Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ cho tổ chức hay doanh nghiệp của mình, thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây. Vietnix sẽ giới thiệu tới bạn 10 phần mềm quản lý văn bản cực hiệu quả và dễ sử dụng nhất hiện nay. Cùng tìm hiểu nhé.
1. giaduynguyen.com: Phần mềm quản lý văn bản, công văn miễn phí
giaduynguyen.com là phần mềm quản lý văn bản, công văn miễn phí với những tính năng quản lý công văn đến – đi, công văn nội bộ,… Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực trong vấn đề quản lý văn bản. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ người dùng trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến mà cấp trên đưa xuống một cách nhanh chóng.
Tính năng khi sử dụng phần mềm
- Giao diện tiếng Việt, dễ dàng sử dụng.
- Thu nhận và sắp xếp tài liệu nhanh chóng.
- Độ bảo mật an toàn cao.
- Chi phí vận hành được tối ưu.
- Dễ dàng tìm kiếm và thống kê tài liệu.
2. DocEye: Phần mềm quản lý văn bản hiệu quả
DocEye là phần mềm quản lý tài liệu với nhiều tính năng quản lý từ cơ bản tới nâng cao, được nhiều doanh nghiệp yêu thích. Phần mềm là giải pháp toàn diện giúp quản lý tài liệu và công văn hiệu quả. Từ đó, tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu suất làm việc nhờ tốc độ tìm kiếm giấy tờ nhanh chóng hơn rất nhiều so với cách truyền thống.
Tính năng nổi bật của phần mềm:
- Thu thập và phân loại văn bản thành các mục để quản lý dễ dàng.
- Giúp cập nhật, chỉnh sửa và tạo thêm các mục tài liệu cá nhân. Đồng bộ thư mục và chia sẻ tài liệu với các hệ thống phòng ban theo cài đặt.
- Có thể tùy chỉnh linh hoạt tính năng theo các yêu cầu của khách hàng.
- Quản lý và tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng.
- Hệ thống phân quyền sử dụng giúp bảo mật các văn bản hiệu quả.
- Tiết kiệm tối đa chi phí quản lý các thông tin của doanh nghiệp.
- Cung cấp sẵn một số mẫu văn bản hành chính nhân sự cho doanh nghiệp.
3. codedao.com: Phần mềm quản lý văn bản miễn phí
Phần mềm codedao.com cũng là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề lưu trữ và quản lý các văn bản nội bộ. Thay vì phải lưu trữ các công văn bằng bản cứng từ năm này qua năm khác, rất tốn diện tích và tốn thời gian tìm kiếm khi sử dụng. Phần mềm quản lý văn bản codedao.com ra đời hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, tra cứu công văn, văn thư nhanh chóng, bảo mật và chính xác nhất.
Tính năng khi sử dụng phần mềm
- Giao diện đơn giản, dễ dàng thao tác và sử dụng.
- Tiết kiệm thời gian tra cứu trong quá trình tìm kiếm văn thư.
- Dễ dàng trong việc theo dõi và xử lý các văn thư đến và đi.
- Phân loại các văn bản thành các nhóm nội dung khác nhau: loại văn bản, ngày ban hàng, nơi ban hàng, nội dung tóm tắt…
- Hỗ trợ lưu trữ file đính kèm theo mỗi công văn. Trong đó, file đính kèm đã được mã hóa.
- Hỗ trợ sao lưu và phục hồi dữ liệu khi cần thiết.
4. VNPT iOffice: phần mềm quản lý văn bản VNPT
VNPT iOffice là phần mềm quản lý tài liệu, công văn với nhiều chức năng điều hành và quản lý được tích hợp trong cùng một hệ thống trang web. Ứng dụng này nổi bật với khả năng tạo ra một môi trường tương tác đa chiều giữa nhân viên và quản lý, tương tự như một nền tảng nội bộ được sử dụng tại công ty. Từ đó, người dùng có thể chia sẻ và trao đổi các thông tin một cách dễ dàng nhất.
Tính năng nổi bật của VNPT iOffice:
- Lưu trữ, quản lý tất cả các tài liệu và hồ sơ trên phần mềm.
- Có thể liên kết với máy Scan để quét nội dung từ tài liệu giấy.
- Hỗ trợ chỉnh sửa văn bản online tại các file tài liệu: Word, Excel và Text.
- Được phép xem tài liệu trực tuyến.
- Hỗ trợ tra cứu thông tin nhanh chóng bằng từ khóa.
- Cho phép phân công, phân quyền sử dụng tài liệu đối với từng cá nhân.
- Tích hợp tính năng quản lý lịch họp và phân công lịch trình công tác.
