Khi bước chân vào con đường kinh doanh, có lẽ không ít lần doanh nghiệp của bạn gặp phải tình huống Bottleneck. Vậy Bottleneck là gì? Làm thế nào để giải quyết triệt để tình trạng Bottleneck trong doanh nghiệp, hãy cùng tìm hiểu những thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây của Vietnix.
Bottleneck là gì?
Bottleneck (nút thắt cổ chai) là sự tắc nghẽn, không thông suốt trong quy trình sản xuất của các doanh nghiệp. Tình trạng này sẽ làm chậm quá trình sản xuất cũng như hao tốn nguồn lực, chi phí của doanh nghiệp. Thông thường, khi khối lượng công việc đến nhanh, quá tải, vượt quá khả năng xử lý của hệ thống thì sẽ dẫn đến tình trạng Bottleneck.
Ví dụ: Quá trình hoạt động của nhà máy A thông thường sẽ là: Nhập nguyên liệu -> Tiến hành sản xuất hàng hóa -> Phân phối sản phẩm, dịch vụ tới nhà cung cấp -> Bán tới tay người tiêu dùng. Tuy nhiên do tắc nghẽn vận chuyển mà nguyên liệu không được nhập dẫn tới trì trệ quá trình sản xuất. Đây chính là tình trạng Bottleneck.
Yếu tố hình thành nút thắt cổ chai trong các doanh nghiệp
Hầu như tất cả quy trình nghiệp vụ của các doanh nghiệp đều đứng trước nguy cơ xuất hiện tình trạng nút thắt cổ chai. Tuy nhiên cũng có không ít doanh nghiệp vừa bắt tay vào con đường kinh doanh đã gặp tình trạng Bottleneck. Hiện nay, trong quy trình nghiệp vụ có 2 loại Bottleneck mà các doanh nghiệp đang gặp phải là Bottleneck ngắn hạn và Bottleneck dài hạn. Cụ thể:
- Bottleneck ngắn hạn: Nguyên nhân gây ra điều này thường chứa yếu tố bất ngờ, tuy nhiên tình trạng này chỉ xuất hiện tạm thời.
- Bottleneck dài hạn: Trạng thái tắc nghẽn này xảy ra thường xuyên và có tần suất nhiều trong thời gian dài nhưng chưa được doanh nghiệp xử lý, giải quyết triệt để.
Những tác hại của Bottleneck đối với doanh nghiệp
Vậy Bottleneck sẽ tác động tiêu cực như thế nào đối với các doanh nghiệp? Tình trạng này có thể dẫn tới những hậu quả sau:
Lãng phí nguồn lực doanh nghiệp
Bottleneck gây tốn kém nhiều chi phí cho doanh nghiệp bao gồm các khoản phí về sửa chữa, sản xuất, vận hành. Quá trình ước tính nguồn lực cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn và có thể khiến doanh thu, lợi nhuận sụt giảm.
Bottleneck cũng gây ra tình trạng tồn hàng cho doanh nghiệp. Nguồn hàng dư thừa trong kho nhưng không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Sụt giảm năng suất làm việc
Bottleneck tác động trực tiếp gây trì trệ trong tiến độ làm việc, doanh nghiệp mất cơ hội tiếp cận khách hàng, cơ hội thúc đẩy phát triển thị trường,… Năng suất làm việc của doanh nghiệp cũng bị sụt giảm, không đáp ứng theo kế hoạch đã đề ra. Tình trạng Bottleneck bất ngờ xảy ra đẩy mọi người vào thế bị động bao gồm nhân viên, nhà quản lý.
Ảnh hưởng tới tinh thần nhân viên
Bottleneck có thể gây mất đoàn kết nội bộ. Ví dụ như xảy ra tình trạng đổ lỗi cho nhau trong doanh nghiệp. Quá trình chờ đợi kéo dài khiến nhân viên nản lòng, nhàm chán, không còn động lực làm việc.
Tại sao cần xác định nút thắt cổ chai?
Hiện nay, các tiêu chí về thời gian, chất lượng, chi phí là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá sự thành công của quy trình nghiệp vụ.
