Ngoài email thì memo cũng là một hình thức liên lạc phổ biến và được nhiều người sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa rõ về các tính năng, cách sử dụng memo và làm thế nào để viết một memo đúng chuẩn. Hãy cùng Vietnix tìm hiểu chi tiết về các thông tin trên trong bài viết dưới đây nhé.
Memo là gì?
Memo là một thuật ngữ phổ biến trong tiếng Anh, viết tắt của từ “memorandum”. Memo là một bản ghi nhớ hoặc thông báo ngắn gọn được sử dụng để liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp về các vấn đề có liên quan đến thủ tục, kinh doanh của một tổ chức.
Khác với email có thể gửi thư từ các cá nhân cho nhau thì memo được sử dụng chủ yếu dưới dạng tin nhắn, văn bản cá nhân gửi đến một nhóm nhân viên hoặc một phòng ban, bộ phận, mọi người trong công ty.
Ví dụ: Bạn có thể viết một memo gửi đến các nhân viên để thông báo về một sự kiện sắp diễn ra hoặc một thay đổi trong công việc.
Cấu trúc của memo (Memo Format)
Về cơ bản, cấu trúc của một memo gồm 4 phần chính: Tiêu đề, đoạn một, đoạn hai và đoạn ba. Hãy cùng Vietnix tìm hiểu rõ hơn về chi tiết nội dung từng phần trong phần dưới đây.
1. Tiêu đề
Ở phần tiêu đề, bạn sẽ muốn gắn nhãn cho nội dung một cách rõ ràng bằng tên là “memorandum” để người đọc có thể biết chính xác được nội dung nhận. Sau đó, một số nội dung bạn được yêu cầu nêu rõ như phần: From, To, Date và Subject (người gửi, người nhận, ngày tháng và chủ đề gửi).
2. Đoạn một
Tiếp theo, khi đi vào phần nội dung của một memo. Đoạn đầu tiên, bạn sẽ nêu trực tiếp mục đích mà bạn muốn gửi memo.
Ví dụ: Ban có thể sử dụng câu “Tôi viết để thông báo cho bạn về….” hoặc “Tôi viết để yêu cầu bạn….”.
Một memo cần ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ thông tin và thể hiện được trọng tâm của vấn đề. Bạn cần cung cấp tổng quát về các thông tin quan trọng nhất trước và triển khai, đi sâu vào chi tiết từng nội dung ở các đoạn kế tiếp.
3. Đoạn hai
Trong đoạn thứ hai, bạn sẽ muốn nêu rõ bối cảnh của vấn đề mà bạn viết memo cho người nhận.
Ví dụ: Khi bạn cần viết memo để thông báo cho nhân viên của công ty về việc tái tổ chức doanh nghiệp. Trường hợp này, bạn có thể bắt đầu đoạn thứ hai bằng câu “Công ty đang trong giai đoạn phát triển, chúng tôi quyết định sẽ tách team Content và Digital Marketing thành hai bộ phận riêng biệt để phù hợp với định hướng sắp tới. Đồng thời, giúp các team xác định rõ ràng mục tiêu làm việc của mình”.
4. Đoạn ba
Đoạn thứ ba trong một memo thường sẽ nêu lên các nội dung, yêu cầu cụ thể dành cho từng nhân viên.
Ví dụ: Trong trường hợp, bạn viết một memo để thông báo về kế hoạch team building sắp tới của công ty cho nhân viên. Bạn có thể tham khảo cách viết “Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào vui, liên lạc với phòng nhân sự”.
Đối với memo thông báo đến nhân viên về kế hoạch sửa chữa văn phòng trong thời gian tới bạn có thể diễn đạt bằng câu “ Chúng tôi đánh giá rất cao về sự hợp tác của bạn trong quãng thời gian này”.
Ngoài ra, nếu bạn không có mong đợi gì về hành động cụ thể của nhân viên sau khi nhận được memo thì việc thêm vào đoạn này cũng là một cách thể hiện sự mong muốn họ xử lý tin tức và phản hồi của họ về thông tin đó.
Các ví dụ về memo (Memo Template)
Dưới đây là một số mẫu về cách viết memo mà bạn có thể tham khảo:
- Mẫu biên bản memo 1:
- Mẫu biên bản memo 2:
- Mẫu biên bản memo 3:
Sau khi hiểu rõ khái niệm và ứng dụng của Memo, bạn sẽ nhận ra rằng việc duy trì một hệ thống liên lạc hiệu quả trong công ty là vô cùng quan trọng. Để hỗ trợ cho việc này, email doanh nghiệp là một công cụ cần thiết. Bạn có thể tham khảo giải pháp Email Doanh Nghiệp từ Vietnix với tính bảo mật cao, khả năng quản lý dễ dàng và hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp bạn tối ưu hóa quá trình giao tiếp và làm việc nhóm trong tổ chức.
Câu hỏi thường gặp
Mục đích của memo là gì?
Memo nhằm thông báo cho một nhóm người về một chủ đề phức tạp, thay đổi chính sách hoặc công việc chính thức ngắn gọn khác trong một tổ chức.
Ai nên viết memo?
Memo là một thông báo ngắn thường được ban quản lý viết để giải quyết một chính sách nhất định hoặc đưa ra một thông báo hoặc thay đổi nhất định trong một tổ chức.
Lời kết
Memo là một trong số những hình thức văn bản được nhiều doanh nghiệp sử dụng để trao đổi thông tin. Vietnix hy vọng rằng với những thông tin chia sẻ trong bài viết trên đây sẽ giúp cho bạn đọc hiểu được khái niệm memo và có thể áp dụng để viết được một memo hoàn chỉnh. Đừng quên theo dõi blog Vietnix để không bỏ qua những nội dung hữu ích khác.
