Hiện nay, xu hướng tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến trên internet đang dần trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Trong đó, Webinar là một trong những công cụ tổ chức hội thảo trực tuyến được nhiều người ưa chuộng. Để hiểu rõ hơn Webinar là gì và tại sao nó lại trở nên phổ biến đến như vậy, mời bạn theo dõi bài viết sau.
Webinar là gì?
Webinar được kết hợp giữa “web” và “seminar” (hội thảo) là một sự kiện trực tuyến hấp dẫn, được tổ chức dưới dạng hội thảo, hội nghị hoặc một buổi thuyết trình cụ thể diễn ra thông qua nền tảng website và sử dụng internet để kết nối với khán giả trên toàn cầu. Khán giả có thể tham gia bằng cách gửi câu hỏi, trả lời thăm dò và dùng các công cụ tương tác sẵn có trên ứng dụng.
Với Webinar, doanh nghiệp/cá nhân có thể tổ chức những buổi hội thảo trực tuyến ở bất kỳ địa điểm và thời gian nào, miễn là người thuyết trình và người tham dự có trang bị các thiết bị kết nối với internet. Chưa hết, công cụ này còn liên tục cập nhật nhiều tính năng mới và đa dạng, nhờ đó cung cấp nhiều sự lựa chọn cho doanh nghiệp/tổ chức trong việc tổ chức hội thảo trực tuyến. Do đó, hình thức hội thảo trực tuyến đang ngày càng phổ biến.
Webinar có tính năng gì nổi bật?
Các tính năng nổi bật của Webinar bao gồm:
- Chia sẻ màn hình và webcam: Tính năng này cho phép người thuyết trình, diễn giả hay nhóm diễn giả hiển thị nội dung và hình ảnh của họ với khán giả.
- Không giới hạn không gian: Cho phép nhiều người tham gia không giới hạn không gian, địa điểm.
- Tương tác dễ dàng: Người tham dự và người thuyết trình, diễn giả có thể tương tác với nhau dễ dàng thông qua tính năng chat trực tiếp và trò chuyện bằng micro.
- Có thể tạo cuộc khảo sát, thăm dò ý kiến: Khán giả có thể đặt câu hỏi, tham gia vào các cuộc khảo sát, thăm dò ý kiến, thông qua đó giúp duy trì sự tương tác trong suốt buổi hội thảo.
- Ghi lại và chỉnh sửa video: Cho phép ghi lại và chỉnh sửa video để làm rõ nội dung và thu hút hơn.
Có thể thấy, Webinar đang trở thành công cụ hữu hiệu để tương tác với khách hàng và quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, để tổ chức một webinar thành công, thu hút đông đảo người tham gia và mang lại hiệu quả cao, bạn cần một nền tảng website mạnh mẽ và ổn định.
Bạn có thể tham khảo Vietnix với các giải pháp hosting tối ưu, đảm bảo website của bạn luôn hoạt động mượt mà, sẵn sàng cho mọi sự kiện webinar. Web Hosting là một nền tảng hosting ổn định, có mức chi phí hợp lý, phù hợp cho các webinar quy mô nhỏ và vừa. Nếu bạn dự kiến tổ chức webinar với lượng người tham gia lớn và cần hiệu suất vượt trội, NVMe Hosting với công nghệ ổ cứng NVMe tiên tiến sẽ là sự lựa chọn phù hợp dành cho bạn.
Ứng dụng thực tế của Webinar
Webinar được chia thành hai dạng chính là trực tiếp và video ghi sẵn. Trong đó:
- Trực tiếp: Đây là dạng hội thảo diễn ra theo thời gian thực, giúp cho doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể tương tác dễ dàng với người xem. Người tham dự có thể hỏi và nhận được phản hồi ngay lập tức.
- Ghi sẵn: Đây là dạng Webinar đã được ghi và dựng sẵn từ trước đó, sau đó phát lại. Đối với dạng Webinar này, người xem sẽ không thể tương tác trực tiếp ngay tại thời điểm đó, tuy nhiên bạn có thể xem đi xem lại đoạn video này nhiều lần một cách thuận tiện và dễ dàng.
Webinar ứng dụng phù hợp cho lĩnh vực nào?
Webinar là một công cụ hữu ích và được ứng dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm giáo dục, marketing và đào tạo trực tuyến.
