NỘI DUNG

Hosting tốc độ cao Vietnix - tốc độ tải trang trung bình dưới 1 giây
VPS siêu tốc Vietnix - trải nghiệm mượt mà, ổn định
03/01/2024
Lượt xem

Cách gửi email cho nhiều người trong Outlook nhanh chóng và hiệu quả

03/01/2024
10 phút đọc
Lượt xem

Đánh giá

4.2/5 - (79 bình chọn)

Gửi email là một cách trao đổi thông tin và dữ liệu giữa mọi người được sử dụng phổ biến. Trong một số trường hợp công việc đặc biệt, bạn cần thực hiện thao tác gửi email cho nhiều người cùng lúc. Thay vì gửi từng email mất nhiều thời gian, hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết cách gửi email cho nhiều người trong Outlook nhanh chóng và đơn giản.

Cách gửi email cho nhiều người trong Outlook đơn giản

Dưới đây, Vietnix sẽ hướng dẫn bạn cách gửi email cho nhiều người cùng một lúc trong Outlook:

Hướng dẫn nhanh

Hãy chọn danh sách người nhận sau đó click chuột vào Mail Merge, trong hộp thoại tích chọn vào Only selected contacts sau đó chọn Form Letters cuối cùng chọn emai và chủ đề email. Tiếp theo, click vào Greeting Line và click chuột vào Finish & Merge, nhấn chọn Send Email Messages. Cuối cùng nhấn Ok để hoàn tất việc gửi.

Hướng dẫn chi tiết

Có nhiều cách để gửi cùng lúc một email đến nhiều người nhận, nhưng cách gửi email cho nhiều người trong Outlook nhanh nhất và hiệu quả nhất bao gồm 8 bước dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên bạn nhấn chuột chọn Contacts, sau đó chọn danh sách người nhận mà bạn muốn gửi email đến, click chuột vào Home > Mail Merge như hình dưới.

Nhấn vào Home sau đó chọn Mail Merge
Nhấn vào Home sau đó chọn Mail Merge

Bước 2: Hộp thoại Mail Merge Contacts sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính, nhấn tick chọn vào Only selected contacts trong mục Contacts. Trong mục Merge options, tại vị trí hiển thị Document type, chọn Form Letters. Tại Merge to, click chọn Email. Cuối cùng, tại hộp Message subject line, bạn nhập chủ đề của email định gửi.

Tại Mail Merge Contacts chọn Only selected contacts
Tại Mail Merge Contacts chọn Only selected contacts

Bước 3: Nhấn OK. Trên màn hình xuất hiện một tài liệu mới do Microsoft Word mở. Cửa sổ hiển thị tài liệu sẽ tự động ở dưới mục Mailings ribbon. Tại tab Mailings, bạn nhấn chọn vào Greeting Line

Nhấn chọn Greeting Line tại Mailings
Nhấn chọn Greeting Line tại Mailings

Bước 4: Hộp thoại Insert Greeting Line xuất hiện với giao diện như hình dưới. Bạn cần xác định định dạng lời chào sẽ hiển thị và nhấn Preview để xem trước tin nhắn sẽ hiển thị khi đến với hộp thư của người nhận.

Xác định dạng lời chào và nhấn chọn Preview
Xác định dạng lời chào và nhấn chọn Preview

Bước 5: Nhấn OK xong bạn sẽ thấy Greeting Line đã được chèn sẵn vào tài liệu. Nhấn phím Enter để chuyển tới bước soạn nội dung thư muốn gửi. Lúc này, nếu đã có sẵn file word chuẩn bị nội dung thư thì bạn chỉ cần copy vào phần dưới Greeting Line.

Greeting Line được chèn sẵn chỉ cần copy vào phần dưới Greeting Line
Greeting Line được chèn sẵn chỉ cần copy vào phần dưới Greeting Line

Bước 6: Sau khi chỉnh sửa lại một lần nữa nội dung thư, bạn nhấn chọn tab Mailings, click chuột vào Finish & Merge, nhấn chọn Send Email Messages tại các mục hiện ra.

Nhấn chọn Send Email Messages tại các mục hiện ra
Nhấn chọn Send Email Messages tại các mục hiện ra

Bước 7: Trong hộp thoại Merge to Email, nhấn OKemail cùng một lúc để gửi email đến danh sách những người liên hệ bạn đã chọn lúc đầu. Nhưng cần lưu ý rằng không nên sử dụng các trường BCC và CC trong Outlook.

