Jira là một trong những công cụ hỗ trợ quản lý dự án và tối ưu hóa quy trình làm việc được nhiều cá nhân, doanh nghiệp tin dùng hiện nay. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu Jira là gì và làm thế nào để ứng dụng hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu ngay bài viết sau đây của Vietnix.
Jira là gì?
Jira – phần mềm quản lý dự án hàng đầu được phát triển bởi Atlassian, công ty phần mềm nổi tiếng của Úc, là giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp và tổ chức nâng cao hiệu suất làm việc. Với Jira, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, phân công công việc, quản lý lỗi và vấn đề phát sinh, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc một cách linh hoạt và hiệu quả.
Jira được thiết kế với giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với nhiều loại hình và quy mô dự án khác nhau. Cho dù bạn là một startup mới thành lập hay một tập đoàn lớn, Jira đều có thể điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của bạn.
Các thành phần cơ bản trong Jira
Dưới đây là những thành phần cơ bản của Jira cũng như chức năng, cách thức hoạt động của chúng:
- Roles (Vai trò): Xác định các thành viên tham gia trong dự án và quyền hạn của họ. Chỉ những người được thêm vào role mới có quyền Resource Allocation (phân bổ nguồn lực) và tạo project trong dự án. Mỗi vai trò có thể bao gồm nhiều thành viên.
- Issue (Vấn đề): Đại diện cho các đơn vị công việc trong dự án, bao gồm task, bug, feature và các loại khác.
- Project (Dự án): Nơi phân quyền phê duyệt worklog (nhật ký làm việc) của các thành viên trong dự án. Trong đó, leader chỉ có quyền phê duyệt worklog cho thành viên trong team, còn project management sẽ có quyền phê duyệt cho tất cả thành viên.
- Component (Thành phần): Xác định các sản phẩm được tạo thành từ dự án dựa trên kế hoạch doanh số. Trong Scrum, Component tương ứng với Product của Sprint.
- Workflow (Luồng công việc): Nơi để quản trị viên thiết lập quy trình làm việc, bao gồm các bước, điều kiện, chức năng và xác nhận.
- Priority (Mức độ ưu tiên): Xác định mức độ quan trọng của một vấn đề, giúp sắp xếp thứ tự xử lý. Có 4 mức độ ưu tiên để lựa chọn.
- Status (Trạng thái): Phản ánh tiến độ xử lý của một vấn đề trong workflow.
- Resolution (Giải pháp): Ghi nhận tình trạng giải quyết của Issue.
Ưu và nhược điểm của Jira
Jira được ca ngợi là “vũ khí bí mật” của biết bao doanh nghiệp thành công, giúp họ quản lý dự án một cách hiệu quả, tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiên, liệu “ánh hào quang” này có thực sự đúng với mọi trường hợp? Liệu Jira có phải là giải pháp hoàn hảo, hay vẫn tồn tại những “góc khuất” mà bạn cần phải cân nhắc?
Ưu điểm
- Quản lý phân cấp linh hoạt: Khả năng phân quyền chi tiết, cho phép quản lý quyền truy cập cho từng dự án, nhiệm vụ, đảm bảo thông tin nhạy cảm được bảo mật và chỉ những người có liên quan mới có thể truy cập.
- Kết nối đa hệ thống: Dễ dàng tích hợp với các công cụ khác như Email, Excel, RSS,…
- Khả năng tùy biến, mở rộng linh hoạt theo nhu cầu người dùng nhờ vào hệ thống module và bộ công cụ phát triển.
- Chạy trên đa nền tảng: Được xây dựng trên chuẩn HTML, tương thích với tất cả các trình duyệt phổ biến hiện nay và hoạt động tốt trên nhiều nền tảng phần cứng, hệ điều hành, cơ sở dữ liệu.
- Dễ dàng in ấn: Hỗ trợ phiên bản màn hình có thể in, giúp lưu trữ và chia sẻ thông tin theo bản cứng dễ dàng.
- Hỗ trợ lập trình viên: Tích hợp trực tiếp với môi trường phát triển để lập trình viên có thể nhanh chóng sử dụng.
