Cách nhận thông báo qua email cho bài viết đang chờ duyệt đơn giản

Lượt xem
Home

Nếu có blog của nhiều tác giả thì việc nhận thông báo qua email cho bài viết đang chờ duyệt sẽ có thể cải thiện quy trình edit và giúp xuất bản bài đăng mới nhanh hơn. Chính vì sự tiện ích đó, trong bài viết này, Vietnix sẽ hướng dẫn cách nhận thông báo qua email khi bài viết được đánh dấu là “pending review” trong WordPress dễ dàng.

Tại sao cần nhận thông báo qua email cho bài viết đang chờ duyệt trong WordPress?

Việc chấp nhận blog của khách và làm việc với nhiều tác giả có thể giúp xuất bản nhiều nội dung hơn. Tuy nhiên, việc quản lý một blog WordPress có nhiều tác giả có thể là một khó khăn lớn. Do vậy, việc nhận được thông báo qua email mỗi khi người viết gửi bài đăng để xem xét có thể hữu ích. Sau đó, bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa blog ngay lập tức và xuất bản càng nhanh càng tốt.

Tại sao cần nhận thông báo qua email cho bài viết đang chờ duyệt trong WordPress?
Tại sao cần nhận thông báo qua email cho bài viết đang chờ duyệt trong WordPress?

Thông báo qua email cũng có nghĩa là bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ bài đăng nào đến hoặc theo dõi tác giả về bài viết họ đã gửi. Điều này có thể cải thiện quy trình edit và giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Cách nhận thông báo qua email cho bài viết đang chờ duyệt trong WordPress

Cách tốt nhất để tạo thông báo qua email cho blog WordPress có nhiều tác giả là sử dụng PublishPress Planner. Plugin này đi kèm với lịch nội dung giúp dễ dàng lên lịch đăng bài và cho phép editor đăng nhận xét và phản hồi riêng tư về bài đăng của tác giả. Ngoài ra, plugin cũng cho phép gửi thông báo qua email mỗi khi bài đăng được đánh dấu là ‘pending review‘.

Đầu tiên, cần cài đặt và kích hoạt plugin PublishPress Planner. Để biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn từng bước về cách cài đặt plugin WordPress.

Cách cài đặt plugin nhanh chóng, đơn giản

Lưu ý: PublishPress có phiên bản trả phí với nhiều tính năng nâng cao hơn, nhưng hướng dẫn này sử dụng phiên bản miễn phí vì có dầy đủ tính năng cần thiết để thiết lập thông báo qua email.

Sau khi kích hoạt, truy cập trang Planner > Notifications.

Nhấn vào Notifications
Nhấn vào Notifications

Theo mặc định, PublishPress Planner gửi email cho administrator khi nội dung mới được xuất bản và nhận xét biên tập được thêm vào bài đăng. Để tạo thông báo tùy chỉnh mới, hãy tiếp tục và nhấp vào ‘Add New‘.

Thêm thông báo mới
Thêm thông báo mới

Bạn có thể bắt đầu bằng cách nhập tiêu đề cho thông báo. Ví dụ sau chỉ là tham khảo, do đó có thể đặt thành bất cứ tên gì bạn muốn.

Thêm thông báo duyệt bài viết
Thêm thông báo duyệt bài viết

Bây giờ bạn có thể tạo thông báo bằng cách sử dụng ‘Workflow Settings‘. Trong ‘When to notify?‘, hãy nhấp để chọn hộp kiểm sau: ‘When the content is moved to a new status’. Sau đó, phải mở menu thả xuống ‘New status‘ và chọn ‘Pending review‘.

Chọn mục pending review
Chọn mục pending review

Tiếp theo, bạn cần chỉ định loại nội dung sẽ kích hoạt thông báo qua email trên trang web WordPress. Bạn có thể chọn gửi thông báo cho tất cả bài đăng, tất cả các trang, hoặc cho các categorytag cụ thể.

Ví dụ: Nếu tất cả các guest blogger sử dụng ‘Guest Post‘ thì có thể chọn hộp ‘Taxonomy’ rồi chọn ‘Guest Post‘ từ menu thả xuống.

Chọn taxonomy rồi chọn guest post
Chọn taxonomy rồi chọn guest post

Tùy chọn đơn giản nhất là bật thông báo cho tất cả bài đăng hoặc page bằng cách chọn hộp bên cạnh ‘Post type‘. Khi đã thiết lập xong, bạn có thể mở menu thả xuống và chọn hộp bên cạnh ‘Post’’, ‘Page‘ hoặc ‘Select All‘.