Webinar cho giáo dục
Dạy học trực tuyến thông qua Webinar là một giải pháp tuyệt vời dành cho cả người tham dự lẫn người tổ chức. Thông qua phương pháp này, giáo viên có thể tiếp cận được với hàng ngàn học sinh, sinh viên khắp nơi trên toàn thế giới. Đồng thời, người tham dự không cần phải di chuyển đến lớp học, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Bên cạnh đó, công cụ này còn được tích hợp cả PayPal giúp cho việc thanh toán trở nên dễ dàng hơn và mọi người có thể học mọi lúc mọi nơi.
Webinar cho marketing
Webinar mang đến rất nhiều lợi ích cho marketing, nhất là ở những buổi hội thảo, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới. Việc tổ chức các buổi thuyết trình, quảng cáo về sản phẩm bằng Webinar giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê địa điểm hoặc các chi phí phát sinh thêm, đồng thời tiếp cận được với nhiều đối tượng khách hàng hơn.
Bên cạnh đó, Webinar còn giúp cho doanh nghiệp có thể liên tục tương tác và phản hồi một cách nhanh chóng những câu hỏi của khách hàng về các tính năng, hoạt động của sản phẩm trong suốt phiên hội thảo. Việc đó giúp cho khách hàng cảm thấy yên tâm hơn về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp.
Hội thảo trực tuyến
Webinar hội thảo trực tuyến là một phương tiện hiệu quả để chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm về các chủ đề cụ thể. Trong một buổi webinar, người tham gia có thể kết nối từ xa thông qua internet và tham gia vào buổi hội thảo qua các phương tiện truyền thông như video, âm thanh và trình chiếu, present.
Các chủ đề của webinar trực tuyến có thể rất đa dạng, từ chuyên môn chuyên sâu đến thông tin phổ quát và giải trí. Đặc biệt là webinar mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho người tham gia, cho phép họ tham gia từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào có kết nối internet. Điều này tạo ra một môi trường học tập động đầy sôi nổi và chân thực – nơi mà người tham gia có thể tương tác trực tiếp với diễn giả hoặc chuyên gia thông qua việc đặt câu hỏi và thảo luận. Với những lợi ích này, webinar hội thảo trực tuyến đang trở thành một công cụ quan trọng trong việc chia sẻ thông tin, giáo dục và tương tác trực tuyến trên toàn thế giới.
Tuyển dụng nhân sự
Webinar tuyển dụng không còn quá xa lạ đối với mọi người nữa. Đây được xem là một phương tiện trực tuyến được sử dụng để giới thiệu về công ty, các vị trí tuyển dụng, và quy trình tuyển dụng cho ứng viên quan tâm. Thông qua webinar, các đại diện của công ty có thể trình bày về môi trường làm việc, các dự án quan trọng, và cơ hội phát triển nghề nghiệp. Đồng thời, webinar cũng cung cấp cơ hội cho ứng viên đặt câu hỏi và tương tác trực tiếp với nhà tuyển dụng để hiểu rõ hơn về các vị trí công việc và tiêu chí tuyển dụng. Sử dụng webinar trong quá trình tuyển dụng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng, đồng thời tạo ra một kênh giao tiếp hiệu quả và tiện lợi giữa hai bên.
Webinar tuyển dụng nhân sự dễ bắt gặp nhất chính là các sự kiện tuyển dụng và ngày hội việc làm được diễn ra thường niên trên hầu hết các trường đại học trải dài từ Bắc vào Nam. Các trường đại học sở hữu nguồn nhân lực trẻ, năng động và nhiệt huyết với kiến thức chuyên môn kỹ càng chính là những đối tượng được doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Tại các sự kiện này, không ít công ty chiêu mộ được các bậc anh tài về cống hiến cho công ty trong tương lai.
Hỗ trợ khách hàng
Webinar hiện nay được tận dụng đáng kể, đây là công cụ mạnh mẽ mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để cung cấp hỗ trợ khách hàng trực tiếp và giải đáp các câu hỏi và vấn đề của họ. Bằng cách tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến, các doanh nghiệp có thể tạo ra một không gian tương tác nhanh chóng và hiệu quả với khách hàng của mình mà không cần phải gặp gỡ trực tiếp.
