Trong quá trình làm việc bằng email doanh nghiệp chắc hẳn bạn đã từng nghe tới phần mềm Microsoft Exchange. Tuy nhiên thực tế Microsoft Exchange là gì và có lợi ích như thế nào thì bạn chưa nắm rõ. Chính vì vậy trong bài viết hôm nay, Vietnix sẽ chia sẻ những thông tin tổng quan nhất cũng như hướng dẫn đăng ký tài khoản Microsoft Exchange cho doanh nghiệp của bạn.
Microsoft Exchange là gì?
Microsoft Exchange là dịch vụ email dành cho các doanh nghiệp và tổ chức giáo dục độc quyền của Microsoft. Dịch vụ này hỗ trợ lưu trữ email đồng bộ giữa máy chủ và máy khách cho lượng lớn người dùng với khả năng mở rộng rất dễ dàng.
Microsoft Exchange cấu trúc từ 2 bộ phận chính là hệ thống duyệt mail (Exchange Online hoặc Outlook) và hệ thống máy chủ lưu trữ mail (Exchange Server). Như vậy, cũng có thể nói Exchange là phần mềm chạy trên máy chủ đám mây và có thể lưu trữ, quản lý tất cả các email của người dùng.
Cụ thể các tính năng nổi bật của phần mềm này có thể kể đến như:
- Lưu trữ email.
- Tính năng Contact giúp quản lý các thông tin liên hệ của cá nhân, tổ chức.
- Tính năng Task giúp người dùng có thể chia sẻ công việc, phân quyền cho người khác.
- Tính năng Note giúp dễ dàng ghi chú, đính kèm tệp và nhiều thông tin khác.
- Công cụ Calendar với các tính năng như lên mời họp, đặt trước tài nguyên, dùng chung lịch,…
Microsoft Exchange Server là gì?
Microsoft Exchange Server là một nền tảng máy chủ ảo đa năng phục vụ do dịch vụ email Microsoft Exchange. Nền tảng này cho phép người dùng truy cập thông tin từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, trình duyệt web,… Hiện nay, Microsoft cung cấp Exchange Server dưới hai hình thức là phần mềm cài đặt tại chỗ và dịch vụ đám mây (SaaS).
Exchange Server chủ yếu sử dụng giao thức MAPI để kết nối với các ứng dụng email khác. Ngoài ra, hệ thống này còn hỗ trợ các giao thức email phổ biến như POP3, IMAP và EAS. Để gửi và nhận email với các email server khác trên Internet, Exchange Server sử dụng giao thức SMTP.
Exchange Online là gì?
Exchange Online hay Microsoft Exchange Online chính là dịch vụ Microsoft Exchange Server được cung cấp dưới dạng dịch vụ SaaS, cung cấp các tính năng email, lịch, danh bạ và các công cụ cộng tác khác. Người dùng có thể sử dụng dịch vụ này một cách độc lập hoặc thông qua gói Microsoft 365. Bằng cách cung cấp Exchange dưới dạng dịch vụ đám mây, Microsoft giúp giảm thiểu công việc quản lý phức tạp mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai Exchange tại chỗ.
Tài khoản Microsoft Exchange là gì?
Tài khoản Microsoft Exchange hiện đang được phát triển dành cho tổ chức, doanh nghiệp hoặc tài khoản giáo dục. Người dùng cá nhân sẽ không được cung cấp tài khoản này.
Hiện nay có 2 loại tài khoản Microsoft Exchange là:
- Tài khoản độc lập được cấp khi mua gói Exchange Online.
- Tài khoản Microsoft 365 đa ứng dụng, trong đó người dùng có thể sử dụng Exchange Server để lưu trữ và quản lý email.
Microsoft Outlook và Exchange có mối quan hệ như thế nào?
