Một người dùng có thể sử dụng nhiều tài khoản email để linh hoạt trong quản lý công việc khác nhau. Lúc này việc forward hay chuyển tiếp mail là điều cần thiết để giúp người dùng không bỏ sót những email quan trọng và có thể chuyển chuyển toàn bộ nội dung email từ người gửi tới một địa chỉ email khác mà không cần phải soạn lại email đó. Trong bài viết sau đây hãy cùng Vietnix khám phá những cách forward mail đơn giản và nhanh chóng nhất nhé.
Lợi ích của việc Forward mail (Chuyển tiếp mail)
- Giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi không cần phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều tài khoản Gmail khác nhau.
- Khi liên kết các tài khoản Gmail của bạn với nhau, bạn sẽ có thể xem tất cả các email của mình từ các tài khoản đó mà không cần phải đăng nhập vào từng tài khoản một.
- Bạn cũng có thể chuyển trực tiếp nội dung và thông tin email từ người gửi tới địa chỉ khác mà không cần phải soạn lại thư. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc của mình.
Cách Forward mail, chuyển tiếp mail đã nhận sang tài khoản Gmail khác
Để chuyển tiếp mail sang tài khoản gmail khác, người dùng có thể tham khảo cách thức thực hiện dưới đây.
Hướng dẫn nhanh
Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và chọn biểu tượng “Cài đặt” (hình bánh răng) ở góc trên bên phải của trang Gmail.
Sau đó, chọn tiếp mục “Xem tất cả chế độ cài đặt” trong menu. Tiếp theo nhấn chọn tab “Chuyển tiếp và POP/IMAP” và chọn tiếp “Thêm địa chỉ chuyển tiếp“.
Sau đó nhập địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp thư đến. Kế đó bạn nhấn chọn mục “Tiếp theo“.
Sau đó nhấn vào ô “Tiếp tục”. Bạn mở tài khoản email chuyển tiếp và xem mã xác nhận được gửi đến.
Nhập mã xác nhận và chọn “Xác minh“. Cuối cùng bạn chỉ việc tích vào ô “Chuyển tiếp bản sao của thư tới” và chọn “Lưu thay đổi” để hoàn thành quá trình chuyển tiếp mail.
Hướng dẫn chi tiết
Để cài đặt tính năng Forward mail trên tài khoản Gmail, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào tài khoản Gmail của mình và chọn Cài đặt. Sau đó chọn tiếp mục “Xem tất cả tùy chọn cài đặt”.
- Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn nhấp chọn mục “Chuyển tiếp và POP/IMAP”.
- Bước 3: Sau đó, bạn click chuột vào mục “Thêm địa chỉ chuyển tiếp”.
- Bước 4: Nhập đúng địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp sau đó click chuột vào ô “Tiếp theo”.
- Bước 5: Xác nhận lại địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp và nhấn “Tiếp tục”
- Bước 6: Tiếp theo bạn mở tài khoản email chuyển tiếp để nhận mã xác nhận.
- Bước 7: Nhập mã xác nhận được gửi đến và nhấn vào ô “Xác minh”.
- Bước 8: Bạn nhấp chọn mục “Chuyển tiếp bản sao của thư tới” và chọn “Lưu thay đổi” để hoàn thành quá trình cài đặt. Nếu muốn tắt tính năng chuyển tiếp email, bạn cũng có thể thực hiện các thao tác tương tự tới bước 2 và chọn tắt tính năng chuyển tiếp.
Cách Forward mail tự động trong Outlook
Hiện nay, nhiều tổ chức sử dụng Outlook như một công cụ phục vụ cho mục đích kinh doanh và giao tiếp của doanh nghiệp. Công cụ này sở hữu nguồn cơ sở dữ liệu rộng lớn bao gồm dịch vụ thư điện tử, danh bạ, lịch làm việc… Với Outlook, người dùng có thể chuyển tiếp tất cả các thư đến các tài khoản email khác nhau như Gmail, Yahoo mail, Zoho mail…
Để thực hiện chuyển tiếp thư trong Outlook, người dùng thực hiện theo trình tự các bước sau đây:
- Bước 1: Đầu tiên bạn cần đăng nhập vào tài khoản email Outlook của mình.