5. CloudOffice: Phần mềm quản lý văn bản
CloudOffice được biết tới là một trong những phần mềm quản lý văn bản, tài liệu chuyên nghiệp nhất hiện nay. Với giao diện khoa học và đầy đủ các chức năng trao đổi thông tin, quản lý văn bản,… hiện CloudOffice được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Ngoài ra, CloudOffice còn có tính năng theo dõi, xử lý văn bản và điều hành công việc trực tuyến từ xa.
CloudOffice có những tính năng như sau:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý, vận hành công việc.
- Hỗ trợ thống kê làm báo cáo và in sổ công văn.
- Cho phép đính kèm các file tài liệu theo tiêu đề công văn.
- Cung cấp tính năng bình luận, nhận xét khi xem văn bản.
- Phân loại tài liệu theo từng chủ đề dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
- Cho phép thực hiện phê duyệt đối với các văn bản đến
- Có thể gửi trực tiếp văn bản tới các đơn vị trong doanh nghiệp.
- Cho phép theo dõi và điều hành các công việc từ xa thông qua Internet.
- Phân quyền sử dụng với từng đối tượng cụ thể, đồng thời tạo lập các tính năng riêng cho từng đối tượng.
6. eBizOffice: Phần mềm lưu trữ, quản lý văn bản
eBizOffice là công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc quản lý và lưu trữ văn bản của doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm này cũng mang tới tính năng bảo mật tối đa, nên cũng rất được tin dùng.
Tính năng nổi bật của phần mềm gồm:
- Tiếp nhận, lưu trữ và quản lý các văn bản nội bộ của doanh nghiệp.
- Cho phép chia sẻ nội dung tài liệu với các nhân viên thông qua Internet.
- Quản lý tài liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản: phiếu trình, phiếu bàn giao, phiếu ý kiến góp ý,…
- Lưu trữ văn bản theo các tệp khác nhau để người dùng dễ dàng tìm kiếm.
- Hỗ trợ lên báo cáo về các hoạt động luân chuyển, tình hình xử lý công việc,…
- Hỗ trợ tra cứu văn bản nhanh chóng theo các mục: Thể loại, ký hiệu,…
7. C-Office: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành
C-Office là một phần mềm quản lý văn bản với hơn 20 tính năng hữu ích được sử dụng trong cùng một hệ thống website. Những tính năng này giúp thực hiện mọi hoạt động trong công tác văn phòng điện tử. Ngoài ra, C-Office mang tới khả năng quản lý và điều hành tự động, giúp đạt hiệu quả cao trong công việc.
C-Office sở hữu những tính năng như sau:
- Quản lý và nhắc nhở công việc: Bao gồm các công việc sử dụng tài liệu văn bản, quản lý giao việc, các công việc dự án hợp đồng,…
- Quản lý công văn hiệu quả: Giúp kiểm soát và lưu lại toàn bộ quá trình xử lý văn bản: tài liệu đến, tài liệu đi, tài liệu do ai xử lý, tài liệu quá hạn,…
- Cho phép phân quyền sử dụng, quản lý, cập nhật văn bản cho từng bộ tài liệu hiện hành hoặc tài liệu được số hóa trên hệ thống.
- Quản lý kho tài liệu chung – nơi chứa các quy định, chính sách, quy trình hướng dẫn của doanh nghiệp.
- Phân quyền cho phép người dùng được gửi các tài liệu tới các nhân viên liên quan trong doanh nghiệp.
- Nhắc việc, thông báo công việc qua hệ thống email.
8. Faceworks: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Faceworks là phần mềm quản lý văn bản, một giải pháp thống kê, lưu trữ, phân loại và quản lý… tài liệu số lượng lớn. Bởi vậy, phần mềm này đang nhận được rất nhiều đánh giá tốt từ người sử dụng.
Tính năng của phần mềm:
- Không giới hạn số lượng văn bản lưu trữ.
- Lưu trữ tập trung và có tính bảo mật cao.
- Cho phép tra cứu và truy cập tài liệu nhanh chóng thông qua các tiêu chí.
- Quản lý và lưu trữ văn bản một cách khoa học, phân loại theo từng chủ đề, từng thời kỳ, và thông tin của từng vụ việc,..
- Hỗ trợ đính kèm tài liệu và cho phép chỉnh sửa, thêm, bớt, xóa nội dung của các văn bản đính kèm.
- Lưu trữ các tài liệu đến, tài liệu đi và lập các báo cáo thống kê theo ngày, tháng, năm.
- Gửi thông báo qua trang chủ hoặc các phần mềm SMS, email,..
