Việc thực hiện tất cả các nhiệm vụ quản trị và bảo trì trang web có thể gây choáng ngợp với khối lượng công việc. Bằng cách tạo quy trình làm việc tự động, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức để có thể tập trung vào phát triển trang web. Trong bài viết này, Vietnix sẽ hướng dẫn cách dễ dàng tạo quy trình làm việc tự động trong WordPress bằng Uncanny Automator.
Tại sao cần phải tạo quy trình làm việc tự động trong WordPress?
Nhiều chủ sở hữu trang web dành nhiều thời gian để làm đi làm lại những công việc giống nhau.
Ví dụ: bạn có thể đăng các bài đăng blog mới nhất của mình lên Facebook hoặc gửi cho khách hàng phiếu giảm giá sau khi họ đánh giá sản phẩm.
Tạo quy trình làm việc tự động cho các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại này có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Tự động hóa cũng có thể cải thiện dịch vụ khách hàng vì mọi thứ diễn ra ngay lập tức và giúp cho tài khoản mạng xã hội thu hút hơn bằng cách đăng nội dung tự động. Vấn đề với tự động hóa là các plugin WordPress không tương tác tốt với nhau.
Ví dụ: nếu đang sử dụng WooCommerce và plugin form liên hệ thì không thể kết nối với nhau theo mặc định.
Chương trình khuyến mãi Mua Hosting Rinh Tên Miền
Uncanny Automator là gì?
Uncanny Automator là plugin tự động hóa WordPress tốt nhất giúp tạo quy trình làm việc tự động mà không cần phải viết code, hoạt động như một cầu nối để có thể kết nối các plugin WordPress khác với nhau.
Ví dụ: mỗi khi ai đó hoàn thành form, có thể tự động thêm họ vào danh sách email của mình.
Bạn thậm chí có thể kết nối hai trang web WordPress riêng biệt để chúng hoạt động cùng nhau.
Ví dụ: bạn có thể bán sản phẩm trong cửa hàng trực tuyến và sau đó quản lý tài khoản khách hàng trên trang web thành viên của mình.
Uncanny Automator tương tự như Zapier nhưng dành cho các trang web WordPress. Trên thực tế, Uncanny Automator hoạt động với Zapier, vì vậy, có thể tích hợp WordPress với hơn 5.000 ứng dụng bên ngoài, bao gồm Google Drive, Slack, Asana, Twitter, Instagram,… Bây giờ hãy cùng xem cách sử dụng Uncanny Automater để tạo quy trình làm việc tự động trong WordPress.
6 bước tạo quy trình làm việc tự động trong WordPress
Điều đầu tiên, cần cài đặt và kích hoạt plugin Uncanny Automator. Để biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn từng bước của Vietnix về cách cài đặt plugin WordPress.
Lưu ý: Có plugin Uncanny Automator miễn phí cho phép tự động hóa nhiều tác vụ phổ biến và đi kèm với 300 trigger và action tự động hóa. Tuy nhiên, Vietnix khuyến nghị sử dụng Uncanny Automator Pro vì tích hợp với nhiều plugin và dịch vụ hơn.
Sau khi kích hoạt, bạn cũng sẽ được yêu cầu cài đặt phiên bản miễn phí của Uncanny Automator. Plugin miễn phí có các tính năng hạn chế nhưng được sử dụng làm nền tảng cho phiên bản Pro. Tiếp theo, cần truy cập Automator > Settings và nhập license key để kích hoạt.
Bạn có thể tìm thấy thông tin này trong tài khoản của mình trên trang web Uncanny Automator. Sau khi nhập key, nhấp vào button ‘Activate License‘.
1. Tạo một recipe tự động hóa mới
Sau khi thêm license, bạn đã có thể sẵn sàng tạo quy trình làm việc tự động trong WordPress. Uncanny Automator gọi những quy trình công việc này là ‘recipes‘. Để bắt đầu, chỉ cần đi tới Automator > Add New. Bạn sẽ được hỏi liệu muốn tạo recipe ‘Logged-in‘ hay recipe ‘Everyone‘. Recipe logged-in chỉ có thể được kích hoạt bởi người dùng đã đăng nhập, nhưng bất kỳ ai cũng có thể kích hoạt recipe của ‘Everyone‘.
