Zapier là một công cụ được xây dựng để hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các quy trình công việc, tiết kiệm thời gian và nhân lực cho các chiến dịch truyền thông hay marketing. Để giúp người đọc hiểu rõ hơn Zapier là gì và những lợi ích mà công cụ này có thể mang lại cho marketing, mời bạn cùng Vietnix theo dõi bài viết sau đây.
Giới thiệu vài nét về Zapier
Để tìm hiểu về những lợi ích mà Zapier mang lại trong marketing, đầu tiên người dùng cần biết Zapier là gì và cơ chế hoạt động của mô hình này.
Zapier là gì?
Zapier là một công cụ hỗ trợ trực tuyến cho phép người dùng tự động hóa quy trình làm việc hàng ngày một cách nhanh chóng hơn. Với Zapier, bạn có thể dễ dàng kết nối Trainerize với những ứng dụng web khác mà bạn sử dụng thường xuyên như Gmail, Facebook, Dropbox và Slack. Công cụ này được đánh giá là một “chất kết dính thần kỳ”, giúp kết nối hai hoặc nhiều ứng dụng khác nhau để đơn giản hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Chẳng hạn như gửi, cập nhật, lưu trữ hoặc lọc Email Marketing.
Một trong những ưu điểm đặc biệt của Zapier đó là người dùng không cần phải mã hóa hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của nhà phát triển để mở rộng thêm tính năng mới. Thay vào đó, công cụ này cho phép người dùng có thể xây dựng các quy trình ứng dụng cho riêng mình chỉ với vài cú nhấp chuột đơn giản.
Ví dụ: Zapier có thể giúp cho người dùng tự động lưu trữ các tệp đính kèm trong Gmail vào Dropbox một cách dễ dàng.
Zapier hoạt động như thế nào?
Zapier giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tạo ra các lệnh gọi là “Zap”. Mỗi Zap sẽ bao gồm hai thành phần chính là: Trình kích hoạt (Trigger) và trình hành động (Action). Khi bạn cài đặt và kích hoạt Zap mới, các hành động sẽ được thực thi mỗi khi sự kiện kích hoạt xảy ra.
- Zap: là một chuỗi làm việc tự động được luân chuyển giữa các ứng dụng của người dùng.
- Trình kích hoạt (Trigger): Là một đoạn mã chỉ có thể được thực thi khi Zap khởi động ứng dụng. Sau khi người dùng cài đặt Zap, Zapier sẽ tiến hành theo dõi và quản lý ứng dụng cho sự kiện đó.
- Trình hành động (Action): Là một công cụ tổng hợp các bước để hoàn thành một Zap.
Lợi ích của Zapier đối với marketing là gì?
Công cụ Zapier mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho các chiến dịch truyền thông và marketing của doanh nghiệp, chẳng hạn như:
Ghi nhớ mọi cuộc hẹn
Zapier là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp có thể tạo ra lời nhắc cho các cuộc gọi, cuộc họp hoặc những cuộc hẹn quan trọng. Công cụ này còn có khả năng tự động kết nối với ứng dụng lịch giúp gửi thông báo về các cuộc hẹn qua Email hoặc SMS cho người dùng. Tương tự như một “thư ký riêng”, Zapier chính là giải pháp lý tưởng giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc hẹn nào.
Mở rộng quy mô doanh nghiệp
Zapier không chỉ giúp cho các doanh nghiệp xem xét lại quy trình vận hành của công ty và sắp xếp lại các chuỗi công việc lặp đi lặp lại mà còn có thể tự động hóa chúng. Điều này sẽ giúp “giải phóng” thời gian cho nhân viên để họ tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi của mình.
Trong khi đó, đối với những cấp lãnh đạo, thay vì bị “chìm đắm” với công việc giấy tờ, bạn có thể dành thời gian để đánh giá lại tổng thể bức tranh của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra được những phương án giúp cải thiện, nâng cấp quy trình kinh doanh và mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Duy trì mối quan hệ với khách hàng
Khách hàng được coi là nguồn sống, tạo ra giá trị cho các hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Thiết lập và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, việc thực hiện các quy trình tiếp cận khách hàng như sắp xếp lịch hẹn, gửi Email Marketing, quản lý CRM và cập nhật thông tin khách hàng đôi khi gặp nhiều khó khăn.
Nhưng với Zapier, mọi doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình này. Công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn và tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng tiềm năng.
Giúp tiết kiệm thời gian
Trước đây, hầu hết các quy trình làm việc của doanh nghiệp đều được thực hiện bằng phương pháp thủ công, ví dụ như việc đánh máy dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác. Điều này làm tiêu tốn rất nhiều thời gian và làm giảm năng suất làm việc của nhân viên.
Trong khi đó với sự hỗ trợ từ Zapier, các doanh nghiệp có thể thoải mái kết nối các ứng dụng và dữ liệu có thể được tự động chuyển giao. Điều này giúp cho quy trình làm việc trở nên tinh gọn hơn và giảm thiểu những sai sót trong quá trình làm việc.
Người dùng có thể áp dụng cơ chế tự động hóa quy trình làm việc trong Zapier lên các công việc khác nhau như nhận Email, thêm hàng vào bảng tính, cập nhật các bản ghi trong CRM, tạo giao dịch tài chính trong ứng dụng kế toán,…
Cách thiết lập Zapier vô cùng đơn giản
Để sử dụng Zapier, người dùng cần phải tiến hành các bước cài đặt và kích hoạt ứng dụng này.