Chọn loại nội dung bao gồm post, page hoặc select all
Chọn loại nội dung bao gồm post, page hoặc select all

Tiếp theo, để cho PublishPress biết ai sẽ thông báo bằng cách sử dụng cài đặt trong ‘Who to notify?‘. Nếu là người duy nhất cần được thông báo thì bạn chỉ cần chọn hộp bên cạnh ‘Site Administrator

Tùy chọn người cần được thông báo
Tùy chọn người cần được thông báo

Nếu có nhiều người chỉnh sửa thì nên tạo vai trò Editor nếu chưa có. Bạn có thể tìm hiểu về cách gán vai trò trong hướng dẫn tạo, quản lý & phân quyền user trong WordPress. Sau đó, chỉ cần chọn hộp ‘Roles‘ và chọn ‘Editor‘ từ menu thả xuống.

Chọn vai trò của người được thông báo
Chọn vai trò của người được thông báo

Nếu cần thông báo cho những người cụ thể thì một tùy chọn khác là chọn ‘User‘. Sau đó, bạn có thể chọn từng người dùng từ menu thả xuống.

Chọn từng người dùng trong mục User
Chọn từng người dùng trong mục User

Khi hài lòng với cách thiết lập thông báo, cuộn đến phần ‘What to say?‘ và gõ tin nhắn mà người dùng sẽ nhận được. Tại đây, có thể sử dụng kết hợp văn bản tĩnh và bất kỳ shortcode nào ở cột bên phải.

Các field xuất bản
Các field xuất bản

Mỗi khi tạo email, PublishPress sẽ thay thế các shortcode này bằng các giá trị thực. Bằng cách này, bạn có thể tạo các email hữu ích hơn bằng cách bao gồm thông tin liên quan, chẳng hạn như tên tác giả và link tới bài đăng trên blog WordPress cần được xem xét.

Ví dụ: Bạn có thể thêm văn bản tĩnh và shortcode sau vào chủ đề của email:
“[psppno_post title]” đã sẵn sàng để xem xét

Bạn có thể sử dụng kết hợp tương tự các shortcode và văn bản thuần túy trong nội dung email.

Kết hợp các shortcode trong nội dung email
Kết hợp các shortcode trong nội dung email

Khi hài lòng với cách thiết lập email, hãy tiếp tục và nhấp vào ‘Publish‘. Giờ đây, PublishPress Planner sẽ gửi thông báo qua email mỗi khi bài đăng sẵn sàng để xem xét.

Xuất bản nội dung mail
Xuất bản nội dung mail

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo bài viết sau:

Làm thế nào để đảm bảo email được gửi đi

Bây giờ đã thiết lập thành công thông báo qua email, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mail đến được hộp thư của nhóm chỉnh sửa chứ không phải trong thư mục thư spam. Tuy nhiên, nhiều người gặp vấn đề với việc WordPress không gửi được email.

Đó có thể là do server hosting WordPress không được cấu hình đúng cách để sử dụng PHP mail() function. Nhiều nhà cung cấp email cũng gắn nhãn sai cho các email WordPress là spam.

Và đây là lúc WP Mail SMTP xuất hiện, plugin WordPress SMTP tốt nhất này cho phép dễ dàng gửi email WordPress thông qua bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ SMTP nào và đảm bảo đến hộp thư của người nhận một cách an toàn.

Nhà cung cấp dịch vụ WP Mail SMTP
Nhà cung cấp dịch vụ WP Mail SMTP

Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo bài viết sau:

Lời kết

Vietnix hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu cách thiết lập thông báo qua email cho các bài đăng đang chờ xem xét trong WordPress. Bạn cũng có thể tham khảo bài viết cách thu hồi email đã gửi trong Gmail đơn giản nhất hoặc xem email relay là gì? Thời điểm sử dụng nên biết rõ để hỗ trợ cho công việc kinh doanh của mình, chúc bạn thành công!

Chia sẻ lên

Theo dõi trên

Logo Google new

Đánh giá

5/5 - (194 bình chọn)

Hoàng Vui

Kết nối với mình qua

Icon Quote
Icon Quote
Đăng ký nhận tin
Để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Vietnix

Bình luận