4 cách tạo form liên hệ cho nhiều người nhận đơn giản

Lượt xem
Home

Hiện nay, việc tạo form liên hệ nhiều người nhận trên WordPress không chỉ tăng cường hiệu quả xử lý thông tin mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Điều này cho phép thông tin được chuyển nhanh chóng đến các bộ phận cần thiết, từ đó tối ưu hóa quy trình giao tiếp và đáp ứng nhanh chóng mọi yêu cầu. Bài viết sau đây của Vietnix sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện điều này, giúp bạn tối ưu tốt hơn trải nghiệm khách hàng.

Tại sao nên tạo form liên hệ cho nhiều người nhận?

Về cơ bản, form liên hệ chỉ gửi thông báo đến một địa chỉ email. Tuy nhiên, có nhiều tình huống mà bạn có thể muốn gửi email đến nhiều người nhận khác nhau. Đó có thể là việc sao chép tin nhắn cho bạn bè, gửi email xác nhận cho người dùng hoặc phân loại tin nhắn theo mục đích khác nhau.

Tại sao nên tạo form liên hệ cho nhiều người nhận?
Tại sao nên tạo form liên hệ cho nhiều người nhận?

Trong bài viết này, Vietnix sẽ chia sẻ các cách khác nhau để cấu hình form liên hệ để gửi nhiều email đến nhiều người khác nhau. Điều này giúp bạn giải quyết các tình huống trên và các tình huống khác một cách dễ dàng.

Chọn trình tạo form phù hợp

Trước khi tạo form liên hệ cho nhiều người nhận, bạn cần chọn một plugin form liên hệ. Vietnix khuyên bạn nên sử dụng plugin WPForms – một trong những plugin form liên hệ tốt nhất cho WordPress, được sử dụng rộng rãi trên hơn 6 triệu trang web. WPForms có phiên bản miễn phí (WPForms Lite) cho việc gửi nội dung form đến nhiều người nhận. Nếu muốn gửi thông báo tùy chỉnh đến nhiều người nhận, bạn cần sử dụng phiên bản trả phí của plugin.

Có nhiều tình huống khác nhau để gửi thông báo email từ form liên hệ. Nhưng việc đầu tiên bạn cần làm là cài đặt và kích hoạt plugin WPForms. Nếu bạn chưa biết cách cài plugin vào WordPress, hãy xem qua video dưới đây:

Hướng dẫn cài đặt plugin WordPress

Sau đó, truy cập vào trang WPForms > Settings để nhập license key từ tài khoản trên trang web WPForms.

Nhập mã cấp phép
Nhập mã cấp phép

Sau đó, truy cập vào trang WPForms > Add New để tạo form liên hệ. Sau khi đã tạo form, bạn có thể áp dụng bất kỳ cách nào dưới đây để thêm nhiều người nhận và tạo các thông báo tùy chỉnh cho form.

Cách 1. Gửi cùng một thông báo cho nhiều người nhận

Cách đơn giản nhất để thiết lập nhiều người nhận là gửi cùng một thông báo đến mỗi người. Để làm điều này, hãy vào trang WPForms > All Forms từ bảng điều khiển WordPress, chọn ‘Settings‘ và vào tab ‘Notifications‘. Sau đó nhập địa chỉ email người nhận vào ô ‘Send To Email Address‘ và tách các địa chỉ email bằng dấu phẩy.

Gửi cùng một thông báo cho nhiều người nhận
Gửi cùng một thông báo cho nhiều người nhận

Trong ví dụ trên, thông báo email sẽ được gửi đến các địa chỉ sau:

  • Địa chỉ email quản trị viên mặc định.
  • editor@mywebsite.com.
  • sarah@mywebsite.com.

Lưu ý: {admin_email} là địa chỉ email của quản trị viên WordPress. Điều này có thể là bạn nếu bạn là chủ sở hữu trang web. Nó cũng có thể là người đã cài đặt trang web.

Nếu muốn, bạn có thể dễ dàng thay đổi địa chỉ email quản trị viên bằng cách truy cập vào trang Settings > General trong WordPress admin area.

