Google Drive File Stream là ứng dụng giúp người dùng dễ dàng quản lý, chỉnh sửa hay đồng bộ mọi dữ liệu trên Google Drive nhanh chóng từ máy tính cá nhân. Thế nhưng, có không ít người vẫn nhầm lẫn ứng dụng này chính là Google Drive hay Google Backup and Sync. Cùng Vietnix tìm hiểu khái niệm và cách cài đặt Google Drive File Stream trong bài viết sau.
Google Drive File Stream là gì?
Google Drive File Stream là một ứng dụng được Google phát triển dành riêng cho PC, Laptop. Là công cụ cho phép bạn nhanh chóng mở tất cả các file đang được lưu trữ trên Google Drive từ máy tính. Hiểu đơn giản, bạn có thể sử dụng các file hoặc folder đã lưu trên PC nhưng nó lại không có bất kỳ liên quan nào tới bộ nhớ máy tính.
Điểm khác biệt của ứng dụng này so với Backup and Sync đó là chỉ dành riêng cho Google Workspace (ứng dụng email dành cho doanh nghiệp). Sử dụng Google Drive File Stream, không chỉ giúp bạn đồng bộ dữ liệu trên My Drive của mình mà còn có thể thực hiện đồng bộ cho cả Team Drives.
Thông qua chức năng đồng bộ này sẽ giúp cho cả một team có cùng vùng lưu trữ chung trên máy tính. Các thành viên không cần phải mất thời gian để chia sẻ file dữ liệu qua lại, mà có thể mở trực tiếp thông tin đó trên máy tính của mình. Từ đó, giúp tối ưu công việc cho toàn đội một cách hiệu quả nhất.
Backup ang Sync là gì?
Backup ang Sync cũng là ứng dụng chuyên dùng để truy cập, chỉnh sửa và đồng bộ dữ liệu giống như Drive File Stream. Tuy nhiên, chúng thường được dùng cho tài khoản Google cá nhân có đuôi @gmail.com.
Ví dụ: truongvietnix@gmail.com.
Ngày 12/05/2018, Drive for Mac/PC đã bị Google khai tử ra khỏi các ứng dụng đang cung cấp. Và được thay thế trực tiếp bằng Backup and Sync với tính năng tương tự.
Cách thức hoạt động của Google Drive File Stream
Khi bạn tải một file dữ liệu bất kỳ lên Google Drive thì ngay lập tức phần mềm sẽ tự động đồng bộ file đó vào trong Drive File Stream. Quá trình này sẽ giúp bạn nhanh chóng giải phóng dung lượng cho ổ đĩa và băng thông mạng.
Hơn nữa, tất cả thay đổi mà bạn thực hiện trên Drive đều sẽ được tiến hành cập nhật tự động ngay khi đăng trực tuyến. Đảm bảo có thể thực hiện ở mọi lúc mọi nơi. Bởi thực tế, phần mềm này được nằm trên đám mây và được lưu trực tiếp trong bộ nhớ cache. Khi máy tính được kết nối với đường truyền mạng sẽ tiến hành đồng bộ dữ liệu với đám mây.
Lợi ích Google Drive File Stream mang đến là gì?
Google Drive File Stream giúp bạn dễ dàng truy cập vào các dữ liệu mới có trên Google Drive một cách nhanh chóng, trực tiếp từ chính chiếc máy tính cá nhân.
Google Drive File Stream không tải tài liệu về máy tính của bạn nên không tốn dung lượng ổ cứng máy tính.
Tuy nhiên, đối với những website với lưu lượng truy cập lớn, yêu cầu tốc độ xử lý cao và lượng dữ liệu khổng lồ, Google Drive File Stream có thể không đáp ứng hoàn toàn nhu cầu. Lúc này, việc sử dụng giải pháp
Bạn cũng không cần phải mất thời gian chờ tài liệu hoàn tất việc đồng bộ. Nếu cần xem hoặc chỉnh sửa một tài liệu nào đó, Google Drive File Stream sẽ tự động gửi tài liệu đó đến cho bạn từ đám mây.