Outlook và Exchange đều là những phần mềm, ứng dụng được phát triển và phân phối bởi Microsoft. Giữa chúng có mối quan hệ cộng sinh để mang tới dịch vụ mail tốt nhất cho người dùng. Về bản chất, Exchange là nơi lưu trữ và quản lý email trên Exchange server. Còn Outlook sẽ là ứng dụng để hiển thị và hỗ trợ các tác vụ như nhận – gửi, xem mail, lên lịch,…
Như vậy có thể thấy Outlook không thể hoạt động độc lập mà sẽ phụ thuộc vào Exchange. Bản thân Outlook không chứa dữ liệu email mà người dùng sẽ thông qua ứng dụng này để truy cập vào hệ thống email lưu trữ trên Exchange server và thực hiện các tác vụ.
7 tính năng nổi bật của Mail Exchange
Để lý giải tại sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn hệ thống lưu trữ và quản lý Mail Exchange, hãy cùng Vietnix điểm qua những tính năng nổi bật của ứng dụng này.
1. Không gian lưu trữ email rộng lớn, an toàn
Mail Exchange cung cấp không gian lớn đến 1 TB để người dùng có thể thoải mái lưu trữ toàn bộ dữ liệu email và các tệp đính kèm. Bạn cũng không cần lo lắng tới vấn đề tìm kiếm mail khi cần thiết bởi ứng dụng này được tích hợp tính năng tìm kiếm. Chỉ một vài giây là bạn đã có thể tìm thấy file tài liệu cần thiết theo yêu cầu.
Mail Exchange được phát triển và vận hành bởi Microsoft – một trong những ông lớn công nghệ sở hữu đội ngũ kỹ sư chất lượng hàng đầu thế giới hiện nay. Do đó bạn sẽ không cần lo lắng về vấn đề bảo mật hay an toàn dữ liệu trong quá trình sử dụng.
2. Hoạt động ổn định
Hệ thống Mail Exchange được nhiều người dùng đánh giá là có tính ổn định cao 24/24 giờ. Nếu bất ngờ có sự cố xảy ra như bảo trì, nâng cấp hệ thống khiến dịch vụ mail bị gián đoạn thì Microsoft sẽ gửi thông báo tới khách hàng. Bạn sẽ có thời gian chuẩn bị và sắp xếp email sao cho không ảnh hưởng nhiều tới công việc.
3. Hỗ trợ làm việc nhóm
Không chỉ là công cụ gửi – nhận thư, Mail Exchange còn được tích hợp công cụ chat Skype hỗ trợ người dùng trao đổi thông tin, dữ liệu một cách nhanh chóng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo nhóm chung với hàng chục thành viên khác trong công ty để chia sẻ file. Tất cả những tính năng này đều được tích hợp chung trong ứng dụng mà không phải thoát ra ngoài để thao tác.
4. Hỗ trợ sắp xếp lịch trình
Mail Exchange cung cấp tính năng lên lịch cho các cuộc hẹn giúp người dùng sắp xếp thời gian biểu một cách khoa học hơn. Các thành viên khác trong nhóm có thể nhìn thấy lịch trống của bạn và đặt lịch hẹn cho phù hợp. Ngoài ra, ứng dụng này sẽ tự động cập nhật các sự kiện từ email như chuyến bay, đặt chỗ khách sạn và đề xuất địa điểm tổ chức cuộc hẹn phù hợp dựa trên vị trí của bạn.
5. Tùy ý thay đổi hộp thư đến
Hệ thống Email của Exchange được cá nhân hóa giúp người dùng dễ dàng xem email cũng như thực hiện các tác vụ khác. Bạn cũng có thể tùy chỉnh hộp thư theo sở thích cũng như nhu cầu sử dụng của bản thân. Bên cạnh đó một số tính năng bổ trợ như thanh tìm kiếm hay các Add-in sẽ giúp quá trình sử dụng Mail Exchange dễ dàng, linh hoạt hơn.