Trong hộp thoại Merge to Email, nhấn OK và email cùng một lúc để gửi email
Trong hộp thoại Merge to Email, nhấn OK và email cùng một lúc để gửi email

Bước 8: Sau khi đã thực hiện xong 7 bước ở trên, bạn có thể xem kết quả trong thư mục Sent Items. Tại đây, nếu bạn thấy email đã được gửi đến từng người nhận riêng lẻ với lời chào của riêng họ thì tức là quá trình gửi email hàng loạt đến nhiều người nhận đã thành công. Lưu ý, nếu phía người nhận không nhận được mail thì bạn có thể tham khảo các cách khắc phục Outlook không nhận được mail của Vietnix. Hoặc khi muốn liên kết Outlook với một dịch vụ email server chẳng hạn như Zimbra thì có thể tham khảo bài hướng dẫn cài đặt Zimbra mail server của Vietnix.

Cách gửi mail Outlook hàng loạt từ Excel

Với tính năng Mail Merge, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ này một cách nhanh chóng và thuận tiện. Hãy thực hiện theo các bước sau để đạt được điều này:

  1. Mở một tài liệu Word mới, sau đó chọn tab Mailings > Chọn người nhận > Sử dụng danh sách hiện tại.
Cách gửi mail Outlook hàng loạt từ Excel
Cách gửi mail Outlook hàng loạt từ Excel
  1. Chọn Nguồn dữ liệu, hãy chọn tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng và nhấn nút Open.
Chọn nguồn dữ liệu
Chọn nguồn dữ liệu
  1. Tiếp theo chọn Bảng hộp thoại, hãy chọn trang tính chứa phạm vi dữ liệu bạn cần, sau đó nhấp vào nút OK.
Chọn trang tính chứa dữ liệu
Chọn trang tính chứa dữ liệu
  1. Và bây giờ, tài liệu chính của email và danh sách địa chỉ của bạn đã được liên kết với nhau. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản của email và thêm các đoạn giữ chỗ để xác định nơi mà thông tin duy nhất sẽ xuất hiện trong mỗi email.
  • Để thêm lời chào cá nhân, hãy chọn Mailings > Chèn Trường Hợp Nhất > Họ tên. Tên cá nhân sẽ được chèn vào thư và tên trường sẽ được bao quanh bởi dấu ngoặc kép.
Thêm lời chào cá nhân
Thêm lời chào cá nhân
  • Tiếp tục viết nội dung của bạn và đặt Mã số đăng ký vào vị trí cần thiết:
  1. Khi bạn đã hoàn thành việc soạn tin nhắn, bạn có thể nhấp vào Xem trước kết quả theo Mailing và thực hiện bất kỳ thay đổi nào trước khi hoàn tất quy trình.
  1. Sau khi đảm bảo rằng không có vấn đề nào, bạn có thể gửi email đến từng người nhận một cách riêng lẻ bằng cách chọn Mailings > Finish and Merge > Gửi tin nhắn qua email:
Gửi email đến từng người nhận một cách riêng lẻ
Gửi email đến từng người nhận một cách riêng lẻ
  1. Tiếp theo, trong hộp thoại Hợp nhất với E-mail xuất hiện, thực hiện các bước sau:
  • Từ danh sách thả xuống, hãy chọn cột Địa chỉ Email;
  • Bạn có thể nhập chủ đề trong ô Tiêu đề;
  • Từ phần Gửi Hồ sơ, chọn Tất cả.
Gửi hồ sơ
Gửi hồ sơ

8. Cuối cùng, bấm vào nút OK, email sẽ được gửi đến từng người nhận một cách riêng biệt với mã đăng ký của họ cùng một lúc. Sau khi gửi email, bạn có thể kiểm tra Outlook của mình để đảm bảo rằng email đã được gửi thành công. Việc gửi email cho nhiều người trong Outlook đôi khi có thể bị gửi nhầm, bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn thu hồi email Outlook để biết cách xử lý. Để có thể tiện lợi trong việc gửi email nhưng bạn đang không có laptop, bạn có thể gửi email bằng cách đăng nhập Outlook trên điện thoại.

Gửi mail Merge trong Outlook cần chuẩn bị gì?

Để thực hiện các bước gửi email cho hàng loạt người/khách hàng cùng lúc, bạn cần chuẩn bị một số nội dung quan trọng sau:

  • Một file word chứa đầy đủ nội dung mà bạn dự định gửi email.
  • Một tài khoản Microsoft Outlook có chức năng nhận/gửi email bình thường.
  • Một file excel chứa danh sách thông tin/địa chỉ email của khách hàng mà bạn sẽ gửi email.
Cách gửi email cho nhiều người trong Outlook
Cách gửi email cho nhiều người trong Outlook

Câu hỏi thường gặp

Cách gửi mail hàng loạt trong Outlook 2016 và cách gửi mail hàng loạt trong Outlook 365 có giống nhau không?

