn cần xác định định dạng lời chào sẽ hiển thị và nhấn Preview để xem trước tin nhắn sẽ hiển thị khi đến với hộp thư của người nhận.
Bước 5: Nhấn OK xong bạn sẽ thấy Greeting Line đã được chèn sẵn vào tài liệu. Nhấn phím Enter để chuyển tới bước soạn nội dung thư bạn muốn gửi. Lúc này, nếu bạn đã có sẵn file word chuẩn bị nội dung thư thì chỉ cần copy vào phần dưới Greeting Line là được.
Bước 6: Sau khi chỉnh sửa lại một lần nữa nội dung thư, bạn nhấn chọn tab Mailings, click chuột vào Finish & Merge, nhấn chọn Send Email Messages tại các mục hiện ra.
Nếu bạn muốn liên kết Outlook với một dịch vụ email server chửng hạn như Zimbra thì có thể tham khảo bài hướng dẫn cài đặt Zimbra mail server của Vietnix.
Bước 7: Trong hộp thoại Merge to Email, nhấn OK và email cùng một lúc để gửi email đến danh sách những người liên hệ bạn đã chọn lúc đầu. Một lưu ý mà Vietnix muốn nhắc bạn là không nên sử dụng các trường BCC và CC trong Outlook.
Bước 8: Sau khi đã thực hiện xong 7 bước ở trên, bạn có thể xem kết quả trong thư mục Sent Items. Tại đây, nếu bạn thấy email đã được gửi đến từng người nhận riêng lẻ với lời chào của riêng họ thì tức là quá trình gửi email hàng loạt đến nhiều người nhận đã thành công. Lưu ý, nếu phía người nhận không nhận được mail thì bạn có thể tham khảo các cách khắc phục Outlook không nhận được mail của Vietnix.
Để có thể tiện lợi trong việc gửi email nhưng bạn đang không có laptop, bạn có thể gửi email bằng cách đăng nhập Outlook trên điện thoại
Lời kết
Hi vọng những hướng dẫn ngắn gọn trên đã giúp bạn biết cách gửi mail cho nhiều người trong Outlook một cách nhanh chóng và đơn giản. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận để được các chuyên gia của Vietnix giải đáp ngay nhé!