6. Sử dụng mọi lúc mọi nơi
Mail Exchange thực hiện lưu trữ và quản lý dữ liệu trên nền tảng đám mây. Vì vậy người dùng chỉ cần sở hữu thiết bị có kết nối mạng Internet là truy cập và sử dụng phần mềm này ở mọi lúc, mọi nơi. Các vấn đề như khoảng cách địa lý, địa điểm, thời gian,… sẽ không xảy ra với Mail Exchange.
7. Tiết kiệm chi phí
Hiện nay email theo tên miền doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong quá trình phát triển và mở rộng độ nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên nếu tự mình xây dựng hệ thống email riêng thì doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều chi phí cho hệ thống hạ tầng, bảo trì, nâng cấp,… Sử dụng dịch vụ Mail Exchange sẽ giúp bạn giảm tải chi phí cũng như đảm bảo chất lượng ổn định phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Ưu và nhược điểm của Exchange Server
Dưới đây là một số ưu – nhược điểm nổi bật của Exchange Server mà bạn nên cân nhắc trước khi sử dụng:
Bảo mật hàng đầu: Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu của Microsoft Exchange. Hệ thống được trang bị các công cụ lưu trữ, sao lưu dữ liệu tiên tiến nhất.
Nâng cao hiệu suất làm việc nhóm: Exchange Server giúp các thành viên trong nhóm luôn kết nối và làm việc hiệu quả, bất kể họ đang ở đâu. Các phương thức giao tiếp được đơn giản hóa, góp phần nâng cao đáng kể năng suất làm.
Tiết kiệm chi phí: So với các hệ thống email truyền thống, Exchange Server giúp giảm thiểu chi phí vận hành nhờ thời gian hoạt động liên tục, ít xảy ra sự cố và tích hợp sẵn nhiều dịch vụ như gọi thoại, họp trực tuyến.
Tính di động cao: Với Exchange Server, người dùng có thể truy cập vào email, lịch, danh bạ và các thông tin khác từ mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi.
Khả năng mở rộng linh hoạt: Exchange Server linh hoạt trong việc triển khai cả trên môi trường cục bộ và đám mây, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp có quy mô khác nhau.
Kết nối khách hàng chặt chẽ: Nhờ khả năng hoạt động 24/7, Exchange Server giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng, nâng cao trải nghiệm dịch vụ và tăng cường lòng trung thành của họ.
Chi phí cao: Chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì, bảo dưỡng hệ thống Exchange Server khá lớn, gây áp lực không nhỏ lên ngân sách của doanh nghiệp.
Nâng cấp phức tạp: Việc nâng cấp Exchange Server là một quá trình phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm kỹ thuật, thậm chí đối với những chuyên gia công nghệ.
Yêu cầu về nhân lực: Để vận hành và quản lý hiệu quả hệ thống Exchange Server, doanh nghiệp cần đầu tư một đội ngũ nhân viên IT có trình độ chuyên môn cao.
Cách thức hoạt động của Microsoft Exchange
Microsoft Exchange hoạt động dựa trên hệ thống máy chủ email Exchange server. Doanh nghiệp có thể lựa chọn xây dựng hệ thống hạ tầng Exchange server riêng; hoặc lưu trữ trên hệ thống đám mây của Microsoft và truy cập thông qua tài khoản Microsoft 365.
Các dữ liệu trên Exchange server đều được đồng bộ và có thể kết nối tới các thiết bị thông qua giao thức Exchange ActiveSync, IMAP hay POP3. Người dùng có thể tùy chọn giải pháp truy cập tùy theo nhu cầu sử dụng.
Đối tượng nên sử dụng Microsoft Exchange
Microsoft Exchange là một giải pháp email và quản lý thông tin chuyên nghiệp phù hợp cho:
- Doanh nghiệp vừa và lớn cần phát triển hệ thống email ổn định, bảo mật cao và có khả năng mở rộng.