Đặc biệt, việc tổ chức các webinar hỗ trợ khách hàng trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực và lượng lớn chi phí cho các doanh nghiệp. Đồng thời, các công ty hoàn toàn có thể tận dụng những bản record webinar để làm truyền thông, marketing bằng video short trong một thời gian dài.
Webinar trong lĩnh vực y tế
Trong lĩnh vực y tế, webinar thường được sử dụng để chia sẻ thông tin, kiến thức và kỹ năng mới trong lĩnh vực y tế, cũng như để đào tạo và giáo dục cộng đồng y tế. Các chủ đề của các webinar trong lĩnh vực y tế rất đa dạng trải dài từ cập nhật kiến thức chuyên môn về công nghệ y tế mới, nghiên cứu và phát triển y học, ho đến việc chăm sóc sức khỏe cá nhân, gia đình, đến các vấn đề về chính sách y tế.
Những buổi webinar này thường có sự tham gia của các chuyên gia y tế hàng đầu, nhà nghiên cứu, bác sĩ, y tá có kinh nghiệm cũng như là danh tiếng nhất định trong lĩnh vực của họ. Việc sử dụng webinar trong lĩnh vực y tế mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc di chuyển, khả năng tiếp cận dễ dàng cho mọi người từ mọi nơi trên thế giới, và cơ hội tương tác trực tiếp với các chuyên gia hàng đầu trong ngành.
Webinar được ứng dụng trong kinh doanh như thế nào?
Cùng tìm hiểu Webinar được sử dụng trong kinh doanh như thế nào ngay sau đây:
Webinar là công cụ marketing và bán hàng
Hiện nay, Webinar được sử dụng như một phần của chiến lược kinh doanh hoặc marketing của doanh nghiệp. Công cụ này không chỉ dành riêng cho các công ty lớn hay tập đoàn mà còn có thể được sử dụng thành công cho các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp.
Việc yêu cầu người xem đăng ký tham gia Webinar có thể giúp bạn xây dựng một danh sách email và quảng bá sản phẩm/dịch vụ hiệu quả vào cuối buổi hội thảo. Đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi họ về sau.
Webinar miễn phí nội dung
Một số chủ doanh nghiệp có thể sử dụng Webinar như một công cụ để xây dựng danh sách email của họ. Bởi để có thể tham gia và theo dõi Webinar, người xem bắt buộc phải tiến hành đăng ký bằng cách cung cấp địa chỉ email.
Tuy nhiên, với các nền tảng mạng xã hội như YouTube Live, Instagram hay Facebook Live thì việc tổ chức Webinar là hoàn toàn miễn phí và người dùng có thể theo dõi sự kiện này một cách dễ dàng mà không cần phải đăng ký. Mục đích là để tạo niềm tin và xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng của bạn bằng cách cung cấp các giá trị thiết thực thay vì tập trung vào bán hàng. Sau khi đã kết nối với khách hàng trên mạng xã hội, bạn có thể tiếp tục tương tác với họ và yêu cầu họ cung cấp địa chỉ email để bạn có thể tiếp tục cung cấp giá trị và tạo mối quan hệ lâu dài hơn.
Hỏi đáp trực tiếp trong Webinar
Tổ chức các phiên hỏi đáp trực tiếp trong Webinar để giải đáp thắc mắc của người xem về sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cũng là một cách để giúp bạn gây dựng niềm tin nơi khách hàng. Loại hình Webinar thường được áp dụng cho các sản phẩm mà bạn đang quảng cáo, bao gồm cả sản phẩm kỹ thuật số và vật lý. Bên cạnh việc trả lời các câu hỏi, bạn cũng có thể trưng bày các sản phẩm hoặc tương tác với người xem khi cần thiết.
Sử dụng loại Webinar này có thể giúp bạn chuyển đổi từ khách hàng từ giai đoạn cân nhắc, thử nghiệm sang giai đoạn mua hàng và tăng tỷ lệ lưu giữ. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Webinar này để bán thêm các sản phẩm và dịch vụ khác, đồng thời giới thiệu bước tiếp theo cho người tham gia.
Ngoài ra, phần hỏi đáp trong Webinar cũng giúp tác giả, nhà làm phim hoặc nhạc sỹ độc lập kết nối với khán giả và nhận phản hồi trực tiếp. Khi khán giả cảm thấy thú vị với nội dung, họ sẽ mua không chỉ cho mình mà còn giới thiệu cho người thân và bạn bè.