Bạn sẽ cần chọn loại recipe dựa trên quy trình làm việc bạn muốn tạo và sau đó nhấp vào button ‘Confirm‘. Đối với hướng dẫn này, Vietnix sẽ tạo recipe Everyone bằng cách sử dụng plugin WPForms. Đây là plugin form liên hệ WordPress tốt nhất cho phép tạo tất cả các loại form bằng cách kéo và thả đơn giản.
Vietnix sẽ xây dựng quy trình làm việc tự động để tạo tài khoản người dùng WordPress mới mỗi khi ai đó hoàn thành form liên hệ trên trang web của Vietnix. Sau khi chọn loại recipe, có thể đặt tên cho recipe đó bằng cách nhập recipe đó vào trường ‘Title‘. Bạn có thể đặt tên thành bất cứ điều gì.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo bài viết sau để hiểu thêm về recipe trong SEO:
2. Thêm Triggers và Actions vào quy trình làm việc tự động
Mỗi recipe trong Uncanny Automator đều có hai phần gọi là Triggers và Actions .
Trigger là bất kỳ sự kiện nào bắt đầu quy trình làm việc tự động, chẳng hạn như khách truy cập gửi form. Action là những nhiệm vụ mà recipe sẽ thực hiện, chẳng hạn như tạo tài khoản cho người đó.
Để bắt đầu, cần đặt trigger bằng cách chọn integration. Uncanny Automator sẽ hiển thị tất cả các integration có sẵn cho trang web WordPress. Trong hình dưới đây, có thể thấy rằng phần mềm đã phát hiện WPForms.
Để tiếp tục, hãy nhấp vào ‘WPForms‘. Tiếp theo, cần chọn trigger event. Trong trình đơn thả xuống, chỉ cần tiếp tục và chọn ‘A form is submitted‘.
Sau đó, bạn có thể mở menu thả xuống để xem tất cả các form đã tạo bằng plugin WPForms WordPress. Chỉ cần chọn form sẽ kích hoạt recipe và sau đó nhấp vào ‘Save‘.
Bây giờ bạn có thể chuyển đến phần ‘Actions‘ và nhấp vào button ‘Add Actions‘. Uncanny Automator giờ đây sẽ hiển thị tất cả các integration khác nhau có thể sử dụng trong action.
Bạn có thể thấy các tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào việc đang tạo recipe cho người dùng đã đăng nhập hay tất cả mọi người. Tiếp theo, trong ‘Actions‘, chọn ‘Automator‘ làm phần tích hợp.
Sau đó, Uncanny Automator sẽ yêu cầu chọn một action. Hãy tiếp tục và chọn ‘Call a custom function/method‘ từ menu thả xuống.
Bây giờ, cần nhập tên cho chức năng tùy chỉnh sẽ sử dụng trong recipe này. Chức năng này sẽ tạo một tài khoản người dùng mới, do đó bạn có thể sử dụng tên như ‘create_contact.’ Sau đó, nhấp vào ‘Add Variable‘
3. Sử dụng biến để lấy dữ liệu từ form
Vietnix muốn lấy dữ liệu từ form liên hệ WPForms và sau đó sử dụng dữ liệu đó để tạo tài khoản người dùng mới cho người đã gửi form. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào dấu ‘*‘ bên cạnh trường trống. Trong danh sách thả xuống, hãy tìm ‘Triggers‘ rồi chọn form liên hệ.
Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các trường khác nhau tạo nên form. Để sử dụng dữ liệu từ một trường, hãy nhấp vào trường đó. Thao tác này sẽ biến trường này thành một biến có thể sử dụng trong recipe.
Bây giờ bạn có thể thêm nhiều biến hơn bằng cách làm theo quy trình được mô tả ở trên.
Ví dụ: trong hình ảnh sau đây, Vietnix đang lấy tên và địa chỉ email của người đó từ form liên hệ để có thể thêm thông tin vào hồ sơ người dùng.
Sau khi thêm tất cả các biến muốn sử dụng, hãy nhấp vào ‘Save.’