Nhược điểm
- Chi phí cao: Sau 7 ngày dùng thử miễn phí, Jira tính phí theo số lượng người dùng: 10 USD/tháng cho tối đa 10 tài khoản và 7 USD/tháng/tài khoản cho 11-100 tài khoản.
- Tốn thời gian cài đặt: Việc thiết lập và cấu hình Jira có thể tốn nhiều thời gian và công sức nên chỉ phù hợp cho dự án kéo dài trên 3 tháng.
- Giao diện tiếng Anh với nhiều thuật ngữ chuyên ngành, khó hiểu.
- Quy trình sử dụng phức tạp, đòi hỏi người dùng phải dành thời gian nghiên cứu.
Một số tính năng nổi bật của Jira
Dưới đây là một số tính năng nổi bật khiến Jira trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều tổ chức:
- Lên kế hoạch và theo dõi tiến độ, quản lý dự án hiệu quả.
- Quản lý hiệu quả mọi loại công việc, từ lỗi phần mềm, yêu cầu tính năng mới đến các cải tiến quy trình,… liên quan đến dự án.
- JIRA Query Language hỗ trợ tìm kiếm và lọc thông tin thông minh.
- Tạo các quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu và đặc thù của từng dự án.
- Trực quan hóa dữ liệu dự án bằng nhiều loại biểu đồ và báo cáo khác nhau
- Dễ dàng kết nối, tích hợp Jira với các công cụ khác.
Vì sao nên sử dụng Jira?
Sở hữu nhiều tính năng vượt trội, Jira mang đến những lợi ích thiết thực sau:
- Đáp ứng mọi nhu cầu quản lý dự án, từ dự án phần mềm, marketing đến các dự án phức tạp khác.
- Cung cấp các công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dự án.
- Hỗ trợ xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp.
- Giúp quản lý dự án tập trung ngay trên một nền tảng.
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, truy cập dữ liệu nhờ hệ thống bộ lọc JIRA Query Language thông minh.
- Giúp đưa ra quyết định sáng suốt nhờ các báo cáo phân tích tình hình dự án.
- Cung cấp hơn 950 add-on giúp cho người dùng sử dụng nhiều tính năng nâng cao.
- Giao diện Jira trực quan và đơn giản, phù hợp cho tất cả mọi người sử dụng.
Một số thuật ngữ trong Jira thường dùng
| Thuật ngữ | Giải thích |
| Sprint | Chu kỳ phát triển ngắn hạn (từ 2-4 tuần), trong đó nhóm dự án sẽ tập trung vào việc hoàn thành một phần nhỏ của sản phẩm. |
| Backlog | Danh sách các yêu cầu, lỗi và tính năng cần triển khai cho sản phẩm hoặc trong sprint tiếp theo. |
| Scrum | Phương pháp Agile phổ biến để phát triển sản phẩm theo các sprint lặp đi lặp lại liên tục. |
| Scrum of Scrums | Kỹ thuật mở rộng Scrum giúp kết nối, liên kết nhiều nhóm Scrum với nhau, thường dùng cho các dự án lớn có nhiều nhóm |
| Board | Công cụ trực quan hóa workflow, thể hiện các giai đoạn khác nhau của dự án, có thể thay đổi tùy theo phương pháp Agile sử dụng (phổ biến nhất là Kanban board có 3 cột: To do, In Progress, Done). |
| Burndown Chart | Biểu đồ thể hiện lượng công việc còn lại cần hoàn thành trong sprint (so sánh công việc ước tính và đã thực hiện được). |
| Daily stand-up | Cuộc họp ngắn (15 phút) mỗi ngày để các thành viên cập nhật tiến độ và chia sẻ khó khăn. |
| Epic | User story lớn được chia thành các user story nhỏ hơn, thường cần nhiều sprint để hoàn thành. |
| Issue | Một đơn vị công việc trong Jira, có thể là task, bug, user story hoặc epic, được theo dõi từ khi tạo đến khi hoàn thành. |
| Swimlane | Phân loại các vấn đề để xem xét thứ tự ưu tiên thực hiện. |
| Velocity | Tốc độ hoàn thành công việc của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định. |
| Cumulative Flow Diagram (CFD) | Biểu đồ vùng thể hiện trạng thái của các mục công việc trong một board theo thời gian. Trục x là thời gian, trục y là mục công việc (issue). Mỗi vùng màu tương ứng với một trạng thái workflow. |
| Iteration | Một vòng lặp phát triển trong dự án. |
| Wallboard | Bảng lớn hiển thị thông tin quan trọng về dự án (tiến độ, rủi ro,…) tại nơi dễ nhìn, giúp nhóm theo dõi và cập nhật tình hình. |
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Jira
Bạn có thể bắt đầu quản lý công việc hiệu quả với Jira chỉ với 7 bước đơn giản sau:
Bước 1: Tạo dự án của bạn
Truy cập trang Jira Software và đăng nhập bằng tài khoản của bạn. Sau đó trên thanh điều hướng ở đầu trang, nhấp vào menu Projects > Create project.