Yếu tố tạo một Webinar hiệu quả
Webinar được ứng dụng ở đa dạng ngành nghề, giúp tối ưu chi phí cũng như là nhân lực, thời gian cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tổ chức webinar chất lượng và đảm bảo, bạn cần tuân thủ cũng như là đảm bảo những yếu tố quan trọng dưới đây:
- Chủ đề hấp dẫn: Việc lựa chọn chủ đề phù hợp với thị hiếu cũng như là tệp khách hàng bạn muốn hướng đến sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể cho chiến dịch marketing. Nếu chọn lựa chủ đề không phù hợp có thể webinar sẽ thất bại trầm trọng bởi không thu hút và khách hàng cũng không muốn ghé tham và tham dự.
- Nội dung chất lượng: Nội dung là yếu tố quan trọng nhất trong một webinar hiệu quả. Nội dung cần phải hấp dẫn, cung cấp thông tin giá trị và phù hợp với nhu cầu và mong muốn của đối tượng người tham gia. Sử dụng trình bày rõ ràng, ví dụ minh họa và dữ liệu cụ thể để làm cho nội dung trở nên thú vị và dễ hiểu.
- Tương tác và thảo luận: Một webinar hiệu quả cần tạo ra cơ hội cho sự tương tác giữa diễn giả và người tham gia. Điều này có thể đạt được qua việc đặt câu hỏi, thảo luận và phản hồi trực tiếp từ người tham gia. Việc thúc đẩy sự tương tác giữa mọi người giúp tạo ra một môi trường học tập động đầy sôi nổi.
- Thời gian phù hợp: Lựa chọn thời gian phù hợp để tổ chức webinar là một yếu tố quan trọng khác. Cần xem xét múi giờ của đối tượng người tham gia và chọn thời điểm mà họ có thể dễ dàng tham gia mà không gây ảnh hưởng đến lịch trình cá nhân hoặc công việc của họ.
- Kỹ thuật và công nghệ: Sử dụng các công nghệ và công cụ phù hợp để đảm bảo rằng webinar diễn ra một cách mượt mà và không gặp vấn đề kỹ thuật. Đảm bảo rằng hệ thống âm thanh, hình ảnh và kết nối internet đều ổn định để tránh gây khó chịu cho người tham gia.
- Tiếp thị và quảng bá: Quảng bá webinar một cách hiệu quả để thu hút sự quan tâm của đối tượng người tham gia là rất quan trọng. Sử dụng email, mạng xã hội, website và các kênh khác để thông báo về sự kiện và khuyến khích người tham gia đăng ký.
- Đánh giá và phản hồi: Thu thập phản hồi từ người tham gia sau khi webinar kết thúc để đánh giá hiệu quả của sự kiện và cải thiện cho các buổi tương lai. Phản hồi từ người tham gia cung cấp thông tin quý báu để hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ và cách cải thiện chất lượng của webinar.
Bằng cách chú ý đến các yếu tố trên, một webinar có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để chia sẻ thông tin, giáo dục và tương tác với đối tượng người tham gia một cách hiệu quả.
Cách thiết lập chuẩn để kiếm tiền với Webinar là gì?
Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng
Trước hết, hãy xác định rõ mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua webinar. Những mục tiêu này có thể là chia sẻ kiến thức, tăng doanh số bán hàng, xây dựng danh tiếng hoặc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân bạn. Tiếp theo, hãy xác định đối tượng người tham gia mà bạn muốn hướng đến. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào việc tạo ra nội dung và phương pháp giao tiếp phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Bước 2: Lên kế hoạch và chuẩn bị nội dung
Tiếp đó, bạn cần đưa ra ý tưởng cho webinar. Những ý tưởng cần phải rõ ràng, phản ánh mục tiêu và mong muốn để định hình nội dung bao gồm cả hướng đi cho sự kiện. Sau đó, lập kế hoạch cho webinar bằng cách xác định lịch trình, định dạng, nội dung và chủ đề phù hợp. Cuối cùng, chuẩn bị nội dung cho webinar bao gồm việc xây dựng slide thuyết trình, video, tài liệu hỗ trợ và các tài nguyên khác để cung cấp giá trị và giữ chú ý của người tham gia.