Cách 2. Gửi thông báo form liên hệ khác nhau tới nhiều người nhận

Nếu bạn muốn gửi các thông báo email khác nhau cho người nhận sau khi gửi form, cách này là dành cho bạn. Đầu tiên, hãy mở form liên hệ mà bạn đã tạo, sau đó ấn vào tab Settings > Notifications và nhấp vào button ‘Add New Notification‘.

Thêm thông báo mới
Thêm thông báo mới

Điều này sẽ mở một hộp thoại trên màn hình, nơi bạn phải nhập tên cho thông báo. Tên này chỉ để tham khảo, vì vậy có thể đặt bất kỳ tên nào bạn thấy phù hợp nhất. Sau đó, nhấp vào button ‘OK‘ và thông báo mới sẽ xuất hiện ở đầu Notifications list.

Đặt tên cho thông báo
Đặt tên cho thông báo

Từ đó, cần xóa tag {admin_email} khỏi ô ‘Send to Email Address‘. Sau đó, nhấp vào liên kết ‘Show Smart Tags‘ phía trên ô ‘Send To Email Address‘. Tiếp theo là nhấp vào tag thông minh ‘Email‘ để thêm vào field dưới dạng {field_id=”1″}. Cần nhớ rằng ID có thể khác nhau tùy thuộc vào cách bạn tùy chỉnh from.

Sử dụng tag thông minh
Sử dụng tag thông minh

Bây giờ, WPForms sẽ gửi thông báo này đến địa chỉ email của người dùng đã nhập form liên hệ. Tiếp theo, bạn cần điền vào các filed Email Subject (chủ đề email), From Name (tên người gửi), From Email (địa chỉ email người gửi), Reply-To (địa chỉ email phản hồi). Dưới đây là một ví dụ về cách điền thông tin vào:

Ví dụ về cách điền thông tin
Ví dụ về cách điền thông tin

Bạn cũng nên thêm một tin nhắn cảm ơn. Về cơ bản, phần ‘Message‘ chứa thẻ {all_fields}, điều này sẽ hiển thị tất cả dữ liệu mà người dùng đã nhập. Dưới đây là một bản xem trước của tin nhắn cảm ơn được sử dụng trên trang web demo để bạn tham khảo:

Tin nhắn cảm ơn
Tin nhắn cảm ơn

Sau khi gửi form, người dùng sẽ nhận được tin nhắn cảm ơn, trong khi bạn nhận được thông báo mặc định. Bạn có thể tạo nhiều thông báo tùy chỉnh và chỉ chọn hiển thị phần thông tin cần thiết trong mỗi thông báo.

Ví dụ, nếu là huấn luyện viên và nhận đặt lịch, bạn có thể gửi tất cả thông tin form cho bạn và khách hàng. Trợ lý chỉ cần nhận tên khách hàng, email và thời gian đặt lịch.

Ngoài những thông tin liên quan đến cách tạo form liên hệ cho nhiều người nhận, bạn có thể tham khảo:

Cách 3. Thêm người nhận khác nhau cho các tùy chọn form khác nhau

Bạn có thể sử dụng một form duy nhất để gửi đến nhiều người khác nhau tùy thuộc vào lựa chọn của người dùng. Với WPForms, bạn có thể dễ dàng gửi thông báo cho từng người tùy theo lựa chọn của họ. Chẳng hạn như gửi câu hỏi đến trợ lý, nhận yêu cầu quảng cáo và gửi ý tưởng bài viết khách mời cho biên tập viên,… Điều này giúp bạn quản lý thông tin một cách tiện lợi và linh hoạt chỉ từ một form duy nhất.

Để thực hiện việc trên, trước tiên bạn cần mở form liên hệ của mình trong trình tạo form. Lúc này, bạn cần thêm một field cho phép người dùng chọn giữa hai hoặc nhiều lựa chọn thay thế từ cột bên trái. Bạn có thể chọn field Dropdown hoặc field Multiple Choice cho việc đó.

