WIP là một thuật ngữ được ѕử dụng khá phổ biến trong nhiều lĩnh vực thuộc sản xuất kinh doanh. Đặc biệt trong lĩnh ᴠựᴄ хâу dựng ᴄông trình hoặc ᴄáᴄ ngành ѕản хuất ᴄó đặc thù là cần nhiều thời gian trước khi sản phẩm được tung ra thị trường.
Để hiểu rõ hơn về khái niệm WIP là gì? Vai trò của WIP trong sản xuất và kinh doanh là gì? Hãy cùng Vietnix tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây nhé!
WIP là gì?
WIP là từ viết tắt của Work in Progress – thuật ngữ được dùng để chỉ những công việc đang trong tiến độ thực hiện hoặc chỉ mới hoàn thành một phần. WIP được dùng nhiều trong lĩnh vực liên quan đến thiết kế, thi công xây dựng hoặc sản xuất những sản phẩm cần nhiều thời gian và công đoạn để có thể hoàn thành.
Ngoài ra, thuật ngữ này còn thường được dùng trong quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng để mô tả hàng hóa hoặc một thành phẩm nào đó chỉ mới được hoàn thiện một phần và đang chờ hoàn thành, thường được chuyển đổi từ nguyên liệu thô thành thành phẩm trong một thời gian nhất định.
>> Xem thêm: 7 bước xây dựng quy trình bán hàng hoàn hảo cho doanh nghiệp
Một số cách hiểu khác về WIP
WIP là từ viết tắt của từ gì trong tiếng Anh?
- Work in place: Nghĩa là địa điểm làm việc.
- Workcentre information package: Có thể hiểu là gói thông tin về người lao động. Thuật ngữ này thường hay được sử dụng trong lĩnh vực hành chính nhân sự và kinh doanh.
- Work in process: Có nghĩa là công việc đang trong tiến độ thực hiện và chưa hoàn thành, thuật ngữ này sử dụng trong xây dựng.
- Wartime Intelligence Plan: Nghĩa là kế hoạch tình báo trong thời chiến, đây là việc lập phương án tình báo như tình báo chiến lược, chiến thuật, chiến dịch hoặc tình báo kinh tế nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất.
Vai trò của work in process là gì trong kinh doanh và sản xuất?
Các vai trò của Work in Progress trong sản xuất và kinh doanh:
- Thứ nhất, đặt giới hạn chi phí Work in Progress sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện tình trạng giảm hiệu suất lao động. Lúc này, nhân viên hoặc một nhóm nhân viên sẽ hạn chế tình trạng tự ý chuyển sang một nhiệm vụ mới khi công việc cũ vẫn còn dang dở. Nếu công việc bị hoãn, họ kiểm tra lý do tại sao nhiệm vụ hiện tại không thể tiếp tục được thực hiện và sẽ tìm cách khắc phục. Điều này sẽ giúp đảm bảo được tiến độ công việc hợp lý.
- Thứ hai, giới hạn chi phí Work in Progress sẽ giúp doanh nghiệp chỉ ra các khu vực đang bị quá tải công việc hoặc quá nhàn rỗi. Điều này sẽ giúp quản lý nhìn thấy được sự thiếu hiệu quả một cách tổng quan nhất; thay vì chỉ khu vực cụ thể.
- Thứ ba, các nhà lãnh đạo sẽ dựa vào chỉ số Work in Progress này để biết được công ty đang đứng ở vị trí nào trên thị trường hiện nay.
- Thứ tư, Work in Progress đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường tỷ lệ phần trăm các công việc đã được thực hiện xong so với tổng giá trị của hợp đồng. Và từ đó kiểm soát doanh thu kiếm được kể từ đầu dự án đến hiện tại.
Tóm lại, vai trò của Work in Progress là:
- Đảm bảo sản phẩm khi đưa lên thị trường sẽ tạo ra được lợi nhuận tối đa.
- Sự hiểu biết về cấu trúc chi phí được nâng cao.
- Quản lý nhân viên và quản lý dự án hiệu quả để tạo ra lợi nhuận cao.
- Giúp cải thiện hiệu suất KPI cho nhân viên.
- Giúp công ty có thể đưa ra những quyết định sáng suốt.
>> Xem thêm: Business Analyst (BA) là gì? Vai trò của BA trong phát triển phần mềm
Báo cáo WIP cần lưu ý những gì?
Cần lưu ý những điều sau khi báo cáo Work in Progress:
- Đảm bảo thông số trong Work in Progress chính xác.
- Đảm bảo thời gian kết toán chi phí nội bộ chuẩn xác.
- Lưu giữ hồ sơ chi phí thật chính xác.
Những lỗi thường gặp trong WIP là gì?