Ngoài ra, Google Drive File Stream còn giúp bạn:
- Chỉ mất vài giây để truy cập, tìm kiếm, chỉnh sửa hay quản lý toàn bộ tài liệu có sẵn trên Google Drive.
- Truy cập vào tài liệu mọi lúc mọi nơi nhưng không cần phải lưu sẵn về máy tính.
- Nhờ tính năng thông minh giúp bạn truy cập vào tài liệu nhanh chóng. Hầu hết, các file tài liệu đều được hiển thị ở hình nền.
- Hạn chế rủi ro bị lộ thông tin, khi tải hết file quan trọng vào trong máy tính cá nhân.
So sánh Backup ang Sync và Drive File Stream
Drive File Stream và Backup and Sync đều là ứng dụng cài đặt trên máy tính để truy cập, chỉnh sửa, thêm mới và quản lý các tài liệu được lưu trên Google Drive.
Đối với Drive File Stream:
- Phù hợp cho doanh nghiệp.
- Tiết kiệm băng thông, không tốn dung lượng ổ cứng.
- Tối ưu hóa về thời gian chờ đồng bộ tài liệu.
- Hạn chế rủi ro khi lưu trữ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp trong ổ cứng cá nhân.
Với Backup and Sync:
- Thường dùng cho tài khoản cá nhân để đồng bộ hóa dữ liệu với Google Drive.
- Các doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng được ứng dụng này.
Xét về tổng thể thì cả 2 ứng dụng đều có tính năng tương tự nhau như truy cập và quản lý dữ liệu trên Google Drive nhanh chóng. Thế nhưng, chúng vẫn sẽ xuất hiện một số đặc tính khác biệt. Để hiểu chi tiết hơn, bạn có thể theo dõi bảng so sánh về các tính năng ngay sau đây:
| Tính năng | Drive File Stream | Backup and Sync |
|---|---|---|
| Use files in My Drive – Dùng file trong Drive của tôi | ✔ | ✔ |
| Use files in Shared Drives – Dùng file trong Bộ nhớ dùng chung | ✔ | x |
| Sync only selected folders in My Drive – Chỉ đồng bộ hóa các thư mục được chọn trong Drive của tôi | ✔ | ✔ |
| Sync only individual files in My Drive – Chỉ đồng bộ hóa các file được chọn trong Drive của tôi | ✔ | x |
| Use native apps, like Microsoft Office & Photoshop – Dùng các ứng dụng gốc như Microsoft Office & Photoshop | ✔ | ✔ |
| See who’s editing with real-time presence in Microsoft Office – Xem ai đang chỉnh sửa thời gian thực trong Microsoft Office | ✔ | x |
| Integrates with Microsoft Outlook – Tích hợp với Microsoft Outlook | ✔ | x |
| Sync other folders, like Documents or Desktop – Đồng bộ hóa các thư mục khác như Documents hoặc Desktop | x | ✔ |
| Use with your personal Google Account, like vietnix@gmail.com – Dùng với Tài khoản Google cá nhân của bạn | x | ✔ |
| Use with your work or school Google Account – Dùng với Tài khoản Google tại nơi làm việc hoặc trường học của bạn | ✔ | Có thể |
| Upload photos and videos to Google Photos – Tải ảnh và video lên Google Photos | x | ✔ |
Mặc dù tiện lợi, nhưng việc lưu trữ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp trên Google Drive, dù bằng Drive File Stream hay Backup and Sync, vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật. Việc mất quyền kiểm soát dữ liệu, rò rỉ thông tin nhạy cảm hoặc mất dữ liệu do lỗi hệ thống là điều có thể xảy ra. Để bảo vệ tối đa dữ liệu doanh nghiệp, bạn cần tìm đến giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp, cho phép bạn quản lý và kiểm soát hoàn toàn thông tin của mình.