4. Tự động tạo New User Account
Tiếp theo, nhấp vào button ‘Add action‘ và chọn integration tiếp theo muốn sử dụng. Trong trường hợp của Vietnix, đó là WordPress.
Sau đó, Uncanny Automator sẽ hiển thị tất cả các hành động có thể thực hiện bằng cách sử dụng integration này. Hãy tiếp tục và chọn ‘Add a new role to the user’s roles‘ từ trình đơn thả xuống.
Bây giờ bạn sẽ thấy một cửa sổ pop up yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu người dùng. Chỉ cần nhấp vào button ‘Set user data‘.
Vì Vietnix đang tạo recipe ‘Everyone‘ nên có thể thực hiện hành động này trên ‘Existing user‘ hoặc ‘New user. Trong minh họa này, Vietnix chọn ‘New user,’ vì Vietnix không muốn tạo tài khoản cho những người đã đăng ký với blog hoặc trang web WordPress.
Uncanny Automator bây giờ sẽ yêu cầu chọn dữ liệu bạn sẽ sử dụng trong tài khoản mới. Bạn có thể sắp xếp một số trường này tới các biến được truyền từ form liên hệ.
Ví dụ: bạn có thể nhấp vào button ‘*‘ bên cạnh ‘First name‘ rồi chọn form liên hệ làm trình kích hoạt.
Sau đó, chọn biến ‘Name‘ từ menu thả xuống. Đối với các trường khác, bạn có thể muốn sử dụng kết hợp token và văn bản gốc.
Ví dụ: bạn có thể tạo tên người dùng một cách ngẫu nhiên bằng cách kết hợp tên của người đó với một chuỗi số hoặc thậm chí một token khác, chẳng hạn như ngày hôm nay.
Theo mặc định, Uncanny Automator sẽ gán vai trò ‘subscriber’ cho người dùng mới. Để thay đổi điều này, chỉ cần mở menu thả xuống ‘Role‘ và chọn một vai trò khác từ danh sách.
Nếu đã có tài khoản được liên kết với địa chỉ email hoặc tên người dùng thì Vietnix không muốn tạo tài khoản trùng lặp. Như đã nói, hãy đảm bảo chọn ‘Do nothing’ trong phần sau: ‘What to do if the user already exists‘
5. Xuất bản quy trình làm việc WordPress tự động
Khi hoàn tất, nhấp vào button ‘Save‘ để lưu các thay đổi. Sau đó, có thể tiếp tục và xuất bản quy trình làm việc. Trong hộp ‘recipe‘, hãy nhấp vào button chuyển ‘Draft‘ để hiển thị ‘Live‘.
Recipe hiện đã có sẵn và Uncanny Automator sẽ tự động tạo tài khoản mới mỗi khi ai đó hoàn thành form liên hệ trên trang web.
6. Xem nhật ký tự động hóa trong WordPress
Sau khi tạo một số quy trình công việc tự động, bạn sẽ muốn có một cách dễ dàng để theo dõi tất cả các tác vụ đang diễn ra trong background. Để xem tất cả các recipe, trigger và action được thực hiện bởi Uncanny Automator, chỉ cần truy cập Automator > Logs .
Bây giờ có thể sử dụng menu thả xuống để lọc dữ liệu dựa trên action, user,…
Trong hướng dẫn này, Vietnix chỉ đề cập sơ lược về mức độ mạnh mẽ của plugin Uncanny Automator. Bạn có thể sử dụng để kết nối WooCommerce, Formidable Forms, GiveWP và hàng tá plugin WordPress khác. Vì vậy, nên thử nghiệm để xem có thể tạo những loại quy trình làm việc tự động nào khác nhau.
Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo bài viết sau để giúp tối ưu hóa quy trình trên Woocommerce:
Xem thêm: Cách tự động hóa WooCommerce đơn giản
Lời kết
Vietnix hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thể tạo quy trình làm việc tự động trong WordPress với Uncanny Automator. Bạn cũng có thể muốn xem bài viết về cách giới hạn hoặc vô hiệu hóa trash tự động trong WordPress và cách quản lý bản cập nhật tự động trong WordPress và để hỗ trợ cho công việc kinh doanh của mình, chúc bạn thành công!