Bước 2: Chọn template cho board
Jira cung cấp một board mặc định khi tạo project và bạn có thể tùy chỉnh template cho board này. Jira hiện cung cấp nhiều template board được thiết kế sẵn để phù hợp với nhu cầu của các team khác nhau. Trong đó, 3 loại template chính bao gồm:
- Scrum: Lựa chọn lý tưởng cho các team Agile vận hành theo quy trình Scrum, giúp quản lý backlog, theo dõi tiến độ sprint và bàn giao sản phẩm định kỳ hiệu quả.
- Kanban: Phù hợp với các team Agile theo dõi workflow liên tục, tập trung vào việc quản lý workflow và tối ưu hóa hiệu suất.
- Bug-tracking: Dành cho các team muốn team tập trung vào theo dõi và giải quyết bug, cung cấp chế độ xem danh sách trực quan.
Bước 3: Thiết lập cột
Board trong Jira sử dụng các cột để hiển thị các giai đoạn trong quy trình làm việc của dự án, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Thiết lập các cột phù hợp là bước quan trọng để tối ưu hóa workflow cho team của bạn. Dưới đây là hướng dẫn cách thiết lập cột trong Jira cho hai loại dự án:
Đối với dự án do team quản lý:
- Truy cập board của dự án.
- Nhấp vào menu (•••) ở góc trên bên phải và chọn Configure board.
- Tùy chỉnh các cột theo ý muốn: thêm cột mới, đổi tên, xóa hoặc di chuyển cột.
Đối với dự án do công ty quản lý:
- Truy cập board của dự án.
- Nhấp vào menu (•••) ở góc trên bên phải và chọn Board settings.
- Chuyển đến tab Columns.
- Tùy chỉnh các cột theo ý muốn: thêm cột mới, đổi tên, xóa hoặc di chuyển cột.
Bước 4: Tạo issue
Jira sử dụng các “issue” để quản lý công việc trong dự án. Issue đại diện cho nhiều loại công việc khác nhau, có thể là story, epic, bug, tính năng mới hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào,… Để tạo một issue mới, bạn chỉ cần nhấp vào nút Create trên thanh điều hướng phía trên cùng. Một issue mới sẽ được tạo và hiển thị trong backlog hoặc board của dự án bạn đã chọn.
Bước 5: Kết nối thêm công cụ (tùy chọn)
Jira cung cấp cho bạn kho ứng dụng và tích hợp khổng lồ với hơn 3000 lựa chọn từ Atlassian Marketplace. Nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt, bạn có thể dễ dàng kết nối các công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình, tiết kiệm thời gian quản lý và tập trung tối đa cho việc phát triển sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn mua ứng dụng từ Jira:
- Truy cập kho ứng dụng bằng cách chọn mục Apps trên thanh điều hướng phía trên cùng bên phải.
- Nhấp vào ô Find new apps.
- Tìm kiếm ứng dụng theo tên hoặc theo danh mục.
- Sau khi tìm được ứng dụng phù hợp, bạn có thể cài đặt, mua ngay hoặc dùng thử miễn phí.
Bước 6: Mời thành viên trong dự án
Sau khi đã hoàn tất việc thiết lập công việc và sắp xếp các nhiệm vụ trên từng board, bạn có thể tiến hành mời các thành viên tham gia vào dự án và triển khai công việc ngay.