Trong ví dụ này sẽ sử dụng field Multiple Choice (radio button). Bây giờ hãy tiếp tục và kéo và thả field này vào form, sau đó nhấn vào để chỉnh sửa các lựa chọn khác nhau.

Thêm Multiple Choice
Thêm Multiple Choice

Sau khi thiết lập field với các lựa chọn, điều hướng đến tab Settings > Notifications từ cột bên trái. Nhấp vào ‘Add New Notification‘ để tạo thông báo bổ sung. Thêm địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn gửi thông báo tùy chỉnh vào field ‘Send To Email Address‘, điền chi tiết cho mỗi thông báo. Dưới đây là bản xem trước của thông báo khi gửi bài viết khách:

Cài đặt thông báo khách
Cài đặt thông báo khách

Bạn cần cuộn xuống phần ‘Enable Conditional Logic‘ và bật công tắc. Sau đó, chọn lựa chọn từ menu bên trái. Tiếp theo, chọn một nguồn kích hoạt từ menu ở góc phải màn hình.

Ví dụ, nếu bạn muốn gửi email thông báo cho biên tập viên blog khi có người điền vào form để đề xuất bài viết, bạn có thể chọn tùy chọn đó từ menu.

Kích hoạt conditional logic
Kích hoạt conditional logic

Bạn có thể thiết lập thông báo mới cho mỗi tùy chọn và nhập nhiều địa chỉ email để gửi bản sao thông báo cho nhiều người. Đồng thời, bạn cũng có thể thiết lập tin nhắn xác nhận qua email gửi cho người dùng. Nếu muốn sử dụng các tin nhắn xác nhận khác nhau cho các tùy chọn khác nhau, hãy bật Conditional Logic.

Ngoài ra, có thể bạn quan tâm:

Cách 4. CC người khác trên email thông báo

Đôi khi, bạn muốn sao chép một số người trong thông báo form liên hệ. Chẳng hạn như khi nhận thông báo về một bài viết mới, bạn có thể muốn sao chép biên tập viên và người viết chính của trang web. Phương pháp này giúp bạn dễ dàng ‘Reply All‘ trong email thông báo. Thay vì gửi email riêng biệt cho mỗi người, chỉ có một email với nhiều người nhận được sao chép.

Để thêm CC vào cài đặt thông báo form, truy cập trang WPForms > Settings và chuyển sang tab ‘Email‘.

Email Settings
Email Settings

Khi bạn đến đó, cuộn xuống cuối trang và sau đó chọn ô bên cạnh tùy chọn ‘Carbon Copy‘. Sau đó, đừng quên nhấp vào button ‘Save Settings‘ để lưu các thay đổi.

Tick vào ô carbon copy
Tick vào ô carbon copy

Tiếp theo, mở form liên hệ mà bạn muốn chỉnh sửa trong trình tạo form WPForms. Từ đó, truy cập vào tab Settings > Notifications từ cột bên trái. Bạn sẽ thấy field ‘CC‘ đã được thêm vào cài đặt thông báo. Từ đó, bạn có thể nhập địa chỉ email mà bạn muốn gửi thông báo đến.

lựa chọn CC đã xuất hiện
lựa chọn CC đã xuất hiện

Cách khắc phục sự cố về gửi email cho form

Nếu bạn gặp vấn đề gửi email từ form liên hệ WordPress, có một số giải pháp:

Lời kết

Vietnix hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu cách tạo from liên hệ cho nhiều người nhận trong WordPress. Đồng thời, bạn cũng có thể tham khảo thêm các bài viết khác như hướng dẫn tạo form WordPress với date picker siêu nhanh chóng và dễ dàng hoặc cách theo dõi theo dõi hành trình khách hàng trên lead form đơn giản, nhằm tối ưu tốt hơn cho trải nghiệm khách hàng, chúc bạn thành công!

Chia sẻ lên

Theo dõi trên

Logo Google new

Đánh giá

5/5 - (77 bình chọn)

Hoàng Vui

Kết nối với mình qua

Icon Quote
Icon Quote
Đăng ký nhận tin
Để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Vietnix

Bình luận