Câu trả lời ngắn gọn là: Có, giống nhau về cơ bản. Cả Outlook 2016 và Outlook 365 đều sử dụng tính năng Mail Merge để gửi email hàng loạt. Tính năng này cho phép bạn tạo một mẫu email và sau đó sử dụng dữ liệu nguồn để điền vào các trường trong mẫu.

Cách gửi email trong Outlook như thế nào?

Để gửi email trong Outlook, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
– Mở Outlook.
– Trên tab Home, trong nhóm Mail, bấm New Email.
– Trong hộp thoại New Email, nhập thông tin sau:
       Đến: Nhập địa chỉ email của người nhận.
       Chủ đề: Nhập chủ đề của email.
       Nội dung: Nhập nội dung của email.
– Nếu bạn muốn đính kèm tệp, hãy bấm Tệp đính kèm và chọn tệp bạn muốn đính kèm.
– Khi bạn đã hoàn tất, bấm Gửi.

Lời kết

Hy vọng những hướng dẫn ngắn gọn trên đã giúp bạn biết cách gửi mail cho nhiều người trong Outlook một cách nhanh chóng và đơn giản. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận để được các chuyên gia của Vietnix giải đáp ngay nhé!

THEO DÕI VÀ CẬP NHẬT CHỦ ĐỀ BẠN QUAN TÂM

Đăng ký ngay để nhận những thông tin mới nhất từ blog của chúng tôi. Đừng bỏ lỡ cơ hội truy cập kiến thức và tin tức hàng ngày

Chọn chủ đề :

Hoàng Vui

SEO Specialist
tại

Kết nối với mình qua

Kết nối với mình qua

Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Tăng tốc độ website - Nâng tầm giá trị thương hiệu

Tăng tốc tải trang

95 điểm

Nâng cao trải nghiệm người dùng

Tăng 8% tỷ lệ chuyển đổi

Thúc đẩy SEO, Google Ads hiệu quả

Tăng tốc ngay

SẢN PHẨM NỔI BẬT

7 NGÀY DÙNG THỬ HOSTING

NẮM BẮT CƠ HỘI, THÀNH CÔNG DẪN LỐI

Cùng trải nghiệm dịch vụ hosting tốc độ cao được hơn 100,000 khách hàng sử dụng

Chỉ số tăng trưởng

Điểm Desktop

99 (+61)

Điểm Mobile

99 (+61)

Core Web Vitals

Passed

Lĩnh vực

Media

Nguyễn Việt Dũng

19 Tháng 6 lúc 11:07

·

Cảm ơn anh em Vietnix đã tối ưu web “”cùi”” của mình! Đội ngũ chuyên nghiệp, làm việc ngay cả đêm muộn. Trước đây web chỉ được 28 điểm trên PC, giờ chạy nhanh hơn với 94 điểm trên cả desktop lẫn mobile.

Chỉ số tăng trưởng

Điểm Desktop

100 (+23)

Điểm Mobile

100 (+40)

Core Web Vitals

Passed

Lĩnh vực

Agency Marketing

Doãn Kỹ

24 Tháng 3 lúc 17:37

·

Đã tối ưu pagespeed tại Vietnix được 3 tháng, kết quả vẫn duy trì ở mức 98/100 trên cả mobile và desktop. Đội ngũ hỗ trợ support nhanh chóng và rất nhiệt tình khi mình yêu cầu. 

Chỉ số tăng trưởng

Điểm Desktop

100 (+49)

Điểm Mobile

97 (+70)

Core Web Vitals

Passed

Lĩnh vực

Ecommerce

Nguyễn Việt Dũng

25 Tháng 2 lúc 07:37

·

[Respect]
Anh và anh Mạnh Palado Việt Nam xin chân thành cám ơn 2 đồng chí em Hưng Nguyễn CEO và Vietnix Trung CTO cùng anh em dev Vietnix đã hỗ trợ tối ưu tối ưu tốc độ website Palado .vn nha!!! Xanh lè, UX và UI đều được tối ưu vượt trội!!!
Lại nợ các em 1 ân huệ, nhất định sẽ repay 1 ngày gần nhất nhé ^^!!!!
#vietnix #toiuutocdo #palado
Trước khi tối ưu
Sau khi tối ưu
ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI LIỆU THÀNH CÔNG
Cảm ơn bạn đã đăng ký nhận tài liệu mới nhất từ Vietnix!
ĐÓNG

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ HOSTING

7 NGÀY MIỄN PHÍ

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ HOSTING

7 NGÀY MIỄN PHÍ

XÁC NHẬN ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ THÀNH CÔNG
Cảm ơn bạn đã đăng ký thông tin thành công. Đội ngũ CSKH sẽ liên hệ trực tiếp để kích hoạt dịch vụ cho bạn nhanh nhất!
ĐÓNG