- Các tổ chức có nhiều chi nhánh.
- Các nhóm làm việc cần hợp tác chặt chẽ, chia sẻ thông tin và phối hợp công việc.
- Các chuyên gia cần quản lý lịch trình phức tạp.
- Cá nhân, tổ chức có nhu cầu bảo mật thông tin email cao.
- Nhà quản trị CNTT cần giám sát người dùng qua email.
- Người dùng cần tính năng email nâng cao.
- Người dùng thường xuyên di chuyển.
Lưu trữ email trên Microsoft Exchange và POP3 có gì khác nhau?
Bên cạnh Microsoft Exchange thì doanh nghiệp còn có thể lựa chọn lưu trữ email dưới hình thức POP3. Điểm khác biệt chính giữa 2 hình thức này nằm ở cách lưu trữ dữ liệu. Cụ thể:
- POP3: Người dùng sẽ phải tải email xuống máy tính khi có nhu cầu sử dụng. Do đó nếu máy tính bị hư hỏng thì email cũng sẽ bị mất.
- Microsoft Exchange: Tập trung toàn bộ email vào một cơ sở dữ liệu và thực hiện quản lý, sao lưu chúng trên máy chủ của Microsoft. Người dùng sẽ thông qua các tài khoản Microsoft 365 hoặc Outlook để kết nối, truy cập và xử lý các tác vụ trên máy chủ đó. Khác với POP3, email không được lưu trữ trên máy tính nên sẽ hạn chế tình trạng bị mất dữ liệu khi máy tính hư hỏng. Doanh nghiệp cũng không cần đầu tư chi phí cho cơ sở hạ tầng, cấp phép, bảo trì và đào tạo nên sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khổng lồ.
Tại sao Microsoft Exchange lại quan trọng?
Những lợi ích sau đây sẽ giải thích lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft Exchange ngay từ hôm nay:
- Khả năng sao lưu email: Microsoft Exchange là nơi lưu trữ email tập trung với khả năng sao lưu dữ liệu dự phòng cho doanh nghiệp. Nhờ đó hạn chế tình trạng bị mất email như khi sử dụng mô hình POP3.
- Loại bỏ các rủi ro trên email: Exchange được tích hợp nhiều tính năng giúp bảo vệ người dùng khỏi các rủi ro tiềm tàng trên hệ thống email. Nổi bật trong đó là tính năng lọc thư rác giúp loại bỏ các thư chứa virus hay phần mềm độc hại, thư lừa đảo,… để bảo vệ người dùng.
- Chia sẻ lịch trình làm việc: Tính năng chia sẻ lịch làm việc chung sẽ giúp nhà quản lý giám sát hoạt động của từng nhân viên. Các hoạt động công việc cũng được sắp xếp có tổ chức hơn, không bị chồng chéo. Từ đó giúp tiết kiệm tài nguyên, nguồn lực và gia tang năng suất làm việc chung của cả tổ chức.
Bên cạnh những lợi ích trên, Exchange tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365. Do đó người dùng có thể sử dụng thêm các ứng dụng nằm trong bộ công cụ này như Office 365, Microsoft Teams, Outlook, Microsoft Bookings,…
Hướng dẫn đăng ký các gói tài khoản Microsoft Exchange
Có 2 cách để bạn đăng ký tài khoản Microsoft Exchange cho doanh nghiệp, đó là đăng ký dưới dạng gói độc lập hoặc đăng ký gói tích hợp Microsoft 365.
Các gói Microsoft Exchange Online
Người dùng sẽ có 2 lựa chọn là sử dụng gói Exchange Online Plan 1 và Plan 2 với tính năng chính là cung cấp dịch vụ email. Do đó đây sẽ là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp chỉ muốn sử dụng dịch vụ email của Microsoft.