- Bước 2: Sau đó, bạn mở phần Thiết đặt trong Outlook bằng cách click chuột vào biểu tượng hình bánh răng ở góc phải phía bên trên và chọn mục “Thiết đặt”. Sau đó click chuột vào mục “Xem tất cả cài đặt Outlook” ở phía dưới như hình sau.
Lúc này trang Thiết đặt của Outlook sẽ xuất hiện và có giao diện như sau:
- Bước 3: Bạn nhấp chọn tab “Bố trí” ở trang Thiết đặt. Tab này mang đến nhiều quy tắc trong việc thiết lập cài đặt email mà bạn có thể chọn lựa. Tuy nhiên do quy tắc “Tự động chuyển tiếp email” chưa có trong danh sách các quy tắt của tab “Bố trí” nên bạn cần phải tạo mới nó.
- Bước 4: Bạn click chuột vào mục “Thêm quy tắc mới” và đặt tên cho quy tắc này, ví dụ như Email forwarding để không bị nhầm lẫn với các quy tắc khác.
Ngoài ra, người dùng còn có thể tùy chọn thêm các điều kiện cho quy tắc, ví dụ như áp dụng cho tất cả các thư hoặc chỉ áp dụng cho các email có gắn sao hay có tệp tin đính kèm. Đặc biệt, hệ thống cũng cho phép bạn thiết lập các hành động cho việc chuyển tiếp thư như:
- Chuyển tiếp tới một hay nhiều địa chỉ email khác nhau.
- Thêm hành động khác hay “Thêm ngoại lệ” tùy theo nhu cầu sử dụng.
Nếu vẫn chưa hiểu các quy tắc trong Outlook, bạn có thể click vào dấu “!” để tìm hiểu thêm.
- Bước 5: Cuối cùng bạn nhấn vào nút “Lưu” để hoàn tất quá trình thiết lập quy tắc chuyển tiếp thư tự động.
- Bước 6: Sau khi đã tạo xong quy tắc chuyển tiếp thư tự động, bạn có thể kiểm tra quy tắc này bằng cách gửi một thư đến tài khoản Outlook của mình từ một tài khoản email bất kỳ. Nếu bạn nhận được thư chuyển tiếp đến địa chỉ email bạn đã thiết lập, điều đó có nghĩa là quy tắc chuyển tiếp thư tự động đã được thiết lập thành công.
Xóa quy tắc tự động forward mail trong Outlook
Để xóa quy tắc tự động forward mail trong Outlook, người dùng có thể thực hiện trình tự các bước tương tự như thiết lập forward mail. Tuy nhiên ở tab “Quy tắc”, bạn tích bỏ chọn hoặc xóa quy tắc “Tự động chuyển tiếp thư”, sau đó bấm “Lưu” để hoàn tất.
Câu hỏi thường gặp
CC trong Email là gì?
CC là viết tắt của cụm từ Carbon Copy. Chế độ này được sử dụng để gửi email đến nhiều người cùng một lúc và danh sách người nhận sẽ được hiển thị công khai cho tất cả những người được gửi email.
Để sử dụng chế độ này khi gửi email trên laptop, bạn có thể nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + Shift + C.
Cách tắt tính năng tự động chuyển tiếp thư trong Gmail?
Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng chuyển tiếp thư tự động trên Gmail nữa, bạn có thể tắt nó bằng cách thực hiện các bước như sau:
– Bước 1: Thực hiện các bước 1, 2 và 3 trong phần cài đặt tính năng tự động chuyển tiếp thư.
– Bước 2: Tiếp theo người dùng chọn tab “Chuyển tiếp và POP/IMAP”, sau đó click vào mục “Tắt chức năng chuyển tiếp”.
– Bước 3: Cuối cùng, bạn bấm vào nút “Lưu thay đổi” để hoàn tất quá trình tắt tính năng chuyển tiếp thư.
Khi đó, tính năng chuyển tiếp thư sẽ bị tắt và Gmail sẽ không tự động chuyển tiếp email đến địa chỉ thứ 3 nữa.
Lời kết
Trên đây là những cách forward mail đơn giản và nhanh chóng giúp người dùng quản lý và truy cập email dễ dàng hơn bao giờ hết. Hy vọng rằng thông qua những chia sẻ từ qua bài viết trên sẽ giúp bạn không còn lúng túng mỗi khi cần chuyển tiếp thư từ tài khoản mail này một tài khoản khác. Chúc bạn thành công.