Bước 3: Chọn công nghệ và nền tảng
Bước tiếp theo là lựa chọn nền tảng webinar phù hợp với nhu cầu của bạn, bao gồm các công cụ như Zoom, WebEx, GoToWebinar,.. Hoặc bạn có thể lựa chọn các nền tảng tự phát trực tuyến như YouTube Live hoặc Facebook Live. Và hãy chắc chắn, đảm bảo bạn đã kiểm tra và thử nghiệm mọi thứ kỹ càng trước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo mọi thứ hoạt động suôn sẻ.
Việc chọn công nghệ phù hợp với nhu cầu và khả năng của bạn là chìa khóa để đạt được một trải nghiệm webinar tốt nhất. Đảm bảo và luôn thiết lập phương án dự phòng không những giúp tăng trải nghiệm người tham gia mà còn tăng uy tín, thương hiệu, hình ảnh của bạn mà không mất đồng nào.
Bước 4: Quảng bá và thu hút khán giả
Cuối cùng, công tác chuẩn bị hoàn tất với việc quảng bá và thu hút khán giả tham gia, hãy quảng bá webinar của bạn thông qua các kênh truyền thông xã hội, email marketing, blog hoặc website của bạn. Hãy tạo ra các đoạn giới thiệu hoặc video teaser hấp dẫn để thu hút sự chú ý của đối tượng mục tiêu và khuyến khích họ đăng ký tham gia. Sử dụng các phương tiện quảng cáo phù hợp và tạo ra nội dung hấp dẫn để thu hút sự chú ý của đối tượng mục tiêu và tăng số lượng người tham gia vào webinar.
Bước 5: Tạo trải nghiệm tốt cho người tham gia
Thiết lập không gian trực tuyến chuyên nghiệp và dễ sử dụng cho webinar. Cung cấp hướng dẫn cho người tham gia trước sự kiện để họ biết cách tham gia và tận dụng tốt nhất webinar.
Bước 6: Tương tác và tạo giá trị cho khán giả
Bằng cách đặt câu hỏi, phản hồi các ý kiến và tham gia vào các cuộc thảo luận, chúng ta có thể xây dựng một không gian giao lưu sôi nổi và tạo điều kiện cho sự học hỏi và chia sẻ kiến thức. Đồng thời, việc cung cấp nội dung chất lượng và kiến thức chuyên môn sẽ giúp khán giả cảm thấy được hỗ trợ và đồng hành trong quá trình tham gia webinar.
Bước 7: Theo dõi và đánh giá
Sau khi kết thúc webinar, quan trọng là bạn đánh giá hiệu suất của nó bằng cách thu thập và phân tích các dữ liệu như số lượng người tham gia, tỷ lệ chuyển đổi và phản hồi từ khán giả. Dựa trên thông tin này, bạn có thể đánh giá hiệu quả của webinar và điều chỉnh chiến lược cho các sự kiện tương lai.
Ngoài ra, sau webinar, bạn cũng có cơ hội tạo mối quan hệ với khách hàng. Sử dụng các công cụ để thu thập thông tin của khách hàng và tiếp cận họ, bạn có thể xây dựng mối quan hệ lâu dài. Áp dụng thông tin thu thập được để tạo ra chiến lược tiếp thị và bán hàng thông minh, cung cấp sự giúp đỡ và hỗ trợ cho khách hàng, từ đó tạo ra một mối quan hệ chặt chẽ và lâu dài với họ.
Hướng dẫn cách sử dụng Webinar
Các bước để tổ chức một buổi thảo luận trực tuyến Webinar sẽ được thực hiện như sau:
- Bước 1: Đặt lịch cho buổi hội thảo bằng cách tạo tài khoản trên nền tảng Webinar và thiết lập ngày giờ thích hợp.
- Bước 2: Lên kế hoạch và chuẩn bị nội dung cho buổi thảo luận để đạt được mục tiêu đề ra.
- Bước 3: Kiểm tra thiết bị, bao gồm Camera, Microphone và chat, để đảm bảo không có sự cố nào xảy ra trong suốt phiên hội thảo.
- Bước 4: Gửi lời mời đến những người cần tham gia, đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng và bắt đầu buổi thảo luận.
Lưu ý khi tổ chức Webinar
Ngoài việc tuân thủ những nguyên tắc khi tổ chức webinar được Vietnix liệt kê ở trên, bạn sẽ còn cần quan tâm những tips sau để sở hữu một sự kiện trọn vẹn. Theo dõi ngay bên dưới để có được cái nhìn tổng quát về quy trình và những lưu ý khi tổ chức webinar bất kể quy mô lớn hay nhỏ.