Các ưu điểm nổi trội chính của 2 gói dịch vụ này nhìn chung bao gồm:
- Dung lượng lưu trữ lớn: Từ 50GB đến không giới hạn (đối với gói Plan 2 khi đăng ký trên 5 tài khoản).
- Kích thước tệp đính kèm lớn và lên tới 50GB/tài khoản.
- Hỗ trợ kết nối với Outlook giúp người dùng có thể sử dụng ứng dụng trên máy tính thông thường.
- Bảo mật dữ liệu hàng đầu từ đội ngũ kỹ thuật của Microsoft.
Gói Microsoft 365 Business Standard
Khi mua gói Microsoft 365, người dùng sẽ được sử dụng toàn bộ công cụ cơ bản và nâng cao do Microsoft phát triển. Trong đó gồm 4 bộ công cụ chính là:
- Bộ email doanh nghiệp gồm Microsoft Exchange và Microsoft Outlook.
- Bộ công cụ cộng tác gồm Microsoft Teams và SharePoint.
- Bộ công cụ văn phòng gồm Microsoft Office và Microsoft OneDriver.
- Bộ giải pháp bảo mật gồm Threat Protection và nhiều giải pháp khác.
4 nhóm công cụ này hoàn toàn thỏa mãn mọi nhu cầu làm việc, giao tiếp, cộng tác, bảo mật thông tin cho những doanh nghiệp dưới 300 người dùng. Do đó nếu doanh nghiệp không chỉ có nhu cầu sử dụng dịch vụ email mà còn đang tìm kiếm giải pháp cho các tác vụ văn phòng khác thì có thể cân nhắc sử dụng Microsoft 365.
Bạn có thể xem so sánh chi tiết các gói Exchange trên trang web Microsoft tại đây: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/exchange/compare-microsoft-exchange-online-plans
Câu hỏi thường gặp
Office 365 có giống với Microsoft Exchange không?
Nhiều người lầm tưởng đây là hai sản phẩm như nhau. Tuy nhiên, Exchange Online chỉ đơn giản là một trong nhiều sản phẩm được bao gồm trong Office 365 , là một tập hợp các công cụ chứ không phải là một sản phẩm duy nhất.
Chế độ Cache là gì?
Chế độ Cached Exchange (Bộ nhớ đệm Exchange) là chế độ cho phép bạn có thể làm việc với email ngay cả khi không kết nối trực tiếp với server Exchange của công ty. Các bản sao dữ liệu email, lịch sẽ được lưu trữ tạm thời trên máy tính của bạn dưới dạng một file dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost). File này sẽ tự động đồng bộ hóa với máy chủ Exchange khi bạn kết nối lại, đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được cập nhật.
Làm thế nào để sử dụng Microsoft Exchange để tạo quy tắc lọc email tự động?
Để tạo quy tắc lọc email tự động trên Microsoft Exchange Server Outlook, bạn thực hiện như sau:
– Mở ứng dụng Outlook.
– Tìm và chọn mục Quy tắc, thường nằm trong phần cài đặt hoặc tùy chọn quản lý hộp thư.
– Nhấp vào nút Tạo quy tắc mới hoặc tương tự.
– Xác định các điều kiện mà email cần tuân thủ quy định.
– Chọn hành động bạn muốn thực hiện khi email đáp ứng các điều kiện trên và lưu.
Lưu ý: Tùy thuộc vào phiên bản Exchange và giao diện người dùng mà bạn đang sử dụng mà các bước thực hiện chi tiết có thể khác biệt.
Lời kết
Trên đây là những thông tin tổng quan nhất về Exchange – giải pháp email cho doanh nghiệp do Microsoft cung cấp. Hy vọng qua bài viết, bạn đã nắm rõ và lựa chọn cách đăng ký tài khoản Microsoft Exchange phù hợp theo nhu cầu sử dụng của tổ chức. Bạn cũng có thể cân nhắc giải pháp thay thế nếu cảm thấy không phù hợp khi sử dụng dịch vụ này.