9. DMS Lạc Việt: Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ
Không thể phủ nhận DMS Lạc Việt là phần mềm quản lý văn bản, tài liệu được thiết kế cho các doanh nghiệp tổ chức. Phần mềm này giúp thu thập, quản lý và xử lý các hồ sơ lưu trữ một cách hiệu quả. DMS Lạc Việt có nhiều phân hệ, mỗi phân hệ tương ứng với một phần công việc được thực hiện trong doanh nghiệp, bao gồm: Thu thập, lưu trữ, chỉnh lý, tra cứu…
Tính năng của DMS Lạc Việt gồm:
- Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng.
- Mang tới hai tính năng tìm kiếm: Tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao.
- Hỗ trợ xuất tài liệu ra tệp tin Excel để chỉnh sửa và tái sử dụng trong công việc.
- Quản lý văn bản bằng nhiều kho dữ liệu khác nhau như: Kho chuyên dụng, kho tạm…
- Tích hợp các tính năng thu thập, lưu trữ, tra cứu… và cung cấp báo cáo thống kê chính xác.
- Phân quyền chức năng và quyền hạn sử dụng cho từng người dùng cụ thể.
- Hỗ trợ đăng ký sử dụng, gia hạn sử dụng nhanh chóng và thuận tiện.
10. EFY: Phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp
EFY là một trong những phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp của cơ quan, với các tính năng quản lý công tác điều hành, xử lý hồ sơ và văn bản đến, văn bản đi. Đặc biệt, phần mềm này được thiết kế phù hợp với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, giúp họ đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc.
Tính năng nổi bật của phần mềm như sau:
- Lưu trữ lượng tài liệu khổng lồ một cách tập trung và bảo mật cao.
- Cho phép thu thập, lưu trữ, chỉnh sửa, tra cứu tài liệu,… trên phần mềm.
- Cung cấp các báo cáo thống kê dễ dàng và chính xác.
- Phân quyền sử dụng, quản lý tài liệu đối với từng đối tượng.
- Cho phép gửi các thông báo tới các bộ nhân viên được phân quyền.
- Cho phép dùng thử ứng dụng trong 30 ngày.
Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản
Trải qua năm tháng, việc lưu trữ và quản lý các tài liệu theo phương thức cũ dần bị loại bỏ do sự tốn kém thời gian và không hiệu quả. Chính vì thế, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đang trở thành xu thế trong thời đại 4.0. Dưới đây là những lợi ích của phần mềm quản lý văn bản:
- Chuyển đổi văn bản thành tài liệu điện tử
Thông qua hình thức Scan, các tài liệu sẽ được lưu trữ dưới dạng văn bản điện tử. Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí tạo lập, vận hành, vận chuyển. Bên cạnh đó, mọi tài liệu đều được lưu trữ trên không gian Internet nên giúp người dùng không tốn công sức tìm kiếm văn bản.
- Tiết kiệm chi phí hành chính nhân sự
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản, doanh nghiệp sẽ không phải bỏ nhiều chi phí thuê nhân sự, in ấn, dụng cụ… và máy móc sử dụng.
- Tối đa nguồn nhân lực
Sử dụng phần mềm hiệu quả, doanh nghiệp sẽ không cần nhiều nhân sự xử lý văn bản hay theo dõi tiến độ công việc trong một hệ thống.
- Nâng cao hiệu suất công việc:
Tất cả các tài liệu đến hoặc tài liệu đi đều được lưu trữ trên một hệ thống chung, một cách khoa học. Bởi vậy nên người dùng có thể tìm kiếm, truy cập các dữ liệu cần thiết mọi lúc.
- Tích hợp nhiều tiện ích khác:
Nhiều phần mềm quản lý tích hợp các tính năng mới giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc vận hành công việc như: Gửi thông báo, lên lịch làm việc, lập các báo cáo thống kê,…
- Tính bảo mật cao:
Mọi tài liệu, văn bản đã được lưu trữ trên phần mềm, sẽ được phân quyền sử dụng hợp lý nên có độ an toàn và bảo mật cao hơn so với tài liệu giấy. Trong đó, chỉ những ai có tài khoản hoặc được cấp phép mới có quyền theo dõi và sử dụng các tài liệu liên quan tới phần việc của mình.
Lời kết
Các phần mềm quản lý văn bản và tài liệu là công cụ cần thiết cho việc tổ chức, lưu trữ và chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp. Trong bài viết này, Vietnix đã giới thiệu tới bạn 10 phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp được ưa chuộng nhất hiện nay. Mỗi phần mềm sẽ có những tính năng của riêng mình, hy vọng bạn sẽ tìm được phần mềm phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Cảm ơn đã theo dõi và hẹn bạn trong những bài viết lần sau của Vietnix.