- Lựa chọn chủ đề phù hợp: Chọn chủ đề phù hợp với đối tượng và mục tiêu của webinar. Đảm bảo rằng chủ đề được lựa chọn có giá trị và hấp dẫn đối với khán giả mục tiêu.
- Lựa chọn đối tượng tham gia phù hợp: Đối tượng tham gia cần được lựa chọn cẩn thận để đảm bảo rằng họ có sự quan tâm và cần thiết đối với nội dung của webinar. Việc hiểu rõ đối tượng mục tiêu giúp tăng cơ hội thu hút và giữ chân khán giả.
- Quảng bá và quản lý sự kiện: Quảng bá một cách đầy đủ và kịp thời giúp thu hút sự chú ý của đối tượng mục tiêu, trong khi quản lý sự kiện đảm bảo rằng webinar diễn ra một cách suôn sẻ và không gặp vấn đề không mong muốn. Đồng thời, tạo cơ hội tương tác với khán giả thông qua câu hỏi và phản hồi giúp tạo ra một sự kiện trực tuyến hấp dẫn và tương tác.
- Lập kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng: Xây dựng một kế hoạch tổ chức chi tiết cho webinar, bao gồm lịch trình, nội dung, diễn giả, và công nghệ sử dụng. Chuẩn bị nội dung trình bày một cách kỹ lưỡng và thử nghiệm công nghệ trước khi sự kiện diễn ra.
- Tương tác với khán giả: Tạo điều kiện cho sự tương tác tích cực giữa diễn giả và khán giả trong suốt quá trình webinar. Sử dụng các công cụ tương tác như câu hỏi trực tiếp, bình luận và cuộc thảo luận để khuyến khích sự tham gia từ phía khán giả.
- Thời gian tổ chức phù hợp: Chọn thời gian và ngày tổ chức webinar một cách cẩn thận để đảm bảo rằng đa số đối tượng mục tiêu có thể tham gia. Xem xét múi giờ và lịch trình cá nhân của khán giả để chọn thời gian phù hợp nhất.
- Tạo ra không gian trực tuyến chuyên nghiệp: Một giao diện trực tuyến chuyên nghiệp, dễ sử dụng và đáp ứng được nhu cầu của người tham gia giúp tạo ra một trải nghiệm tham gia tích cực và ấn tượng.
- Kiểm soát chất lượng âm thanh và hình ảnh: Đảm bảo rằng chất lượng âm thanh và hình ảnh của webinar là tốt nhất có thể. Sử dụng thiết bị và công nghệ phù hợp để tránh gặp phải các vấn đề kỹ thuật như tiếng ồn, hình ảnh mờ hoặc mất kết nối.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Các công cụ hỗ trợ như phần mềm webinar chuyên dụng, ứng dụng quản lý sự kiện và chia sẻ tài liệu có thể giúp tăng cường chất lượng và chuyên nghiệp hóa sự kiện.
- Quản lý thời gian hiệu quả: Tuân theo kế hoạch thời gian đã lập trước đó và đảm bảo rằng webinar diễn ra theo lịch trình. Đặt ra thời gian cho mỗi phần của webinar và tuân theo thời gian đã định để tránh kéo dài quá hạn.
- Phát sóng trực tiếp và lưu trữ lại: Việc phát sóng trực tiếp và lưu trữ lại sự kiện giúp đảm bảo rằng những người không tham gia vào thời điểm chính có thể xem lại sau này, từ đó tăng khả năng tiếp cận và tương tác của webinar.
- Thu thập phản hồi và đánh giá: Sau khi webinar kết thúc, thu thập phản hồi từ khán giả và đánh giá hiệu quả của sự kiện. Sử dụng thông tin này để cải thiện cho các webinar sau và hiểu rõ hơn về nhu cầu của đối tượng mục tiêu.
Tìm hiểu về giải pháp Zoom Webinar
Zoom Webinar là một giải pháp tổ chức hội thảo trực tuyến trên nền tảng Zoom được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay. Cùng tìm hiểu rõ hơn dưới đây.
Zoom Webinar là gì?