Tạo tài khoản trên Zapier miễn phí
Để sử dụng ứng dụng, bạn cần đăng ký một tài khoản riêng trên trang chủ của ứng dụng. Các phương thức đăng ký bao gồm:
- Sử dụng tài khoản Gmail để đăng ký.
- Sử dụng tài khoản Facebook để đăng ký.
- Sử dụng tài khoản Google để đăng ký.
Sau khi chọn xong phương thức đăng ký phù hợp, bạn có thể bắt đầu tạo tài khoản bằng cách nhấn vào nút “Sign Up”.
Tạo tài khoản Zapier mới
Để tạo tài khoản Zapier, người dùng thực hiện theo trình tự các bước sau đây:
Bước 1: Thiết lập tài khoản Zapier
Để bắt đầu sử dụng Zapier, bạn cần thiết lập một tài khoản cho riêng mình. Bạn có thể truy cập vào trang chủ của Zapier và đăng ký tài khoản bằng một trong ba phương pháp: đăng ký bằng Google, Facebook hoặc Gmail. Sau đó chọn Sign up.
Bước 2: Tạo một Zap mới
Người dùng đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký và chọn “Create Zap”.
Bước 3: Chọn trình kích hoạt (Trigger)
Vào danh sách tìm kiếm và chọn ứng dụng bạn muốn thực hiện. Sau đó tiến hành khai báo sự kiện để kích hoạt Zap từ menu bên dưới.
Lưu ý: Bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm hoặc chọn vào phần “Hiển thị tùy chọn ít phổ biến” nếu không tìm thấy sự kiện như mong muốn. Zapier sẽ nhanh chóng đưa ra cho bạn thêm nhiều lựa chọn mới cho sự kiện cần thực hiện.
Bước 4: Thiết lập trình kích hoạt (Trigger)
Đầu tiên người dùng cần chia sẻ quyền truy cập vào tài khoản của mình trên hệ thống Zapier. Ví dụ nếu bạn đang đăng ký tài khoản Zapier bằng Gmail, bạn có thể điền thông tin tài khoản Gmail và chọn vào mục “Kết nối với tài khoản mới”. Sau đó điền thông tin theo yêu cầu.
Sau khi đã liên kết tài khoản thành công, bạn nhấn vào mục “Kiểm tra tài khoản” và chọn tiếp “Chỉ nhận diện Email từ tài khoản cụ thể”.
Bước 5: Kiểm tra trình kích hoạt (Trigger)
Tiếp theo người dùng cần thực hiện khởi động trình kích hoạt bằng cách chọn vào mục “Lấy và tiếp tục”. Hệ thống Zapier sẽ ngay lập tức xác nhận lại file đính kèm và gửi file đến Email của bạn.
Bước 6: Chọn trình hành động (Action)
Lưu ý: Chỉ khi trình kích hoạt (Trigger) hoạt động thì trình hành động (Action) mới xảy ra.
Người dùng click chuột vào mục “Ứng dụng thực hiện hành động”.
Từ Menu Dropdown, bạn nhấn vào thanh tìm kiếm và chọn “Hành động sẽ làm” hoặc chọn “Hiển thị tùy chọn ít phổ biến”.
Sau đó chọn “Copy file từ Trigger” để sao chép file đính kèm đến Email và thực hiện khai báo trong trình kích hoạt.
Bước 7: Bổ sung chi tiết cho trình hành động (Action)
Tiếp theo, để truy cập vào tài khoản tương ứng, người dùng cần tiến hành cấp quyền cho Zapier bằng cách chọn “Connect New Account”. Sau đó chọn Account Actions và bắt đầu đăng nhập.
Sau đó bạn có thể điều hướng Zapier đến việc bạn muốn làm với tài khoản. Ví dụ: Bạn có thể chọn thư viện Dropbox Folder để lưu trữ hình ảnh và đổi tên file hình.
Bước 8: Kiểm tra trình hành động (Action)
Người dùng cần kiểm tra trình kích hoạt và trình hành động để đảm bảo rằng chúng hoạt động tốt.
Bước 9: Đổi tên và kích hoạt Zap
Cuối cùng, bạn chỉ việc đặt tên và kích hoạt Zap để sử dụng công cụ này.
Câu hỏi thường gặp
Zapier có phiên bản miễn phí không?
Hiện nay Zapier có cung cấp các phiên bản miễn phí cho người dùng trải nghiệm. Tuy nhiên những phiên bản này chỉ tích hợp các tính năng cơ bản và có giới hạn về số lần thực hiện tác vụ. Người dùng chỉ được phép thực hiện tối đa 100 lần mỗi tháng. Ngoài ra, phiên bản miễn phí của Zapier không hỗ trợ các ứng dụng cao cấp.
Zapier có thể tích hợp các ứng dụng nào?
Zapier có khả năng tích hợp hơn 1.500 ứng dụng và cho phép tự động hóa hàng trăm nghìn quy trình công việc khác nhau. Nhiều ứng dụng phổ biến đã tích hợp với Zapier, bao gồm email, Slack, lịch Google, GoToWebinar và CloudApp.
Lời kết
Tóm lại, sau khi đã hiểu được Zapier là gì bạn sẽ thấy đây là một công cụ rất hữu ích cho các doanh nghiệp. Bởi chúng không chỉ giúp cho doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp cho nhân viên nâng cao năng suất làm việc mỗi ngày. Từ đó giúp cho doanh nghiệp đạt được những kế hoạch và mục tiêu đã đề ra.
