Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft được sử dụng rộng rãi. Outlook cho phép bạn gửi và nhận email, quản lý lịch, theo dõi tác vụ. Vì thế, để tiện lợi hơn trong việc sử dụng, chúng ta cần đăng nhập Outlook trên điện thoại. Hãy cùng Vietnix tham khảo bài viết để biết cách đăng nhập Outlook trên điện thoại đơn giản và nhanh chóng nhé!
Outlook là gì?
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft. Đây là ứng dụng email ưa thích được sử dụng để gửi và nhận email bằng cách truy cập email Microsoft Exchange Server. Outlook cũng cung cấp liên hệ truy cập, lịch email và các tính năng quản lý tác vụ.
Microsoft Outlook là một phần của bộ Microsoft Office và Office 365, nhưng có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập. Outlook có thể được sử dụng như một phần mềm email cá nhân độc lập và doanh nghiệp có thể sử dụng Outlook làm phần mềm đa người dùng. Người dùng có thể tích hợp nó với Microsoft SharePoint để chia sẻ tài liệu và ghi chú dự án, cộng tác với đồng nghiệp, gửi lời nhắc và hơn thế nữa.
Các tính năng của Outlook
Các tính năng cơ bản của Outlook bao gồm dịch vụ email, tìm kiếm email, flagging và mã hóa màu, cùng với các tùy chọn ngăn xem trước. Chức năng lịch cho phép lập lịch, xem và giao tiếp trên các cuộc hẹn, cuộc họp. Outlook cung cấp 99 Gigabyte dữ liệu lưu trữ và khả năng đặt trả lời tự động.
Ngoài ra Outlook còn có một số tính năng khác như:
- Calendar sharing (Chia sẻ lịch): Người dùng có thể chia sẻ lịch để biết được các lịch trống của đồng nghiệp sau đó lên lịch họp.
- @mention: Nếu người dùng nhập @ và tên người dùng khác, Outlook sẽ thêm người dùng đó vào danh sách email, đánh dấu đề cập và thông báo cho người dùng đó.
- Lên lịch email: Người dùng có thể viết email trước và chọn thời điểm gửi.
- Quick Part: Chức năng này cho phép người dùng sao chép văn bản của một email và chèn nó vào các thư khác. Tính năng này rất hữu ích cho những người dùng phải gửi các email tương tự cho nhiều người dùng khác nhau.
- Cảnh báo item mới: Các tin nhắn đến sẽ hiện trên màn hình của người dùng, thông báo cho họ về các email mới.
- Bỏ qua tin nhắn: Tất cả các thư trong một cuộc hội thoại có thể được đặt để bỏ qua hộp thư đến của người dùng và chuyển đến thư mục các mục đã xóa.
- Lời nhắc tệp đính kèm: Nếu người dùng nhắc đến một phần đính kèm trong email nhưng quên đính kèm, Outlook sẽ nhắc nhở người dùng có muốn đính kèm file trước khi gửi thư hay không.
- Tùy chọn Xóa cuộc hội thoại: Người dùng có thể nhấp vào nút để xóa tin nhắn đã đọc, chỉ để lại những tin nhắn chưa đọc.
- Cập nhật lịch tự động: Outlook sẽ tự động thêm đặt chỗ chuyến bay, khách sạn và thuê ô tô vào lịch.
Một số phím tắt cơ bản mà bạn có thể tham khảo như:
- Chuyển sang Mail (CTRL+1).
- Chuyển sang Lịch (CTRL+2).
- Chuyển sang Danh bạ (CTRL+3).
- Tạo cuộc hẹn mới (CTRL+SHIFT+A).
- Gửi tin nhắn (ALT+S).
- Trả lời tin nhắn (CTRL+R)
Ưu và nhược điểm của Outlook
Ưu điểm
Outlook dễ sử dụng
Outlook là một sản phẩm của Microsoft và mọi sản phẩm của Microsoft đều được coi là thân thiện với người dùng. Outlook cũng là một ứng dụng email dễ sử dụng và dễ điều hướng cho phép thực hiện nhanh chóng các thao tác. Các công cụ và chức năng được tổ chức thành các danh mục tự giải thích dễ sử dụng.
Những người muốn cải thiện trình quản lý email hiện tại nên chọn Outlook vì có thể cải thiện đáng kể hệ thống gửi email. Ví dụ: Các tính năng tích hợp như thanh Tìm kiếm cho phép bạn tìm thấy tất cả dữ liệu một cách dễ dàng.
Sắp xếp các item theo nhu cầu
Outlook giúp quản lý và tối ưu hóa email. Outlook cho phép bạn sắp xếp các địa chỉ liên hệ và email thành các danh mục theo chủ sở hữu doanh nghiệp và nhân viên. Hơn nữa, bạn thậm chí có thể sắp xếp công việc, email và danh bạ một cách hiệu quả để cải thiện năng suất giữa những người dùng một cách dễ dàng. Với những tính năng này, người dùng sẽ dễ dàng tìm kiếm và theo dõi email.