Zoom Webinar là một tính năng bổ sung của phần mềm Zoom, cho phép người dùng lên lịch, gửi lời mời và đăng ký tham gia sự kiện và thu thập thông tin của người đăng ký. Ngoài ra, công cụ này còn cho phép người quản trị có thể quản lý cuộc họp, quản lý âm thanh, video và những thành viên tham gia trong Zoom Webinar (Panelists, attendees). Tuy nhiên chỉ có tài khoản của người quản trị mới có thể thực hiện các chức năng này.
- Panelists: Những người tham gia buổi Zoom Webinar chính thức và có đầy đủ các quyền như phát biểu, chat và chia sẻ màn hình.
- Attendees: Thành phần dự thính của buổi Zoom Webinar và chỉ có quyền xem không thể phát biểu trực tiếp. Nếu muốn đưa ra ý kiến, họ chỉ có thể chat với host của cuộc họp, sự kiện hoặc xin được cấp quyền phát biểu.
Điểm khác biệt của Zoom Meeting và Webinar là gì?
Zoom Meeting và Zoom Webinar là hai nền tảng hội thảo trực tuyến cung cấp tính năng và chức năng khá giống nhau, nhưng có một số điểm khác biệt như sau:
Mục đích sử dụng:
- Zoom Meeting: Thường được sử dụng để tổ chức các cuộc họp nơi mà bạn có thể tương tác với nhiều người tham gia hoặc chia thành nhiều phiên làm việc với các nhóm nhỏ hơn.
- Zoom Webinar: Phù hợp với các sự kiện lớn có sự tham gia của công chúng, trong đó những người tham dự thường không tương tác với nhau và có một hoặc vài người nói chuyện với khán giả.
Trường hợp nên sử dụng:
- Zoom Meeting: Thích hợp cho các cuộc họp nhóm, cuộc họp cá nhân, cuộc họp với khách hàng, cuộc họp bán hàng và các buổi đào tạo cho nhóm từ nhỏ đến lớn (từ 2 người trở lên).
- Zoom Webinar: Phù hợp cho các sự kiện lớn và chương trình phát sóng công cộng với hơn 50 người tham dự.
Chi phí:
- Zoom Meeting: Có bản miễn phí và bản trả phí.
- Zoom Webinar: Tính năng Add-on của Zoom chỉ áp dụng cho tài khoản Pro trở lên.
Ngoài ra, hai nền tảng này còn có những khác biệt về tính năng, thành phần và được thể hiện chi tiết trong bảng dưới đây:
| Tiêu chí | Meeting | Webinar |
|---|---|---|
| Participant Roles | – Host và Co-Host – Participant | – Host và Co-Host – Panelist – Attendee |
| Audio Sharing | – Tất cả người tham dự có thể bật/tắt âm thanh của họ – Host có thể tự động tắt tiếng hoặc yêu cầu tắt tiếng của người tham gia (Participant). – Host có thể thiết lập chế độ im lặng (tắt tiếng hoàn toàn các Participant) khi bắt đầu vào họp | – Chỉ có Host và Panelist mới có thể bật/tắt âm thanh của chính họ – Các Attendee chỉ có thể tham gia cuộc họp với chế độ “Chỉ nghe” – Host có thể bật tiếng một hoặc nhiều Attendee |
| Video Sharing | Toàn bộ người tham gia | Chỉ có Host và Panelist |
| Screen Sharing | Có | Có |
| Capacity | Bản free cho phép tối đa 100 người tham gia trong khi bản trả phí, số lượng người tham gia có thể lên đến 100 người. | Dao động từ 100-1000 người tùy vào gói mà bạn đang sử dụng. |
| Participant List | Hiển thị toàn bộ người tham gia | Chỉ hiển thị cho Host và Panelist |
| Email Reminders | Có thể được kích hoạt trong lúc đăng ký | |
| Chat | Ở Meeting Chat | Tại Webinar Chat |
| Q&A | Có | |
| File Transfer | Có | |
| Whiteboard | Có | Có |
| Annotation | Có | Có |
| Polling | Bỏ phiếu cho Meeting | Bỏ phiếu cho Webinar |
| Livestream | Facebook, Youtube hoặc các dịch vụ phát trực tiếp tùy chỉnh khác | |
| Registration | Đăng ký cho Meeting | Đăng ký cho Webinar |
| Closed Captioning | Có | Có |
| Recording | Có | Có |
| Breakout Rooms | Có | |
| Paypal Integration | Có | |
| Require password to join | Có | Có |
| International dial- in Numbers | Có | Có |
Các thành phần đặc trưng có trong Zoom Webinar:
- Q&A: Tính năng đặc trưng của Zoom Webinar cho phép người tham dự đặt câu hỏi trong khi hội thảo diễn ra. Host, co-host hoặc panelists sẽ là người trả lời câu hỏi đó. Tính năng Q&A công khai cho phép các người tham dự xem và trả lời các câu hỏi của nhau.