Bước 7: Tối ưu hóa quy trình làm việc
Giao diện trực quan của Jira giúp việc triển khai và theo dõi tiến độ công việc nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết:
- Đối với dự án Scrum: Tạo và khởi chạy sprint để bắt đầu theo dõi công việc.
- Đối với dự án Kanban: Bắt đầu theo dõi công việc ngay trên board.
- Theo dõi tiến độ công việc: Di chuyển issue giữa các cột để cập nhật trạng thái theo quy trình làm việc.
Một số sản phẩm từ nền tảng Jira
Jira cung cấp đa dạng sản phẩm phục vụ cho nhiều nhu cầu khác nhau, bao gồm:
Jira Service Desk
Jira Service Desk là giải pháp dành cho các nhóm hỗ trợ, giúp họ tiếp nhận, quản lý và giải quyết yêu cầu, vấn đề từ khách hàng hoặc các nhóm liên quan một cách hiệu quả. Người dùng cuối có thể dễ dàng tạo và gửi ticket đến bộ phận hỗ trợ. Ngược lại, các nhóm hỗ trợ cũng có nắm bắt thông tin và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Jira Core
Jira Core là công cụ quản lý dự án mạnh mẽ và linh hoạt, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của mọi nhóm dự án, từ kinh doanh, tiếp thị, tài chính,… bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Cho dù bạn đang quản lý danh sách công việc đơn giản hay dự án phức tạp, Jira Core đều cung cấp các tính năng cần thiết để giúp bạn tổ chức, theo dõi và hoàn thành công việc hiệu quả.
Jira Software
Jira Software là công cụ đắc lực giúp các nhóm làm việc tối ưu hóa quy trình Agile và Kanban. Nhờ vào bộ công cụ toàn diện, Jira Software hỗ trợ các nhóm: dễ dàng tạo và ước tính các story, lập kế hoạch và quản lý backlog, xác định mục tiêu và theo dõi hiệu suất làm việc thực tế, theo dõi tiến độ công việc trực quan và báo cáo một cách chi tiết.
Jira Align
Jira Align là nền tảng lập kế hoạch nhanh dành cho các doanh nghiệp đang tìm cách tăng tốc quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của họ thông qua việc tăng cường khả năng hiển thị, liên kết chiến lược và thích ứng linh hoạt.
Câu hỏi thường gặp
Jira Confluence là gì?
Jira Confluence là công cụ wiki mạnh mẽ do Atlassian phát triển để giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn thông qua khả năng quản lý dự án, cộng tác nhóm và lưu trữ tài liệu. Nhờ Confluence, các trong nhóm có thể cùng nhau tạo dựng và chia sẻ kho tài liệu, ghi chú họp, kế hoạch dự án và nhiều nội dung quan trọng khác một cách nhanh chóng, trực quan.
Jira Cloud là gì?
Jira Cloud là công cụ quản lý dự án đám mây mạnh mẽ, được ưa chuộng bởi các nhóm phát triển phần mềm. Điểm mạnh của Jira Cloud nằm ở khả năng hỗ trợ tối ưu cho các phương pháp Agile phổ biến như Scrum và Kanban, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và thúc đẩy cộng tác nhóm hiệu quả.
Ticket trong Jira là gì?
Ticket (hay issue) là đơn vị cơ bản để theo dõi và quản lý công việc trong dự án Jira. Ticket đại diện linh hoạt cho nhiều loại nhiệm vụ khác nhau như user story, bug, task,… Trong mỗi ticket sẽ chứa đầy đủ thông tin về vấn đề cần giải quyết như mô tả chi tiết, mức độ ưu tiên, người được giao, tiến độ hiện tại.
Lời kết
Như vậy, bài viết đã giúp bạn giải đáp chi tiết về Jira là gì cũng như hướng dẫn cách sử dụng phần mềm này để tối ưu hóa quy trình làm việc. Hy vọng rằng với những kiến thức trên, bạn có thể tự tin ứng dụng Jira vào tổ chức của mình và gặt hái được nhiều thành công.