- Nếu như các thông số trong Work in Progress không được chính xác thì nó sẽ không có ý nghĩa gì. Các con số ước tính, sổ viết tay, các bản báo cáo về WIP sẽ chỉ là “mớ giấy lộn” nếu người khác không thể hiểu được. Và lợi ích của công cụ quan trọng này sẽ bị giảm đi, nghiêm trọng hơn là gây hại cho doanh nghiệp về lâu dài. Thiệt hại này có xuất phát dưới dạng đánh giá quá cao lợi nhuận hoặc là làm suy giảm niềm tin mà bạn đã xây dựng với các ngân hàng cũng như công ty bảo lãnh.
- Thời gian kết toán chi phí nội bộ cũng là một lỗi thường gặp. Nếu bạn thường xuyên cập nhật các thông số Work in Progress hàng quý; nhưng kế toán chỉ thêm chi phí gián tiếp cho các dự án hàng năm; thì dường như lợi nhuận dự kiến lúc ban đầu sẽ giảm mạnh vào cuối năm. Bạn sẽ vẫn đạt được số tiền lãi như mong muốn; nhưng nó có thể gây ảnh hưởng đến vị thế của công ty cũng như làm giảm kỳ vọng của các nhà đầu tư về lợi nhuận kinh doanh của công ty bạn.
- Việc lưu giữ hồ sơ chi phí không chính xác và tài liệu không nhất quán cũng là một trong các lỗi thường gặp. Khi hồ sơ chính xác, nó có khả năng đưa kế toán lên một cấp độ hoàn toàn mới giúp dự đoán được chi phí chính xác cần bỏ ra cho đến khi kết thúc dự án. Tầm nhìn xa này sẽ giúp các công ty xây dựng có thể có những thay đổi kịp thời để tối đa hóa lợi nhuận và tiết kiệm hàng ngàn đô la cho mỗi dự án. Và nếu hồ sơ không chính xác thì hậu quả sẽ ngược lại với kết quả trên.
- Mỗi công ty thường chỉ tạo một tài khoản Work in Progress duy nhất để lưu giữ hồ sơ của tất cả các sản phẩm đang được thực hiện. Điều này sẽ làm khó cho công tác mà người Kế toán trưởng phải đối mặt khi đánh giá WIP. Vì dù sản xuất diễn ra ổn định nhưng hiệu quả đem lại trong mỗi chu kỳ không thể giống nhau được.
>> Xem thêm: Print On Demand là gì? Cách thức hoạt động của Print On Demand
Tìm hiểu về WIP trong từng ngành nghề khác nhau
Wip được hiểu như thế nào trong các ngành nghề khác?
Work in process (WIP) và hàng tồn kho
Trong quá trình sản xuất, tất cả các đều sẽ trải qua nhiều giai đoạn sản xuất và tiếp thị khác nhau trước khi được tung ra thị trường. Thực tế thì những sản phẩm đã được làm ra sẽ không được bán hết trong cùng một thời điểm, mà có một số lượng sẽ bị tồn kho.
Những sản phẩm bị tồn kho có thể là gặp phải các lỗi về sản xuất, hoặc chúng được giữ lại cho kế hoạch tung ra sản phẩm lần kế tiếp để có thể giúp doanh thu của công ty tăng. Quá trình WIP ở đây được hiểu giai đoạn tồn đọng hàng hóa tại kho lưu trữ. Các bộ phận được giao sẽ nhận nhiệm vụ kiểm tra lại những hàng tồn kho. Sau đó sẽ tìm ra giải pháp để có thể phân phối sản phẩm đó ra thị trường.
WIP là gì đối với thành phẩm?
WIP đối với thành phẩm sẽ được hiểu là quá trình sản xuất ra một sản phẩm hoàn thiện. Đối với các sản phẩm đã hoàn thiện thì sẽ không làm tốn quá nhiều thời gian trước khi tung chúng ra thị trường.
Ví dụ:
Khi sản xuất một sản phẩm đồ ăn mới: Quy trình đóng gói, tìm kiếm nguyên liệu,… sẽ được gọi là WIP.
Các chỉ số WIP sẽ giúp người quản lý có thể giám sát được tiến độ sản phẩm đang là như thế nào. Và từ đó họ sẽ có những chiến lược, hành động nhằm thúc đẩy quy trình nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.
WIP – Nguyên liệu sản xuất
Trong lĩnh vực xây dựng, thường hiểu WIP là nguyên liệu sản xuất. Nguyên liệu ở đây có thể là nguyên liệu thô hoặc các loại nguyên liệu đã được chế tác kết hợp các nguyên liệu ấy với công cụ, máy móc và yếu tố không thể thiếu là nhân công để tạo ra thành phẩm.
Có thể thấy rằng, một công trình thi công thường bao gồm nhiều giai đoạn được tiến hành khác nhau. Trong đó, có các yếu tố như: Bảng vẽ, nguyên vật liệu (xi – măng, sắt, đá, cát…), hay các loại máy móc,… đều được vận hành bởi con người. Con người sẽ sử dụng các yếu tố đó để thực hiện trong từng giai đoạn cho đến khi hoàn thành.
Lời kết
Qua bài viết trên, mong rằng bạn đã hiểu hơn về WIP là gì? Và những vai trò của WIP? Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết chia sẻ về WIP của Vietnix nhé!