- File Transfer: Cho phép host gửi file cho những người tham gia khác trong cuộc họp thông qua trò chuyện.
- Breakout Rooms: Cho phép host chia cuộc họp thành tối đa 50 phiên riêng biệt. Chủ trì cuộc họp có thể chọn phân chia những người tham gia thành các phiên này một cách tự động hoặc thủ công và có thể chuyển đổi giữa các phiên bất cứ lúc nào.
- Paypal Integration: Cho phép người dùng tính phí đăng ký cho Zoom Webinar thông qua PayPal. Khi đăng ký hội thảo trên website của doanh nghiệp, người tham dự sẽ được đưa đến PayPal để hoàn tất thanh toán. Sau đó, họ sẽ nhận được thông tin tham gia hội thảo trên website.
Điều cần lưu ý khi sử dụng Zoom Webinar
Để sử dụng được tính năng Zoom Webinar, người dùng cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Có tài khoản Zoom bản Pro trở lên (bản trả phí).
- Mua gói add-ons Webinar của Zoom với số lượng người tham gia tùy chọn, bao gồm 100, 500, 1000, 3000, 5000 hoặc 10000.
- Sử dụng Zoom Desktop Client phiên bản 3.0+ hoặc Zoom Mobile App phiên bản 3.0+.
Lưu ý rằng các thiết bị Zoom Rooms và CRC (H.323 và SIP) có thể tham gia như thành viên tham gia hội thảo (panelist), nhưng không thể làm máy chủ của Webinar.
Câu hỏi thường gặp
Tải Webinar ở đâu?
Webinar thường được truy cập trực tiếp qua trình duyệt hoặc ứng dụng di động, không cần tải xuống. Sau khi đăng ký, bạn sẽ nhận được liên kết để tham gia. Một số webinar cho phép tải bản ghi sau sự kiện, đặc biệt là khi tổ chức qua các nền tảng như Zoom hay WebEx. Nếu bỏ lỡ, bạn có thể liên hệ với ban tổ chức để xin bản ghi.
Hiện nay có các nền tảng Webinar online miễn phí nào?
Có nhiều nền tảng webinar miễn phí mà bạn có thể sử dụng, bao gồm Zoom (có phiên bản miễn phí cho các sự kiện dưới 40 phút), Google Meet, WebinarJam, Livestorm, GoToWebinar, ClickMeeting, Demio, EverWebinar,… Tuy nhiên, các phiên bản miễn phí thường có giới hạn về số lượng người tham gia và tính năng so với các phiên bản trả phí.
Các hình thức webinar lừa đảo phổ biến là gì?
Dưới đây sẽ là những chia sẻ khách quan về tình hình cũng như là thực trạng hiện tại của Vientix về một số hình thức webinar lừa đảo phổ biến như:
– Webinar quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng hoặc không có giá trị thực sự.
– Webinar về đầu tư, kinh doanh, hoặc tiếp thị mà không cung cấp thông tin cụ thể hoặc chia sẻ kỹ thuật hoặc chiến lược cụ thể.
– Webinar yêu cầu người tham gia trả phí cao nhưng không cung cấp giá trị tương xứng.
Lời kết
Hy vọng rằng thông qua những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp cho người đọc phần nào hiểu được Webinar là gì và cách để sử dụng công cụ này hiệu quả nhất. Bên cạnh đó bạn có thể tham khảo thêm các bài viết như phần mềm video chat cho doanh nghiệp tốt nhất hiện nay và Workshop là gì? Các bước triển khai 1 buổi workshop thành công để có thêm nhiều kiến thức cho mình. Nếu có bắt kì câu hỏi nào, bạn có thể bình luận dưới bài viết đội ngũ của Vietnix sẽ nhanh chóng giải đáp giúp bạn.