Sử dụng Shared Calendar để Đặt Công việc và Lời nhắc Sự kiện
Outlook giúp người dùng thường đặt nhiệm vụ và lịch ngày cho các cuộc họp. Outlook cho phép bạn lên lịch và theo dõi các công việc một cách hiệu quả để bạn có thể đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Một lợi thế của việc sử dụng Outlook là quyền truy cập vào lịch dùng chung. Bạn có thể sử dụng điều này để tạo nhiệm vụ cho lời nhắc cuộc họp hoặc để đặt lời nhắc cho các đồng nghiệp khác.
Cung cấp Bảo mật được cải thiện
MS Outlook cung cấp khả năng bảo mật được cải thiện. MS Outlook giảm thiểu các email spam và bảo vệ khỏi các tệp độc hại, chẳng hạn như các lừa đảo và phần mềm độc hại lây nhiễm vào máy chủ webmail. Trong MS Outlook, mọi mail đến đều được quét các từ khóa thường được những kẻ gửi thư rác sử dụng và vi rút ẩn trong tệp đính kèm để phát hiện email spam. Thậm chí còn cung cấp Thông báo cảnh báo cho người dùng trong khi gửi email hàng loạt.
Đa dạng kết nối
Outlook có thể tích hợp các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay như Twitter, Facebook, LinkeIn, Skype,… Giúp người dùng có thể dễ dàng vừa check mail vừa sử dụng các trang mạng xã hội này.
>> Xem thêm: So sánh Thunderbird với Outlook – Phần mềm nào tốt hơn
Nhược điểm
Không thể quay lại bản cũ
Nếu Outlook có cập nhật phiên bản mới cho bất kỳ sản phẩm và ứng dụng Microsoft nào thì người dùng không thể quay lại phiên bản trước đó. Các tính năng này thay đổi thường xuyên, làm người dùng có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi chúng.
Khả năng tương thích với các ứng dụng
Đôi khi các công cụ được cập nhật trên Outlook không thể tương thích với các công cụ kinh doanh.
Kết nối bị phụ thuộc
Outlook là một tiện ích dựa trên đám mây và không thể sử dụng khi không có Internet.
Các bước đăng nhập Outlook trên điện thoại
Bước 1: Cài đặt App Outlook trên điện thoại.
Bước đầu tiên để đăng nhập Outlook, bạn cần cài đặt ứng dụng Outlook lên thiết bị di động của mình.
- Đối với iPhone, tải ứng dụng tại App store.
- Đối với Android, tải ứng dụng tại Google Play
Bước 2: Khởi động Outlook.
Sau khi cài đặt Outlook thành công, hãy khởi động Outlook trên màn hình.
Bước 3: Bắt đầu đăng nhập.
Sau khi khởi chạy ứng dụng, giao diện như màn hình bên dưới sẽ hiển thị. Nhấn Get Started để bắt đầu quá trình đăng nhập.
Bước 4: Sign in vào địa chỉ email cần kết nối.
Sau khi nhấn Get Started, giao diện bên dưới sẽ xuất hiện. Nhập địa chỉ email được liên kết với tài khoản Office 365, sau đó nhấn Add Account.
Bước 5: Nhập Password.
Bước 6: Nhập mã 2FA (nếu có).
Nếu tổ chức của bạn đã bật 2FA cho tài khoản Office 365, thì bạn sẽ được nhắc xác minh bằng phương pháp 2FA mặc định của mình. Phương thức này có thể là mã từ tin nhắn văn bản, cuộc gọi điện thoại hoặc ứng dụng xác thực. Sau khi nhập mã 2FA, nhấn nút Verify.
Nếu tổ chức của bạn chưa bật 2FA thì bạn sẽ đăng nhập sau khi nhập mật khẩu của mình ở bước trên và nhấn Sign in.
Bước 7: Xác minh các email đang đồng bộ hóa.
Cách đăng nhập Outlook trên web
Để có thể đăng nhập Outlook trên web với tài khoản của cơ quan hoặc trường học trong Microsoft 356:
- Bước 1: Bạn đi đến trang đăng nhập của Microsoft 356 hoặc địa chỉ Outlook.com.
- Bước 2: Nhập địa chỉ email và tài khoản mật khẩu của bạn.
- Bước 3: Cuối cùng chọn Đăng nhập.
Bạn cũng có thể tham khảo thêm cách đăng xuất Outlook trên máy tính và các thiết bị khác mà Vietnix đã chia sẻ.
Lời kết
Sử dụng và đăng nhập Outlook trên điện thoại không khó như bạn nghĩ. Hy vọng với bài viết này sẽ giúp bạn biết cách cài đặt Outlook trên điện thoại. Nếu bạn gặp phải vấn đề gì trong việc cài đặt Outlook, hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ.