Dịch vụ Web Hosting của Vietnix cung cấp nền tảng lưu trữ an toàn, với hệ thống bảo mật đa lớp và tính năng backup dữ liệu thường xuyên, giúp bạn an tâm hơn về việc bảo vệ thông tin quan trọng.
Cách cài đặt Google Drive File Stream trên máy tính
Để cài đặt ứng dụng này, bạn cần phải thực hiện đúng theo 5 bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào link dành cho Windows (https://dl.google.com/drive-file-stream/GoogleDriveFSSetup.exe) hoặc link dành cho Mac (https://dl.google.com/drive-file-stream/GoogleDriveFileStream.dmg) để tải Google Drive File Stream xuống máy tính.
- Bước 2: Ngay khi tải xong, hãy nhấp vào File GoogleDriveFSSetup.exe trong thư mục vừa chọn lưu trữ, để tiến hành cài đặt Google Drive File Stream cho máy tính.
- Bước 3: Hãy chờ vài phút để dữ liệu chạy và tải về máy. Ngay khi hoàn tất quá trình trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ tùy chọn. Lúc này, bạn cần đăng nhập tài khoản của mình vào.
- Bước 4: Hoàn tất quá trình đăng nhập, trên màn hình sẽ hiện lên cửa sổ mới. Hãy nhấp chuột liên tiếp vào các mũi tên cho đến khi kết thúc là được.
- Bước 5: Biểu tượng của Google Drive File Stream sẽ được hiện ra ở phía bên dưới góc màn hình tại My Computer, ngay sau khi bạn tiến hành cài đặt thành công.
Google Drive File Stream chỉ sử dụng bộ nhớ ảo (đám mây) cho nên sẽ không có liên quan gì tới ổ cứng máy tính. Mọi dữ liệu trên tài khoản Gmail sử dụng để đăng nhập sẽ được đồng bộ vào trong Google Drive File Stream.
Lưu ý, có một số trường hợp dù đã đăng nhập thành công vào Google Drive File Stream nhưng khi mở các mục ra vẫn sẽ không hiển thị đầy đủ file giống với Google Drive. Nếu muốn đồng bộ hoàn toàn, bạn chỉ cần truy cập vào Google Drive, sau đó kích chuột phải vào thư mục cần hiển thị trong Google Drive File Stream và chọn Add to Drive là được.
Hướng dẫn sử dụng Google Drive File Stream
Điểm nổi bật nhất của Google Drive File Stream đó là cho phép bạn sử dụng ngay cả khi máy tính không có mạng. Mọi dữ liệu sẽ đồng bộ ngay lập tức sau khi máy tính được kết nối với internet.
Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào file hoặc folder cần dùng, sau đó nhấn chọn Drive File Stream. Tại cửa sổ mới hiện lên nhấn tiếp chuột vào Available Offline là xong.
Câu hỏi thường gặp
Google Drive File Stream là gì?
Google Drive File Stream là ứng dụng cài đặt trên PC hoặc Laptop giúp bạn truy cập và quản lý toàn bộ file, folder có trong Google Drive ngay trên máy tính cá nhân của mình mà không cần tải chúng xuống.
Google Drive File Stream có lợi ích gì?
Google Drive File Stream giúp người dùng truy cập và quản lý dữ liệu có trên Google Drive chỉ trong vài giây. Tự động đồng bộ dữ liệu mà không cần thao tác, hơn nữa cũng không cần tốn thời gian chờ đợi quá trình diễn ra. Đồng thời, còn tránh được những nguy cơ bị mất dữ liệu khi lưu trữ trên máy tính.
Lời kết
Qua bài viết trên chắc hẳn bạn đọc đã hiểu rõ được Google Drive File Stream là gì và lợi ích mà ứng dụng này mang lại. Đồng thời, cũng nắm rõ được cách cài đặt Google Drive File Stream nhanh chóng để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của bản thân. Nếu có thông tin nào liên quan tới ứng dụng, hãy để lại bình luận xuống bên dưới để mọi người cùng tham khảo nhé.