Nếu doanh nghiệp đặt ra mục tiêu hàng đầu là chất lượng thì Bottleneck chưa hẳn là điểm nóng cần phải ưu tiên nhất. Trừ trường hợp cần phải tối ưu hóa về vấn đề chi phí thì doanh nghiệp phải xem xét thật nhanh chóng về Bottleneck. Bởi đây là nguyên nhân chính gây ra hàng loạt những tác động tiêu cực gây tăng chi phí sản xuất. Riêng những quy trình sản xuất gắn liền với thời gian thì Bottleneck là một trở ngại rất lớn, chắc chắn sẽ không được phép tồn tại.
Nhìn chung, xác định Bottleneck càng sớm sẽ giúp doanh nghiệp bỏ đi những tác động tiêu cực, tối ưu hóa được quy trình nghiệp vụ. Qua đó, góp phần tiết kiệm chi phí, tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận, từng bước mở rộng quy mô sản xuất.
Hướng dẫn cách xác định Bottleneck theo quy trình nghiệp vụ
Khi xác định được chính xác và giải quyết triệt để Bottleneck thì sẽ mang lại nhiều giá trị tích cực cho doanh nghiệp. Vậy cần làm gì để xác định Bottleneck chính xác?
Bước 1: Phát hiện ra Bottleneck từ những dấu hiệu
Trước tiên, nhà quản lý nên lưu ý đến những đặc điểm nổi bật, đặc trưng riêng để nhận biết. Dưới đây là một vài ví dụ điển hình về tình trạng Bottleneck thường xảy ra:
- Chậm trễ về thời gian: Chậm trễ trong quá trình làm việc có thể là dấu hiệu của Bottleneck, chẳng hạn như:
- Tình trạng hợp đồng gửi đến trễ làm đối tác phàn nàn, gây lãng phí nhiều thời gian.
- Để nhận được báo cáo tổng kết quý của các bộ phận thì CEO phải chờ đến 5 ngày.
- Sụt giảm năng suất làm việc: Nếu năng suất làm việc của doanh nghiệp suy giảm nhiều hơn so với thông thường, nhà quản lý cũng cần lưu ý bởi đó có thể là dấu hiệu của Bottleneck. Ví dụ:
- Mỗi ngày, doanh nghiệp chỉ có thể làm được 2-3 sản phẩm, dù có đến trên 10 khách tìm đến bảo hành. Tình trạng này vẫn xảy ra dù doanh nghiệp đã nỗ lực bổ sung thêm nhân lực mới.
- Mặc dù khách hàng chủ động liên hệ đến doanh nghiệp song không có nhân viên tư vấn. Đã có nhiều khách hàng phản hồi về tình trạng này.
- Mỗi tháng thường xuyên gặp phải nhiều tình huống sai sót khác nhau nên thường xuyên phải làm lại bảng lương.
- Phát sinh nhiều lỗi trong quá trình làm việc: Quy trình làm việc đột ngột xuất hiện nhiều lỗi hoặc nhiều công việc phát sinh cũng là dấu hiệu Bottleneck nhà quản lý cần chú ý. Ví dụ:
- Những đề xuất đội duyệt tăng cao đột biến khiến doanh nghiệp không kịp trở tay.
- Nhiều nhân viên phải tăng ca liên tục nhưng cũng có nhân viên lại rất nhàn rỗi.
- Những lỗi phát sinh trong hệ thống phần mềm gây sự trì trệ, dở dang trong công việc. Điều này, khiến nhân viên không ít lần phàn nàn.
Khi doanh nghiệp của bạn xuất hiện các dấu hiệu trên thì nên nghi ngờ về tình trạng Bottleneck, hãy quan sát, kiểm tra thật kỹ để có thể có câu trả lời chắc chắn hơn. Ngoài ra, còn nhiều dấu hiệu khác không được liệt kê ở trên. Tuy nhiên nếu nhận thấy bất cứ khác thường nào, bạn nên nhanh chóng tìm hiểu lý do và giải quyết chúng.
Bước 2: Xác định bằng cách thống kê, đo lường
Sau khi xác nhận những dấu hiệu, bạn có thể xác định chính xác Bottleneck bằng cách thống kê, đo lường theo 2 phương pháp sau:
Tận dụng flowchart
Hiện nay, các doanh nghiệp tiến hành công việc theo quy trình thống nhất dưới dạng flowchart. Lưu đồ này cho thấy các bước cụ thể trong một quy trình làm việc. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể thực hiện thống kê, đo lường và xác định Bottleneck đang tồn tại.
Chính vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng sơ đồ quy trình thật chi tiết. Khi có bất kỳ tình huống nào xảy ra, doanh nghiệp sẽ xác định được Bottleneck nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.
Sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng
Trường hợp doanh nghiệp đã tiến hành số hóa và tự động thì tất cả các quy trình nghiệp vụ sẽ được quản lý bằng bằng phần mềm. Nhờ đó, quá trình doanh nghiệp phân tích dữ liệu sẽ được thực hiện thuận lợi, dễ dàng hơn phương pháp thông thường.
Một số phần mềm quản lý thông dụng hiện nay là: Trello, Asana, Amis, bảng Kanban, FastWork,… Thông qua phần mềm giúp các nhà quản lý và nhân viên nhận biết được những sai sót của bản thân trong quá trình làm việc. Từ đó cải thiện và giải quyết tình trạng tắc nghẽn công việc.
Bước 3: Thực hiện khảo sát
Những nhân viên trực tiếp tham gia vào quy trình nghiệp vụ chắc chắn sẽ có cái nhìn trực quan hơn về Bottleneck. Những góp ý, nhận xét của họ sẽ trực quan nhất và có độ tin cậy rất cao. Theo đó, các nội dung khảo sát bao gồm 2 phần:
- Lập danh sách dấu hiệu có thể xảy ra: Bao gồm câu hỏi về các hoạt động gây tốn kém thời gian, hoạt động bị lặp đi lặp lại nhiều lần, hoạt động đột ngột phát sinh,…
- Thực hiện khảo sát: Sau khi đã liệt kê đầy đủ những dấu hiệu chính thì chúng ta nên khéo léo hỏi và khảo sát những nhân viên có liên quan. Nên chú ý điều hướng người trả lời tới những dấu hiệu mà họ không để ý để có thể khảo sát toàn diện nhất.
Phương pháp tháo gỡ Bottleneck hiệu quả
Hiện nay, có 2 tùy chọn để gỡ bỏ Bottlenecktrong doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp nên xem xét giảm đầu vào cho các bước có Bottleneck.
- Tăng hiệu suất, hiệu quả xử lý tình huống cho các bước có Bottleneck.
Tuy nhiên đối với các trường hợp khác để giúp gia tăng hiệu quả sẽ còn phải dựa vào bản chất của các quy trình liên quan. Dưới đây là một vài ý tưởng chung mà bạn có thể tham khảo để áp dụng cho doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp cần tăng năng lực xử lý các tình huống hay đào tạo xử lý các bước bị tắc nghẽn.
- Phải chắc chắn không có bất kỳ yếu tố đầu vào bị hạn chế, thiếu hụt. Bởi yếu tố đầu vào bị thiếu hụt có thể là nguyên nhân tạo ra nút thắt.
- Sử dụng máy móc, công nghệ hay các nhân viên có đủ trình độ, năng lực tốt để thay thế hoạt động ở Bottleneck.
- Số lượng đầu vào Bottleneck càng ít càng tốt. Nên tìm cách giảm số lượng đầu vào.
Lời kết
Tin chắc rằng với những thông tin hữu ích mà Vietnix vừa cung cấp thông qua bài viết trên đã giúp các bạn hiểu Bottleneck là gì? Qua đó, giúp doanh nghiệp xác định chính xác được vị trí của Bottleneck, cách tháo gỡ để góp phần mang lại hiệu quả, doanh thu cao trong công việc. Chúc bạn thành công.
